Regler

Regler är tillgängliga för kunder som använder Asana Premium, Business och Enterprise. Vissa funktioner i regler, inklusive verktyg för anpassade regler, anpassade regler med villkor, utlösare för ändrad godkännandestatus och åtgärd för att lägga till kommentarer, är endast tillgängliga för kunder som använder Business och Enterprise.

Med hjälp av regler kan du effektivisera rutinuppgifter och enkelt skapa arbetsflöden. För att en regel ska fungera behöver du en utlösare som aktiverar regeln och en åtgärd som utförs automatiskt. En regel kan till exempel vara att automatiskt tilldela en uppgift (åtgärd) när ett slutdatum har fastställts (utlösare).

Förbättra dina processer med Asana-regler. Delta i vårt webbinarium Effektivisera arbetet och lär dig hur. Registrera dig nu

En regel kan utlösa en annan regel. Du kan också lägga till flera åtgärder till en utlösare för att skapa liknande funktionalitet.

Skapa en regel

Du kan skapa en regel för projekt på två sätt. Antingen genom att välja en från regelgalleriet i projektet eller genom att skapa en egen anpassad regel. Verktyget för anpassade regler är tillgängligt för Asana-kunder som använder Business och Enterprise.

Regler körs endast på första nivån av underuppgifter, så de kan inte aktiveras i underuppgifter för underuppgifter.

Redigera en regel

Du kan redigera regler när som helst genom att navigera tillbaka till projektet och välja den regel du vill uppdatera.

Du kan redigera en regel genom att klicka på pennikonen bredvid regeln i sidofältet.

Pausa en regel

Du kan när som helst pausa en regel genom att klicka på pennikonen bredvid regeln i sidofältet.

Ta bort en regel

Du kan ta bort en regel när som helst genom att klicka på pennikonen bredvid regeln i sidofältet och sedan klicka på knappen Ta bort.

Avsnittsbaserade regler

För Premium-, Business- och Enterprise-användare är regelikonen synlig (i list- och tavelvyn) i avsnitt som har regler. Ikonen blir animerad vid regelaktivering. Du kan öppna regelmenyn för ett avsnitt genom att klicka på ikonen och lägga till nya regler eller redigera befintliga regler.

Du kan redigera en regel genom att klicka på pennikonen som visas när du håller muspekaren över den.

Kombinationer av utlösare och flera åtgärder

Anpassade regler med villkor, utlösare för ändrad godkännandestatus och åtgärden för att lägga till kommentar är endast tillgängliga för användare som har Business eller Enterprise.

Du kan också använda kombinationer av utlösare och/eller villkorlig logik och flera åtgärder för att automatisera rutinuppgifter så att ditt team slipper tänka på dem.

Ytterligare utlösare och åtgärder

Utlösare för att slutdatum närmar sig

Om du har Enterprise eller Business kan du skapa en anpassad regel i dialogrutan Regler och hitta Slutdatum närmar sig i listan över utlösare. Du kan välja mellan ett par förinställda alternativ eller klicka på Anpassad om du vill ha fler alternativ.

Med alternativet Anpassad kan du ange hur många minuter, timmar, dagar eller veckor före slutdatum som regeln ska utlösas.

Utlösare för försenad uppgift

Om du har Enterprise eller Business hittar du utlösaren Uppgiften är försenad när du skapar en anpassad regel. Du kan välja mellan ett par förinställda alternativ eller klicka på Anpassad om du vill ha fler alternativ.

Med alternativet Anpassad kan du ange hur många minuter, timmar, dagar eller veckor efter att uppgiften har blivit försenad som regeln ska utlösas.

Om du väljer dagar eller veckor när du konfigurerar utlösaren kommer den att ignorera sluttider och endast utlösas baserat på slutdatum. Om du däremot väljer minuter eller timmar kommer den att beakta sluttider.

