Adminkonsol

Adminkonsolen låter alla Asana-administratörer och superadministratörer uppnå den administrativa skickligheten de behöver för att för att bemästra Asana i sina organisationer.

Åtkomst till organisationens adminkonsol

Åtkomst till adminkonsolen

För att få åtkomst till adminkonsolen:

  1. Klicka på din profilbild.
  2. Välj Adminkonsol i den nedrullningsbara menyn.

Få insikt i din organisation

Insikter

I fliken Insikter kan du göra följande:

  • Förstå hur din organisation använder Asana genom avancerade mätvärden.
  • Se nyligen tillagda teamkollegor.
  • Se de mest inflytelserika användarna i din organisation (aktiva medlemmar med flest skickade inbjudningar, skapade team och delade projekt i Asana).
  • Med Business kan du se detaljerad engagemangsaktivitet över tid för att upptäcka trender i din organisations Asana-användning.

Hantera alla medlemmar i en organisation

I fliken Medlemmar kan du se hur många medlemmar och gäster du har i din Asana-organisation och även hur många platser som är tillgängliga. Du kan enkelt lägga till en medlem, ge administratörsåtkomst eller avprovisionera en medlem.

Hantera medlemmar

I fliken Medlemmar kan du:

  1. Bjuda in nya medlemmar att gå med i ett team i din organisation.
  2. Identifiera antal medlemmar, gäster, väntande inbjudningar och lediga platser i din organisation.
  3. Söka efter någon i din organisation.
  4. Se varje användares namn och om de är administratörer, medlemmar eller gäster och när de senast var aktiva i din organisation.
  5. Redigera profilinställningar eller Ta bort någon genom att föra muspekaren över namnet, klicka på trepunktsikonen och välja en av åtgärderna.

Inaktivera en medlem i din organisation

Gå till fliken Medlemmar i adminkonsolen om du vill ta bort en person från din organisation.

Sök efter namnet genom att bläddra i listan eller använda sökfältet. När du har hittat personen klickar du på trepunktsikonen och väljer Ta bort.

ta bort medlem 1

ta bort medlem 2

I nästa flik kan du:

  1. Välja en medlem som du på nytt tilldelar uppgiften till.
  2. Klicka på Ta bort för att bekräfta inaktivering.

Den inaktiverade medlemmen kommer nu att visas i medlemslistan som Borttagen.

ta bort medlem 3

Vad händer med uppgifterna när en person blir avprovisionerad?

När du har avprovisionerat en användare i din organisation kommer alla uppgifter som tidigare blivit tilldelade till personen att automatiskt läggas till i ett privat projekt. Du kan nu enkelt tilldela uppgifterna till dig själv eller någon annan medlem med bäst förutsättningar att hantera arbetet.

Ett annat enkelt sätt att delegera är att välja flera avprovisionerade uppgifter samtidigt och tillämpa massåtgärder eller att masstilldela uppgifter till dig själv eller andra medlemmar i organisationen.

Du kan se tidpunkten för inaktiveringen i kolumnen Senaste aktiviteten.

Återställa en inaktiverad medlem

Du kan återställa en inaktiverad medlem genom att hitta namnet i fliken Medlemmar, klicka på trepunktsikonen och välja Återställa.

återställa 1

Välj Återställ i nästa fönster.

återställa 2

Om du misslyckas med återställningen kommer organisationsadministratören att få en uppgift om att kontakta vår support.

Filtrera efter typ av medlem

I fliken Medlemmar i adminkonsolen kan du filtrera medlemslistan efter medlemstyp. Klicka på den nedåtgående pilen bredvid medlemstyp-filtret och välj mellan Alla, Administratör, Medlem, Gäst, Inbjuden eller Borttagen.

filter för medlemstyp

Teamåtkomst

I fliken Teamåtkomst som finns tillgänglig i varje medlems Mina inställningar kan du som administratör ta reda på vad en specifik användare har åtkomst till och redigera medlemsskapsstatus.

Från Redigera profilinställningar kan administratörer gå till en medlems Mina inställningar för att få åtkomst till och hantera team.

redigera profilinställningar

För att få åtkomst till en medlems Mina inställningar:

  1. Klicka på trepunktsikonen intill medlemmens namn.
  2. Klicka på Redigera profilinställningar i den nedrullningsbara menyn.

Du kan nu gå till fliken *Teamåtkomst där du kan söka efter team, redigera teamåtkomst och lägga till eller ta bort teammedlemmar.

teamåtkomst

Klicka på Teamåtkomst för att:

  1. Se vilka team en medlem tillhör
  2. Lägga till en användare till ett team i organisationen
  3. Ta bort en användare genom att avmarkera personen
  4. Spara uppdateringar

Sortera medlemmar efter namn, typ och senaste aktivitet

sortera efter namn/aktivitet

Du kan också sortera Medlem, Gästtyp och Senaste aktivitet efter namn (alfabetisk ordning eller omvänd alfabetisk ordning) för att få en överblick över när användarna i organisationen senast var inloggade och verifiera om det finns några utestående inbjudningar.

