Portfolior

Portfolior är tillgängliga för alla Business- och Enterprise-kunder.

Portfolior ger dig en helhetsbild över alla dina viktiga projekt, på ett och samma ställe. Med projektportfoliohantering kan du organisera dina viktigaste projekt, övervaka projektstatus i realtid, söka efter mer information och samtidigt hålla teamet uppdaterat om förloppet. Du har även åtkomst till portfolior på dina enheter Android och iOS.

Lär dig hur du får ut det mesta av portfolior i vårt webbinarium Skala med Asana Business. Registrera dig nu

Du har även åtkomst till arbetsbelastning i portfolior. Klicka på Portfolior i sidofältet, välj en portfolio och gå sedan till fliken Arbetsbelastning.

Skapa en portfolio

Portfoliovy

När du klickar på en av dina portfolior får du en helhetsbild över alla projekt den innehåller.

Lägga till ett projekt i en portfolio

Du kan ta bort ett projekt från din portfolio när som helst.

Lägga till en projektmall i en portfolio

När du har lagt till en projektmall i portfolion visas den i den nedrullningsbara menyn bredvid Lägg till arbete och kan användas för att skapa nya projekt i portfolion.

Lägga till nya mallar i en portfolio:

Ta bort en mall från portfolion:

Projektöversikt

Klicka på ett projekt i portfoliovyn för att visa projektets översikt.

Statusuppdateringar

Portfolioförloppsavsnittet ger dig en djupgående bild av statusen för alla portfolior som du arbetar med. Statusrapporter gör det enkelt att skapa omfattande, repeterbara och genomförbara statusuppdateringar och dela ditt arbete med viktiga intressenter.

Portfolioförlopp

När du klickar på fliken Förlopp i en portfolio får du en ögonblicksbild av dess aktuella förloppsstatus.

Skapa statusuppdateringar för portfolior

Du kan uppdatera din portfolios status när som helst. Mallen med blockstruktur gör det möjligt att införliva det arbete som utförs i Asana och beskriva statusen mer detaljerat.

Skapa en statusuppdatering

Observera att du måste välja en av portfoliostatusarna i fas, riskerar att bli fördröjd, ur fas, eller pausad samt åtminstone ett textblock innan du kan uppdatera portfoliostatusen.

Lägga till höjdpunkter i en statusuppdatering

Du kan dra och släppa höjdpunkter, till exempel projekt som är i fas eller riskerar att bli fördröjda, till en statusuppdatering för att enklare berätta din historia. Genom att lägga till höjdpunkter får du en visuell inblick i vad ditt team nyligen har uppnått eller potentiella hinder.

När du har lagt till höjdpunkterna och publicerat statusuppdateringen kommer Asana att minnas blockstrukturen och ordningsföljden för framtida uppdateringar.

Du kan också omorganisera Vad vi har åstadkommit, Vad är blockerat och Nästa steg genom att dra och släppa dem dit du vill.

Lägga till diagram i en statusuppdatering

Att lägga till diagram till statusuppdateringar ger en visuell inblick i teamets arbete. Du kan dra och släppa diagramblock till din statusuppdatering.

Åtkomstkontroll

Användare kan lägga till medarbetare till en statusuppdatering som kanske inte har åtkomst till projektet. Om det händer kan en användare se allt innehåll i uppdateringen, men om de klickar på en projekthöjdpunkt eller ett element som de inte har åtkomst till är deras åtkomst blockerad.

Det här innebär att öppna portfolio-statusuppdateringar kommer att vara fullt synliga i förloppfliken även om användare inte har åtkomst till alla projekten i portfolion.

Portfoliovy-alternativ och milstolpar

Om teamet föredrar att sortera portfolior på ett specifikt sätt, kan du spara det som standardvy för alla.

Milstolpar i portfoliovyn

Man kan se milstolpar på portfoliotidslinjen.

Milstolpar betecknas av en blå diamantformad symbol. De visar viktiga händelser och kartlägger framstegen i projektplanen. Milstolpar fungerar som riktmärken under projektets gång och hjälper till att hålla alla i fas.

Du kan klicka på symbolen för milstolpen för att få mer information om uppgiften i projektet.

Portfoliovyn kan visa upp till tolv milstolpar innan listan kortas av.

Genom att klicka på vilket projekt som helst i en portfolio kan man visa projektets milstolpar i projektöversikten.

Du kan också lägga till anpassade fält direkt från den nedrullningsbara menyn och sedan sortera portfolion efter det valda fältet.

Hantera anpassade fält

Du kan klicka på +Lägg till fält i den nedrullningsbara menyn som finns under Fält-ikonen i vyn Projekt.

Fältet är aktiverat om växlingsikonen är blå.

Sortera efter fält

I projektvyn kan du sortera dina uppgifter efter flera olika fältalternativ med hjälp av reglaget Sortera.

Exportera din portfolio till Google Kalkylark

När du har skapat en portfolio kan du när som helst exportera den till Google Kalkylark.

Exportera din portfolio till CSV

Du kan även exportera din portfolio till CSV. Anpassade fält ingår i CSV-exporten.

