Hur man kommer igång med Mål i Asana | Produktguide

Mål är tillgängliga för alla Business- och Enterprise-kunder.

Målöversikt

Mål är ett flexibelt system för målspårning som hjälper till att skapa mätbara resultat i en central informationskälla. Skapa och spåra mål där teamen utför sitt arbete.

Med mål är det enklare än någonsin att få teamen att följa tydliga mål och prioritera rätt arbete. Mål hjälper alla i organisationen att förstå vikten av deras arbete och i vilken riktning arbetet bör fortgå.

Uppnå allt det här genom att skapa, spåra och hantera mål för både företaget och teamet. Företagsmål är långsiktiga mål som är relaterade till vad organisationen vill uppnå. Teammål är kortsiktiga mål som tillsammans leder upp till företagets långsiktiga mål.

Målen kan kopplas samman som överordnade mål eller delmål för att för att skapa en målhierarki. Det går också att lägga till stödjande arbete för att klargöra relationen mellan målen och arbetet.

För att komma åt listan över dina mål kan du navigera till avsnittet Mål i sidofältet.

Mina mål

mina mål

Använd fliken Mina mål för att snabbt hitta och övervaka dina mål. Gå till fliken Mina mål i avsnittet Mål i sidofältet. Här kan du filtrera efter Alla mål, Öppna mål och Stängda mål. Du kan också hantera dina mål direkt från startsidan med hjälp av widgeten Mina mål.

Mina mål-widget

Mina mål gör det enkelt spåra dina mål direkt från startsidan, så att det är tydligt vad det är du behöver göra och varför det är viktigt.

mål-widget

För att komma igång kan du lägga till widgeten Mina mål genom att välja den i menyn Anpassa i det övre högra hörnet på startsidan och dra den från sidofältet till startsidan. Du kan använda trepunktsmenyn för att visa widgeten i full eller halv storlek, beroende på vad du föredrar. Du kan använda filtreringsmenyn i widgeten för att visa öppna mål, stängda mål eller båda.

Teammål

För att komma åt listan över dina mål kan du navigera till avsnittet Mål i sidofältet.

listvyn över dina mål

Från listvyn över dina mål kan du göra följande:

  1. Filtrera målen genom att klicka på den önskade fliken med mål. Om du vill komma åt Teammål klickar du på fliken till höger om Företagsmål.
  2. Lägga till ett nytt mål genom att klicka på fliken Lägg till mål eller på målrubriken.
  3. Klicka på något av målen för att se eller redigera detaljer.
  4. Visa eller dölja team.
  5. Klicka på filter så att du kan söka efter en viss ägare eller status för ett mål.
  6. Sortera mål efter specifika tidsperioder genom att klicka på Alla mål.

Företagsmål

Fliken med företagsmål

Så här kommer du åt fliken Företagsmål:

  1. Klicka på Företagsmål för att komma till fliken med företagsmål.
  2. Klicka på Företagets uppdrag för att utforma uppdraget, visionen, och filosofin för företagsmålen. Att definiera företagets uppdrag kan hjälpa till att skapa klarhet i teamet om vad företaget försöker uppnå.
  3. Om du vill lägga till ett mål klickar du på + till höger om Företagsmål.
  4. Klicka på filter för att söka efter en viss ägare eller status för ett mål.
  5. Få åtkomst till mål efter specifika tidsperioder genom att klicka på Alla mål.

Företagsmål 2

För att lägga till ett företagsmål klickar du på +-tecknet bredvid Företagsmål. Därefter kan du lägga till nya mål, välja medarbetare och ägare. Du kan också ange vilken sekretess som gäller för målet.

Filtrera mål efter ett visst företag eller team

Du kan filtrera mål efter ett visst team i listvyn Teammål. När du är på fliken Teammål klickar du på den nedrullningsbara ikonen Visa/dölj team och väljer organisationen eller teamet. Du kan även söka efter ett befintligt team som du är medlem i genom att skriva teamets namn i sökfältet. Genom att söka kan du även hitta team som du inte är medlem i och som är öppna eller kräver medlemskapsförfrågan.

