Adminkonsol

Adminkonsolen låter alla Asana-administratörer och superadministratörer uppnå den administrativa skickligheten de behöver för att för att bemästra Asana i sina organisationer.

Åtkomst till organisationens adminkonsol

Få insikter i din organisation {#gl-insights} 

Hantera alla medlemmar i en organisation

I fliken Medlemmar kan du se hur många medlemmar och gäster som finns i din Asana-organisation och hur många platser som är tillgängliga. Du kan enkelt lägga till en medlem, ge administratörsåtkomst eller avprovisionera en medlem.

Inaktivera en medlem i din organisation

Gå till fliken Medlemmar i adminkonsolen om du vill ta bort en person från din organisation.

Sök efter namnet genom att bläddra i listan eller använda sökfältet. När du har hittat personen klickar du på trepunktsikonen och väljer Ta bort.

Den inaktiverade medlemmen kommer nu att visas i medlemslistan som Borttagen.

Vad händer med uppgifterna när en person blir avprovisionerad?

När du har avprovisionerat en användare i din organisation kommer alla uppgifter som tidigare blivit tilldelade till personen att automatiskt läggas till i ett privat projekt. Du kan nu enkelt tilldela uppgifterna till dig själv eller någon annan medlem med bäst förutsättningar att hantera arbetet.

Ett annat enkelt sätt att delegera är att välja flera avprovisionerade uppgifter samtidigt och tillämpa massåtgärder eller att masstilldela uppgifter till dig själv eller andra medlemmar i organisationen.

Du kan se tidpunkten för inaktiveringen i kolumnen Senaste aktiviteten.

Återställa en inaktiverad medlem

Gå till fliken Medlemmar och sök efter namnet på en inaktiverad medlem för att återställa den. Klicka sedan på trepunktsikonen och välj Återställ.

Välj Återställ i nästa fönster.

Om du misslyckas med återställningen kommer organisationsadministratören att få en uppgift om att kontakta vår support.

Filtrera efter typ av medlem

I fliken Medlemmar i adminkonsolen kan du filtrera medlemslistan efter medlemstyp. Klicka på den nedåtgående pilen intill filtret för medlemstyp och välj mellan Alla, Administratör, Medlem, Gäst, Inbjuden eller Borttagen.

Teamåtkomst

I fliken Teamåtkomst som finns tillgänglig i varje medlems Mina inställningar ... kan du som administratör ta reda på vad en specifik användare har åtkomst till och redigera medlemsskapsstatus.

Från Redigera profilinställningar kan administratörer gå till en medlems Mina inställningar ... för att få åtkomst till och hantera team.

Du kan nu gå till fliken Teamåtkomst där du kan söka efter team, redigera teamåtkomst och lägga till eller ta bort medlemmar.

Sortera medlemmar efter namn, typ och senaste aktivitet

Exportera medlemsdata till CSV

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

I den nedladdade CSV-filen finns följande fält:

• Namn
• E-postadress
• Avdelning
• Datum för inträde i organisationen
• Inbjuden av
• Inbjudarens e-postadress
• Datum för första inloggningen
• Inloggningsmetod
• MFA-status
• Senaste aktivitet
• Typ
• Antal team
• Team
• Antal projekt
• Projekt

Hantera team

Exportera teamdata till CSV

En superadministratör i en betalande organisation eller avdelning kan exportera teamlistor till CSV i adminkonsolen i fliken Team.

Du kommer att få ett e-postmeddelande med länken till filen att ladda ned.

I den nedladdade CSV-filen finns följande fält:

• Team
• Antal medlemmar
• Sekretess
• Skapat den
• Beskrivning
• Medlemmar (e-postadress)
• Medlemmar med begränsad åtkomst (e-postadress)
• Väntande inbjudningar (e-postadress)

CSV-export av organisationer och avdelningar gör det möjligt för administratörer att hålla reda på vilka avdelningar som använder Asana för att övervaka användningen av platser och upprätthålla den centrala faktureringen inom IT-avdelningen. Fältet avdelning eller team kan fyllas i på förhand med hjälp av våra SCIM-integreringar med Azure AD och Okta.

Stora organisationer kan dra nytta av CSV-export när återkrav mellan olika avdelningar behöver godkännas.

Teamsekretess-inställningar

Superadministratörer i organisationer som har Enterprise kan ställa in en standardsekretessnivå för team i organisationen.

