Microsoft Teams och Asana

Microsoft Teams-integreringen är tillgänglig för alla betalabonnemang.

Översikt

Använd Asana-integreringen med Microsoft Teams för att kunna lägga till Asana-projekt till gruppchattar och omvandla konversationer till genomförbart arbete, allt på ett ställe. Chatta med teamkollegor om ett projekt medan du tittar på en fullständig uppgiftslista med tilldelade personer och slutdatum, och avsluta uppgifter när arbetet är klart. Med Asana för Microsoft Teams kan du hålla kontakten och vara organiserad, var du än arbetar.

Teams är ett chattbaserat samarbetsverktyg som ger internationella, distansarbetande och tvärfunktionella team möjlighet att arbeta tillsammans och dela information via ett gemensamt utrymme. Med Asana har användare tillgång till funktioner såsom dokumentsamarbete, möjlighet att skicka meddelanden till olika kanaler, teamchatt och uppgiftshantering. Integreringen med Asana gör det möjligt att fokusera och att arbeta kontinuerligt var du än är. Asana ser till att du vet vem som gör vad och när.

För att underlätta införandet av Asana-funktioner har vi lagt till en Asana-bot i Microsoft Teams. Boten hjälper dig med att söka och hitta Asana-funktioner du kan använda i Teams-konversationer, och gör det möjligt att skapa uppgifter eller lägga till meddelanden i befintliga uppgifter direkt i Teams.

Installationskrav

Asana-krav

Microsoft Teams-integreringen är tillgänglig för alla betalabonnemang.

Microsoft Teams-krav

Integreringen mellan Asana och Microsoft Teams är tillgänglig för alla Microsoft Teams betalabonnemang. Den kostnadsfria versionen av Microsoft Teams stödjer inte appintegreringen.

Installationssteg

Anslut Asana till Microsoft Teams för att tilldela uppgifter och hantera ansvarsområden. Se till att både du och ditt team lägger till appen.

Det går inte att lägga till Asana-boten för Microsoft Teams till en privat kanal eller chatt.

Hantera appen för din organisation:

Gå till Administrationscenter för Microsoft Teams och sök efter Asana för att hantera appar. Kontrollera att appen är tillåten eller kryssa i rutan Tillåt.

Lägg till Asana i din lista med Fästa appar i Administrationscenter för Microsoft Teams. Du kan på så sätt hitta appen snabbare och även välja var den ska sitta i navigeringsfältet.

Komma igång

Du kommer att ha åtkomst till integreringsboten i din personliga chatt när integreringen är installerad. Du kan även lägga till boten i specifika teamkanaler.

Du kan använda den till att ställa frågor och hålla dig uppdaterad om projektaktiviteter i Asana.

Du kommer att komma i kontakt med en chattbot när du använder integreringen första gången. Chattboten presenterar integreringen genom att visa några användningsfall och hänvisa till andra avsnitt i guiden som kan vara till hjälp.

Dela länkar

Användare kan dela uppgifter, projekt, portfolior, statusuppdateringar och team med ett annat team och på så sätt visa mer information.

Söka

Du kan söka efter uppgifter, projekt och porfolior genom att klicka på Asana-logotypen i meddelandefönstret.

Skapa en ny uppgift

Du kan skapa en ny Asana-uppgift var som helst i Teams. Du kan med hjälp av Asana-boten använda kommandot Skapa uppgift, du kan även använda meddelandefönstret eller ett meddelande i en konversation. Du kan tilldela uppgiften till en teamkollega, sätta ett slutdatum och lägga till den i ett Asana-projekt.

Lägga till ett meddelande i en uppgift

Du kan sedan lägga till meddelandet i en uppgift som en kommentar.

Visa Asana-projekt i Microsoft Teams

Om du vill komma åt projektvyn direkt i Microsoft Teams, rekommenderar vi att du använder alternativet med fliken Webbplats för att inte bara visa projektet utan även kunna lägga till uppgifter, redigera befintliga uppgifter och nyttja de fullständiga funktionerna i Asana.

Du kan lägga till den här fliken till team och händelser.

Få åtkomst till projektvyn

Välj vilket projekt du vill visa.

Få personliga aviseringar

Du kommer att få aviseringar när:

• uppgift tilldelas till dig eller när tilldelningen tas bort från dig.

För de uppgifter som du har fått tilldelade till dig kommer du att få aviseringar i samband med:

• slutförande
• ändring av slutdatumet
• slutförande av alla beroenden
• att ett beroende är ej slutfört
• ändring av slutdatum för ett beroende
• att du blir tillagd som följare
• att någon kommenterar en uppgift som du följer.

Ställa in aviseringar

Gå till en teamkanal eller en individuell chatt.