Filtrera mål

Filtrera mål efter status eller ägare

Du kan filtrera mål efter status från listan över målen. Klicka på filterknappen i det övre högra hörnet av listan och välj mellan att visa öppna eller stängda mål och deras status. Du kan också söka efter särskilda mål med hjälp av sökfältet.

Filtrera status

När ett filter tillämpas visas inte de mål som inte matchar alla valda filter (ägare, status och/eller teamet som sidan filtreras efter). Om du vill se alla mål för teamet tar du bort alla filtren.

Filtrera mål efter tidsperiod

Som standard ställer Asana in ett räkenskapsår för alla organisationer och lägger till tidsperioder för nya mål. Du kan visa mål efter tidsperiod från listan över målen genom att klicka på knappen Alla mål och välja en lämplig tidsperiod. Du kan både visa mål som är aktiva under en viss tidsperiod och växla mellan att se dåtida eller framtida tidsperioder för mål.

Filtrera tidsperiod

Skapa ett nytt team från listan över teammål

Du kan skapa ett nytt team från listan över teammål genom att klicka på knappen Lägg till mål och rulla nedåt till Skapa nytt team i rutan Företag eller team.

Skapa ett nytt team

skapa ett nytt team 2

I fönstret Skapa nytt team kan du:

  1. lägga till ett teamnamn
  2. ange en beskrivning
  3. lägga till teammedlemmar
  4. välja sekretessinställningar för teamet
  5. klicka på Skapa team när alla uppgifter har fyllts i.

Mål är öppna oavsett vilken typ av team som är kopplade till dem.

Skapa ett mål

Du kan lägga till ett nytt mål för ett företag eller ett team genom att klicka på ikonen Lägg till mål i listan över dina mål.

Lägga till ett nytt mål

Lägga till ett mål steg 2

I listan över mål på fliken Teammål kan du göra följande:

  1. Se målets namn och antalet delmål som är relaterade till målet. Du kan även expandera vyn för att se delmål.
  2. Redigera eller ta bort teamet som är kopplat till målet.
  3. Redigera målets startdatum, slutdatum eller tidsperiod.
  4. Visa målets förlopp och klicka på målet för att komma till målets sida med detaljer.
  5. Ändra ägaren för det valda målet.

När du ändrar team flyttas målet till det nya teamets yta. Om du vill hitta målet klickar du på den nedrullningsbara ikonen i listan över mål och väljer önskat team.

Mäta målets förlopp

När du skapar ett mål kan du välja hur du vill mäta målets förlopp på vägen mot framgång. Det finns två uppdateringsmetoder för mål: automatisk eller manuell.

förlopp

När du skapar ett mål kan du välja ”Uppdateringsmetod” i skapa-rutan. Alternativen är:

  1. Automatiskt – förloppet beräknas automatiskt från delmål eller projekt (som läggs till på målets detaljsida efter skapandet).
    Välj automatiska förloppsuppdateringar om du vill minska onödigt arbete genom att koppla målens förlopp direkt till delmål eller projekt. När ett mål uppdateras automatiskt visar förloppet ett genomsnitt (om mätvärdet är en procentdel) eller en summa (om mätvärdet är ett antal eller en valuta) av delmålen eller projekten. När förloppet för de här objekten ändras, ändras även förloppet för överordnade mål automatiskt. Det här alternativet är bäst för mål vars förlopp enbart kommer att bedömas utifrån projektets eller andra måls och delmåls förlopp.

  2. Manuellt – användaren uppdaterar manuellt förloppet för det här målet
    Det här alternativet är bäst för mål som har specifika klassificeringskriterier som inte bara är förloppet för delmål eller projekt, eller mål vars resultat baseras på externa data, kvalitativa (en bedömning av förloppen) eller binära (uppnått eller inte uppnått).

Automatiskt förlopp

automatiska mål

Om du väljer den automatiska uppdateringsmetoden behöver du sedan välja alternativ för förloppskälla och mätning.

Mätningsalternativ för automatisk förloppsuppdatering för delmål som en förloppskälla

mätning

  1. % – målets förlopp är ett genomsnitt av de procentuella förloppen för delmålen.
  2. Totalt antal – målets förlopp är summan av de aktuella värdena för delmålen.
  3. Total valuta – målets förlopp är summan av de aktuella värdena för delmålen. Tillgängliga valutor matchar de valutor som finns tillgängliga i anpassade fält: USD, EUR, JPY, GBP, CAD, AUD.

