Portfolior

Portfolior är tillgängliga för alla Business- och Enterprise-kunder.

Portfolior ger dig en helhetsbild över alla dina viktiga projekt, på ett och samma ställe. Med projektportfoliohantering kan du organisera dina viktigaste projekt, övervaka projektstatus i realtid, söka efter mer information och samtidigt hålla teamet uppdaterat om förloppet. Du har även åtkomst till Portfolior på dina Android- och iOS-enheter.

Du har även åtkomst till arbetsbelastning i portfolior. Klicka på Portfolior i sidofältet, välj en portfolio och gå sedan till fliken Arbetsbelastning.

Skapa en portfolio

Panel 1

Skapa en portfolio:

  1. Klicka på Portfolior i sidofältet.
  2. Klicka på panelen Ny portfolio.
  3. Namnge portfolion.
  4. Klicka på Skapa portfolio.

Portfoliovy

När du klickar på en av dina portfolior får du en helhetsbild över alla projekt den innehåller.

Portfoliovy

Från portfoliovyn kan du:

  1. lägga till ännu ett projekt i portfolion
  2. visa projektets senaste status
  3. visa projektets förlopp i procent
  4. visa eller redigera projektets slutdatum eller datumintervall
  5. visa eller redigera projektets prioritet
  6. visa projektets värden för anpassade fält
  7. visa projektägaren.

Lägga till ett projekt i en portfolio

Lägg till projekt i portfolio

Du kan lägga till projekt i en portfolio på följande sätt:

  1. Klicka på Lägg till arbete för att söka efter ett befintligt projekt.
  2. Skapa ett nytt projekt genom att klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid + Lägg till arbete och välja Skapa nytt projekt.
  3. Lägg till ett projekt från en projektmall genom att välja en mall från den nedrullningsbara pilen bredvid + Lägg till arbete.

Du kan ta bort ett projekt från din portfolio när som helst.

Ta bort ett projekt från en portfolio

Ta bort ett projekt från en portfolio:

  1. Klicka på trepunktsikonen intill projektnamnet.
  2. Klicka på Ta bort från portfolio.

Lägga till en projektmall i en portfolio

Lägg till projektmall till portfolio

  1. Klicka på Anpassa.
  2. Rulla ned till Projektmallar.
  3. Klicka på + Lägg till projektmall.

När du har lagt till en projektmall i portfolion visas den i den nedrullningsbara menyn bredvid Lägg till arbete och kan användas för att skapa nya projekt i portfolion.

Lägga till nya mallar i en portfolio:

Lägg till mall i portfolio

  1. När du har klickat på + Lägg till projektmall väljer du en mall från det vänstra fältet och klickar på knappen + Lägg till i portfolio.

Ta bort en mall från portfolion:

Ta bort mall från portfolio

  1. Om du vill ta bort en mall från portfolion klickar du på knappen Ta bort från portfolio. Du kan endast se alternativet Ta bort från portfolio för mallar som redan lagts till i portfolion.

Projektöversikt

Klicka på ett projekt i portfoliovyn för att visa projektets översikt.

Portfolio 3

Från projektöversikten kan du:

  1. välja en projektägare
  2. lägga till eller redigera slutdatum eller *datumintervall
  3. få åtkomst till projektet direkt för att visa dess uppgifter, resurser och tidslinje
  4. lägga till eller redigera projektets prioritet
  5. visa ett projekts senaste status eller själv uppdatera projektstatusen.

Statusuppdateringar

Portfolioförloppsavsnittet ger dig en djupgående bild av statusen för alla portfolior som du arbetar med. Statusrapporter gör det enkelt att skapa omfattande, repeterbara och genomförbara statusuppdateringar och dela ditt arbete med viktiga intressenter.

portfolioöversikt

Portfolioförlopp

När du klickar på fliken Förlopp i en portfolio får du en ögonblicksbild av dess aktuella förloppsstatus.

status för portfolio

I förloppsvyn kan du:

  1. kolla om portfolion är i fas, riskerar att bli fördröjd, är ur fas, eller är pausad
  2. visa antalet projekt som är i fas, riskerar att bli fördröjda eller är ur fas, eller visa det totala antalet projekt
  3. uppdatera portfolions status
  4. visa eller ändra portfolions ägare, datumintervall eller beskrivning.
  5. visa eller ändra mål som är associerade med portfolion
  6. se den senaste statusuppdateringen.