Exportera medlemsdata till CSV

exportera till csv

För att exportera medlemsdata till CSV:

  1. Klicka på trepunktsikonen i fliken Medlemmar.
  2. Klicka på Begär CSV av medlemmar.

Exportera teamdata till CSV

En superadministratör i en betalande organisation eller avdelning kan exportera teamlistor till CSV i adminkonsolen genom fliken Team.

exportera team till csv

För att exportera teamdata till CSV:

  1. Gå till fliken Team.
  2. Klicka på Exportera CSV.

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

I den nedladdade CSV-filen finns följande fält:

För organisationer:

  • Namn
  • E-postadress
  • Avdelning
  • Datum för inträde i organisationen
  • Inbjuden av
  • Inbjudarens e-postadress
  • Datum för första inloggningen
  • Inloggningsmetod
  • MFA-status
  • Senaste aktivitet
  • Typ
  • Antal team
  • Team
  • Antal projekt
  • Projekt

För avdelningar:

  • Namn
  • E-postadress
  • Avdelning
  • Senaste aktivitet
  • Typ

CSV-export av organisationer och avdelningar gör det möjligt för administratörer att hålla reda på vilka avdelningar som använder Asana för att övervaka användningen av platser och upprätthålla den centrala faktureringen inom IT-avdelningen. Fältet avdelning eller team kan fyllas i på förhand med hjälp av våra SCIM-integreringar med Azure AD och Okta.

Stora organisationer kan dra nytta av CSV-export när återkrav mellan olika avdelningar behöver godkännas.

Hantera team

team

I fliken Team kan du:

  1. Skapa ett nytt team i din organisation.
  2. Se medlemmarnas namn, hur många de är, sekretessbehörigheter, skapandedatum och skapare.
  3. Redigera team genom att föra muspekaren över trepunktsikonen intill fältet ”Skapad av” och klicka på Redigera team.

Teamsekretess-inställningar

Superadministratörer i organisationer som har Enterprise kan ställa in en standardsekretessnivå för team i organisationen.

Om du gör den här inställningen kommer den att bli vald automatiskt när du skapar ett nytt team. Du kan fortfarande skapa team med andra sekretessnivåer.

För att ställa in en standardinställning för sekretess går du först till adminkonsolen och klickar på fliken Säkerhet. Därefter klickar du på Teamsekretess-inställningar.

teamsekretess-inställningar 1

teamsekretess-inställningar 2

Du kan ställa in din standardinställning i nästa flik.

Hantera tidsperioder

Asana ställer in ett standardbudgetår för alla organisationer och nya mål får omedelbart bifogade tidsperioder. De här tidsperioderna hjälper dig att anpassa Asana efter ert budgetår och kan användas för företags- och teammål. Standardinställningen för den årliga starten är 1 januari, men man kan använda adminkonsolen för att göra ändringar.

tidsperioder

Gå in på Inställningar i Adminkonsolen och välj Tidsperioder. Markera den tidsperiod som matchar organisationens årliga verksamhetsrytm och välj när ändringen för tidsperioden ska börja. Tidsperioder är organisationsomfattande och man måste vara administratör för hela organisationen för att uppdatera tidsperioderna. Endast organisationsomfattande administratörer och administratörer för arbetsytan kan uppdatera tidsperioderna genom adminkonsolen, alla andra administratörer behöver kontakta supporten för att uppdatera tidsperioder.

Enskilda användare kan också lägga till tidsperioder manuellt till befintliga mål. När administratörer ändrar sitt räkenskapsår visas och tillämpas ändringarna på alla mål som inte har något anpassat slutdatum eller där slutdatumet skiljer sig från tidsperiodens datumintervall.

Hantera faktureringsinformation

Den betatalningsansvariga, som även är administratör, för en Premium-organisation kan få åtkomst till fakturering i adminkonsolen.

faktureringsinformation

I fliken Fakturering kan du göra följande:

  1. Byta betalabonnemang.
  2. Se platsanvändning.
  3. Uppdatera faktureringsinformation.
  4. Omtilldela betalningsansvarig för kontot.
  5. Ladda ned den senaste fakturan.
  6. Kontakta supporten.

Endast den betalningsansvariga för en organisation kan uppdatera faktureringsinformation, omtilldela betalningsansvar eller ladda ned den senaste fakturan.

Se och ladda ned fakturor

Betalningsansvariga kan kan se och ladda ned alla tidigare fakturor.

I Fakturor under fliken Fakturering kan du se den senaste fakturan och fakturahistorik med möjlighet att ladda ned alla fakturor för ett visst år.

fakturahistorik

För att få åtkomst:

– Klicka på Fakturahistorik – Välj Alla fakturor – Klicka på nedladdningssymbolen för att ladda ned ett helt år eller en viss månad

alla fakturor

Ändra eller redigera storleken och nivån på ditt abonnemang

I adminkonsolen kan du enkelt ändra ditt betalabonnemang från Premium till Business eller tvärtom.