Om du gör den här inställningen kommer den att bli vald automatiskt när du skapar ett nytt team. Du kan fortfarande skapa team med andra sekretessnivåer.

För att ställa in en standardinställning för sekretess går du först till adminkonsolen och klickar på fliken Säkerhet. Därefter klickar du på Teamsekretess-inställningar.

Du kan ställa in din standardinställning i nästa flik.

Hantera tidsperioder

Asana ställer in ett standardbudgetår för alla organisationer och nya mål får omedelbart bifogade tidsperioder. De här tidsperioderna hjälper dig att anpassa Asana efter ert budgetår och kan användas för företags- och teammål. Standardinställningen för den årliga starten är 1 januari, men man kan använda adminkonsolen för att göra ändringar.

Enskilda användare kan också lägga till tidsperioder manuellt till befintliga mål. När administratörer ändrar sitt räkenskapsår visas och tillämpas ändringarna på alla mål som inte har något anpassat slutdatum eller där slutdatumet skiljer sig från tidsperiodens datumintervall.

Hantera faktureringsinformation

Den betatalningsansvariga, som även är administratör, för en Premium-organisation har åtkomst till fakturering i adminkonsolen.

Endast den betalningsansvariga för en organisation kan uppdatera faktureringsinformation, omtilldela betalningsansvar eller ladda ned den senaste fakturan.

Se och ladda ned fakturor

Betalningsansvariga kan se och ladda ned alla tidigare fakturor.

I Fakturor under fliken Fakturering kan du se de senaste fakturorna och fakturahistoriken, med möjlighet att ladda ned alla fakturor för ett visst år.

Ändra eller redigera storleken och nivån på ditt abonnemang

I adminkonsolen kan du enkelt ändra ditt betalabonnemang från Premium till Business eller tvärtom.

Klicka på fliken Fakturering i adminkonsolen.

Klicka på Ändra abonnemang i fliken Fakturering.

Du kan välja mellan att uppgradera till Asana Business, eller till Asana Premium om du redan har en Business-nivå.

Klicka på Bekräfta och ändra abonnemang när du har valt önskad nivå.

Det är bara den betalningsansvariga för ett betalabonnemang som kan ändra storleken eller nivån.

Säkerhet

I fliken Säkerhet kan superadministratörer hantera följande:

1. Autentisering
   • Aktivera eller inaktivera Google enkel inloggning för din organisation.
   • SAML-autentisering.
   • Tvåfaktorsautentisering.
   • Ange hur länge medlemmar kan vara inloggade i Asana.
2. Lösenordsinställningar
   • Ställa in lösenordskrav för organisationsmedlemmar eller framtvinga en lösenordsåterställning för alla medlemmar.
3. Adminkontroller
   • Inställningar för gästinbjudningar.
   • Alternativ för filbilagor.
   • Teamsekretess-inställningar.
   • Behörigheter för skrivskyddad länkdelning.
   • Behörigheter för åtkomst till formulär.
   • Rapporteringsbehörigheter.
   • Behörigheter för videoinspelning.
   • Behörigheter för tidsspårning.
   • Administratörsåtkomst: bestämma vilka som är administratörer för din avdelning.
4. Efterlevnad
   • Datahemvist.
5. Mobilappar
   • Mobildatakontroller är tillgängliga för Enterprise-kunder.

Hantera organisationsadministratörer

Från adminkonsolen kan du utse organisationens administratörer och superadministratörer.

Organisationsadministratörer har redigeringsåtkomst till företagets uppdragsbeskrivning.

Lösenordsstyrka

Du kan välja lösenordsstyrka genom att klicka på fliken Säkerhet i adminkonsolen och därefter på Lösenordsstyrka.

Du kan välja mellan ett svagt och ett starkt lösenord. Svaga lösenord måste innehålla minst åtta tecken och starka lösenord måste innehålla minst åtta tecken och minst tre av följande: gemener, versaler, siffror och specialtecken.

Ändringar av lösenordsstyrkan påverkar endast nyskapade lösenord.

Kontroller för gästinbjudningar

Superadministratörer i Enterprise-organisationer eller -avdelningar kan kontrollera vem som kan bjuda in organisationsgäster (de som inte har en e-postadress från företaget) till din Asana-organisation. Superadministratörer kan välja ett av de tre alternativen nedan för att bestämma vem som har möjlighet att bjuda in organisationsgäster:

• Endast administratörer.

