Komma igång med en provperiod

Vare sig du är helt ny i Asana eller om du har använt den kostnadsfria versionen, är en provperiod det bästa sättet för att utforska allt som Asana Premium och Asana Business har att erbjuda. Abonnemangen är specialframtagna för företag, och de hjälper dig att hantera projekt och hålla alla uppgifter och initiativ – oavsett storlek – i fas. Den här artikeln berör inte alla aspekter av att lära sig Asana (se vår snabbstartsartikel vid behov), men den hjälper dig att förstå hur du snabbt kan utnyttja potentialen i Premium och Business.

Behöver du fortfarande registrera dig för en gratis provperiod? Välj då Premium eller Business och använd den här artikeln för att komma igång.

Börja med de här stegen och fortsätt läsa för att lära dig mer:

  1. Bjud in ditt team till din Asana-domän och skapa ett team.
  2. Välj ett pilotprojekt att arbeta med tillsammans med dem. Kom igång snabbt med någon av våra mallar.
  3. Använd Premium- och Business-funktioner. Kolla in funktionsöversikterna nedan för att se exempel på hur du kan göra.
  4. Ladda ned appen för iOS eller Android för att jobba i farten och se uppdateringar oavsett var du befinner dig – till och med offline.
  5. Samla in feedback och ställ in konventioner under processen om du vill se vad som fungerar och vad teamet gillar.

1. Det här bör du veta innan du påbörjar din provperiod

Asana är ett av de ledande samarbetsverktygen för jobbhantering, utformat för bättre produktivitet, samarbete och samordning i team och organisationer. I stället för att krångla till allt via e-postmeddelanden, filer, ändlösa möten och chattar kan du planera, hantera och övervaka allt arbete på ett och samma ställe med Asana. Dessutom kan du integrera det med dina andra samarbetsverktyg för att hålla arbetet organiserat.

Översikt över strukturen

Lär dig grunderna i Asana för att få en lyckad start:

Se till att du har bjudit in ditt team så att de kan börja använda och utvärdera Asana under provperioden.

2. Börja med en mall

Det är enklare att få en uppfattning om Asana när du använder det för ett projekt eller en process som ditt team redan är bekant med. Vilken process du provar beror på ditt team, men vi har dussintals mallar som hjälper dig att komma igång. Några av våra bästa mallar är jobbförfrågningar, innehållskalendrar och produktlanseringar.

Planerar du gärna ditt arbete och dina projekt i kalkylblad? Då kan kan prova vår CSV-importör för att importera det i Asana med bara några klick.

Om du har använt en kostnadsfri version av Asana kan du prova Premium- och/eller Business-funktioner för dina befintliga uppgifter och projekt. Det är dock en bra idé att ange vilka projekt du vill testa funktionerna med och hur. Du kan till exempel börja använda anpassade fält för prioritet i ett designprojekt, eller beroenden i en evenemangsplan. I sådana fall bör du lägga till projekten i en portfolio för att hålla reda på allt.

Se fler projektidéer från Asana, bästa praxis och tips för fallstudien eller kolla in våra kundfallstudier för att se exempel i praktiken.

3. Populära Business-funktioner

Så snart du har valt ditt första projekt är du redo att få ut så mycket som möjligt av provperioden. Funktionerna nedan representerar inte allt som Premium eller Business har att erbjuda, men de fungerar bra tillsammans och är lätta att börja använda direkt.

Portfolior (Business enbart)

Med Portfolior kan du hålla reda på alla projekt för ett specifikt initiativ eller team på ett ställe. Det är ett enkelt sätt att arkivera och organisera projekten du oftast behöver åtkomst till, och du kan sortera efter projektägare, deadline, status, prioritet och mycket mer.

Du kan skapa Portfolior genom att klicka på Portfolior i sidofältet följt av Ny portfolio och sedan skriva in namnet på projekten du vill lägga till.

Med Portfolior kan du hålla reda på alla projekt för ett specifikt initiativ eller team på ett ställe.

Dela en portfolio genom att kopiera dess URL och dela den med en Asana-användare i din domän.

Arbetsbelastning (Business enbart)

Projekthanterare och projektledare behöver ofta kämpa för att hantera arbetsbelastningen, eftersom de ofta använder ett krångligt system eller pusslar ihop information manuellt från e-postmeddelanden, dokument och möten – en process som kräver onödigt mycket tid. Arbetsbelastning ger en övergripande och exakt bild av arbetskapaciteten inom teamet baserat på det arbete som redan har blivit tilldelat till dem i Asana. Funktionen Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välgrundade beslut om bemanning, och därigenom hålla arbetet balanserat och era initiativ i fas.

Arbetsbelastning går hand i hand med portfolior. Lägg till projekt för vilka du vill övervaka arbetskapacitet i portfolion, så fyller Asana i arbetsbelastningsdata.

SKÄRMBILD av arbete som omfördelas mellan tilldelade i arbetsbelastningsvyn

Kom igång med Arbetsbelastning med vår steg-för-steg-handledning.

