Balansera transparens och sekretess

Hos Asana tror vi på vikten av transparens, inom både vårt företag och vår produkt. Transparens leder till att personer och team blir mer ansvarstagande, och det förebygger fragmentering av information.

Insikten om att arbetet man utför är offentligt och tillgängligt gör att man motiveras till att ta mer ansvar. När man kan se hur ens arbete passar in i teamets mål och företagets övergripande mål känner man sig mer delaktig – med andra ord själva motsatsen till oönskad detaljstyrning. Det är därför Asana-projekt är öppna som standard och kan ses av alla i teamet.

Transparens och ansvarstagande

För att hjälpa teamen att identifiera vem som är ansvarig för vilket arbete har varje uppgift endast en tilldelad person. Genom att tilldela en direkt ansvarig person (DAP) till varje uppgift eliminerar teamen missförstånd eller missade deadliner bara för att någon inte visste vem som var ansvarig eller när ett visst arbete skulle utföras.

När teamen får mer klarhet om vem som ansvarar för vad, motiveras alla till att bidra till att projektet blir lyckat.

Öppet vs privat

Du kan använda Asana för att hålla reda på allt ditt arbete, men vissa arbetsuppgifter kan vara känsligare än andra. Som standard är arbetet i Asana öppet för din organisation, men du kan skapa privata projekt om du vill begränsa informationen till endast de som behöver se den.

För att göra ett projekt privat för dig och andra teamkollegor måste du vara en [Asana Premium]-användare (/premium).

Upptäcka arbete i Asana

Genom att göra arbete öppet i Asana kan teamet se vad som händer för tillfället och senare blicka tillbaka på slutfört arbete för att få mer information och sammanhang. I allmänhet rekommenderar vi att det mesta arbetet hålls öppet, så att det kan hittas och nås av vem som helst. Arbete i Asana är lätt att hitta med en enkel sökning.

Om du har mer specifika sökkriterier kan du använda [Avancerad sökning] (/guide/help/fundamentals/search#gl-search-views) för att få fram listor med uppgifter som matchar specifika kriterier som mottagare, slutdatum, följare, slutförande med mera.

Med avancerad sökning kan du se vad andra personer i ditt team arbetar med (och när) och även skapa rapporter för att säkerställa att arbetet är i rätt fas.

Så här kan du använda avancerad sökning:

• Se alla uppgifter som en medarbetare eller en teamkollega arbetar med eller som de redan har slutfört genom att söka efter en tilldelad person och ett slutdatum eller en tidsram.
• Se vad en medarbetare har prioriterat genom att söka efter uppgifter som är markerade med I dag, Kommande eller Senare.
• Identifiera projekt och uppgifter som riskerar att missa en deadline (t.ex. allt som ska vara klart före veckans slut).
• Ta reda på om du behöver följa upp någons arbete genom att söka efter ej slutförda uppgifter som du har tilldelat till andra personer.
• Sök efter alla uppgifter märkta med ett anpassat fältanpassat fältLägg till mer data i Asana-uppgifter. Du kan anpassa fältnamn, typer och värden för att skapa fält specifikt för ditt arbetsflöde.} med ”hög prioritet” för att säkerställa att de tilldelas och att arbetet har slutförs innan deadline.

Göra arbete privat

Naturligtvis finns det viss information som måste hanteras med försiktighet. Du kan skapa ett dolt team eller ett privat projekt för den informationen. Exempel på detta är ekonomiteam som hanterar privata finansiella uppgifter, juridiska team som ansvarar för att skydda känslig information eller chefer som ger feedback på medarbetarbedömningar eller enskilda möten.

Om du vill göra ett projekt privat:

1. Klicka på +-knappen högst upp i projektet.
2. Välj Gör privat.

Projekt med enbart kommenteringsrättigheter

Oavsett om ett projekt är öppet eller privat vill du kanske se till att projektet inte kan ändras när det väl har skapats. Du kan ställa in projektet som endast kommenteringsrättigheter, vilket gör det möjligt att endast ge vissa projektmedlemmar redigeringsbehörighet. Alla andra medlemmar kan bara kommentera uppgifter och arbeta med de uppgifter som tilldelats dem. Du kan ändra varje persons åtkomstinställningar från fall till fall.

Att använda Asana fullt ut kan innebära en öppenhet som vissa team inte är vana vid, men vi anser att för att verkligen höja resultaten bör arbetet utföras öppet. När teamen vet vem som är ansvarig och tillsammans kommer överens om teamets mål och prioriteringar får individerna möjlighet att uppnå sin fulla potential.

Lär dig mer med Använda Asana

Titta på vår webbserie Avända Asana och lär dig mer om att skapa privata uppgifter, projekt och team i Asana.