Formulär

Formulär är tillgängliga för alla Premium-, Business- och Enterprise-kunder. Vissa funktioner i formulären, t.ex. förgrening, anpassning av sidhuvud, flera formulär per projekt och bekräftelsemeddelanden, är endast tillgängliga för Business- och Enterprise-användare.

Formulären standardiserar hur ni kickar igång jobb inom teamet, samlar in nödvändig information och ser till att inget arbete glöms bort. Du kan använda formulär med interna och externa team för att samla in och förena information, minimera krångel, slippa kommunikation fram och tillbaka eller missförstånd i teamet.

Skicka in och hantera jobbförfrågningar på ett ställe. Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis

Skapa ett formulär

Formulär är en del av Asana-projekt. När någon fyller i formuläret blir det inlämnade formuläret en ny uppgift i det projekt som det är kopplat till.

Härifrån kan du skapa, redigera och dela formulär. Formuläret kommer att ha samma namn som projektet det är kopplat till, men du kan döpa om formuläret och lägga till en beskrivning för att ge anvisningar eller information till den som har skickat in formuläret.

Formulären har två standardfrågor, namn och e-postadress, så att du alltid får kontaktuppgifterna till den som begär arbete från ditt team. Du kan välja att ta bort de här frågorna när du skapar ditt formulär.

Om du tar bort frågan om e-post innebär det att personen som skickar in ett formulär inte får någon e-postbekräftelse.

Standardisera hur arbetet startar med formulär. Delta i vårt webbinarium Effektivisera arbetet och lär dig hur. Registrera dig nu

Lägga till den som skickar in formuläret som medarbetare

Involvera den som lämnat in formuläret genom att automatiskt lägga till personen som medarbetare på den uppgift som skapats av deras inlämnade formulär.

Formulärförgrening

Formulärförgrening är en Business-funktion.

Med formulärförgreningar kan du skapa uppföljningsfrågor som är kopplade till vissa svar på nedrullningsbara frågor eller frågor med flera alternativ.

Välj antingen en nedrullningsbar fråga eller en fråga med flera alternativ från frågelistan för att skapa ett formulär. Observera att du själv måste lägga till dina frågor.

Svep över och tryck på ikonen Lägg till förgrening till höger om ditt valda nedrullningsbara alternativ.

Du kan ha upp till fem nivåer av förgreningar.

Anpassa ett formulär

När formuläret är skapat kan du lägga till fler frågor via det högra sidofältet.

Formulärinställningar

Möjligheten att lägga till en standardmottagare och ett anpassat bekräftelsemeddelande är en Business-funktion.

Mappning av anpassade fält

Med mappning av anpassade fält kan du koppla svaren på frågorna i formuläret direkt till anpassade fält i projektet.

Du kan också skapa ett nytt anpassat fält från fönstret Kopplat till.

Mappning av datumfält

En dag

Datumintervall

Obligatoriska fält

Anpassning av sidhuvud

Sidhuvudanpassning är en Business-funktion.

Klicka på ikonen Lägg till omslagsbild högst upp i formuläret för att lägga till en omslagsbild.

Bildmåtten för sidhuvudet är 800 x 120 pixlar.

Varumärkning av formulär

Enterprise-användare som har laddat upp en logotyp till Asana via adminkonsolen kan visa logotypen på sina formulär.

Ladda upp din företagslogotyp för att varumärka formuläret. Du kan göra det via fliken Inställningar i din adminkonsol.

Gå sedan till formuläret och klicka på namnet/formulärbeskrivningen. Klicka sedan på Visa logotypen för din organisation på det här formuläret.

Lägga till bilagor i ett formulär

Du kan också lägga till bilagor i ett formulär, för att göra det möjligt för de som skickar in formuläret att bifoga kreativa sammanfattningar, bilder, dokument, PDF-filer med mera. Alla bilagor i formuläret hamnar i den genererade uppgiften i motsvarande projekt efter inskickning.