Några anmärkningar om utlösarna för att slutdatum närmar sig och att uppgiften är försenad

• Utlösarna aktiveras i det ögonblick då en uppgift blir förfallen eller försenad, inte bara för att en uppgift är förfallen eller försenad.
• Utlösarna aktiveras inte retroaktivt när regeln skapas för alla befintliga uppgifter i projektet som motsvarar kriterierna. De aktiveras endast för förfallna händelser som inträffar efter att regeln har skapats.
• Utlösarna aktiveras endast för ej slutförda uppgifter.
• Regler med dag- eller veckoprecision kommer inte att utföras exakt vid midnatt. Dessa regler kommer snarare att utföras i perioden mellan klockan 00:00 och 01:00.

Skapa uppgiftsåtgärder

Med ett Enterprise- eller Business-abonnemang kan du använda regler för att automatiskt skapa uppgifter, milstolpar och godkännanden i ditt projekt. Välj en utlösare eller kombination av utlösare så skapar Asana uppgiften när regeln körs. Du kan i förväg bestämma uppgiftens namn, tilldelad person, relativt slutdatum med mera.

Skapa en uppgift med en regel:

1. Gå till Anpassa i det övre högra hörnet av ditt projekt.
2. Klicka på + Lägg till regel och därefter på Skapa anpassad regel.
3. Välj en utlösare eller en kombination av utlösare.
4. Klicka på fliken Åtgärder när du har valt utlösare.
5. Välj Uppgift under Skapa ny.

Skapa underuppgiftsåtgärder

Enterprise- och Business-kunder kan skapa en anpassad regel i dialogrutan Regler och hitta Underuppgifter i listan över åtgärder.

Med Underuppgifter kan du automatiskt lägga till en fördefinierad lista med underuppgifter till en uppgift.

Du kan skapa upp till 20 underuppgifter.

Om du vill redigera en regel klickar du på pennikonen bredvid regeln i sidofältet. Ändringarna sparas automatiskt.

Regeltyper och begränsningar

Oavsett om reglerna finns i ett Premium- eller Business-projekt är gränsen 50 regler per projekt.

Anpassade regler

Utlösare

• Du kan lägga till upp till 20 utlösare per anpassad regel.
• Du kan välja utlösaren fler än en gång.

Flera åtgärder

• När en eller flera utlösare inträffar kan du välja upp till 5 resulterande åtgärder.
• Du kan inte lägga till samma åtgärd fler än en gång.

Kolumn- eller avsnittsbaserade utlösare

Kolumn- eller avsnittsbaserade utlösare är avsedda för projekt med tavelvy eller projekt som har uppdaterats för att använda nya, minimerbara avsnitt.

Regler för anpassade fält

Regler för anpassade fält är tillgängliga i alla projekt med anpassade fält. Anpassade fält för personer stöds också.

För att låsa upp de här reglerna måste du först lägga till ett anpassat fält i ditt projekt.

Utlösa regler

Du kan utlösa en regel varifrån som helst (webb, mobil, externa integreringar). Om du uppdaterar något i en uppgift kontrollerar vi om uppgiften finns i projekt med regler och om din åtgärd är utlösande för någon av reglerna.

Projekt som du inte har tillgång till

Du kan aktivera regler för projekt som du inte har tillgång till, men den gula blixtikonen visas då inte för att indikera att en regel körs.

Vem som helst kan utlösa en regel, inklusive gäster.

Behörigheter: några överväganden

Regler kan nu, precis som anpassade fält, redigeras av andra medlemmar i projektet som standard. Regler som gör det möjligt att lägga till uppgifter i andra projekt är nu synliga i menyn Anpassa. De här reglerna kan pausas direkt från respektive projekt.

