Lägga grunden för arbetsflödet

Organisation

Organisationer för samman alla anställda som använder Asana på företaget till en enda plats, baserat på företagets gemensamma e-postdomän.

Team

Inom organisationen är du och dina kollegor uppdelade i team för att samarbeta på projekt och uppgifter. Varje användare är med i åtminstone ett team men kan även vara med i flera olika team.

Projekt

Projekt gör det möjligt för dig att organisera alla uppgifter relaterade till ett specifikt initiativ, mål eller viktigt jobb. I projekt använder du avsnitt för att organisera uppgifterna.

Uppgifter

Uppgifter utgör grunden för åtgärder i Asana.

Underuppgifter

Använd underuppgifter för att dela upp arbetet i mindre delar eller för att dela upp arbetet mellan flera personer.

Kommentarer

Kommentera en uppgift för att ställa frågor, ge extra information eller insikter.

Beslut för att förbereda arbetsflödet

För att se till att arbetsflödet fungerar ordentligt behöver du fatta några viktiga beslut.

Beslut 1: Projekt eller uppgift?

Den vanligaste frågan från team är huruvida de bör låta ett projekt eller en uppgift vara platsen för arbetsflödet.

Vi rekommenderar att låta ett projekt vara platsen för det övergripande arbetsflödet.

Med ett projekt har du en central plats för att samordna med intressenterna. Lägg till uppgifter och underuppgifter för att representera genomförbart arbete. Uppgifter som är otydligt formulerade, såsom ”marknadsföring”, är svåra att utföra. Dela upp arbetet så att uppgifterna är genomförbara.

Beslut 2: Hur ska du använda avsnitt?

När man bestämmer hur man ska använda projektavsnitten är det bra att förstå de två huvudsakliga sätten som arbetet rör sig genom ett arbetsflöde: sekvenser och faser.

Sekvenser

Sekvenser är som checklistor – arbetet slutförs i en viss ordning och rör sig mot en slutlig leverans. Att planera ett evenemang eller introducera en nyanställd är bra exempel på sekventiella arbetsflöden. I de här fallen kan man visa projektet i listvyn och använda avsnitt för att gruppera uppgifter efter kategori eller tidsram.

Faser

Faser är som pipeliner – en leverans rör sig genom ett antal faser mot ett slutförande. Processer för förfrågningar eller produktutvecklingspipeliner är bra exempel på arbetsflöden som är uppdelade i faser. I de här fallen kan du visa projektet i tavelvyn och låta avsnitt representera varje fas. Uppgifterna representerar varje leverans, och du kan flytta dem till nästa avsnitt när de rör sig genom varje fas.

Beslut 3: Vilka anpassade fält ska du lägga till?

Du bör tänka på anpassade fält i ett tidigt skede. Sättet på vilket du organiserar, automatiserar och rapporterar om ditt arbetsflöde beror på vilka fält du har lagt till.

Organisera

Hur behöver du organisera uppgifter i arbetsflödet? Skapa fält för specifika kategorier.

Automatisera

Hur vill du automatisera arbetsflödet? Du kan skapa anpassade regler baserade på fälten du har lagt till.

Rapportera

Vad bör du rapportera om i arbetsflödet? Vilka diagram som är tillgängliga för dig i projektpanelen beror på dina anpassade fält.

Beslut 4: När bör du använda underuppgifter?

Ibland måste en enskild uppgift eller leverans delas upp i mindre, sekventiella steg. Använd underuppgifter i de här fallen.

Var försiktig med att skapa hela arbetsflödet som bara består av uppgifter och underuppgifter. Det kan orsaka problem senare när du vill lägga till automatisering, använda tidslinjevyn eller rapportera om arbete.

Vanliga användningsområden för underuppgifter

Om den överordnade uppgiften är en förfrågan kan du använda underuppgifter för att registrera uppföljningsstegen.

När flera personer behöver godkänna arbetet på en överordnad uppgift kan du lägga till godkännandeförfrågningar som underuppgifter.

I visa arbetsflöden finns det åtgärder som endast utförs om vissa villkor är uppfyllda. Till exempel kan ett team som hanterar förfrågningar ha vissa villkor om att det behövs mer information innan förfrågningen kan flyttas in i arbetsfasen. I de här fallen kan man använda regeln för att lägga till underuppgifter när en uppgift flyttas till just den fasen.

Visste du att du kan lägga till avsnitt till underuppgifter? Använd kortkommandot ”tab + N”

En allmän tumregel är att om du lägger till fler än tio underuppgifter bör du överväga att skapa ett projekt med uppgifter i stället.

Beslut 5: Ett projekt eller flera?

Ibland är ett arbetsflöde så stort att det kan omfatta flera projekt.

Använd flera projekt i följande fall:

När arbetsflödet överlappar ett annat team som redan använder sitt eget projekt. Ett team kan till exempel spåra sina publiceringar i ett projekt medan ett annat team kanske vill diskutera samma ämne på ett kommande möte. Därför lägger teamen till de relevanta uppgifterna i båda projekten.

När faserna involverar en så pass stor mängd uppgifter att det skulle bli förvirrande att ha alla uppgifter i ett enda projekt. Ett team kan till exempel använda ett projekt för att hantera en inkorg för förfrågningar men få in en stor mängd av dem. Därför skapar teamet ett separat projekt där de kan svara på förfrågningarna när de kommer in. De använder anpassade regler för att automatisera den här processen.

Beslut 6: Hur ska du ställa in projektbehörigheterna?

Hur du ställer in behörigheterna påverkar hur arbetsflödet kommer att fungera. Du kan antingen ge projektmedlemmarna redigeringsrättigheter eller endast kommenteringsrättigheter. Endast kommenteringsrättigheter ger teamkollegor möjlighet att visa eller kommentera projekt utan att ge dem tillgång till att redigera projekten.

De flesta arbetsflöden kräver att du ger projektmedlemmarna redigeringsbehörigheter så att de kan utföra åtgärder på sina egna uppgifter. Vi rekommenderar att du använder endast kommenteringsrättigheter när ett projekt behöver visas upp för många intressenter som inte har något direkt ansvar för uppgifterna. Du bör även använda endast kommenteringsrättigheter när projekt innehåller känslig information och du vill förhindra oavsiktliga eller onödiga ändringar.

Besök den här sidan för att fördjupa dig om behörigheter.

När du har lagt grunden för arbetsflödet är det dags att lägga till rörelse. Kolla in nästa artikel i den här serien