Google Kalkylark och Asana

När man hanterar många projekt kan det vara en utmaning att veta hur det går med alla projekten. Med rapportering i Google Kalkylark kan du använda projektdata för att skapa anpassade rapporter och visualiseringar för att se vad som är i fas och vad som behöver kontrolleras.

Rapportering i Google Kalkylark är tillgänglig i portfolior.

Förberedelser för att använda rapportering i Google Kalkylark

Se till att du har de rätta projektenprojekten i din portfolio innan du öppnar ett Google Kalkylark i din portfolio.

Om du inte har använt Google Kalkylark tidigare rekommenderar vi att du besöker Googles hjälpcenter och Google Kalkylarks hjälpforum. Den här artikeln förklarar hur man skapar några enkla rapporter med data från din Asana-portfolio. Den har inte för avsikt att förklara alla funktioner i Google Kalkylark.

Genom att rapportera i Google Kalkylark kan du sortera och visualisera arbetet du spårar i Asana på många olika sätt. Den här artikeln hjälper dig att komma igång och ger några tips på rapporter som du kanske vill skapa.

Komma igång med portfoliorapportering

När du har lagt till de projekt du behöver i din portfolio klickar du helt enkelt på Exportera till Google Kalkylark i den nedrullningsbara menyn intill projekttiteln. Google Kalkylark öppnas i en ny flik. Om du använder den här funktionen för första gången måste du auktorisera Asana att ansluta till ditt Google-konto.

När rapporten har skapats kommer informationen i ditt Google Kalkylark att automatiskt uppdateras varje timme.

Vad innehåller rapporten?

Ett vanligt Google Kalkylark har tre flikar:

  1. Översikt – fungerar som en referens för hur man använder kalkylarket och innehåller två exempel på diagram som skapats från dina data.
  2. Asana-projektdata – visar den viktigaste informationen från varje projekt. Sortera och filtrera kolumnerna för att utforska informationen.
  3. Källdata i realtid – hämtar realtidsdata direkt från Asana. Den här fliken är låst för att skydda anslutningen till Asana.

Du kan föra muspekaren över rubriken på kolumnerna för att lära dig mer om vilka data de innehåller.

Skapa anpassade rapporter

Kalkylarket genereras som standard med två exempel på rapporter och två dataflikar, men du kommer sannolikt att vilja skapa anpassade rapporter för teamets projekt. Med de data som finns i kalkylarket och genom att ta del av exemplen nedan, bör du kunna skapa de rapporter du behöver.

Rapporterna du skapar sparas automatiskt i kalkylarket och visas nästa gång du öppnar det i Asana.

Här är några exempel på vilka typer av rapporter du kan skapa i Google Kalkylark. Vi kommer att titta närmare på två exempel för att visa dig hur det går till.

  • Vilka projekt riskerar att bli fördröjda och förfaller snart? Ett punktdiagram med slutdatum och statusfärg (exempel nedan).
  • Vilka projektägare driver arbetet framåt snabbt? Ett stapeldiagram med de senast slutföra uppgifterna per projektägare (exempel nedan).
  • Hur stor andel av dina projekt är i fas? Ett cirkeldiagram med statusfärger.
  • Är arbetet fokuserat eller utspritt i flera projekt? Ett histogram med de uppgifter som slutförts under den senaste veckan i varje projekt.
  • Vilka team har nästan slutfört sina projekt? Liggande stapeldiagram med slutförda projekt i % per team.

Exempel 1: Ett punktdiagram med slutdatum och statusfärg

Det här exemplet visar några av de tekniker du kommer att använda för att skapa en rapport för att hitta de projekt som du behöver kontrollera. Vi kommer att skapa en rapport för att identifiera projekt som snart förfaller och där statusuppdateringen är röd eftersom de här projekten förmodligen är de som du behöver prioritera.

Skapa en ny flik

Klicka på + längst ned till vänster på ditt kalkylark för att skapa en ny flik och välja ett rapportnamn.

Referera till fliken med källdata i realtid för att lägga till kolumner i din rapport.

  1. Välj cellen längst upp till vänster i den nya tomma fliken.
  2. Skriv =.
  3. Gå till fliken Källdata i realtid. Klicka på rubriken på kolumnen du vill kopiera till den andra fliken. I det här exemplet använder vi kolumnen Namn. Tryck på Retur.

  4. När du har tryckt på Retur kommer du att omdirigeras till fliken med din rapport.
  5. Välj nästa cell till höger och upprepa steg 2 och 4 för kolumnerna Slutdatum och Statusfärg.
  6. Nu när du har refererat till rubrikcellen i varje kolumn måste du kopiera de data kolumnerna innehåller. Markera de tre rubrikerna och använd autofyll-handtaget i det nedre högra hörnet av din markering och att dra det nedåt.