• Du har nu möjlighet att låta andra med redigeringsbehörighet redigera regler. Nu kommer regler som skapas att vara redigerbara som standard.
• Endast ägaren till en regel kan ta bort en regel.
• Personer som redigerar regler i projekt och mallar måste ha rätt behörigheter för att kunna spara alla reglerna. Om till exempel regeln lägger till uppgifter i ett annat projekt måste personen som redigerar även ha redigeringsbehörighet i det andra projektet.
• När en regel kopieras efter att ett projekt har kopierats blir den som har utfört kopieringen ägare med otillräckliga privilegier. I det här fallet inaktiveras regeln, men ägaren har fortfarande redigeringsbehörigheter.
• Reglerna bryts inte när ägarens åtkomstbehörigheter ändras. Om en regel till exempel har ställts in för att lägga till uppgifter i ett projekt och du senare förlorar åtkomsten till det projektet, kommer regeln att fortsätta att köras.
• När en regel kopieras eller dupliceras via nya och gamla projektmallar blir användaren av mallen ägare till regeln. Regeln inaktiveras endast om den som kopierar mallen har otillräckliga åtkomstbehörigheter för regeln. Du kan till exempel inte redigera ett projekt som regeln vill lägga till uppgifter i.
• Om en användare lämnar ett projekt bryts inte regeln. Om det inte finns några andra användare som interagerar med projektet kommer regeln dock att inaktiveras.
• Regler är tillgängliga för och kan inaktiveras av alla projektmedarbetare.
• Om projektägaren är en medlem med begränsad åtkomst kan hen inte redigera en regel, utan endast pausa eller aktivera den.

Vem kan aktivera eller inaktivera en regel?

Alla användare med redigeringsbehörighet till ett projekt där en regel körs kan aktivera eller inaktivera en regel som någon annan har skapat.

En användare med redigeringsbehörighet kan pausa eller aktivera en regel, men endast ägaren kan redigera utlösare och åtgärder.

Regelägaren är fortfarande den enda som kan redigera eller ta bort en regel.

Avprovisionering

När du avprovisionerar någon som använder regler, pausar vi regeln och överlåter äganderätten för alla regler i projektet till projektägaren.

Om det inte finns någon projektägare är det administratören som avprovisionerade användaren som tar över äganderätten. Endast den nya ägaren av en regel kan återaktivera regeln för att fortsätta köra den.

När en regelägare inaktiveras och den nya ägaren har tillräckliga behörigheter innebär det att regeln fortsätter att köras och att den nya ägaren kan redigera den.

Uppdateringar om felkonfigurerade regler

Om en regel blir felkonfigurerad (till exempel: ”Märkt som slutförd” > Flytta till kolumnen ”Slutförd” och någon raderar din ”Slutförd”-kolumn), kommer vi att skicka ett e-postmeddelande till ägaren av regeln för att informera om att det bör åtgärdas.

• Vi skickar ett e-postmeddelande till dig första gången en regel utlöses men inte kan aktiveras på grund av att den är felkonfigurerad. Vi kommer inte att skicka e-post till dig igen förrän regeln har korrigerats och körts minst en gång innan den felkonfigureras igen.

• Alla användare med läsbehörighet till regeln i fråga kan se regelns status.

• Varningarna försvinner när du har uppdaterat regeln till en korrekt konfiguration och sparat uppdateringarna.

Regelintegreringar

Regler är en viktig del av många arbetsflöden, liksom integreringar. Nu kan du använda en regel för att integrera teamets favoritverktyg i ditt arbete i Asana och låta reglerna utföra det tunga jobbet automatiskt. Du kan ställa in specifika utlösare i dina Asana-projekt och lita på att regler automatiserar arbetsflödet när de valda kriterierna uppfylls.

Exempelvis kan man med Slack + Asana-regelintegrering göra så att slutförandet av en uppgift eller ett projekt utlöser att ett meddelande skickas till en teamkollega i Slack.

Du kan skapa en regel som meddelar en specifik kanal i Microsoft Teams baserat på villkor som till exempel att ett anpassat fältvärde ändras.

Eller skapa nya ärenden i Jira Cloud och Jira Server när en uppgift läggs till i ett särskilt projektavsnitt.

Nyligen lanserade regelintegreringar stöder också åtgärder inom Gmail, PagerDuty och Twilio. Läs mer om hur du konfigurerar deras respektive regelintegreringar här.