Klicka på fliken Fakturering i adminkonsolen.

växla mellan Premium och Business

Klicka på Ändra abonnemang i fliken Fakturering.

ändra abonnemang

Du kan välja mellan att uppgradera till ett Business-abonnemang, eller till ett Premium-abonnemang om du reda har en Business-nivå.

Klicka på Bekräfta och ändra abonnemang när du har valt önskad nivå.

välj abonnemang

Det är bara den betalningsansvariga för ett betalabonnemang som kan ändra storleken eller nivån.

Säkerhet

säkerhet

I fliken Säkerhet kan superadministratörer:

  1. Aktivera eller inaktivera Google enkel inloggning för din organisation.
  2. Aktivera SAML för din organisation.
  3. Ställa in lösenordskrav för organisationsmedlemmar eller framtvinga en lösenordsåterställning för alla medlemmar.
  4. Se alla administratörer i din organisation.

Hantera organisationsadministratörer

Från adminkonsolen kan du utse organisationens administratörer och superadministratörer.

säkerhet för administratörsåtkomst

organisationsadministratörer

Organisationsadministratörer har redigeringsåtkomst till företagets uppdragsbeskrivning.

Lösenordsstyrka

Du kan välja lösenordsstyrka genom att klicka på fliken Säkerhet i adminkonsolen och därefter på Lösenordsstyrka.

Du kan välja mellan ett svagt och ett starkt lösenord. Svaga lösenord måste innehålla minst åtta tecken och starka lösenord måste innehålla minst åtta tecken och minst tre av följande: gemener, versaler, siffror och specialtecken.

lösenordsstyrka

Ändringar av lösenordsstyrkan påverkar endast nyskapade lösenord.

E-postadress för säkerhetsaviseringar

Superadministratörer för betalande organisationer har möjlighet att lägga till en e-postadress för säkerhetsaviseringar i sina adminkonsoler för att få säkerhetsuppdateringar från Asana. Den här funktionen innebär att Asana vet vart de ska skicka dessa viktiga meddelanden.

Superadministratörer för betalande avdelningar får åtkomst till den här funktionen genom att kontakta supportteamet på support@asana.com.

Om du är en superadministratör för en betalande organisation loggar du in på Asana-kontot med din organisations superadministratörsroll. Gå sedan till adminkonsolen, klicka först på Säkerhet i sidofältet och sedan på E-postadress för säkerhetsaviseringar.

Ange den e-postadress som du vill att Asana ska skicka säkerhetsmeddelanden till.

Google enkel inloggning (SSO)

enkel inloggning

För att kunna aktivera Google enkel inloggning måste superadministratören först logga in med sitt Google-konto. Om du redan har loggat in med en e-postadress och ett lösenord är det bara att logga ut och logga in igen genom att i stället använda knappen Använd Google-konto.

enkel inloggning

När du klickar på Google Apps-autentisering i fliken Säkerhet kan du:

  1. Ställa in Google-inloggningen som valfri eller som ett krav för alla medlemmar.
  2. Klicka på Spara inställningar när du har valt ett alternativ.

Organisationsgäster kan alltid logga in med en e-postadress och ett lösenord oavsett om Google enkel inloggning krävs för medlemmar eller inte.

SAML

Organisationer som har Enterprise kan aktivera SAML i fliken Säkerhet i adminkonsolen.

saml

aktivera

SAML-sessionstidsgräns

Superadministratörer kan i adminkonsolen ställa in en SAML-sessionstidsgräns på mellan 1 timme och 30 dagar. Efter den specificerade tidsgränsen blir medlemmarna utloggade och ombedda att logga in igen.

saml-sessionstidsgräns

Organisationsnamn och verifierade e-postdomäner

säkerhet

I fliken Säkerhet kan du:

  1. Ändra namnet på din organisation.
  2. Se eller ändra i listan över organisationens verifierade domäner.
  3. Begära att exportera alla data i organisationen som en JSON-fil.

Domänexport

Superadministratörer kan begära att exportera alla data i din organisation som en JSON-fil genom att gå till fliken Inställningar i adminkonsolen. Observera att en domänexport är en funktion i Enterprise.

exportera

Hantera appar och integreringar

appar

I fliken Appar kan superadministratörer:

  1. Se rekommenderade Asana-integreringar.
  2. Hitta och upptäcka appar i vår katalog.
  3. Auktorisera eller avauktorisera servicekonton om du har Enterprise.

Få åtkomst till resurser och svara på produktfrågor

resurser

I fliken Resurser kan du:

– Hjälpa ditt team att komma igång med Asana med hjälp av olika handledningar och tips. – Hitta resurser för att hjälpa ditt team bli bättre på och upptäcka nya sätt att använda Asana. – Utforska och förstå adminfunktionerna.

Inaktivera filbilagor

Möjligheten att inaktivera filbilagor är en funktion i Enterprise.

För mer information kan du läsa artikeln i guiden här.

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com