För automatiska numeriska mål och valutamål måste delmålens Mätningstyp matcha målets. Det är inte fallet för %-mål (delmålen kan vara av vilken mätningstyp som helst).

Mätningsalternativ för automatiskt förloppsuppdatering för projekt som en förloppskälla

profilinställningar

När du väljer projekt som källa för förloppet för ett mål uppdateras målets förlopp automatiskt baserat på projektets alternativ för att mäta framstegen. Det finns två mätningsalternativ:

  1. Slutförda milstolpar – målförloppet är ett genomsnitt av den procentuella andelen slutförda milstolpar för varje bifogat projekt.

  2. Slutförda uppgifter – målförloppet är ett genomsnitt av den procentuella andelen slutförda uppgifter för varje bifogat projekt. Observera att det här även omfattar alla uppgifter i projektet (inklusive milstolpar och godkännanden).

Om du har valt metoden ”Automatisk” måste du slutföra konfigurationen av målet i målets detaljer

Manuellt förlopp

förloppsfönster

Om du väljer den manuella uppdateringsmetoden måste du välja mätning, aktuellt värde och målvärde.

Mätningsalternativ för manuell förloppsuppdatering

Det finns tre olika typer av förloppsindikatorer som du kan använda för att spåra målets förlopp.

1. Procentsats

Procentuella mätvärden är det bästa måttet för kvalitativa mål. Spåra förloppet med en skala på 0 till 100 % och uppskatta hur mycket som har slutförts, till exempel för mål såsom ”Vinn kundlojalitet” eller ”Utöka och engagera teamen”. Du kan använda beskrivningsfältet för att lägga till riktlinjer för hur förloppet ska mätas.

Procentsatser kan även användas som en förloppsindikator för att spåra mål med % som enhet. Till exempel: ”Öka antalet prenumeranter med 25 %” eller ”Öka kundnöjdheten från 85 % till 90 %”.

2. Numerisk

Bäst för mål där man förväntar en konkret siffra som resultat. Till exempel: ”Få 1 000 enkätsvar” eller ”Genomför tre webbinarier”.

Numeriska indikatorer kan även användas med mål som man förväntar sig uppnå eller missa, till exempel binära mål såsom ”Leverera den nya funktionen” eller underhållsmål såsom ”Upprätthåll 99,9 % drifttid på alla system”. Sådana mål skapas genom att ställa in startvärdet till ”0” och målvärdet till ”1”.

3. Valuta

Fungerar bäst för mål som involverar valuta. Till exempel: ”Öka årlig intäkt till 5 000 000 kronor” eller ”Få in 800 000 kronor från bokningar under tredje kvartalet”.

Ställa in en förloppsindikator

målförlopp

automatisk

Delmål

Upp till 100 delmål kan kopplas till förlopp.
”Uppåtpil”-ikonen bredvid ett delmåls förlopp på målets detaljer indikerar att det bidrar till målets förlopp.
Om det saknas uppåtpil bidrar delmålet inte till förloppet, men det kommer fortfarande att visas som ett delmål i målets detaljer och i listan över mål. Du kan lägga till/ta bort delmål från förlopp via ”...”-menyn för delmålet.
Du kan också helt koppla bort delmålet från det överordnade målet från den vyn (tar bort överordnad-underordnad-relationen mellan målen).
Om du lägger till ett delmål som är privat kommer de som inte har åtkomst till delmålet att se det som ”Privat mål” med knappen Begär åtkomst. Ägaren av delmålet får då en uppgift om att ge åtkomst till det.
Det visar inte det aktuella värdet för delmålet, men det värdet kommer ändå att ingå i målets beräkning.