Utlösa åtgärder inom appar

Det finns tre typer av utlösare för regler, detta gäller även när åtgärder utlöses med regelintegreringar.

Utlösare av typen Uppgift tillagd

• Uppgift tillagd i ett avsnitt
• Uppgift tillagd i det här projektet

Utlösare av typen Uppgift uppdaterades

• Baserat på godkännandestatus
• Baserat på slutförandestatus
• Baserat på tilldelad person
• Baserat på slutdatum
• Baserat på bifogade bilagor
• Baserat på tillagda kommentarer

Utlösare av typen uppgiftstidsfrister

• Uppgiften är inte längre blockerad
• Slutdatumet närmar sig
• Uppgiften är försenad

Formulär

När uppgifter skapas från formulär kan de utlösa någon av följande utlösare:

Uppgift tillagd i ett projekt

Den här utlösaren gäller alla uppgifter som läggs till i ett projekt, inte bara från formulär.

Anpassat fält inställt

För varje nedrullningsbart anpassat fält i projektet visas en utlösare och en åtgärd. Om ditt projekt har anpassade fält för ”prioritet” och ”steg”, visas ”Prioritet inställd” och ”Steg fastställt” som utlösare. Du väljer vilket värde i det anpassade fältet som ska utlösa en regel.

Exempel: Om du har ett nedrullningsbart anpassat fält i ditt formulär för typ av förfrågan, med alternativen ”Blogg” och ”Webbplats”, kan du ställa in en regel för projektet som lyder: ”När 'Typ av förfrågan' är inställd på 'Blogg' läggs uppgiften till i projektet 'Bloggförfrågningar'”.

Det här fungerar bara för nedrullningsbara anpassade fält i projektet. De nedrullningsbara menyerna i vissa formulär är inte anpassade fält.

Utlösare för formulärinlämningar

Med utlösare för formulärinlämning kan du automatiskt flytta dina formulär till en ny process utan att behöva prioritera dem manuellt. Utlösare för inlämning av formulär kan hjälpa dig att standardisera din intagningsprocess och automatisera formulär i dina arbetsflöden.

När du har ställt in utlösaren kan du se regeln i menyn Anpassa.

Varje gång ett formulär skickas in får du en avisering. Du kan också hålla reda på det inskickade formulärets historik i uppgiftsdetaljfönstret.

Gästbehörigheter

Gäster kan inte skapa eller äga regler, men däremot utlösa dem.

Prissättning

Business- och Enterprise-kunder:

Verktyget för anpassade regler är tillgängligt för kunder som använder Business och Enterprise.

En del av reglerna är tillgängliga för Premium-kunder:

• Flytta till kolumn/avsnitt > Märk som slutförd
• Märk som slutförd > Flytta till kolumn/avsnitt
• Anpassat fält ändrat > Flytta till kolumn/avsnitt
• Flytta till kolumn/avsnitt > Ange anpassat fält
• Anpassat fält ändrat > Märk som slutförd
• Märk som slutförd > Ställ in anpassat fält

Omvända åtgärder för regler

Business- och Enterprise-kunder:

Omvända åtgärder är ett komplement till befintliga regler som nu gör det möjligt för användare att återställa eller ta bort data. Omvända åtgärder för regler innebär bättre mappning av strukturen, kvaliteten och effektiviteten i arbetsflödena.

Tillgängliga omvända åtgärder:

• Ta bort tilldelning på uppgiften
• Flytta uppgift till ett annat projekt
• Rensa slutdatum
• Märk uppgiften som ej slutförd
• Ta bort medarbetare

Variabler i regler

Det är nu möjligt att referera till dynamiska värden, som kallas variabler, när du skapar regler. Användare kan använda variabler såsom Tilldelad person, Uppgiftsskapare och Slutdatum för mer tydlighet och flexibilitet.

Variabler kan användas i textfältet Lägg till kommentar när du skapar en regel.