Konfigurera aviseringsinställningar för Microsoft Teams

Du kommer att bli aviserad om alla nya aktiviteter i det valda projektet.

Anpassade aviseringar

Du kan skapa anpassade aviseringar med hjälp av Asana-regler. Användare kan automatiskt skicka ett anpassat meddelande till en kanal när en uppgift uppdateras eller flyttas. Läs mer i vår artikel om regler i guiden.

Asana-boten

Asana-boten för Microsoft Teams chattar med appen genom att ställa frågor och samla in information. Svaret baseras på den information som du som användare har tillhandahållit. I appen finns det ett antal kommandon du kan använda för att spara tid. Interaktionen är sömlös.

Bot-interaktioner:

I Asana-boten kan du välja en personlig arbetsyta eller byta till en annan med kommandot Change workspace om den passar dina projektbehov bättre.

Microsoft Teams-möten

Asanas Microsoft Teams-integrering fungerar även med Teams-möten.

Den gör det möjligt för våra användare att omvandla ostrukturerade samtal till spårbart arbete i Asana och minskar därmed behovet av att byta verktyg.

När du lägger till Asana-integreringen i ett Teams-möte kan du:

• Snabbt skapa uppgifter utan att lämna mötesfönstret
• Se en sammanfattning av uppgifter skapade under mötet

Installation

Mötesarrangören måste lägga till teamet eller händelsen till integreringen innan mötet startar.

Integreringen stöds i Teams skrivbordsapp och kommer inte att synas i möten du öppnar i ett webbläsarfönster.

Gå till den Teams-händelse du vill lägga till integreringen i och klicka på +-knappen högst upp på skärmen

Mötesarrangören måste först lägga till teamet eller händelsen till integreringen. För närvarande är det inte möjligt att lägga till den här funktionen när mötet har startat – du måste gå in i mötets inställningar för att lägga till funktionen.

Hålla ihop arbetet

Gå med i mötet

Skapa uppgifter, och granska alla uppgifter du har skapat under en händelse eller i teamet. Uppgifter skapade i Teams är som standard endast synliga i Teams för den som skapade dem. Du kan alltid hitta dina uppgifter i Asana.

Det är endast mötesarrangörer som har tillgång till den här vyn. Det är en perfekt yta för att tilldela uppgifter för mötesförberedelser och mötesanteckningar, eller för att granska de skapade uppgifterna efter mötet.

Skapa uppgifter:

När du deltar i en händelse ser du Asana-logotypen i mötesmenyn. När du klickar på den öppnas ett sidofönster där du kan skapa uppgifter under mötets gång och även granska de uppgifter du har skapat under mötet.

Även de andra deltagarna har den här vyn och kan också granska och skapa uppgifter.

Alla uppgifter som skapas under mötet kommer efter mötet även att vara synliga i fliken för uppgiftsgranskning.

Varför använda Teams-möten?

När du har integrerat Asana-appen i Teams-videosamtalsmöte är det möjligt för användare att:

• Skapa uppgifter utan att lämna videosamtalet
• Ha ett register över uppgifterna
• Följa upp kreativa idéer, utan att växla från ett verktyg till ett annat
• Ha produktiva möten med likasinnade
• Omvandla idéer till handling

Huvudsakliga användningsfall

Med den här integreringen kan ditt team fokusera på sina mål, projekt och uppgifter var de än befinner sig. Du har alltid tillgång till statusen för arbetet i ditt team.

• Definiera viktig information – den här integreringen gör det möjligt för användare att skapa en Asana-uppgift i Teams, och lägga till ytterligare information (t.ex. ett meddelande). Användare kan definiera den viktigaste informationen, till exempel uppgiftsnamn, beskrivning, slutdatum, tilldelad person och/eller anpassade fält.

• Håll dig uppdaterad – Teams-medarbetare kan nu bli uppdaterade om viktiga händelser och framsteg från Asana i realtid.

• Hänvisa till Asana – när du har en arbetsrelaterad diskussion i Teams kan du enkelt hänvisa till projekt, uppgifter och annan information i Asana. Dina teammedlemmar och de andra deltagarna i diskussionen får därmed mer sammanhang, klarhet och transparens i arbetsflödet och behöver inte känna att de saknar information.

• Ansvar – chatta med teamkollegor om ett projekt medan du tittar på en fullständig uppgiftslista med tilldelade personer och slutdatum, och slutför uppgifter när arbetet är klart. Team kan arbeta snabbare och åstadkomma mer.

• Sömlöst – du behöver inte byta verktyg. Teams-möten ger användare möjlighet att snabbt omvandla ostrukturerade samtal till spårbart arbete i Asana.

Behöver du hjälp? Läs mer på Microsofts supportsida här.