Kvalitetskontroll (Business enbart)

Genom kvalitetskontroll kan intressenter lämna specifik och åtgärdbar feedback på bilder, så att teamkollegorna vet vad de behöver göra för att implementera feedbacken. Kvalitetskontroll i Asana gör det enkelt för granskare att kommentera direkt på tillgångar, så att feedbacken tillhandahålls i ett sammanhang. Varje kommentar blir en genomförbar underuppgift som skaparen sedan kan implementera.

GIF av arbetsflödet för bildgranskning i Asana

Det här gör det lättare att ge och ta emot feedback, eftersom granskarna kan tydliggöra sina idéer och skaparna bestämma huruvida, och hur, de ska införliva dem (och föra ett centralt register).

Formulär

Ditt team kanske är vant vid att skicka förfrågningar och beskriva projektkrav i dokument och e-postmeddelanden. Men den informationen är ofta oorganiserad och ofullständig, vilket leder till förvirring, fördröjningar och ibland utelämnanden. I stället kan du skapa formulär för att standardisera förfrågningsprocessen. Inskickade formulär hamnar direkt i ett specifikt projekt, så att du kan samla in informationen du behöver i förväg och enkelt spåra den på ett och samma ställe.

Skärmbild av ett formulär skapat i Asana för att skicka in en kreativ sammanfattning

Alla kan skicka in formulär – även om de inte använder Asana – om du skickar formulärlänken till dem. Inskickade formulär blir en uppgift i motsvarande projekt, där teamet kan prioritera den.

Skapa ett formulär genom att följa de beskrivna stegen.

4. Populära Premium-funktioner

Anpassade fält

Anpassade fält – liknande kolumner i kalkylblad – är till för enhetlig spårning av detaljer för varje uppgift eller projekt i en portfolio. Du kan använda dem för att filtrera och sortera ett projekt eller en portfolio och rapportera om arbete som riskerar att bli fördröjt, godkännanden och mycket mer.

Det går att anpassa fältnamn och -värden och skapa fält för steg, prioritet, kostnad och annat som är viktigt för arbetsflödet, teamet och företaget. Det går även att ställa in att ta emot aviseringar vid ändringar av anpassade fält för att föra arbetet framåt och göra godkännanden tydliga.

Klicka bara på den blåa länken Lägg till anpassade fält högst upp i ett projekt för att skapa anpassade fält.

GIF som visar hur man skapar anpassade fält genom att klicka på den blåa länken högst upp i ett Asana-projekt

Asana Business-kunder kan dessutom låsa anpassade fält och därigenom se till att alla använder rätt fält samt att fälten genomgående är konsekventa.

Mallar

Använd Asana-skapade mallar eller skapa och spara dina egna anpassade mallar om du vill standardisera de gemensamma processerna för teamet. Därigenom sparar ni tid vid projektstart och följer samma steg utan att missa något. Se hela vårt mallgalleri här.

Du kan också prova vår [CSV-importör] (https://blog.asana.com/2018/01/import-csv-asana-projects/) om du vill omvandla ett befintligt kalkylblad till ett projekt med några få klick.

Startdatum

Startdatum visar när du behöver börja med en uppgift för att slutföra den i tid utan att stressa i sista minuten. Startdatum är även en bra funktion för projekt med en fastställd deadline, för att förhindra att teamet levererar för sent.

Använd startdatum för uppgifter som du arbetar med under flera dagar, till exempel att skriva ett blogginlägg eller göra en video.

Uppgiftsberoenden

Märk en uppgift som väntande på en annan för att hålla komplexa projekt i fas och se till att teamet utför rätt arbete vid rätt tidpunkt. Beroenden tydliggör processer, eliminerar förvirringen och sparar tid, så att ni inte behöver fråga varandra hur det går hela tiden.

Använd beroenden för uppgifter som ska utföras i en viss ordning, till exempel att granska ett första utkast när det är skrivet eller att publicera en webbplats efter den sista kvalitetskontrollen.

Tidslinje

Skapa en tilltalande, levande bild av hur ert arbete samverkar, så att ni kommer igång med projekt på rätt sätt och slutför alla uppgifter i tid. Med funktionen Tidslinje kan ni se, dela och anpassa projektplaner på bara några minuter.

Tidslinjen i Asana är som ett Gantt-diagram fast bättre, eftersom den är kopplad till allt ditt arbete. Använd den för att planera och hantera tidsbegränsade projekt

Tidslinjen är särskilt lämplig när uppgifterna har beroenden och startdatum. Då kan ni se hur allt arbete hänger ihop. Under hela processen kan ni dra och släppa uppgifter för att se scheman och konflikter.

5. Få svar på frågor

Har du fler frågor när du har börjat komma igång med Premium eller Business? Kolla in de här resurserna:

*Det här erbjudandet kan variera beroende på geografiskt område och språk. Kontakta vårt användarframgångsteam för att avgöra om ditt team är berättigat.

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com