Skrivskyddade länkar

Översikt

Skrivskyddade länkar är länkar som går att dela och visa och som du kan skapa för tidslinje-, list-, kalender- och tavelvyer i öppna projekt inom Asana-organisationer, men är inte tillgängliga i arbetsytor. Skrivskyddade länkar återspeglar de senaste projektuppdateringarna och utgör en dynamisk referenskälla för alla tvärfunktionella team.

Skrivskyddade länkar är inte tillgängliga i arbetsytor.

Åtkomst till en delningsbar länk i tidslinjevyn

Klicka på ikonen Skapa länk i projektets tidslinjevy för att få åtkomst till en delningsbar länk.

Innehållet och URL:en som är kopplade till de skrivskyddade länkarna är inte sökbara eller registrerade i någon sökmotor.

Klicka sedan på Kopiera länk.

När du har skapat en länk kommer Länk aktiv att visas i tidslinjevyn. Du kan nu dela länken med vem du vill (även med användare som inte har Asana), och även förhandsgranska eller inaktivera den.

Användare med enbart kommenteringsrättigheter eller projektgäster kan inte skapa skrivskyddade länkar.

Förhandsgranska en delningsbar länk

Förhandsgranska länken för att se hur den ser ut innan du skickar den.

Klicka på Förhandsgranska.

Ett fönster kommer att öppnas och visa en förhandsgranskning av länken.

Mottagare som är organisationsmedlemmar kan gå med i projektet för att se uppgiftsdetaljer, skapa nya uppgifter och samarbeta med teamet.

Inaktivera en delningsbar länk

Du kan när som helst inaktivera den delningsbara länken och göra den otillgänglig för alla.

Klicka först på Inaktivera länk.

Bekräfta sedan inaktiveringen.

Om den skrivskyddade tidslinjevyn skapas igen uppdateras länken. Det innebär att alla som har den gamla länken inte längre har åtkomst till den.

Åtkomst till en delningsbar länk i kalendervyn

Klicka på ikonen Skapa länk i kalendervyn för att få åtkomst till en delningsbar länk. Du kan därefter kopiera och dela länken.

Åtkomst till en delningsbar länk i tavelvyn

Skrivskyddade länkar är även tillgängliga i tavelvyn. Klicka på ikonen Skapa länk i tavelvyn för att få åtkomst till en delningsbar länk. Du kan därefter kopiera och dela länken.

Åtkomst till en delningsbar länk i listvyn

På samma sätt som i tidslinje-, tavel- eller kalendervyn kan du nu även skapa skrivskyddade länkar i listvyn.

Gå till det berörda projektet och klicka på Listvy för att få åtkomst till den delningsbara länken. Klicka sedan på ikonen Skapa länk i det högra hörnet.

Alla de du samarbetar med kan se den här länken, oavsett om de är Asana-medlemmar eller inte.

När du klickar på Skapa länk kommer URL-inbäddningen att visas och kommer som standard att bli Länk aktiv.

Åtkomstbehörigheter för skrivskyddade länkar

Åtkomstbehörigheter till skrivskyddade länkar är en funktion som gör det möjligt för superadministratörer och användare att begränsa åtkomsten till skrivskyddade länkar för personer inom organisationen.

Adminkontroller

Fördelen med den här funktionen är att superadministratörer kan implementera förbättrad datasäkerhet för sin domän. Superadministratörer i Premium-, Business- eller Enterprise-organisationer kan fortfarande inaktivera funktionen för skrivskyddade länkar för hela domänen, vilket innebär att användare inte kan skapa eller dela skrivskyddade länkar.

Superadministratörer i Enterprise-organisationer kan ställa in ett av två alternativ för åtkomstbehörighet till skrivskyddade länkar för hela domänen.

Alternativ 1: Begränsa åtkomsten till e-postadresser som är kopplade till organisationens domän

Varje ny och befintlig skrivskyddad länk i domänen kommer att få inställningen endast organisationen, vilket kräver autentisering innan åtkomst beviljas. Den autentiseringsmetod som krävs beror på vilken metod som superadministratören har ställt in för domänen (Google SSO, en SAML-identitetsleverantör såsom Okta eller ingen alls).

Om ingen autentiseringsmetod har ställts in måste alla som försöker få åtkomst till en skrivskyddad länk logga in på Asana eller registrera sig för Asana med sin e-postadress inom organisationen för att få åtkomst. Det här är det bästa alternativet om man vill begränsa åtkomsten till endast organisationsmedlemmar.