• Administratörer och organisationsmedlemmar.

• Alla (inkluderar både organisationsmedlemmar och gäster).

Om du vill aktivera ett av de här alternativen för din organisation kan du göra det genom att öppna adminkonsolen och sedan gå till fliken Säkerhet**.

När alternativet har aktiverats kommer de som önskar, men inte längre får, bjuda in organisationsgäster att få ett felmeddelande i Asana.

Om du inte är superadministratör kan du hitta organisationens administratörer genom att klicka på ditt profilfoto i det övre högra hörnet, gå till adminkonsolen och visa superadministratörerna under fliken Medlemmar genom att välja Administratör i den nedrullningsbara menyn Medlemstyp.

Mobilappar

Mobildatakontroller är tillgängliga för alla Enterprise-kunder.

Lägg till ytterligare säkerhet till Asana-mobilappar (iOS och Android) för att skydda organisationens data och göra det möjligt för team att arbeta och samarbeta var de än befinner sig.

En superadministratör kan använda följande mobildatakontroller för sin organisation:

Biometrisk autentisering

Genom att aktivera biometrisk autentisering kan du tillåta användare att låsa upp Asana på mobila enheter med fingeravtryck eller ansiktsigenkänning. Du kan ställa in hur ofta en användare måste autentisera sig på nytt.

Behörigheter för skärmbilder (endast Android)

Välj om användarna i din organisation kan ta skärmbilder av mobilappen.

Behörigheter för bilagor

Begränsa nedladdningar eller möjligheten att dela bilagor i Asana på mobila enheter.

Widgetbehörigheter

Begränsa Asana-widgeten för startsidan på mobila enheter så att användare inte kan visa uppgifter direkt i telefonens startskärm.

Behörigheter för att kopiera och klistra in

Begränsa behörigheter för att kopiera och klistra in i mobilappen.

E-postadress för säkerhetsaviseringar

Superadministratörer för betalande organisationer har möjlighet att lägga till en e-postadress för säkerhetsaviseringar i sina adminkonsoler för att få säkerhetsuppdateringar från Asana. Den här funktionen innebär att Asana vet vart dessa viktiga meddelanden ska skickas.

Superadministratörer för betalande avdelningar får åtkomst till den här funktionen genom att kontakta supportteamet på support@asana.com.

Google enkel inloggning (SSO)

Organisationsgäster kan alltid logga in med en e-postadress och ett lösenord oavsett om Google enkel inloggning krävs för medlemmar eller inte.

SAML

Organisationer som har Enterprise kan aktivera SAML i fliken Säkerhet i adminkonsolen.

SAML-sessionstidsgräns

I adminkonsolen kan superadministratörer ställa in en SAML-sessionstidsgräns på mellan 1 timme och 30 dagar. Efter den specificerade tidsgränsen blir medlemmarna utloggade och ombedda att logga in igen.

Inställningar

Redigeringskontroller för profilfält

Asana has SCIM-integreringar med ledande identitetsleverantörsplattformar som gör det möjligt för kunder att importera användarprofilinformation såsom titel och avdelning till Asana. Eftersom den informationen importeras från identitetssystem kan administratörer vilja kontrollera huruvida användare kan redigera informationen i Asana med hjälp av profilfältskontroller.

Vi rekommenderar att användare begränsas från att redigera den här informationen i Asana endast om din organisation synkroniserar användarprofilfält via SCIM till Asana. Annars kommer användare att sakna möjligheten att lägga till informationen till sina profiler.

Administratörer kan fortfarande uppdatera låsta attribut på uppdrag av andra användare genom att göra ändringar i användarnas profiler från Medlemmar-fliken i adminkonsolen.

Domänexport

Superadministratörer kan begära att exportera alla data i organisationen som en JSON-fil genom att gå till fliken Inställningar i adminkonsolen. Observera att en domänexport är en funktion i Enterprise.

Superadministratörer kan välja att endast exportera text eller att exportera både text och bilagor.

Vissa typer av bilagor, däribland videotranskriptioner, omslagsbilder för formulär och användarprofilbilder, ingår för närvarande inte i bilaga-exporten. Om du behöver data som du inte kan exportera är du välkommen att kontakta oss.

