Avdelningar

Tidigare hade Asana-användare tre valmöjligheter när de bestämde sig för att uppgradera till ett betalabonnemang. De kunde betala för antingen en arbetsyta, enskilda team inom en organisation eller för en hel organisation. Det fungerade bra för små och medelstora företag. Men för större företag är det inte alltid möjligt att satsa på ett abonnemang för hela organisationen och teamabonnemang motsvarar inte heller riktigt deras behov. Nu finns dock även avdelningar som gör det möjligt att betala för bara en del av företaget. Det ger god insyn och kontroll över vilka användare du betalar för och vilka data som ingår. Om du är intresserad av att inrätta en avdelning inom din organisation kan du kontakta försäljningsavdelningen.

Åtkomst till adminkonsolen för avdelningar

Endast den betalningsansvariga i en avdelning kan få åtkomst till avdelningens adminkonsol, men den betalningsansvariga kan ge admin-åtkomst till en annan medlem i ett team inom avdelningen.

Hantera alla medlemmar i en avdelning

Ta bort en användare från din avdelning

Avdelningsadministratörer kan ta bort användare från sin avdelning via fliken Medlemmar avdelningens adminkonsol. Att ta bort en användare från avdelningen kommer inte att inaktivera användarens konto. Inte heller kommer denna åtgärd att ta bort användaren från organisationen. Att ta bort en organisationsmedlem från en avdelning säkerställer att medlemmen inte tar upp en plats i ett betalabonnemang. Gäster kan tas bort på samma sätt.

Att ta bort en användare från en avdelning tar inte bort användaren från organisationen, eller från några andra team eller avdelningar som de är medlem i. Se Inaktivera en organisationsmedlem via avdelningens adminkonsol för instruktioner om hur du kan inaktivera en organisationsmedlem i stället.

Inaktivera en organisationsmedlem via avdelningens adminkonsol

Gå till fliken Medlemmar i adminkonsolen om du vill ta bort en person från din organisation med adminkonsolen för avdelningar.

Sök efter namnet genom att bläddra i listan eller använda sökfältet. När du har hittat personen klickar du på trepunktsikonen och väljer Ta bort.

Den inaktiverade medlemmen kommer nu att visas i medlemslistan som Borttagen.

Vad händer med uppgifterna när en medlem blir inaktiverad?

När du har inaktiverat en medlem i din organisation via adminkonsolen för avdelningar, kommer alla uppgifter som tidigare blivit tilldelade till personen att automatiskt läggas till i ett privat projekt. Du kan nu enkelt tilldela uppgifterna till dig själv eller någon annan medlem i din avdelning som har bäst förutsättningar att hantera arbetet.

Ett annat enkelt sätt att delegera är att välja flera avprovisionerade uppgifter samtidigt och tillämpa massåtgärder eller att masstilldela uppgifter till dig själv eller andra medlemmar i avdelningen.

Du kan se tidpunkten för inaktiveringen i kolumnen Senaste aktiviteten.

Återställa en inaktiverad medlem

Gå till fliken Medlemmar och sök efter namnet på en inaktiverad medlem för att återställa den. Klicka sedan på trepunktsikonen och välj Återställ.

Välj Återställ i nästa fönster.

Om du misslyckas med återställningen kommer avdelningsadministratören att få en uppgift om att kontakta vår support.

Filtrera efter typ av medlem

I fliken Medlemmar i adminkonsolen kan du filtrera medlemslistan efter medlemstyp. Klicka på den nedåtgående pilen intill filtret för medlemstyp och välj mellan Alla, Administratör, Medlem, Gäst, Inbjuden eller Borttagen.

Skapa ett nytt team i en avdelning

Du kan när som helst skapa ett team i en avdelning direkt från adminkonsolen.

Hantera team i en avdelning

Den betalningsansvariga kan när som helst lägga till eller ta bort team från sin avdelning och även redigera inställningarna för varje team direkt från adminkonsolen.