Den här inställningen innebär att användare inte har möjlighet att offentliggöra skrivskyddade vyer för personer utanför organisationen.

Om du ändrar inställningen till endast organisationen kan det störa befintliga skrivskyddade länkar som redan har delats utanför organisationen. Innan du gör ändringen rekommenderar vi att du meddelar teamledarna och ger dem lite tid för att granska och justera arbetsflöden vid behov.

Alternativ 2: Tillåt projektmedlemmar att ställa in skrivskyddsbehörigheter för delning av länkar

Baserat på de inställningar som konfigurerats av användare för enskilda projekt kan skrivskyddade länkar i domänen ställas in till öppen, utan krav på autentisering, eller endast organisationen, med krav på autentisering, innan man får åtkomst till en skrivskyddad länk.

Det här är det bästa alternativet när användare i domänen har en blandning av interna och externa användningsområden för skrivskyddade länkar, såsom när de regelbundet behöver dela en skrivskyddad vy av sitt projekt med en extern partner, en konsult eller en potentiell klient.

Med det här alternativet inställt kommer behörigheterna för nya vyer att vara endast organisationen som standard, men projektmedlemmar kommer att ha möjlighet att göra vyer öppna om de vill.

Projektnivåkontroller

Användare med Premium-, Business- och Enterprise-abonnemang kan nu ställa in åtkomstbehörigheter för skrivskyddade länkar på projektbasis. De här inställningarna är tillgängliga för användare om superadministratören har ställt in domänen så att medlemmarna kan ange delningsbehörigheter för skrivskyddade projektvyer.

Fördelen med den här funktionen är att projektmedlemmarna kan implementera ytterligare säkerhet i fall där skrivskyddade vyer innehåller känslig information eller är avsedda endast för internt bruk. Inställningen för standardbehörighet för alla nyskapade vyer är personer i ditt företag.

Ange att den skrivskyddade länken ska vara tillgänglig för ”personer i ditt företag”.

När det här alternativet är valt kommer projektets skrivskyddade länk att endast vara intern, vilket innebär att mottagarna av en skrivskyddad länk måste autentisera sig innan de kan få åtkomst till den skrivskyddade vyn. Den autentiseringsmetod som krävs beror på vilken metod superadministratören har ställt in för domänen (Google SSO, en SAML-identitetsleverantör såsom Okta eller ingen alls).

Om ingen autentiseringsmetod har ställts in måste alla som försöker få åtkomst till en skrivskyddad länk logga in på Asana eller registrera sig för Asana med sin e-postadress inom organisationen för att få åtkomst. Det här är det bästa alternativet om man vill begränsa åtkomsten till endast organisationsmedlemmar.

Ange att den skrivskyddade länken ska vara tillgänglig för Alla som har länken

När det här alternativet är valt är projektets skrivskyddade länk öppen och ingen autentisering krävs för att få åtkomst till den skrivskyddade vyn. Det här är det bästa alternativet om man vill dela skrivskyddade länkar externt, till exempel med kunder, leverantörer eller andra personer.

Autentisering för mottagare av skrivskyddade länkar

Mottagare av skrivskyddade länkar med behörighetsinställningen endast organisationen kan få åtkomst till vyn genom att autentisera sig.

Personer i din organisation som har ett Asana-konto kan autentisera sig genom att logga in på sitt Asana-konto.

Personer i din organisation som inte har ett Asana-konto kan autentisera sig på ett av följande två sätt:

• Se först till att personerna i din organisation har åtkomst till Asana via domänens identitetsleverantör (t.ex. Okta, Google SSO). När detta har ställts in kan personerna i din organisation autentisera sig med en skrivskyddad länk. Du behöver inte skapa ett Asana-konto. Mottagare av skrivskyddade länkar som autentiserar sig med identitetsleverantören för att få åtkomst till länken betraktas inte som fullvärdiga medlemmar och kan därför inte påverka faktureringen, om de inte går vidare och fullföljer registreringen.

• Genom att registrera dig för ett Asana-konto med en e-postadress i företagets domän, om organisationen inte har en identitetsleverantör aktiverad.

Mottagaren av en skrivskyddad länk med behörighetsinställningen alla som har länken kan få åtkomst till den skrivskyddade vyn utan autentisering.