Förlopp, status och koppling av arbete till mål
Spåra förloppet av dina mål och använd statusuppdateringar för att förmedla viktig information om förloppet till intressenter.
Förlopp och status är viktiga indikatorer för hur din organisation spårar sina mål. Att koppla mål till arbete skapar mer tydlighet kring vad som ligger bakom målens förlopp och status.
Läs om de olika sätten att mäta förloppet av dina mål och hur du tillhandahåller en överblick över statusen och förloppet av målen till intressenter.
Mäta målets förlopp
När du skapar ett mål kan du välja hur du vill mäta målets förlopp på vägen mot slutförande. Det finns två uppdateringsmetoder för mål: automatisk eller manuell.
Välja uppdateringsmetod
Manuell metod
Om du väljer den manuella uppdateringsmetoden måste målförloppets mätvärden uppdateras manuellt. När du skapar ett manuellt mål behöver du lägga till ett nuvarande värde och ett målvärde. Du kan välja mellan tre olika slags mätvärden: procent, antal och valuta.
Det här alternativet är bäst för mål med specifika utvärderingskriterier eller mål vars resultat avgörs på extern information som är kvalitativ (en bedömning av förloppet) eller binär (uppnått eller inte uppnått).
Hur man använder den manuella metoden
Gör följande i fönstret Lägg till mål:
- Välj Manuell som uppdateringsmetod.
- Välj typ av mätvärde.
- Lägg till ett nuvarande värde och ett målvärde.
Om du vill uppdatera förloppet av mål med den manuella metoden kan du följa ett av de här stegen:
- Skapa en statusuppdatering och redigera processen därifrån.
- Klicka på Redigera förloppsinställningar på sidan med förloppsdetaljer och redigera det nuvarande värdet.
Automatisk metod
Med den automatiska metoden kan du beräkna förloppet automatiskt från två källor: delmål eller projekt. Om förloppet för en källa förändras, förändras även det överordnade förloppet automatiskt.
Om du väljer delmål som förloppskälla kan du välja mellan tre olika slags mätvärden: procent, totalt antal och total valuta. Procentvärdet kommer att vara ett genomsnitt från delmålen, medan värdena för antal och valuta kommer att vara en summa från delmålen.
Man kan ansluta upp till 100 delmål till ett förlopp.
Om du väljer projekt som förloppskälla kan du mäta framgång med hjälp av slutförda milstolpar eller slutförda uppgifter. Målets förlopp kommer att baseras på genomsnittet av slutförda milstolpar eller uppgifter i varje projekt. Se exempel på hur det fungerar i den här videon:
Slutförda uppgifter kommer att baseras på alla uppgifter, milstolpar och godkännanden.
Man kan ansluta upp till 10 projekt eller portfolior till ett förlopp.
Hur man använder den automatiska metoden
Gör följande i fönstret Lägg till mål:
- Välj Automatisk som uppdateringsmetod.
- Välj förloppskälla.
- Väl typ av mätvärde.
- På sidan med måldetaljer kan du ansluta delmål eller projekt.
Det här alternativet är bäst för mål som endast bedöms utifrån hur projekten eller andra mål och delmål fortskrider.
Ta bort delmål och projekt
Om du vill ta bort delmål eller projekt från det överordnade målet går du till det överordnade målets sida med detaljer och klickar på trepunktsikonen bredvid namnet på delmålet eller projektet. Du kan ta bort delmål eller projekt från det automatiska förloppet eller ta bort dem från det överordnade målet helt och hållet.
Redigera målets förlopp
Du kan ändra uppdateringsmetoden, förloppskällan och mätvärdet genom att redigera målets förloppsinställningar.
Redigera målets förloppsinställningar:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn bredvid målets namn och välj Redigera förloppsinställningar.
- Du kan även klicka på pennikonen i målets förloppsindikator.
Byta från manuell till automatisk
- Anslutna delmål kommer att bidra till målets förlopp automatiskt.
- Anslutna projekt kommer att finnas kvar i avsnittet Referenser.
Byta från automatisk till manuell
- Delmål som tidigare bidrog till förloppet fortsätter att vara anslutna som delmål men bidrar inte längre till förloppet.
- Projekt som bidrog till förloppet flyttas till avsnittet Referenser men bidrar inte längre till förloppet.
Målstatusuppdateringar
Målstatusuppdateringar ger medlemmarna i målet ett sammanhang om målets status och framsteg. De kan också använda målets statushistorik för att spåra tidigare framsteg och se hur det har utvecklats över tid.
Lär dig mer om målhanteringsprocessen och vilken roll statusuppdateringar har i den.
Så här skapar du din första målstatusuppdatering:
- Välj vilket mål du vill uppdatera.
- Du kan välja en av tre följande statusar: I fas, Riskerar att bli fördröjt och Ur fas.
- Ange ett namn på statusuppdateringen och lägg till information om målets förlopp nedanför.
- Du kan lägga till nya avsnitt eller ta bort och redigera befintliga avsnitt.
- Du kan ställa in en påminnelse att uppdatera status varje vecka, varannan vecka, varje månad eller varje kvartal.
- Du kan se hur många personer som kommer att bli meddelade om din statusuppdatering.
- Välj Posta och skicka uppdateringen.
Om du nyligen har börjat med målspårning kan du läsa Asanas riktlinjer för att utvärdera mål.
Om du vill göra framtida statusuppdateringar kan du klicka på knappen Uppdatera på målets sida med detaljer.
Målpåminnelser
Målpåminnelser hjälper målägare att komma ihåg att de behöver aktualisera sina mål och försäkra sig om att intressenterna vet hur målen fortskrider och vilka resultat som uppnåtts.
Så här ställer du in målpåminnelser:
- Öppna statusuppdateringssidan.
- Du kan nu ställa in påminnelser för varje vecka, varannan vecka, varje månad eller varje kvartal.
Endast målägare kan ställa in målpåminnelser.
Stänga ett mål
När ett mål är redo att utvärderas kan du skapa en statusuppdatering för att låta medlemmarna i målet veta om det har uppnåtts. Ange information om målets effekter och eventuella avvikelser från planeringen eller orsaker till varför det inte uppnåddes.
Du kan välja mellan: Utfört, Delvis, Missat och Slopat.
Om du nyligen har börjat med målspårning kan du läsa Asanas riktlinjer för att utvärdera mål.
På sidan Uppdatera process kan du när som helst stänga målet.
Välj statusen för ett stängt mål genom att gå till Ställ in en status. Välj ett av alternativen under avsnittet Stängt och klicka på Posta.
Målägare kommer att få en påminnelse nära slutet av målets tidsperiod eller det anpassade slutdatumet om att betygsätta och stänga det.
