E-postaviseringar

Du kan ta emot e-postaviseringar eller använda inkorgen för att hålla koll på vad som händer i Asana.

Det finns fyra inställningar för e-postaviseringar:

• Aktivitetsuppdateringar
• Endast omnämningar
• Dagliga sammanfattningar
• Veckorapporter

Inställningar för e-postaviseringar

Stänga av aviseringar

Om du inte vill få några e-postaviseringar kan du stänga av dem. Följ instruktionerna i ovan avsnitt och använd bara inkorgen för att hålla dig uppdaterad i Asana.

För att få färre aviseringar och minska antalet meddelanden i din inkorg:

• Stäng av e-postaviseringar.
• Ta bort dig själv som medarbetare på uppgifter, meddelanden eller projekt.
• Anpassa aviseringarna för varje projekt i Mina inställningar

Det går inte att stänga av aviseringar för borttagna team och borttagna projekt då de innehåller länkar som gör att du kan återställa dem.

Filtrera aviseringar

I inkorgen kan du filtrera aviseringar efter:

• Tilldelat till mig
• @Omnämnd
• Tilldelat av mig
• Endast olästa

Dagliga sammanfattningar

Vi skickar varje dag (mån–fre, inte helgdagar) ut en sammanfattning över det du behöver fokusera på i Asana. E-postmeddelandet innehåller ett eller flera av de här tre avsnitten:

Uppgifter som snart förfaller: Uppgifter som har tilldelats till dig och som förfaller inom de närmaste fem dagarna.

Nyligen tilldelade uppgifter: Uppgifter som nyligen har tilldelats till dig, oavsett om uppgiften har ett slutdatum eller inte.

Uppgifter som du har tilldelat till andra: Uppgifter som du nyligen har tilldelat till andra, oavsett om uppgiften har ett slutdatum eller inte.

Försenade uppgifter finns inte med i de dagliga sammanfattningarna via e-post.

Om du inte har uppgifter som tillhör en av de här kategorierna kommer avsnittet inte att finnas med i e-postmeddelandet.

Aktivitetsuppdateringar

E-postaviseringar skickas ut för följande aktiviteter:

• Du blir tilldelad en uppgift.
• tilldelningen tas bort på en av dina uppgifter
• Ett slutdatum ändras för en uppgift som du har tilldelats.
• Du blir tillagd som medarbetare i en uppgift.
• Nya filer har lagts till i en uppgift som du är medarbetare på.
• En uppgift som du är medarbetare på har nya kommentarer.
• En uppgift som du är medarbetare på märks som slutförd.
• En uppgift där du är medarbetare får en gillning.
• Din kommentar gillas.
• Din bilaga gillas.
• Ditt slutförande av en uppgift gillas.
• Ett meddelande påbörjas i ett team eller ett projekt som du är medlem i.
• En kommentar läggs till i ett meddelande du följer.
• Ett projekt som du är medlem i har nya uppgifter.
• Ett projekt som du är medlem i har en ny statusuppdatering.
• statusen för en uppgift som du väntar på ändras.
• En uppgift flyttas till en annan kolumn i ett tavelvyprojekt.
• Du har blivit tilldelad en uppgift att godkänna.

Aktivitetsaviseringar skickas bara för åtgärder och ändringar som utförts av andra. Du kommer inte att få aviseringar om åtgärder som du själv har utfört.

Samarbeta eller ta bort dig själv som medarbetare på uppgifter och meddelanden för att ta emot eller sluta att ta emot inkorgsaviseringar.

Inkorgsaviseringar genereras automatiskt när du slutför eller vidtar åtgärder på uppgifter.

Svara på aviseringar

Svara på en e-postavisering för att:

• Märka uppgiften som slutförd – svara på e-postmeddelandet genom att först skriva ”Complete” eller ”Done” i meddelandet.
• Kommentera en uppgift – svara på e-postmeddelandet.
• Tilldela uppgiften till en teamkollega – svara på e-postmeddelandet och lägg till din teamkollegas e-postadress i fältet Till.
• Lägga till en teamkollega som medarbetare till en uppgift – svara på e-postmeddelandet och lägg till din teamkollegas e-postadress i fältet Kopia.

De här tipsen finns tillgängliga längst ned i dina e-postaviseringar.

Spara inte svarsadressen i din kontaktlista. Den kommer att ändras.

Veckorapporter

Varje vecka skickar vi ett e-postmeddelande med projektstatusuppdateringar från dina portfolior.

Du kan få högst 20 e-postmeddelanden med veckorapporter per vecka.

Batchuppdateringar

Om du får flera aviseringar inom en timme skapar Asana en så kallad batch av aviseringarna åt dig i ett e-postmeddelande. Viktiga aviseringar som tilldelningar av uppgifter kommer alltid att skickas individuellt, men uppdateringar om uppgifter som har skapats eller slutförts kommer att hopas i en batch.

Det går 30 sekunder innan vi skickar e-postaviseringar (för e-postaviseringar som inte innehåller händelser som kan samlas i en batch).

Gränsen på 30 sekunder för att skicka en e-postavisering gäller endast för viktiga aviseringar, till exempel att du har tilldelats en uppgift. Mindre viktiga aviseringar skickas efter 60 minuter.

Om du arkiverar aviseringarna inom 30 sekunder skickar vi inte några e-postmeddelanden.

Batch-modeller

De olika aviseringstyperna omfattas av olika batch-modeller.

Samlade i en batch innebär att aviseringar skickas i ett enda e-postmeddelande för att inte fylla din inkorg. Inte samlade i en batch innebär att vi skickar separata aviseringar för varje uppdatering.

Vad vi samlar i batcher:

• Tilldelningsaviseringar till den som tidigare var den tilldelade personen (men inte till den nuvarande tilldelade personen som får en viktig avisering).
• Aviseringar om slutförda uppgifter (med undantag för uppgifter som är milstolpar).

Vad vi inte samlar i batcher:

• Anpassade fält som ändras (om de är aktiverade).
• Kommentarer.
• Aviseringar såsom ”X slutförde den sista uppgiften du väntade på”.
• Aviseringar om nya filer.

E-postaviseringar för projekt

Asana-användare får e-postaviseringar när kommentarer eller @omnämnanden läggs till i en uppgift de samarbetar på.

Alla medlemmar i ett projekt bör får en e-postavisering när kommentarer eller @omnämnanden läggs till.

För att säkerställa att alla projektmedlemmar får e-postaviseringar från projektet de arbetar med bör alla medlemmarnas aviseringsrutor vara ikryssade i Medlemsinställningar.

Om projektägaren ändras eller en ny medlemsförfrågan kommer in till projektet får projektmedlemmarna endast anpassade fältmeddelanden om de samarbetar på en uppgift, eller följer en uppgift där fältvärdet har ändrats.