Skapa statusuppdateringar för portfolior

Du kan uppdatera din portfolios status när som helst. Mallen med blockstruktur gör det möjligt att införliva det arbete som utförs i Asana och beskriva statusen mer detaljerat.

Skapa en statusuppdatering

skapa statusuppdatering

För att skapa en ny statusuppdatering:

  1. Klicka på ikonen Uppdatera status i projektförloppsvyn.

skärm för statusuppdatering

I statusuppdateringsfönstret kan du göra följande:

  1. Lägga till en titel.
  2. Fylla i information i statusuppdateringen, inklusive förlopp, portfolionamn, portfolioägare och datum.
  3. Visa eller dölja anpassade fält.
  4. Inkludera en sammanfattning.
  5. Framhäva resultat.
  6. Visa vad som är blockerat.
  7. Dra höjdpunkter till uppdateringen för att skapa en berättelse.
  8. När du har skapat en uppdatering klickar du på den blå knappen Posta.

Observera att du måste välja en av portfoliostatusarna i fas, riskerar att bli fördröjd, ur fas, eller pausad samt åtminstone ett textblock innan du kan uppdatera portfoliostatusen.

Lägga till höjdpunkter i en statusuppdatering

Du kan dra och släppa höjdpunkter, till exempel projekt som är i fas eller riskerar att bli fördröjda, till en statusuppdatering för att enklare berätta din historia. Genom att lägga till höjdpunkter får du en visuell inblick i vad ditt team nyligen har uppnått eller potentiella hinder.

När du har lagt till höjdpunkterna och publicerat statusuppdateringen kommer Asana att minnas blockstrukturen och ordningsföljden för framtida uppdateringar.

höjdpunktsortering

Du kan också omorganisera Vad vi har åstadkommit, Vad är blockerat och Nästa steg genom att dra och släppa dem dit du vill.

Lägga till diagram i en statusuppdatering

Att lägga till diagram till statusuppdateringar ger en visuell inblick i teamets arbete. Du kan dra och släppa diagramblock till din statusuppdatering.

diagram

Åtkomstkontroll

Användare kan lägga till medarbetare till en statusuppdatering som kanske inte har åtkomst till projektet. Om det händer kan en användare se allt innehåll i uppdateringen, men om de klickar på en projekthöjdpunkt eller ett element som de inte har åtkomst till är deras åtkomst blockerad.

Det här innebär att öppna portfolio-statusuppdateringar kommer att vara fullt synliga i förloppfliken även om användare inte har åtkomst till alla projekten i portfolion.

Portfoliovy-alternativ och milstolpar

Om teamet föredrar att sortera portfolior på ett specifikt sätt, kan du spara det som standardvy för alla.

Portfolio 5

För att ändra din portfoliovy:

  1. Klicka på reglage-ikonen uppe till höger på skärmen.
  2. Välj antingen Uppgifter eller Milstolpar beroende på vilken förloppstyp som ska visas.
  3. Välj att visa din portfolio efter Status, Projektägare, Slutdatum eller Alfabetisk.

Milstolpar i portfoliovyn

Man kan se milstolpar på portfoliotidslinjen.

Milstolpar betecknas av en blå diamantformad symbol. De visar viktiga händelser och kartlägger framstegen i projektplanen. Milstolpar fungerar som riktmärken under projektets gång och hjälper till att hålla alla i fas.

Milstolpar i portfolior

Du kan klicka på symbolen för milstolpen för att få mer information om uppgiften i projektet.

uppgift i milstolpe

Portfoliovyn kan visa upp till tolv milstolpar innan listan kortas av.

Genom att klicka på vilket projekt som helst i en portfolio kan man visa projektets milstolpar i projektöversikten.

Milstolpar i projektöversikten

I portfolions projektöversikt kan du:

  1. klicka på +-ikonen för att lägga till en ny milstolpe
  2. se projektets befintliga slutförda och ej slutförda milstolpar.