Klicka på ikonen Bilaga under frågelistan för att lägga till en bilaga.

Förhandsgranska ett formulär

Du kan alltid förhandsgranska ett formulär medan du skapar det, för att se hur det kommer att se ut.

Dela ett formulär

Formulär är som standard privata för din organisation. Detta kan ändras i inställningarna för formuläret.

När du är redo att dela formuläret kan du klicka på knappen Kopiera länk och sedan dela den med dina teamkollegor i Asana, samt med alla som inte har ett Asana-konto, så att de kan fylla i formuläret.

När formuläret är ifyllt får den som har skickat in formuläret ett bekräftelsemeddelande, och formuläret hamnar som en ny uppgift i motsvarande projekt.

Den som skickar in formuläret får även en e-postbekräftelse efteråt.

Formuläret måste innehålla en fråga om en e-postadress, och den som skickar in det måste uppge sin e-postadress för att kunna skicka formuläret.

Om den som skickar in formuläret är del av ditt Asana-utrymme kan du lägga till personen som en medarbetare till uppgiften. i annat fall kan du bjuda in personen till ditt Asana-utrymme.

Du kan sedan lägga till medarbetare, prioritera arbete, ändra uppgiftsdetaljer för att få arbetet att komma igång och se till att uppgiften slutförs.

Bädda in formulär på interna eller externa webbplatser

Formulär kan nu bäddas in var som helst. På så sätt kan du koppla inlämningar direkt till ditt arbetsflöde, vilket minskar onödigt arbete.

Inbäddning på en öppen webbplats

När du bäddar in ett formulär på en öppen webbplats ska du se till att behörigheterna för formuläret är inställda på Alla har åtkomst.

Inaktivera inbäddningsfunktionen för formulär

Enterpise-superadministratörer kan inaktivera inbäddningsfunktionen för sin domän från fliken Säkerhet i adminkonsolen.

Formulär som en mall

Asana-skapade projektmallar inbegriper formulär.

Från projektmallarna blir du omdirigerad till ett formulär för kreativa förfrågningar som samlar in alla kreativa förfrågningar och organiserar dem åt teamet.

När du väljer Använd mall kan du döpa om mallen och komma igång med det nya projektet i formulärmallen.

Flera formulär per projekt

Flera formulär per projekt är en Business-funktion

Eftersom varje projekt har olika syfte och funktion är det viktigt att konsolidera olika typer av intag och information så att projekten används effektivt. Det är nu möjligt att skapa flera formulär per projekt för att stödja olika typer av jobbförfrågningar inom ett visst projekt. Möjligheten att skapa flera formulär kan vara till stor hjälp för användare och team när det gäller att samla in och införliva olika typer av viktig information på samma ställe. Det kan vara till hjälp för att effektivisera arbetsflöden och minimera de arbetsmoment som ofta kan öka användarens arbetsbelastning.

Skicka in och hantera jobbförfrågningar på ett ställe. Börja med en 30-dagars gratis Asana-provperiod. Prova gratis

Kopiera ett formulär

Att kopiera formulär kan hjälpa till med att spara tid när du itererar intagningsprocessen.

När du befinner dig i det kopierade formuläret kan du klicka på Ändra för att aktivera formulärlänken. I dina formulärinställningar väljer du vem som kan få åtkomst till formuläret.

Du kan ha högst fem formulär i ett projekt.

När du kopierar ett projekt har du också möjlighet att kopiera ditt formulär. Markera helt enkelt kryssrutan Formulär när du kopierar det valda projektet.

Formulär kopieras automatiskt via Asana-skapade mallar, anpassade mallar och API:et.

Kopiera en fråga i ett formulär

Klicka på +-ikonen för att kopiera en fråga. Därefter kan du redigera den kopierade frågan och dess förgreningar.

Rapportera missbruk i ett formulär

Om du vill rapportera missbruk i ett formulär klickar du på Rapportera missbruk. Asanas säkerhetsteam kommer att meddelas och sedan vidta åtgärder.