Regelintegreringar

Översikt

Regler är en viktig del av många arbetsflöden, liksom integreringar. Nu kan du använda en regel för att integrera teamets favoritverktyg i ditt arbete i Asana och låta reglerna utföra det tunga jobbet automatiskt. Du kan ställa in specifika utlösare i dina Asana-projekt och lita på att regler automatiserar arbetsflödet när de valda kriterierna uppfylls.

Regelintegreringen Slack + Asana låter dig exempelvis skicka ett meddelande till en teamkollega eller kanal i Slack baserat på en utlösare, t.ex. slutförandet av en uppgift.

Skapa en regel

Nedan visas ett exempel på hur man skapar en regel i ditt Asana-projekt genom att välja en utlösare, en åtgärd och ett regelnamn.

För att ta reda på mer om regler och hur man kan använda dem för att automatisera det dagliga arbetet kan du läsa vår artikel om regler i guiden.

Gmail

Använd regler för att skicka ett e-postmeddelande från ditt Gmail-konto till mottagaren du valt när vissa parametrar uppfylls – allt inställt av dig på förhand. Välj bland många utlösare, t.ex. när en uppgift inte längre är blockerad eller när ett slutdatum närmar sig, och låt reglerna automatiskt skicka ett anpassat e-postmeddelande.

Inställningssteg

1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, till exempel Godkännande slutfört.
3. Från fliken Åtgärder väljer du Skicka e-postmeddelande.
4. Ange mottagarens e-postadress i fältet Till.
5. Ange en Svar till-e-postadress.
6. Ange e-postmeddelandets ämne i fältet Ämne.
7. Skriv e-postmeddelandets text i fältet Skriv ett meddelande.

I det här exemplet godkänns en uppgift vilket utlöser regeln och en åtgärd vidtas; ett e-postmeddelande skickas från din e-postadress och du får automatiskt en hemlig kopia. Uppgiftslänken kommer också att ingå i e-postmeddelandet.

Twilio

För att kommunicera smidigt med dina kunder eller medarbetare kan du använda regler för att skicka ett SMS via Twilio, baserat på utlösare och kombinationer som du kan ställa in i förväg.

inställningssteg

1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, t.ex. att värdet för det anpassade fältet Prioritet ändras till Hög.
3. Från fliken Åtgärder väljer du Skicka SMS.
4. Välj Anslut till Twilio. Du ombeds ange ditt Twilio-kontots SID och autentiseringstoken. Du hittar dessa genom att logga in på ditt Twilio-konto och välja Account och din token finns under Auth tokens.
5. När du har anslutit ditt konto anger du ditt Twilio-telefonnummer.
6. Ange mottagarens telefonnummer i fältet Skicka till.
7. Skriv meddelandets innehåll i fältet Skriv ett meddelande.

I det här exemplet utlöses regeln och åtgärden vidtas när värdet Prioritet i det anpassade fältet är inställt på Hög; ett SMS skickas till den valda mottagaren.

PagerDuty

Använd regler för att meddela ditt incidenthanteringsteam via PagerDuty när en uppgift behöver uppmärksammas. De utlösare du har valt tillåter Asana att automatiskt ansluta till PagerDuty och skapa incidenter med sammanhang från uppgifter, oavsett tid på dygnet.

inställningssteg

1. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet i ditt projekt och välj Lägg till regel från listan.
2. Från Lägg till regel väljer du en utlösare, t.ex. att värdet för det anpassade fältet Prioritet ändras till Hög.
3. Från fliken Åtgärder väljer du Skapa incident.
4. Ange en titel för händelsen i fältet Titel.
5. Välj en service i fältet Service.
6. Välj hur brådskande det är i fältet Prioritet
7. Skriv en Incidentbeskrivning.

I det här exemplet utlöses regeln och åtgärden vidtas när värdet Prioritet i det anpassade fältet ställs in på Hög; en Pagerduty-incident skapas. Uppgiftsskaparens e-postadress och uppgiftslänk delas automatiskt i incidentbeskrivningen.

Google Kalender

I stället för att schemalägga möten manuellt kan team använda Asana-regler för att automatiskt skapa möten med medarbetare när en uppgift i ett projekt når en viss fas. Ett team kan till exempel använda en regel för att utlösa skapandet av en kalenderhändelse när en uppgift flyttas till ett ”schemalagt” avsnitt. Team kan också använda den här regeln för återkommande situationer, såsom en återkommande ”Skicka mötesagenda”-uppgift som skickar ut en mötesinbjudan när uppgiften är slutförd.

