Skapa, tilldela och bemöt uppgifter

Vad är uppgifter?

Uppgifter representerar genomförbara steg eller att göra-listor för att klargöra vem som är ansvarig för vad och när – men de kan även representera idéer och referensobjekt. Om du är van vid att skicka e-postmeddelanden varje gång du behöver något från en teamkollega kan du prova en uppgift i stället.

Du kan till exempel ha till uppgift att animera en video för en kommande kampanj, som en annan teamkollega ansvarar för att göra tillgänglig. Sedan kan ni spåra dessa uppgifter i ett kampanjhanteringsprojekt.

Uppgifter lagrar alla filer, konversationer och instruktioner som är relaterade till dem. Då har ni all information samlad och lättillgänglig. Uppgifter är ofta en del av ett projekt, vilket underlättar för dina teamkollegor.

Se en handledning

Använda Asana är en kort handledningsserie som du kan följa för att öva och lära dig Asana snabbt. Du kan också klicka dig igenom vår korta Asana-lektion.

Skapa uppgifter

GIF om att skapa uppgifter i Asana

Det finns tre huvudsakliga sätt att skapa uppgifter på:

  1. Från den orange + knappen i det övre fältet.
  2. Från knappen Lägg till uppgift i ett projekt.
  3. Klicka på en uppgiftslista, tryck på enter och börja skriva.

Du kan också skapa uppgifter från e-postmeddelanden eller Slack-meddelanden. Du kan integrera Asana med de bästa verktygen för att spara tid och göra det enklare att hantera dina uppgifter.

Tips och bästa praxis för uppgifter

De här tipsen lär dig hur du skapar en uppgift och hur du bemöter uppgifter som du har fått tilldelade till dig.

Skapa en uppgift

SKÄRMBILD av en uppgift i Asana med tilldelad person, slutdatum, beskrivning och bilaga för att hantera jobb

  1. Välj tydliga namn som uppmanar till handling. Du kanske till exempel vill säga ”Slutför första utkastet av blogginlägg” i stället för ”Blogginlägg”.
  2. Tilldela uppgiften till dig själv eller till en teamkollega. Uppgifter har endast en tilldelad person så att det inte uppstår någon förvirring kring vem som är ansvarig för arbetet.
  • Du kan dela upp en uppgift i underuppgifter om flera personer behöver bidra till att slutföra den.
  1. Lägg till [startdatum och slutdatum] (/guide/help/premium/start-dates) när du vill visa varaktighet och slutdatum för en uppgift. Teamkollegorna kan då planera sin tid mer effektivt och veta när den bör vara klar.
  2. Använd uppgiftsbeskrivningen för att tillhandahålla fler detaljer, instruktioner eller sammanhang för uppgiften, så att den som har fått uppgiften tilldelad till sig har all information hen behöver för att påbörja och slutföra arbetet.
  3. Bifoga nödvändiga filer. Asana [integrerar] (/apps) med Google Drive, Dropbox, OneDrive och Box för att göra det enkelt att bifoga filer från de verktyg du redan använder.
  4. Vissa uppgifter kan vara beroende av att andra arbeten slutförs först. Ställ in uppgiftsberoenden så att arbetet sker i rätt ordning och vid rätt tidpunkt.
  5. Slutligen kan du lägga till medarbetare i uppgiften (det är som att vidarebefordra ett e-postmeddelande till dem). De får då meddelanden om all aktivitet i uppgiften. Du kan när som helst lägga till eller ta bort medarbetare.
  6. När du har slutfört en uppgift klickar du på krysset bredvid uppgiftens namn. Skriv en kommentar så att teamkollegorna förstår vad du har åstadkommit.

Du kan också skapa milstolpar som representerar större projektmål (t.ex. att nå ett intäktsmål) eller större arbetsmoment som frigör nästa fas (t.ex. att bekräfta en evenemangsplats).

Till projekt, uppgift eller underuppgift?