Projekt

profilinställningar

Upp till 10 projekt kan kopplas till förloppets mätvärde
Om du lägger till ett projekt som är privat för målägaren eller medarbetaren, kommer de som inte har åtkomst till det att se ”Privat projekt” med knappen ”Begär åtkomst”. Projektägaren får då en uppgift om att ge åtkomst till projektet.
Den visar inte hur många % av projektet som har slutförts, men det värdet kommer fortfarande att ingå i beräkningen av målet.
Projekt som finns i avsnittet ”Referenser” kan också läggas till i förloppet genom att använda ”...”-menyn på projektlinjen.

Mål med uppdateringsmetoden ”Automatisk” kommer att markeras med en blixt när du håller muspekaren över dem i listvyn. När du har valt uppdateringsmetoden ”automatisk” kommer du inte att kunna redigera fältet ”förlopp” när du lägger upp statusuppdateringar. Du kan dock fortfarande lägga upp statusuppdateringar.

Målets medarbetare behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna koppla projekt eller delmål till ett mål.

Redigera förloppsinställningar

profilinställningar

Du kan redigera förloppsinställningar med hjälp av pennikonen på sidan för detaljer eller via menyn i sidhuvudet. Det gör det möjligt att ändra uppdateringsmetod, förloppskälla, mätning och decimaler (och om manuellt, även aktuellt värde, startvärde och målvärde).

Om du byter från en ”manuell” till en ”automatisk” uppdateringsmetod:

  1. Alla anslutna delmål bidrar som standard till förloppet (de kan tas bort via ”...”-menyn).
  2. Alla anslutna projekt finns kvar i Referenser. Om du vill koppla dem till förloppet bör du göra det via projektets ”...”-meny.

Om du byter från en ”automatisk” till en ”manuell” metod:

  1. Delmål som tidigare bidrog till förlopp förblir anslutna som delmål (men bidrar inte längre till förloppet).
  2. Projekt som bidragit till förloppet flyttas till avsnittet Referenser (men bidrar inte längre till förloppet).
  3. Om ett delmål bidrar till förloppet och dess mått ändras, kommer det att bidra till förloppet för alla överordnade mål som det har ett kompatibelt mått med. Om det däremot är oförenligt med måttet kommer det inte längre att bidra till förloppet.
> Målets medarbetare behöver ha **Kan redigera**-åtkomst för att kunna redigera målets förloppsinställningar.

Referenser

profilinställningar

Avsnittet Referenser visas i huvudfönstret och har en gräns på 100 anslutna objekt
Anslutna objekt sorteras under avsnitten Projekt och Portfolio
Om målet är ”Automatiskt”, kan ett projekt kopplas till målförloppet via ”...”-menyn. Projektet kommer då att visas i framstegsavsnittet, inte i avsnittet Referenser Observera att gränsen på 100 objekt även inkluderar de projekt som är kopplade till förloppet

Visa eller redigera detaljer för ett mål

Om du vill visa eller redigera ett befintligt mål klickar du på det önskade målet i listan över dina mål.

Du måste lägga till en förloppsindikator till målet innan du kan uppdatera målförloppet.

redigera mål

redigera ett befintligt mål

I målredigeringsfönstret kan du göra följande:

  1. Uppdatera målförlopp.
  2. Visa, redigera eller lägga till ett delmål.
  3. Redigera målets ägare, justera förfallodatum, tidsperiod eller lägga till en beskrivning.
  4. Visa eller redigera det team eller de samarbetspartners som är kopplade till målet.
  5. Redigera eller lägga till överordnade mål.
  6. Lägga till stödjande arbete, t.ex. ett projekt eller en portfolio.

Även om ett mål är öppet kommer privata projekt och portfolior som är kopplade till det öppna målet endast att vara synliga för personer som har åtkomst till det privata projektet eller portfolion.

Målets medlemmar behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna redigera målet.

Lägga till eller redigera ditt företags uppdragsbeskrivning

hitta uppdragsbeskrivning

För att lägga till eller redigera en befintlig uppdragsbeskrivning:

  1. Gå till avsnittet Mål i sidofältet.
  2. Klicka på fliken Företagsmål.
  3. Klicka på uppdraget.

lägg till uppdragsbeskrivning

När du har skrivit ner ditt uppdrag kan du klicka på Lägg till för att spara det eller Avbryt. Du kan också lägga till en titel för ditt uppdrag eller lämna standardtiteln ”Uppdrag”. Ändringarna kommer att vara synliga för hela din organisation.