Portfoliomedlemskap och portfoliodelning

Du kan när som helst dela dina portfolior med teamkollegor i Asana eller lägga till dem som portfoliomedlemmar.

Om du har lagts till som portfoliomedlem kommer du att få en veckorapport via e-post, förutsatt att du har aktiverat e-postaviseringar.

Portfoliotidslinje

Med portfoliotidslinjen kan du visualisera, dela och justera hur initiativen är ordnade för att utnyttja resurserna på bästa sätt och hålla dina deadliner.

Få åtkomst till din portfoliotidslinje

Klicka på avsnittet Portfolior och välj ut en portfolio för att få åtkomst till portfoliotidslinjen.

Klicka sedan på fliken Tidslinje för att visa portfoliotidslinjen.

Portfoliotidslinjens verktygsfält

Portfoliosökfunktionen

Du kan använda avancerad sökning för att söka efter information i en portfolio.

Här fyller du i parametrarna för sökningen. Klicka på Lägg till filter och sedan I portfolior för att söka i dina portfolior.

Du kan också söka efter en portfolio genom att @omnämna den i ett beskrivningsfält eller ett kommentarsfält i Asana. Observera dock att om porfolion är privat måste du ha åtkomst till den för att den ska visas i sökresultaten.

Inbäddade portfolior

Att lägga till portfolior till portfolior gör att du smidigt kan integrera och spåra ditt arbete i flera projekt. På så sätt kan du enkelt bevaka ditt arbete och kommunicera framsteg till intressenter.

Lägga till en portfolio i en portfolio

Om du vill lägga till en portfolio i din portfolio klickar du på ikonen Lägg till arbete och välj eller skriv in en portfolios namn.

Tidslinje- och arbetsbelastningsvy i inbäddade portfolior

Flikarna Tidslinje och Arbetsbelastning är inaktiverade för portfolior som innehåller andra portfolior. Inaktiveringen kan upphävas genom att ta bort inbäddade portfolior.

Sekretessinställningar för portfolior

Portfolioägaren kan göra portfolion privat eller öppen.

Att göra portfolion privat innebär att endast portfoliomedlemmar har tillgång till innehållet i portfolion och att den inte är synlig för din organisation eller arbetsyta. Att göra portfolion öppen innebär att den är synlig för alla i din organisation eller arbetsyta.

Växla mellan öppet och privat läge:

Vanliga frågor och svar om portfolior

Vanliga frågor om portfolior.

Vem kan se min portfolio?

Om din portfolio är inställd på öppen kommer alla som du delar url:en med i organisationen att kunna få åtkomst till din portfolio. När de besöker webbadressen visas den automatiskt i avsnittet ”Senaste” i portfoliovyn. Om något av dina projekt i portfolion är privat kommer de att se en avisering längst ner på skärmen som informerar dem om att vissa projekt är privata.

Endast portfoliomedlemmar har åtkomst till privata portfolior.

Händer något med projektet när jag lägger till det i min portfolio?

Ja, du blir automatiskt en projektstatusföljare för alla projekt. Du kommer att få en avisering när något av projekten i din portfolio får en statusuppdatering.

Hur lägger jag till ett anpassat fält i min portfolio?

Om det finns ett specifikt sätt som du och teamet föredrar att sortera portfolior på kan du [spara det som standardvy] (/guide/help/premium/portfolios#gl-sort-view) för alla. Alternativt kan du klicka på +Lägg till fält i den nedrullningsbara menyn som du hittar under ikonen fält i portfoliovyn. Här visas ett popup-fönster där du kan lägga till ett anpassat fält.

Hur skapar jag ett anpassat fält från verktygsfältet?

Om du vill lägga till ett anpassat fält från [verktygsfältet] (https://asana.com/guide/help/faq/toolbar-updates#gl-toolbar) klickar du på Anpassa och sedan +Lägg till fält.

I fliken Lägg till fält kan du göra följande:

• Lägga till fältrubrik.
• Välja fälttyp.
• Lägga till en beskrivning.
• Lägga till fältet i organisationens fältbibliotek så att det kan återanvändas i hela organisationen.

Du kan lägga till upp till 20 fält per portfolio. I portfoliovyn kan 5 fält vara synliga hela tiden.

Vilka är portfoliogränserna?

• Hur många portfolior kan jag skapa? Det finns ingen gräns.

• Hur många portfolior kan mina Senaste visa samtidigt? Maximalt 20 portfolior och det finns ingen tidsgräns.

• Hur många projekt kan jag lägga till i en portfolio? Maximalt 500 (inklusive arkiverade projekt).

• Hur många anpassade fält kan jag lägga till i en portfolio? Maximalt 30.

• Hur många anpassade fält kan visas i portfoliovyn samtidigt? Maximalt 30.

• Hur många e-postmeddelanden med portfolio-veckorapport kan jag få per vecka? Maximalt 20.

• Hur många projekt ingår i varje e-postmeddelande med veckorapport? Maximalt 50, men via en länk kan du se fler projekt.