Många kunder har den här frågan, och svaret är oftast att det beror på vad du vill uppnå och hur du vill se informationen. Se vår struktur nedan, tillsammans med några tips som hjälper dig att välja rätt tillvägagångssätt för dig:

BILD av Asana-hierarki från organisation till team till projekt till uppgift till underuppgift med exempel på varje{.skärmbild}

Skapa ett projekt ... Skapa en uppgift ... Skapa en underuppgift ... Exempel
Insatsnivå Det är krävande att hantera en grupp intressenter som arbetar mot ett mål över tid, eller så vill du ha en central plats för att spåra arbetet. Du vill skapa en enskild, snabbt genomförbar uppgift och tilldela den till en person. Flera personer bidrar till att slutföra en uppgift. Projekt: Redaktionell kalender
Uppgift: Publicera blogg
Underuppgift: Samla in kundcitat till bloggen
Vyer Du vill se projektet och dess uppgifter i olika vyer (lista, tavla, tidslinje, kalender) och rapportera om dem med funktionerna Portfolior och Panel. Du vill att arbetet ska vara synligt i vyerna för Tidslinje, Panel eller Arbetsbelastning (underuppgifter visas inte här). Du behöver inte se underuppgifterna i vyerna för Tidslinje, Panel eller Arbetsbelastning. (Om du behöver det kan du konvertera den överordnade uppgiften till ett projekt.) Projekt: Produktlansering
Uppgift: Utför marknadsundersökning
Underuppgift: Skriv en sammanfattning av marknadsundersökningen
Komplexitet Det du gör innehåller många steg, faser, intressenter eller lager. Du vill kommunicera med en del av intressenterna om en specifik del av arbetet (och inte om hela projektet). Du försöker bryta ner en uppgift i mer lätthanterliga portioner. (Men om du har fler än fem underuppgifter tilldelade till olika intressenter bör du fråga dig om det inte är ett projekt i förklädnad.) Projekt: Nyårskampanj
Uppgift: Slutföra kampanjbudskap
Underuppgift: Granska kampanjbudskap

Svara på och samarbeta kring uppgifter

Vem som helst i din Asana-domän kan skapa och tilldela uppgifter. Gör samarbetet extra smidigt med de här tipsen:

  • Om någon tilldelar en uppgift till dig kan du bekräfta den med en gillning för att visa att du har sett den och kan arbeta med den.
  • Om du inte är rätt person för uppgiften kan du omtilldela den eller starta en konversation i uppgiftskommentarerna.
  • Under arbetet med uppgiften kan du göra uppdateringar med uppgiftskommentarer så att uppgiftsmedarbetare kan svara och följa med i utvecklingen.
  • Om en kommentar innehåller viktiga detaljer eller formulerar en viktig insikt kan du fästa den högst upp för att göra den lättare att hitta.
  • Om du vill uppmärksamma någon på en uppgift eller kommentar kan du använda @omnämnande. De blir informerade och kan snabbt navigera till den specifika uppgiften. Om du @omnämnde någon i en uppgift blir personen automatiskt tillagd som samarbetspartner.
  • Du kan också @omnämna projekt-, uppgifts- och konversationsnamn för att koppla ihop ditt arbete och göra det lätt att referera till det.

Skriv ”@” i ett kommentars- eller beskrivningsfält och sedan namnet på en teamkollega för att @omnämna dem

Fler resurser för att hantera uppgifter

Lär du dig bättre med visuella medel eller vill du ha en mer djupgående utbildning? Kolla in de här resurserna:

Resurser Länk
Asana-kurser Lär dig grunderna för uppgifter på 5 minuter
Videohandledning för uppgifter Se hur du använder Asana
Kurs om hantering av uppgifter på begäran Registrera dig för Asana Academy
Gå med i communityn Delta i en kommande utbildning eller starta en tråd i vårt forum om uppgifter 

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com