Inställningssteg

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
3. Välj Google Kalender från den vänstra kolumnen.
4. Välj en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Google Kalender.
7. Logga in med ditt Google-konto och klicka på Tillåt.
8. Fyll i fälten för Google Kalender-händelsen.
9. Du kan också bjuda in uppgiftskollegor som gäster för händelsen.

Dropbox (kommer snart)

Team kan använda Asana-regler för att automatiskt ladda upp bilagor från uppgifter till en Dropbox-mapp för att effektivisera delning, lagring och samarbete. I stället för att manuellt överföra filer kan teamet välja utlösare som automatiskt och säkert laddar upp uppgifternas bilagor till Dropbox.

Team kan till exempel använda Asana för att arbeta med godkännanden av olika tillgångar och i samband med ett godkännande automatiskt ladda upp bilagan från uppgiften till en Dropbox-mapp. På så sätt säkerställer de att de slutgiltiga tillgångarna laddas upp till rätt plats.

Tänk på följande när du använder den här integreringen:

• Om en regel utlöses för en uppgift med fler än tio bilagor, laddas endast de tio senaste bilagorna upp.
• Om en fil laddas upp och har samma namn som en befintlig fil i Dropbox-mappen kommer den nya filen automatiskt laddas upp med ett nytt namn.

Inställningssteg

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
3. Välj Dropbox från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Dropbox och följ stegen.
7. Lägg till Dropbox-mappens URL som du kan hitta i webbappen.

Box

Använd Asana-regler för att automatisera processen att ladda upp filer till Box när en viss händelse inträffar i Asana. Team kan spara tid genom att ställa in utlösare som automatiskt överför bilagor från Asana-uppgifter till Box.

Till exempel kan ett designteam skapa en regel för att ladda upp bilagor till Box när uppgiften flyttas till avsnittet ”Godkänd design”.

Tänk på följande när du använder den här integreringen:

• Om en regel utlöses för en uppgift som har fler än tio bilagor, laddas endast de tio senaste bilagorna upp.
• Försök att ladda upp en fil med samma namn som en befintlig fil i Box-mappen resulterar i ett fel i regeln. För att åtgärda felet måste du byta namn på den befintliga filen, redigera och spara regeln på nytt och utlösa uppladdningsåtgärden igen.

Inställningssteg

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till en integrering av regler i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
3. Välj Box från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till Box och följ stegen.
7. Lägg till Box-mappens URL som du kan hitta i webbappen.

Microsoft OneDrive

Team kan använda Asana-regler för att automatisk ladda upp bilagor från uppgifter till en OneDrive-mapp för att effektivisera delning, lagring och samarbete, samtidigt som man minskar manuellt arbete.

Ett team kan till exempel använda Asana för att arbeta med godkännanden av olika tillgångar och i samband med ett godkännande automatiskt ladda upp bilagan från uppgiften till en OneDrive-mapp. På så sätt säkerställer de att de slutgiltiga tillgångarna laddas upp till rätt plats.

Observera att den här integreringen fungerar med OneDrive men inte med Sharepoint.

Tänk på följande när du använder den här integreringen:

• Regler som utlöses för uppgifter som har fler än tio bilagor laddar endast upp de tio senast tillagda bilagorna.
• Om en fil laddas upp och det redan finns en fil med samma namn i OneDrive-mappen kommer den nya filen ersätta den befintliga filen. Säkerställ att filer har olika namn om du vill undvika det här.

Inställningssteg

1. Gå till det Asana-projekt som du vill lägga till integreringen i.
2. Klicka på Anpassa i det övre högra hörnet, gå till Regler och välj + Lägg till regel.
3. Välj OneDrive från den vänstra kolumnen.
4. Du kan välja en förinställd regel eller klicka på Skapa anpassad regel.
5. Om du skapar en anpassad regel lägger du till ett namn och väljer en utlösare och en åtgärd för att komma igång.
6. Autentisera genom att klicka på Anslut till OneDrive och följ stegen.
7. Lägg till OneDrive-mappens URL, som du kan hitta i webbappen, och sökvägen. Du kan hitta sökvägen under Mer information i OneDrive-mappen. Mina filer ska inte vara med i sökvägen.