Projektbehörigheter
- Hoppa fram till
- Privata projekt
- Öppna projekt
- Begär åtkomst till ett privat projekt
- Godkänn eller avvisa förfrågningar om att lägga till medlemmar i ett projekt
- Projekt med enbart kommenteringsrättigheter
- Ändra behörighetsinställningarna för enskilda projektmedlemmar
- Projektbehörigheter för enskilda användare
I Asana är det sammanhanget som definierar åtkomsten till ett projekt och det finns många olika omständigheter som påverkar vem som kan få åtkomst till ett projekt och dess uppgifter.
En person som har åtkomst till ett projekt har åtkomst till alla uppgifter och konversationer inom det projektet.
| Projekt: | Tillgängligt för: |
|---|---|
| Privat projekt | Projektmedlemmar |
| Öppet projekt med förfrågan om medlemskap eller ett privat team | Team- och projektmedlemmar |
| Öppet projekt i ett öppet team | Organisations-, team- och projektmedlemmar |
I den här artikeln förklarar vi:
- Hur man identifierar behörigheter för ett projekt.
- Vem som kan se ett projekt.
- Hur man delar ett projekt.
- Hur man begränsar åtkomsten till ett projekt.
Privata projekt
Känna igen ett privat projekt:
Ett privat projekt kommer att visa Privat för projektmedlemmar i projektets sidhuvud.
Om ett projekt är privat för endast dig kommer projektets sidhuvud att visa Privat för dig i stället.
Vem kan se ett privat projekt?
Projektmedlemmar kan se ett privat projekt. Endast personer som är inbjudna till projektet kan se det.
Hur delar man ett privat projekt?
- Klicka på delningsknappen i projektvyn.
- Ett popup-fönster kommer att ge dig möjlighet att bjuda in en medlem med en länk.
- Lägg till projektmedlemmar genom att skriva in deras namn eller e-postadress.
Göra privata projekt till öppna projekt:
Klicka på Gör öppet för [teamnamn] i det nedre högra hörnet av skärmen Dela.
Om du ändrar ett projekt till öppet blir projektet tillgängligt för alla medlemmar i teamet där projektet finns.
Hur begränsar man åtkomsten till ett privat projekt?
Du kan hantera alla aviseringar från det här popup-fönstret för delning.
Du kan bestämma om projektmedlemmar kan redigera eller bara kan lägga till kommentarer. Du kan också ändra projektets ägare eller ta bort en medlem från projektet.
Ge medlemmar åtkomst till ett projekt eller ta bort en medlem från ett projekt:
- Mittemot varje medlems namn finns en nedrullningsbar meny som visar fyra alternativ.
- Från menyn kan du ge en medlem olika behörigheter genom att välja ett av alternativen.
När du tar bort en projektmedlem från ett privat projekt förlorar personen åtkomst till projektets uppgifter och konversationer.
Hantera aviseringar
Du kan hantera alla aviseringar från det här popup-fönstret för delning.
Bredvid Projektmedlemmar klickar du på Hantera aviseringar i popupfönstret för delning.
Därefter visas popup-fönstret Inställningar för medlemsaviseringar där du kan kryssa i en ruta för att skicka statusuppdateringar, konversationer och uppgiftsaviseringar som läggs till i Asana till varje projektmedlem.
Öppna projekt
Identifiera ett öppet projekt:
Ett öppet projekt kommer att visa Delad med [teamnamn] i projektets sidhuvud.
Vem kan se ett öppet projekt?
Följande medlemstyper har åtkomst till ett öppet projekt:
- Projektmedlemmar.
- Alla teammedlemmar.
I öppna team kan även organisationsmedlemmar som inte ingår i teamet se öppna projekt inom teamet. Kontrollera ditt teams behörigheter om du vill se huruvida andra organisationsmedlemmar kan se det här öppna projektet eller inte.
Hur delar man ett öppet projekt?