Avdelningsadministratörer behöver inte vara medlemmar i alla team i en avdelning. Administratörer har också möjlighet att lägga till team från sin organisation till avdelningen.

Lägga till ett team till din avdelning

Det går inte att lägga till ett team till en avdelning om teamet redan har ett betalabonnemang eller en påbörjad provperiod. För att kunna ta bort teamets provperiod eller abonnemang och flytta det till en avdelning måste den betalningsansvariga först avbryta provperioden eller abonnemanget. Kontakta gärna vårt supportteam om du behöver hjälp.

Det är inte möjligt att lägga till ett team som är öppet för organisationen i en avdelning. Team i avdelningar är antingen privata eller kräver medlemskap genom förfrågan.

Ta bort ett team från din avdelning

För att ta bort ett team måste du måste först ta bort teamet från avdelningen.

Exportera teamdata till CSV

Avdelningsadministratörer kan exportera teamlistor till CSV i adminkonsolen i fliken Team.

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

Flera administratörer

Avdelningar kan ha flera olika administratörer. Avdelningsadministratörer kan göra andra medlemmar i avdelningen till administratörer och behöver inte längre vara med i varje team i avdelningen.

Den här funktionen är särskilt bra för stora avdelningar där man vill undvika att lägga allt administratörsansvar på en enda person.

Välj sedan Administratör under medlemskapstyp och klicka på Spara ändringar.

Tilldela admin-åtkomst från fliken Säkerhet

Här kan du lägga till en administratör och visa avdelningens administratörer.

Hantera fakturering för en avdelning

Självfakturering

Betalningsansvariga har fullständig åtkomst till faktureringsunderhåll. De kan visa kontoinformation, lägga till platser, ta bort platser, redigera detaljer och själva hantera sina fakturor.

De kan också ändra faktureringens frekvens från månatlig till årlig och omtilldela rollen som betalningsansvarig.

Den betalningsansvariga är den enda som kan uppdatera abonnemangsstorlek och betalningsuppgifter. Administratörer kan lägga till eller ta bort medlemmar och lägga till eller ta bort team.

Hur man lägger till eller minskar antalet platser

Från avsnittet Platsutnyttjande på faktureringssidan kan du se hur många platser som återstår i din avdelning, se hur många platser ditt abonnemang har, samt lägga till fler eller minska antalet platser.

Lägga till eller ta bort platser på ett kreditkortsabonnemang

Lägga till eller ta bort platser i ett manuellt abonnemang

Betalningsinformation på faktureringssidan visar om du har en manuell faktura eller om du betalar med kreditkort.

Justera faktureringsfrekvensen i avdelningar med självfakturering

På fliken Fakturering kan du byta till ett årsabonnemang. Du klickar helt enkelt på knappen Byt till årligt.

Omtilldela betalningsansvarig

Det här flödet gör det möjligt för betalningsansvariga att omtilldela sin roll som betalningsansvarig till en annan medlem inom avdelningen. Den nya betalningsansvariga måste vara medlem i avdelningen. Organisationsgäster kan inte vara betalningsansvariga.

Den föregående betalningsansvariga förblir en administratör för avdelningen men är inte längre ansvarig för abonnemanget. Avdelningsadministratörer kan vid behov ta bort behörigheter från andra avdelningsadministratörer.

SAML för Enterprise-avdelningar

SAML är en standard som gör det möjligt att integrera Asana med företagsägda system för enkel inloggning såsom Okta, OneLogin eller Microsoft Active Directory. Tidigare var SAML endast tillgängligt för våra Enterprise-organisationer. Men om du skaffar ett Enterprise-avdelningsabonnemang kan SAML nu aktiveras eller krävas för medlemmarna i den avdelningen. Om du redan har ett Enterprise-avdelningsabonnemang och vill aktivera SAML är det bara att fylla i formuläret här.