Endast organisationsadministratörer kan lägga till eller redigera ditt företags uppdragsbeskrivning.

Spåra målaktivitet

Business- och Enterprise-användare kan identifiera hur ett mål har förändrats både avsiktligt och oavsiktligt sedan målet skapades.

Aktiviteter är interaktioner som registreras.

Genom att rulla nedåt till Aktivitet i det vänstra fönstret kan användarna se uppgifterna som utförs för att uppnå målet.

aktivitet

Se en historik av aktivitetsförändringar för att:

  • göra en tillbakablickande analys
  • bedöma processen för att hitta vanliga hinder
  • förutse liknande framtida mål
  • spåra aktiviteten för att ta välinformerade beslut.

I det vänstra fältet kan användare skriva tydliga, väldefinierade, tidsbundna, mätbara och uppnåeliga mål. Det högra fönstret ger dig möjlighet att koppla samman överordnade mål och stödjande arbete.

Redigera dina förloppsinställningar

Efter att du har skapat en förloppsinställning kan du redigera den genom att bland annat ändra uppdateringsmetod (automatisk eller manuell) och ändra enhet (t.ex. % till $), startvärde och målvärde.

Om du vill redigera målets förloppsinställningar klickar du på den nedrullningsbara pilen bredvid målets rubrik och väljer Redigera förloppsinställningar.

redigera förloppsinställning 1

I nästa fönster kan du ändra enhet, antal decimaler, startvärde, målvärde eller aktuellt värde.

redigera förloppsinställning 2

Målets medarbetare behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna redigera målets förloppsindikator.

Aviseringar

Aviseringar kommer att skickas till målets ägare och medarbetare när:

  • enheten och målvärdet ställs in för första gången
  • enheten och målvärdet ändras
  • du läggs till/tas bort som ägare
  • du läggs till som medarbetare
  • någon har gillat ett mål som du äger
  • datumet/tidsperioden för ett mål som du äger har ändrats
  • enheten och målvärdet ställs in för första gången för ett mål som du äger eller samarbetar om
  • enheten och målvärdet ändras för ett mål som du äger eller samarbetar om
  • en målstatusuppdatering skickas för ett mål som du äger eller samarbetar om.

Observera att du aldrig får aviseringar för åtgärder som du själv har utfört.

Aviseringar utlöses inte om endast initialvärdet eller det aktuella värdet har justerats.

Begär en målstatusuppdatering

profilinställningar

Användare som inte är målägare ser nu ett alternativ för att begära en statusuppdatering av målet när de går till målets detaljer. Det fungerar på samma sätt som att begära en statusuppdatering för ett projekt. När du klickar på alternativet genereras en uppgift för målägaren med en begäran om att de uppdaterar målet.
Ägare kan göra statusuppdateringar, men kommer inte att se alternativet att begära en uppdatering. Målredaktörer (som inte är ägare) kan göra statusuppdateringar och begära en uppdatering.

Uppdatera målets förlopp

Du kan alltid uppdatera målets förlopp genom att klicka på målet i listan över dina mål och sedan välja Uppdatera.

skärmbild av målstatusöversikt

Med målstatusuppdateringar kan du ange information om sammanhanget när du uppdaterar målets status eller förlopp. Genom att spåra målets förlopp med statushistorik får du en sammanställning över förloppet.

Målstatusuppdateringar låter dig göra följande:

  • Kommunicera relevanta insikter när du rapporterar om målens status och förlopp.
  • Låta intressenter för målen veta när status- eller förloppsindikatorn har ändrats i ett mål som de är intresserade av. På så sätt kan de vid behov kommentera, hjälpa till, vidta åtgärder eller rapportera till ledningen.

skärm för att ställa in en status för ett öppet mål

Klicka på Ställ in en status för att välja status för målet.

skärm för att ställa in extra information för en statusuppdatering

I en Statusuppdatering kan du inkludera:

  1. målets förlopp uttryckt i procent
  2. en sammanfattning av hur det går med målet
  3. vad som har uppnåtts hittills
  4. vad som hindrar målets förlopp
  5. nästa steg.