Apphantering och integreringar

Apphantering ger superadministratörer i Enterprise-organisationer möjlighet att övervaka och kontrollera de appar, personliga åtkomsttoken (PAT) och servicekonton som är aktiva i deras domän.

Avdelningsadministratörer och användare som inte är superadministratörer har inte åtkomst till den här funktionen.

Superadministratörer kan nu själva göra följande i adminkonsolen:

1. Se vilka appar som är anslutna och ha åtkomst till data i domänen.
2. Blockera vissa appar från att användas av användare i domänen.
3. Placera en domän i godkännandeläge där inga appar tillåts om de inte uttryckligen godkänns av superadministratören.
4. Hantera servicekonton.
5. Tillåta eller neka användning av personliga åtkomsttoken i domänen.

Om du har ytterligare frågor om blockering eller kontroll av funktioner kan du kontakta din kontaktperson i teamet för användarframgång eller Asana-supporten.

Om du vill ta reda på mer om servicekonton kan du ta en titt på vår artikel om service-konton.

Visa anslutna appar

Global appinställning

Om en organisation är i begär appgodkännande-läget och en gäst som använder en app som inte är godkänd ansluter sig till organisationen, blockeras appen från att fungera och gästen meddelas via e-post.

Blockera appar

Det här hindrar alla användare i domänen (medlemmar + gäster) från att ansluta till och använda dessa appar. Befintliga användare kan se fel i appen och den kan sluta att fungera. När det gäller användare i flera domäner kommer blockeringen att hindra dem från att använda appen i alla deras domäner.

Låsa upp appar

Gå till appsidan för en specifik app från sidan med anslutna appar. Klicka på knappen Lås upp. Om din organisation är i begär appgodkännande-läget (se nedan), låser du upp genom att i stället godkänna appen.

När appen har låsts upp kan befintliga användare behöva konfigurera sig på nytt eller autentisera sig igen beroende på hur appen beter sig.

Appgodkännanden

Hantera personliga åtkomsttoken

Om du inaktiverar personliga åtkomsttoken återkallas och blockeras alla befintliga personliga åtkomsttoken som tillhör användare i organisationen. Det kan orsaka störningar för användarna, så superadministratörer bör informera användarna i organisationen innan det görs.

Resurser

Inaktivera filbilagor

Möjligheten att inaktivera bifogade filer är en funktion i Enterprise som är tillgänglig för superadministratörer.

Översikt

Med funktionen för att inaktivera filbilagor kan superadministratörer säkerställa att Asana-implementeringar i hela organisationen uppfyller alla säkerhets- och efterlevnadskrav som rör blockering av filbilagor som begränsas enligt företagets säkerhetspolicy och föredragna filintegreringar.

Den här funktionen ger bättre kontroll på domännivå vilket säkerställer strikta uppladdningsprinciper i enlighet med organisationens krav.

IT-administratörer kan också snabbt aktivera eller inaktivera en eller flera av uppladdningskällorna till datorn, Dropbox, Google Drive, Box och Onedrive/Sharepoint enligt företagets IT-säkerhetspolicy och tillämpa det på alla Asanas produktytor där bilagor kan läggas till.

Åtkomst till alternativ för filbilagor

Superadministratörer har åtkomst till inställningarna för filbilagor via fliken Säkerhet i sin adminkonsol.

När du har öppnat fliken Säkerhet, rullar du ned till Adminkontroller och klickar sedan på Alternativ för bifogade filer.

Standardinställningen är att alla bilagor är aktiverade.

Avmarkera Tillåt bilagor från Asana-appar, API och andra funktioner

Den här åtgärden inaktiverar bilagstyper på

• webbtillägg
• mobila enheter
• API
• kopiera och klistra in
• Formulär
• dra och släpp
• vidarebefordran av e-post.

Inaktivera bilagor från tredjepartsappar

För att ta bort möjligheten att bifoga filer från tredjepartsappar kan du blockera dem i fliken Appar eller välja en app i popup-fönstret. Det innebär att man inte längre kan lägga till bilagor från Dropbox, Google Drive, Box och OneDrive/SharePoint.

Inaktivera bilagor på mobiler

Det finns ingen skillnad i mobilappen när det gäller bilagor mellan uppladdningar från tredjepartsappar och bilagor från enheten. Detta beror på att allting laddas ner till enheten först.

Det enda sättet att inaktivera på mobiler är att avmarkera Tillåt bilagor från Asana-appar, API och andra funktioner.