Du kan också lägga till anpassade fält direkt från den nedrullningsbara menyn och sedan sortera portfolion efter det valda fältet.

Hantera anpassade fält

Du kan klicka på +Lägg till fält i den nedrullningsbara menyn som finns under Fält-ikonen i vyn Projekt.

lägg till ett anpassat fält

Här visas ett popup-fönster där du kan lägga till ett anpassat fält.

Fältet är aktiverat om växlingsikonen är blå.

skapa nytt

Lägga till ett anpassat fält:

  1. Klicka på Skapa nytt.
  2. Ange namnet på ditt nya anpassade fält i fältet Fälttitel.
  3. Klicka på Skapa fält för att lägga till det nya fältet.

Sortera efter fält

I projektvyn kan du sortera dina uppgifter efter flera olika fältalternativ med hjälp av reglaget Sortera.

sortera

Du kan nu kategorisera, prioritera eller analysera de olika arbetsfaserna och sortera dem utifrån dina specifika behov.

Exportera din portfolio till Google Kalkylark

När du har skapat en portfolio kan du när som helst exportera den till Google Kalkylark.

exportera till kalkylark

Exportera en portfolio till Google Kalkylark:

  1. Tryck på trepunktsikonen intill portfoliotiteln.
  2. För muspekaren över Exportera och välj Google Kalkylark.

Exportera din portfolio till CSV

Du kan även exportera din portfolio till CSV. Anpassade fält ingår i CSV-exporten.

exportera till csv

Exportera en portfolio till CSV:

  1. Tryck på trepunktsikonen intill portfoliotiteln.
  2. För muspekaren över Exportera och välj CSV.

Portfoliomedlemskap och portfoliodelning

Du kan när som helst dela dina portfolior med teamkollegor i Asana eller lägga till dem som portfoliomedlemmar.

dela en portfolio

När du klickar på knappen Dela och får åtkomst till skärmen för portfoliomedlemskap kan du:

  1. kopiera portfoliolänken och dela den med dina kollegor
  2. lägga till portfoliomedlemmar
  3. ställa in en medlem som portfolioägare eller ta bort medlemmar från portfolion.

dela en portfolio 2

När du har lagts till som medlem i en portfolio får du en inkorgsavisering. När du öppnar din portfoliosida kommer du också att se ikonen Ny intill portfolion.

Om du har lagts till som portfoliomedlem kommer du att få en veckorapport via e-post, förutsatt att du har aktiverat e-postaviseringar.

dela en portfolio 3

Om du delar en portfolio som innehåller privata projekt kommer personen du har delat den med att se ovanstående meddelande längst ner på skärmen.

Portfoliotidslinje

Med portfoliotidslinjen kan du visualisera, dela och justera hur initiativen är ordnade för att utnyttja resurserna på bästa sätt och hålla dina deadliner.

Få åtkomst till din portfoliotidslinje

Klicka på avsnittet Portfolior och välj ut en portfolio för att få åtkomst till portfoliotidslinjen.

portfoliotidslinje

Klicka sedan på fliken Tidslinje för att visa portfoliotidslinjen.

portfolio-tidslinjevy

Portfoliotidslinjens verktygsfält

portfolioverktygsfältet

Från portfolioverktygsfältet kan du:

  1. filtrera projekt efter dag
  2. filtrera vyn efter dag, vecka månad, kvartal, halvår eller år
  3. ställa in färg eller välja anpassade fält med en särskild färg.

Du kan använda avancerad sökning för att söka efter information i en portfolio.

portfoliosökning

Från startsidan:

  1. Klicka på Sök.
  2. Klicka på Avancerad sökning.

portfoliotidslinjesökning

Här fyller du i parametrarna för sökningen. Klicka på Lägg till filter och sedan I portfolior för att söka i dina portfolior.

Du kan också söka efter en portfolio genom att @omnämna den i ett beskrivningsfält eller ett kommentarsfält i Asana. Observera dock att om porfolion är privat måste du ha åtkomst till den för att den ska visas i sökresultaten.