Vi refererade till data i fliken Källdata i realtid i stället för att bara kopiera de. Det innebär att när data i fliken Källdata i realtid uppdateras automatiskt varje timme, uppdateras även din rapport.

Beräkna den tid som återstår innan projekten förfaller med hjälp av en formel

  1. Ange DAGAR INNAN SLUTDATUM som rubrik till den fjärde kolumnen.
  2. Under rubriken lägger du in formeln =DATEDIF(NOW(), B2, "D"). Den beräknar antalet dagar mellan dagens datum och värdet i kolumnen Slutdatum.

  3. Dra ned autofyll-handtaget för att fylla i resten av kolumnen.

Skapa ett punktdiagram

  1. Först måste vi sortera rapporten efter Statusfärg. Det enklaste sättet är att öppna menyn Data och välja Filtrera. Använd sedan det här meny-alternativet på kolumnrubriken Statusfärg för att Sortera A → Ö.

  2. Välj kolumnerna Statusfärg, Dagar innan slutdatum och Namn i den här ordningen genom att hålla ned (på Mac) eller CTRL (på PC) och klicka på bokstaven ovanför varje kolumn (C, D och A). Det här är de tre kolumnerna vi behöver i punktdiagrammet. Du måste välja kolumnen Namn sist eftersom den utgör etiketten för varje datapunkt.

  3. Öppna menyn Infoga och välj Diagram för att skapa ett diagram.
  4. Välj ett punktdiagram och avmarkera Mängd i kolumn C.

Med det här diagrammet kan du se projekt vars slutdatum är nära och som är problematiska. I skärmbilden nedan har vi markerat i rött de projekt som är i riskzonen och som förfaller inom 60 dagar. Eftersom data uppdateras varje timme från Asana kan du alltid ta del av det här diagrammet för att avgöra vilka projekt teamet bör fokusera på.

Exempel 2: Uppgifternas slutförandegrad efter projektägare

Det här exemplet visar några av de tekniker du kommer att använda för att skapa en rapport där projekt grupperas efter vissa egenskaper, i det här fallet efter projektägare. Vi kommer att skapa en rapport för att se hur många uppgifter varje projektägare har slutfört den här veckan. På det här sättet kan man identifiera högeffektiva team eller en ProjektägareProjektägareVarje projekt kan ha en projektägare. De kan ange statusuppdateringar för projektet. som uppmuntrar sitt team att skapa alla sina uppgifter i Asana.

Skapa en pivottabell för att gruppera projekt efter ägare

  1. Gå till fliken Källdata i realtid.
  2. Välj rader från och med rad 2. Vi hoppar över rad 1 eftersom en pivottabell fungerar bäst när den första raden innehåller rubrikerna.

  3. Öppna menyn Data och välj Pivottabell. En ny flik som heter Pivottabell öppnas.
  4. I fliken Pivottabell, i sidofältet Rapportredigerare under Rader, väljer du Lägg till fält. Välj kolumnen där du vill gruppera dina projekt, i det här fallet Ägare. Avmarkera Visa summor eftersom vi inte behöver den informationen i det här exemplet.

  5. I Värden väljer du Lägg till fält. Välj kolumnen du vill undersöka för varje projektgrupp – i det här fallet Slutförda uppgifter.

  6. Kontrollera att gruppens värden sammanfattas enligt dina behov. I det här exemplet vill vi se den totala slutförandegraden för uppgifterna i varje projektgrupp, så vi väljer Summa.

Visualisera informationen

I många fall kan det vara enklare att använda sidofältet Utforska i Google Kalkylark, som genererar relevanta diagram med hjälp av artificiell intelligens, i stället för att skapa ett diagram manuellt.

  1. Klicka på Utforska längst ned till höger i kalkylarket. I det här exemplet använder vi ett stapeldiagram för att visualisera uppgifternas slutförandegrad.
  2. Om du vill förstora diagrammet kan du dra det till tabellens huvudområde. Högerklicka på diagrammet för att anpassa det.

Skapa anpassade rapporter i Google Kalkylark

Det är inte lätt att hantera flera projekt samtidigt. Med rapportering i Google Kalkylark kan du enkelt visa informationen och skapa de rapporter du behöver. Använd projektdata från din portfolio för att skapa rapporter och visualiseringar för att se vad som är i fas och vad som behöver kontrolleras.

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com