Sätta arbetsflödet i rörelse

Du hittar arbetsflödesverktyget som en flik i dina projekt. Den här funktionen hjälper dig att bygga upp de steg som ditt arbete går igenom från början till slut. Arbetsflödesverktyget hjälper dig att skapa ditt arbetsflöde, inte att utföra det. När du har byggt upp arbetsflödet i arbetsflödesverktyget kan du använda en av de andra projektvyerna.

Varje arbetsflöde har en startpunkt där arbetet inleds. Beroende på ditt arbetsflöde startar du arbetet på något av följande sätt:

1. Manuellt: I vissa fall kan ditt team initiera arbetet manuellt, till exempel när du bestämmer dig för att publicera ett nytt blogginlägg inför en kommande lansering. I de här fallen skapar du ett nytt projekt eller en ny uppgift.
2. Med ett formulär: Vissa arbetsflöden involverar en intagsprocess, där det genomförbara arbetet föranleds av bidrag från andra, t.ex. en förfrågan. Intagsprocesser är ett utmärkt användningsfall för formulär, som gör det möjligt att effektivisera och standardisera jobbförfrågningar.
3. Med en uppgiftsmall: Team som utför samma steg genom arbetsflödet om och om igen använder uppgiftsmallar. De är perfekta att använda när du vill bygga upp en uppgift i förväg med länkar till relevant information och en uppsättning underuppgifter, t.ex. för att följa kandidater.

Omtilldela manuellt

Se till att arbetet är genomförbart genom att lägga till tilldelade personer till uppgifterna. I vissa arbetsflöden är det olika teamkollegor som ansvarar för arbetet i olika faser.

Till exempel när en kreativ producent överlämnar en förfrågan till en designer om att utföra en åtgärd. I de här fallen bör du omtilldela uppgiften.

Lägg till deluppgifter

När du behöver dela upp en uppgift i mindre steg för att lämna över delar av arbetsflödet kan du lägga till deluppgifter.
Ett team som hanterar förfrågningar spårar till exempel varje levererad produkt som en uppgift i sitt projekt. De lägger till deluppgifter för att organisera stegen mellan varje fas i arbetsflödet.

Lägg till beroenden

I vissa fall hindrar en uppgift en annan från att komma framåt. I dessa fall kan du använda beroenden. Med hjälp av beroenden kan du visa att en uppgift blockeras av en annan.

Ett team som hanterar produktfeedback från kunderna måste till exempel vänta på att utvecklingsteamet ska behandla arbetet innan det återkommer till teamet som skickade in feedbacken. Därför lägger de till ett beroende för att visa att den ena uppgiften blockeras av den andra. Beroenden är endast tillgängliga för team och organisationer i Asana Premium.

Använd godkännanden

Många överlämningar kräver godkännande innan man går vidare. I dessa fall är det en utmärkt idé att använda godkännanden. Godkännanden är en typ av uppgift som ger mottagaren möjlighet att ”godkänna”, ”begära ändringar” eller ”avvisa”. Till exempel kan en formgivare behöva att olika intressenter granskar och godkänner en tillgång innan leveransen slutförs. Godkännanden är tillgängliga för kunderna på Asana Business eller Enterprise.

3. Korsningar

I vissa arbetsflöden korsar ditt arbete ett annat team. När du hamnar i en korsning kan du överväga följande:

Multi-homing

I Asana kan uppgifter läggas till i flera projekt samtidigt utan att kopieras. Uppdateringar av uppgiften visas i båda projekten. Det kallas multi-homing.

Använd multi-homing för att skapa delad insyn i samma uppgift i olika projekt och team i Asana.

Integreringar

Om ditt arbete korsar ett annat verktyg, kontrollera om det finns en integrering. Om så är fallet kan du koppla ihop ditt arbetsflöde mellan verktygen.

Kolla in vår lista över integreringar här

4. Repetition

I många arbetsflöden gör du samma sak om och om igen för att föra arbetet framåt. Då är det ett utmärkt tillfälle att införliva regler – enkla automatiseringar som effektiviserar manuella steg. Regler är tillgängliga för kunder med Asana Premium och fler anpassningar finns tillgängliga för dem med Asana Business och Enterprise.

Med arbetsflödesverktyget kan du smidigt skapa regler i varje steg av arbetsflödet.

Faktum är att du kan automatisera alla de typer av rörelser som redan har diskuterats i den här artikeln. Till exempel:

Utlösare och åtgärder

Startpunkt → När en ny uppgift läggs till i ett projekt via en formulärinlämning ... → Lägg till deluppgifter till uppgiften för omedelbar uppföljning

Överlämningar → När ett anpassat fält uppdateras ... → Omtilldela uppgiften till en särskild teammedlem

Korsningar → När en uppgift flyttas till ett särskilt avsnitt ... → Lägg till uppgiften till ett annat teams projekt

Några andra vanliga regler för arbetsflöden:

Utlösare	Åtgärder
(När du vill att alla nya uppgifter ska flyttas till ett visst avsnitt) När en ny uppgift läggs till i ett projekt ...	Flytta uppgiften till ett särskilt avsnitt
(Om du vill att uppgifter ska slutföras automatiskt när du flyttar dem till ett avsnitt för slutfört arbete) När en uppgift flyttas till ett avsnitt för slutfört arbete ...	Märk uppgiften som slutförd.
(När du vill be om en uppdatering om kommande arbete) När ett slutdatum närmar sig ...	Lägg till en kommentar till uppgiften.
(När du behöver hänvisa en tilldelad person till en projektuppgift) När en uppgift flyttas till ett visst avsnitt ...	Lägg till en kommentar i uppgiften med den projektmall som @omnämns i texten.
(När du vill att ett godkännande ska flyttas till ett annat steg baserat på den godkännande personens svar) När en godkännandeuppgift markeras som ”godkänd”, ”ändringar begärda” eller ”avvisad” ...	Flytta uppgiften till det relevanta avsnittet.