Inbäddade portfolior

Att lägga till portfolior till portfolior gör att du smidigt kan integrera och spåra ditt arbete i flera projekt. På så sätt kan du enkelt bevaka ditt arbete och kommunicera framsteg till intressenter.

Lägga till en portfolio i en portfolio

Om du vill lägga till en portfolio i din portfolio klickar du på ikonen Lägg till arbete och välj eller skriv in en portfolios namn.

lägg till arbete 1

Tidslinje- och arbetsbelastningsvy i inbäddade portfolior

Flikarna Tidslinje och Arbetsbelastning är inaktiverade för portfolior som innehåller andra portfolior. Inaktiveringen kan upphävas genom att ta bort inbäddade portfolior.

Sekretessinställningar för portfolior

Portfolioägaren kan göra portfolion privat eller öppen.

Att göra portfolion privat innebär att endast portfoliomedlemmar har tillgång till innehållet i portfolion och att den inte är synlig för din organisation eller arbetsyta. Att göra portfolion öppen innebär att den är synlig för alla i din organisation eller arbetsyta.

Växla mellan öppet och privat läge:

portfoliosökning

Från din portfolio:

  1. Klicka på ikonen Dela.

portfoliosekretess

Här kan du välja att göra portfolion privat eller öppen för din organisation eller arbetsyta.

Vanliga frågor och svar om portfolior

Vanliga frågor om portfolior.

Vem kan se min portfolio?

Om din portfolio är inställd på öppen kommer alla som du delar url:en med i organisationen att kunna få åtkomst till din portfolio. När de besöker webbadressen visas den automatiskt i avsnittet ”Senaste” i portfoliovyn. Om något av dina projekt i portfolion är privat kommer de att se en avisering längst ner på skärmen som informerar dem om att vissa projekt är privata.

Endast portfoliomedlemmar har åtkomst till privata portfolior.

Händer något med projektet när jag lägger till det i min portfolio?

Ja, du blir automatiskt en projektstatusföljare för alla projekt. Du kommer att få en avisering när något av projekten i din portfolio får en statusuppdatering.

Hur lägger jag till ett anpassat fält i min portfolio?

Om det finns ett specifikt sätt som du och teamet föredrar att sortera portfolior på kan du [spara det som standardvy] (/guide/help/premium/portfolios#gl-sort-view) för alla. Alternativt kan du klicka på +Lägg till fält i den nedrullningsbara menyn som du hittar under ikonen fält i portfoliovyn. Här visas ett popup-fönster där du kan lägga till ett anpassat fält.

lägg till fält

I fliken Lägg till fält kan du:

  1. lägga till en fälttitel
  2. välja en fälttyp
  3. lägga till en beskrivning
  4. lägga till fältet i organisationens fältbibliotek så att hela organisationen kan använda det.

Hur skapar jag ett anpassat fält från verktygsfältet?

Om du vill lägga till ett anpassat fält från [verktygsfältet] (https://asana.com/guide/help/faq/toolbar-updates#gl-toolbar) klickar du på Anpassa och sedan +Lägg till fält.

exportera

I fliken Lägg till fält kan du göra följande:

  • Lägga till fältrubrik.
  • Välja fälttyp.
  • Lägga till en beskrivning.
  • Lägga till fältet i organisationens fältbibliotek så att det kan återanvändas i hela organisationen.

Du kan lägga till upp till 20 fält per portfolio. I portfoliovyn kan 5 fält vara synliga hela tiden.

Vilka är portfoliogränserna?

  • Hur många portfolior kan jag skapa? Det finns ingen gräns.

  • Hur många portfolior kan mina Senaste visa samtidigt? Maximalt 20 portfolior och det finns ingen tidsgräns.

  • Hur många projekt kan jag lägga till i en portfolio? Maximalt 500 (inklusive arkiverade projekt).

  • Hur många anpassade fält kan jag lägga till i en portfolio? Maximalt 30.

  • Hur många anpassade fält kan visas i portfoliovyn samtidigt? Maximalt 30.

  • Hur många e-postmeddelanden med portfolio-veckorapport kan jag få per vecka? Maximalt 20.

  • Hur många projekt ingår i varje e-postmeddelande med veckorapport? Maximalt 50, men via en länk kan du se fler projekt.

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com