Bjud in några teamkollegor

Nu när du har skapat några uppgifter och projekt är det dags att börja samarbeta med teamet och verkligen få ut det mesta av Asana. Om du är den första personen i din organisation som använder Asana är det dags att bjuda in några pålitliga teamkollegor och prova det tillsammans.

Starta småskaligt

Att lägga till ett nytt verktyg i teamets repertoar kräver vanligtvis att alla engagerar sig och ger feedback. Men innan du får hela teamet med på tåget rekommenderar vi att du börjar med några få teamkollegor. På så sätt kan du börja samla argument och erfarenheter som kan övertyga hela teamet att övergå till Asana när du väl har resultat som du kan visa upp. Och när du är redo att bjuda in hela teamet, hjälper vi till.

En bra testgrupp kan vara några av de mest betrodda medarbetarna, eller teamkollegor som man arbetar ofta med och som kan utgöra en mindre kärntrupp från teamet. Fråga runt och få med dig en grupp på upp till fem personer som vill prova det tillsammans med dig. Du kan använda vår e-postmall för att bjuda in teamkollegor och kommunicera vad du förväntar dig.

Om du redan har byggt ett projekt som de kan testa kan du ställa in det som enbart kommenteringsrättigheter så att ingen behöver oroar sig för att göra oavsiktliga ändringar. När de sedan känner sig bekväma med Asana kan du ge dem redigeringsbehörighet.

Förespråka Asanas värde

Även om dina teamkollegor gärna vill prova Asana tillsammans med dig, kommer de troligen först vilja ha mer information. Här är några fördelar som du kan lyfta fram för att få med dem på tåget:

• Vet vem som gör vad och när – Asana visar alltid vem som gör vad och när. Det innebär att man ägnar mindre tid åt uppföljningar och möten och mer tid åt att arbeta med det som verkligen är viktigt.

• Spara tid genom att göra konversationer genomförbara – Man kan diskutera arbetet direkt i en uppgift eller inom ett projekt, vilket innebär att man slipper krångliga e-posttrådar. Konversationen är alltid fokuserad på konkret, genomförbart arbete i Asana så att man hela tiden kan föra arbetet framåt, i stället för att bara prata om det.

• Se ditt arbete i ett sammanhang – Man kan koppla ihop arbete i Asana så att alla vet var det passar in i projekten och i teamets övergripande mål. Få uppdateringar om de projekt och uppgifter du följer och följ teamets framsteg i portfolior och statusuppdateringar.

Bjuda in teamkollegor till Asana

När du väl har fått en grupp att vilja prova Asana med dig finns det flera sätt att bjuda in dessa teammedlemmar till Asana:

Du kan också skapa en uppgift och skriva in din teamkollegas e-postadress som mottagare för att utlösa en inbjudan, eller bjuda in dem till ett team. Läs mer om att bjuda in personer till din organisation.

När du har valt något av de här alternativen och skrivit in dina teamkollegors e-postadresser skickas en Asana-inbjudan till dem för din räkning. Se till att du använder deras jobb-e-postadresser, så att alla hamnar i din organisation. Meddela teamkollegorna att de snart kommer att få en inbjudan via ett e-postmeddelande – om du använder vår e-postmall blir det ännu enklare.

När teamkollegorna har gått med

När dina teamkollegor har registrerat sig för Asana kan ni börja spåra ert arbete. Här är några tips som underlättar en smidig start:

• Låt dem läsa igenom snabbstart eller Asana-lektioner så att de kan förstå grunderna och komma igång. Asana-guiden (som du läser just nu) är en jätteviktig resurs som hela tiden hjälper dem att fortsätta lära sig.
• Skapa några [normer] (/guide/team/onboard/team-conventions) så att alla blir samordnade.
• Bjud in dem till era befintliga projekt och brainstorma kring fler potentiella projekt som teamet kan skapa i Asana. Att bygga upp ett projekt tillsammans gör alla engagerade.
• Lägg till dem som medarbetare till relevanta uppgifter och uppmuntra dem att tilldela uppgifter till dig och kommentera, gilla, lägga till bilagor till eller till och med slutföra en uppgift, i stället för att skicka e-postmeddelanden eller chattmeddelanden.
• Planera ett möte (eller skapa ett projekt) efter några veckors användning för att klargöra frågor, reflektera över hur saker och ting går och skriva ned fördelarna för att sedan förmedla dem till hela teamet.

Du kommer snart att märka att det lönar sig att spendera tid med ”testteamet” för att komma igång med Asana, eftersom ni kan hantera arbetet, kommunicera effektivare och utföra fantastiska saker tillsammans.