Så delar du ett öppet projekt:
- Lägg till någon som en projektmedlem. Den person som tillhör det team där projektet finns kommer redan ha åtkomst till projektet. Att lägga till en befintlig teammedlem i ett öppet projekt innebär att de kommer att få aviseringar om projektet.
- Lägg till någon som en teammedlem. Om du lägger till någon som en teammedlem får den personen åtkomst till alla andra öppna projekt inom teamet.
Hur begränsar man åtkomsten till ett öppet projekt?
Begränsa åtkomsten till ett öppet projekt genom att:
- Ta bort projektmedlemmar – Om en person även är medlem i det team där projektet finns kommer den personen fortfarande att ha åtkomst till projektet.
- Ändra till privat projekt – Om du ändrar projektet till privat projekt kommer endast projektmedlemmar ha åtkomst till projektet. Teammedlemmar kommer då inte längre att ha åtkomst till projektet.
Ta bort projektmedlemmar:
- Klicka på + och välj Inställningar för medlemsaviseringar.
- I nästa fönster håller du muspekaren över den person du vill ta bort och väljer Ta bort.
Ändra projektet till ett privat projekt:
Klicka på + och välj Gör privat.
Begära åtkomst till ett privat projekt
Du kan kontakta ägaren till ett privat projekt på följande sätt om du vill begära åtkomst:
- När du försöker komma åt ett privat projekt kommer du att hamna på en sida där det står att du inte har åtkomst.
- Klicka på knappen Begär åtkomst om du vill begära åtkomst från projektägaren.
- Projektägaren kommer att få en avisering om att du har begärt åtkomst till projektet.
Det är inte möjligt att begära åtkomst till projekt med enbart kommenteringsrättigheter.
Godkänna eller avvisa förfrågningar om att läggas till som medlem i ett projekt
Personer som inte har åtkomst till ett privat projekt har möjlighet att begära åtkomst till det. Deras begäran måste först godkännas innan de får åtkomst till projektet.
- När någon begär åtkomst till ett privat projekt tilldelas projektägaren en uppgift som talar om att en person har begärt åtkomst. Projektägaren kan sedan ge personen åtkomst genom att lägga till den i projektet.
- Om projektet saknar ägare tilldelas uppgiften om att godkänna/avvisa åtkomst till projektets skapare.
- Om projektet saknar ägare och projektets skapare inte har redigeringsbehörighet, får projektets första medlem med redigeringsbehörighet en begäran om åtkomst och kan godkänna/avvisa åtkomst till projektet.
Projekt med enbart kommenteringsrättigheter
Enbart kommenteringsrättigheter i projekt gör det möjligt för användare att visa och kommentera projekt utan att de har behörighet att ändra något. Det här gör det enklare att dela projektinformation med alla som behöver den, samtidigt som man förhindrar oavsiktliga eller onödiga ändringar av informationen. Samla in feedback om projekt och uppdatera intressenter, samtidigt som projektens struktur bibehålls. Enbart kommenteringsrättigheter är en perfekt lösning för företagets wikier, mallar, referenspunkter och processer som har konsoliderats och inte bör ändras.
Ändra ett projekt till ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter
För att få åtkomst till behörighetsinställningarna klickar du på knappen Dela på projektsidan.
Endast projektmedlemmar med redigeringsbehörigheter kan ändra ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter. De som inte är projektmedlemmar kan fortfarande ha åtkomst till projektet eller till en av de enskilda uppgifterna inom projektet, men har då enbart kommenteringsrättigheter.
Ändra behörighetsinställningarna för ett projekt till ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter:
- Gå till knappen Dela intill sökfältet i ditt projekt för att öppna menyn för projektmedlemmar och åtkomstinställningar.
- Välj den projektmedlem du vill ska ha enbart kommenteringsrättigheter och välj Kan kommentera i menyn.
Här kan du välja att dela ett projekt med hela teamet eller göra det privat för projektmedlemmar, och begränsa vad de här medlemmarna kan göra med projektet.
