Arbetsflödesverktyget
- Hoppa fram till
- Översikt
- Skapa ett arbetsflöde
- Avsnitt
- Rapportering
Översikt
Arbetsflödesverktyget hjälper till att samordna arbetet sömlöst mellan team genom att automatisera teamets processer och viktiga arbetsflöden. Med arbetsflödesverktyget kan du skapa effektivare arbetsflöden genom att använda ett visuellt verktyg för att ansluta team, organisera arbete och effektivisera projekt på ett och samma ställe. I arbetsflöden kan du ansluta rätt personer till rätt information vid rätt tidpunkt, vilket innebär att teamet kan fokusera på att utföra det arbete som är viktigast.
Skapa ett arbetsflöde
I arbetsflödesverktyget kan du välja hur uppgifter ska läggas till i ditt projekt. Du kan välja mellan flera eller inga intagskällor.
- Formulärinlämning: skapa ett formulär som omvandlar inlämningar till uppgifter.
- Uppgiftsmallar: skapa en mall för att enkelt standardisera uppgifter. Klicka på den nedrullningsbara menyn på intagskortet för att välja en intagskälla. Alla som har åtkomst till projektet kan lägga till uppgifter manuellt.
Om du veta mer om hur man ställer in formulär som en intagskälla kan du läsa vår guideartikel om att skapa formulär. Om du vill veta mer om hur man ställer in uppgiftsmallar kan du läsa vår guideartikel om att skapa uppgiftsmallar.
Avsnitt
Använd avsnitt som faser såsom Redo, Pågående och Klar för att spåra ett specifikt arbetsflöde. Avsnittskorten i arbetsflödesverktyget motsvarar avsnitten i uppgiftsvyer (i dina list- och tavelvyer). Vi rekommenderar att du skapar avsnitt som motsvarar de olika faserna som arbetet går igenom i projektet, till exempel: Sortering, Pågående, Godkännande krävs, Slutförd. Det här gör det möjligt för projektmedlemmarna att enkelt se vilken fas en uppgift befinner sig i.
Skapa ett nytt avsnitt
Klicka på plusknappen för att lägga till ytterligare ett avsnitt. Du kan sedan lägga till regler för det här avsnittet och tilldela utlösare för de här reglerna. Du måste skapa regler för två automatiska instanser i ett avsnitt.
Utlösare: när eller vad som gör att en uppgift flyttas automatiskt till det här avsnittet. Du kan välja en övergångsregel från en lista med alternativ i den högra fönstret. Till exempel: ”när ett slutdatum närmar sig → flytta till Kommande” eller ”när en uppgift är slutförd → flytta till Slutförd”.
Åtgärder: du kommer även att behöva bestämma vad som händer automatiskt när uppgifter flyttas till det här avsnittet. Till exempel: om en medarbetare ska läggas till, om uppgiften ska ha en viss tilldelad person, om en kommentar ska läggas till och så vidare. På samma sätt som ovan kan du välja från listan med rekommenderade regler eller skapa en anpassad regel med knappen Fler åtgärder.
Om du vill veta mer om hur man ställer in regler i Asana kan du läsa vår artikel om regler
Hantera befintliga avsnitt
För att redigera namnet på ett avsnitt, lägga till regler eller ta bort det kan du klicka på trepunktsikonen till höger om avsnittstiteln:
- Du kan välja att byta namn på avsnittet
- Du kan välja att ta bort avsnittet
- Eller att lägga till regler
Arbetsflödesrapportering
Dra och släpp
Du kan dra och släppa avsnitt för att omorganisera ditt arbete eller flytta det genom olika faser. Projektmedlemmar kan omorganisera avsnitt efter behov.
Panelen Anpassa
Lägg till globala arbetsflödeselement via panelen Anpassa till höger på skärmen, däribland:
- Anpassade fält.
- Globala regler som gäller utanför ett visst avsnitt i arbetsflödet.
- Appar (t.ex. Slack eller Microsoft Teams).
- Formulär.
- Uppgiftsmallar.