Sedan kan du klicka på Posta.

Målets medarbetare behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna uppdatera målets förlopp.

Stänga ett mål

Från sidan Uppdatera förlopp:

Du kan stänga målet när som helst. I listan över mål klickar du på målet och väljer Uppdatera förlopp.

skärm för att ställa in statusen för ett stängt mål

För att välja status för ett stängt mål kan du gå till Ställ in en status. Välj ett av alternativen under avsnittet Stängt och klicka på Posta.

Med den nedrullningsbara pilen bredvid målets namn:

Du kan även stänga ett mål genom att klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid målets namn och välja Stäng det här målet.

stäng målet steg fyra

Härifrån kan du välja en passande status och klicka på Spara.

Målfiranden

firanden

När ett mål ändras till en stängd status: ”Uppnått” får ett stort firande (många figurer). ”Delvis” får ett litet firande (1 figur).

Målets medarbetare behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna stänga målet.

Ta bort ett mål

Du kan ta bort ett mål genom att klicka på den nedrullningsbara pilen bredvid målets namn och välja Ta bort mål.

ta bort mål

Målets medarbetare behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna ta bort ett mål.

Målsekretess

Du kan göra ett mål privat när du skapar ett mål genom att välja ”Privat” under Sekretess.

lägga till mål 1

Redigera sekretessinställningarna för ett befintligt mål

Klicka fram valfritt mål från listan över dina mål.

redigera ett befintligt mål 1

Härifrån kan du klicka på ikonen Dela i det övre högra hörnet.

redigera ett befintligt mål 2

Därefter kan du välja ”Gör privat” eller ”Gör öppet”.

lägga till ett befintligt mål 3

Målets medarbetare behöver ha Kan redigera-åtkomst för att kunna ändra målets sekretessinställning.

Om du har frågor gällande sekretessen för särskilda mål kan du läsa Vanliga frågor och svar om mål.

Målkommentarer

Numera kan du kommentera under mål för att ställa frågor, inleda diskussioner, tillhandahålla ytterligare information eller insikter till alla som har åtkomst till målet i fråga. Målkommentarer gör det möjligt för alla som har tillgång till målen att kommunicera och samarbeta i ett sammanhang. Du kan använda kommentarsfältet för att utarbeta mål tillsammans med medarbetare och anpassa dem till intressenterna. Du kan också använda målkommentarer för att dela uppskattningar och fira framgångar. Det gör att teammedlemmarna känner sig värdefulla.

kommentarer

Huvudsakliga användningsfall

Klarhet i arbetet

  • En av de största fördelarna med att använda mål i stället för uppgifter eller projekt i Asana är att alla i företaget har en delad yta, där företagets lista över mål visas som standardvy. Det här minskar förvirring och frågor såsom ”Vilka är våra mål och hur hittar jag dem?” och gör det enkelt för dig och teamet att hålla koll på era mål.

Sammankoppling mellan arbete och syfte

  • Mål ökar de anställdas engagemang och motivation eftersom teamen får en klar uppfattning om hur deras arbete är relaterat till företagets mål.

Hjälper teamen att förstå vad som händer i företaget

  • Få en bild i realtid av hur teamen arbetar i förhållande till sina mål, för att se om några initiativ behöver justeras eller för att uppmärksamma bra arbete.

Resultatskapande

  • Mål minskar oron för att teamen arbetar med sådant som inte är strategiska prioriteringar genom att låta dem koppla ihop sina mål med företagsmålen.

Underlättar förståelsen av resultat

  • Genom att spåra förlopp och status under målets varaktighet undviker man frustrationen över att inte förstå varför ett mål uppnåddes eller inte uppnåddes i slutet av processen.

För att få mer information om hur man använder mål kan du läsa om planering av företagsmål: mål och nyckelresultat (OKR). Är du på jakt efter att lära dig bästa praxis och idéer för att fastställa mål? Ladda ned en digital kopia av Asanas strategibok för inställning av OKR:er.

Vanliga frågor och svar om mål

Du kan läsa om vanliga frågor om mål i vår artikel om vanliga frågor och svar om Mål.

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com