När du har ändrat inställningen kommer ditt öppna projekt att vara ett projekt med enbart kommenteringsrättigheter för personer som ingår i ditt team, din avdelning eller din organisation, men inte för projektmedlemmarna. Ändringen kommer inte att påverka åtkomstinställningarna för befintliga projektmedlemmar.
Ändra behörighetsinställningarna för enskilda projektmedlemmar
Projektägaren och projektmedlemmar med redigeringsbehörigheter kan ge redigeringsbehörigheter till andra projektmedlemmar genom att ändra enskilda medlemmars behörighetsinställningar till Kan redigera.
Ändra behörighetsinställningar för projektmedlemmar:
- Klicka på den nedrullningsbara menyn intill namnet på den projektmedlem vars inställningar du vill ändra.
- Välj Kan redigera för att ge dem full projektbehörighet eller Kan kommentera för att ge dem enbart kommenteringsrättigheter som tidigare.
- Projektägaren kan tilldela projektägarskap till en annan projektmedlem.
- Stäng menyn för att spara dina ändringar.
Projektmedlemmar kan se vilka behörigheter de har i banderollen som visas ovanför projektnamnet i uppgiftsvyn.
Projektbehörigheter för enskilda användare
Det är möjligt att ge enskilda behörigheter till projektmedlemmar, oavsett projektets standardinställning. På projektnivå kan medlemmar som enbart har kommenteringsrättigheter eller har tilldelats en uppgift med enbart kommenteringsrättigheter, endast lägga upp projektmeddelanden och projektstatusuppdateringar.
Tabellen nedan beskriver behörigheterna för projektmedlemmar med redigeringsbehörighet, med enbart kommenteringsrättigheter och de med enbart kommenteringsrättigheter men som även har tilldelats en uppgift i projektet.
| Kan redigera: | Kan kommentera: | Kan kommentera och som har en tilldelad uppgift: |
|---|---|---|
| Slutföra uppgifter | slutföra uppgifter | |
| Ändra tilldelad person | Ändra tilldelad person | |
| Ändra slutdatum | Ändra slutdatum | |
| Ändra uppgiftstitel och -beskrivning | ||
| Lägga till/ta bort taggar | ||
| Lägga till/ändra underuppgifter | ||
| Lägga till/ändra uppgiftsanknytningar | ||
| Redigera/visa formulär | ||
| Ändra anpassat fält-värden | Ändra anpassat fält-värden | |
| Lägga till/ta bort bilagor | Lägga till/ta bort bilagor | Lägga till/ta bort bilagor |
| Kommentera en uppgift | Kommentera en uppgift | Kommentera en uppgift |
| Ändra uppgiftsmedarbetare | Ändra uppgiftsmedarbetare | Ändra uppgiftsmedarbetare |
| Gilla uppgifter eller kommentarer | Gilla uppgifter eller kommentarer | Gilla uppgifter eller kommentarer |
Om du har enbart kommenteringsrättigheter och blir tilldelad en uppgift, måste du även bli tilldelad underuppgifterna till uppgiften för att du ska kunna hantera den. I det här fallet har du enbart kommenteringsrättigheter till underuppgifterna.
Uppgifter som tillhör flera projekt
Om en uppgift tillhör flera projekt kommer de projektmedlemmar som har tillgång till alla projekt som uppgiften tillhör att få flest behörigheter.
De som till exempel har full redigeringsåtkomst till en uppgift i ett projekt kommer inte att förlora den åtkomsten om uppgiften även läggs till i ett annat projekt där de enbart har kommenteringsrättigheter. Det innebär att du inte kommer att förlora redigeringsbehörigheter till uppgifter om de läggs till i projekt där du enbart har kommenteringsrättigheter.
Det här innebär också att alla som har enbart kommenteringsrättigheter till ett projekt får redigeringsåtkomst till uppgifter som har lagts till i andra projekt som de kan redigera.
