Arbetsflödesverktyget
- Hoppa fram till
- Översikt
- Skapa ett arbetsflöde
- Avsnitt
- Rapportering
- Appintag i arbetsflödesverktyget
- Mätvärden för arbetsflöden Tid i fas
Översikt
Arbetsflödesverktyget hjälper till att samordna arbetet sömlöst mellan team genom att automatisera teamets processer och se till att arbetet flyter på. Med arbetsflödesverktyget kan du skapa effektivare arbetsflöden genom att använda ett visuellt verktyg för att ansluta team, organisera arbete och effektivisera projekt på ett och samma ställe. I arbetsflöden kan du ansluta rätt personer till rätt information vid rätt tidpunkt, vilket innebär att teamet kan fokusera på att utföra det arbete som är viktigast.
Skapa ett arbetsflöde
I arbetsflödesverktyget kan du välja hur uppgifter ska läggas till i ditt projekt. Du kan välja mellan flera eller inga intagskällor.
- Formulärinlämning: skapa ett formulär som omvandlar inlämningar till uppgifter.
- Uppgiftsmallar: skapa en mall för att enkelt standardisera uppgifter. Klicka på den nedrullningsbara menyn på intagskortet för att välja en intagskälla. Alla som har åtkomst till projektet kan lägga till uppgifter manuellt.
Om du veta mer om hur man ställer in formulär som en intagskälla kan du läsa vår guideartikel om att skapa formulär. Om du vill veta mer om hur man ställer in uppgiftsmallar kan du läsa vår guideartikel om att skapa uppgiftsmallar.
Avsnitt
Använd avsnitt som faser såsom Redo, Pågående och Klar för att spåra ett specifikt arbetsflöde. Avsnittskorten i arbetsflödesverktyget motsvarar avsnitten i uppgiftsvyer (i dina list- och tavelvyer). Vi rekommenderar att du skapar avsnitt som motsvarar de olika faserna som arbetet går igenom i projektet, till exempel: Sortering, Pågående, Godkännande krävs, Slutförd. Det här gör det möjligt för projektmedlemmarna att enkelt se vilken fas en uppgift befinner sig i.
Skapa ett nytt avsnitt
Klicka på +-knappen för att lägga till ytterligare ett avsnitt. Du kan sedan lägga till regler för det här avsnittet och tilldela utlösare för de här reglerna. Du måste skapa regler för två automatiska instanser i ett avsnitt.
Utlösare: när eller vad som gör att en uppgift flyttas automatiskt till det här avsnittet. Du kan välja en övergångsregel från en lista med alternativ i det högra fönstret. Till exempel: ”när ett slutdatum närmar sig → flytta till Kommande” eller ”när en uppgift är slutförd → flytta till Slutförd”.
Åtgärder: du kommer även att behöva bestämma vad som händer automatiskt när uppgifter flyttas till det här avsnittet. Till exempel: om en medarbetare ska läggas till, om uppgiften ska ha en viss tilldelad person, om en kommentar ska läggas till och så vidare. På samma sätt som ovan kan du välja från listan med rekommenderade regler eller skapa en anpassad regel med knappen Fler åtgärder.
Om du vill veta mer om hur man ställer in regler i Asana kan du läsa vår artikel om regler
Hantera befintliga avsnitt
För att redigera namnet på ett avsnitt, lägga till regler eller ta bort det kan du klicka på trepunktsikonen till höger om avsnittstiteln.
Arbetsflödesrapportering
I Panelvyn kan du också visa metadata om avsnitten i projektet, till exempel antalet ej slutförda uppgifter i det avsnittet, och sedan kan du övervaka det över tid.
Dra och släpp
Du kan dra och släppa avsnitt för att omorganisera ditt arbete eller flytta det genom olika faser. Projektmedlemmar kan omorganisera avsnitt efter behov.
Panelen Anpassa
Lägg till globala arbetsflödeselement via panelen Anpassa till höger på skärmen, däribland:
- Anpassade fält.
- Globala regler som gäller utanför ett visst avsnitt i arbetsflödet.
- Appar (t.ex. Slack eller Microsoft Teams).
- Formulär.
- Uppgiftsmallar.
Appintag i arbetsflödesverktyget
Lägg till externa appar för att skapa uppgifter i Asana.
Du kan lägga till en app som en intagskälla i arbetsflödet genom att:
- klicka på Från andra appar.
I listan klickar du på den app som du vill konfigurera.
Appar som redan är intagskällor i projekten eller appar som är förbjudna av administratören visas inte.
Du kommer till appens webbplats där du slutför installationen.
Du slutför installationen med följande steg på den externa appen:
- Konfigurera Asana-integreringen under [Appens namn].
- Använd appen för att lägga till uppgifter till [Projekt].
När du har slutfört dessa steg visas appen i arbetsflödesverktyget.
Om du inte har slutfört de föregående stegen visas ett meddelande med texten Slutför installationen.
Du kan också lägga till appar genom att klicka på App-knappen i menyn Anpassa.
Alla externa appar som lägger till nya uppgifter i Asana visas här, även om de har konfigurerats utan Appintag.
Mätvärden för arbetsflöden Tid i fas
Med Tid i fas-mätvärden kan du enkelt rapportera om hur lång tid det tar för dina uppgifter att gå igenom arbetsflödesstegen. De här arbetsflödesvärdena gör det lättare att identifiera flaskhalsar och klargöra hur lång tid det tar för arbete att utvecklas. Om uppgifterna dröjer för länge i en viss fas får du kännedom om det och kan justera dina processer därefter.
Det finns två olika sätt att använda Rapportering och Paneler för att visa information för arbetsflödesvärdena: Tid i avsnitt och Tid i anpassat fält.
Tid i avsnitt
Om ditt arbetsflöde kräver att uppgifter rör sig genom olika avsnitt i ditt Asana-projekt kan rapportering om Tid i avsnitt avgöra i vilken takt uppgifterna förflyttar sig från avsnitt till avsnitt på vägen mot slutförande.
Det här diagrammet visar hur lång tid uppgifterna tar i varje projektavsnitt. I det här exemplet har uppgifterna tillbringat sec dagar och tre timmar i avsnittet Planering. Du kan också filtrera uppgifterna efter tilldelad person eller slutdatum, eller andra parametrar.
Tid i ett anpassat fält
Vissa arbetsflöden använder anpassade fält för att indikera att arbetet är redo att gå vidare till en ny fas mot ett slutförande. Rapportering om tid i anpassade fält kvantifierar den tid som en uppgift har tillbringat i en viss fas, baserat på de värden för anpassade fält som valts.
Till exempel rapporterar diagrammet ovan om ett projekt som innehåller ett anpassat fält som heter Slutförandefas
Det anpassade fältet Slutförandefas har ställts in med fyra möjliga värden: Ännu inte påbörjad, Pågående, Blockerad, och Slutförd. Diagrammet rapporterar den totala tiden som arbetsuppgifterna har varit märkta med det anpassade fältvärdet Blockerad.
