Planering av universitetsevenemang

Att planera universitetsevenemang innebär vanligtvis mycket stress, många väntande uppgifter, massor av e-postmeddelanden och fler deadliner än vad du kan hinna med. Oavsett om ditt nästa evenemang har tio eller 10 000 deltagare är Asana det perfekta verktyget för evenemangsplanering för att samarbeta med andra studenter och se till att evenemanget går smidigt.

Skapa ett evenemangsprojekt

1. Skapa ett nytt projekt för evenemanget. Ge projektet ett beskrivande namn såsom ”Höst-hackaton” eller ”Välgörenhetskonsert”. Lägg till en översiktlig projektbeskrivningprojektbeskrivningProjektbeskrivningen är en plats för att ge teamkollegorna översikt över projektet och information om målen..
2. Bjud in andra studenter och evenemangsplanerare att bli ProjektmedlemProjektmedlemNågon som har tillgång till och får meddelanden om ett projekt. så att alla kan tilldela och slutföra uppgifter och hålla koll på viktiga uppdateringar.
3. Organisera tidsplanen för evenemangsplaneringen med hjälp av avsnitt avsnitt baserade på arbetskalendern. Använd rubriker såsom ”1 månad före”, ”Veckan före”, ”Dagen före”, etc.
4. Lägg till uppgifter till varje avsnitt och se till att varje uppgift har ett slutdatum, en tilldelad person, relevanta filer bifogade och en tydlig beskrivning så att alla vet vem som ska göra vad och när det ska göras.
5. På evenemangsdagen kan du använda Asana för att visualisera schemat genom att lägga till uppgifter med sluttider för varje steg, inklusive förberedelser, ankomst av leverantörer, ankomst av gäster, middag, etc. Under evenemangets gång kan teamet slutföra uppgifter från en mobil enhet för att se till att allt går enligt schemat.

Ladda ned Asana-appen för iOS eller Android för att du och teamet för evenemangsplaneringen ska kunna hålla er samordnade under evenemanget.

Uppnå mer med evenemangsplanering

Spåra sponsring

Du kan enkelt spåra sponsorer i evenemangsprojektet. Om du har en uppgift för varje sponsor kan du använda underuppgifter för att spåra varje steg i processen, inklusive upprättandet av kontakt, telefonsamtal och material för presentationen, kontrakt och sponsortillgångar såsom logotyper och sloganer. Projektet kan vara en bra plats för att samla idéer för sponsorer och spåra förloppet för att samla in pengar till evenemanget. Titta på vårt exempel om kontospårning för att få en idé.

Kopiera ett evenemangsprojekt

Om du arrangerar en serie evenemang eller samma evenemang regelbundet kan du skapa en kopierbar projektmall. Lägg till saker som ni har lärt er från tidigare evenemang i mallen. Gör en kopia av projektet för varje nytt evenemang i serien. Att använda mallar gör det också lätt att överföra evenemangsplaneringen när studenter tar examen.

Spåra gästlistan

Håll koll på gästlistan i Asana. Använd ett Google-formulär för att gästerna ska kunna bekräfta om de avser att delta. Du kan integrera formuläret med evenemangsprojektet eller ett nytt Asana-projekt. När gästerna tackar ja kommer deras namn att visas som en uppgift i Asana. Du kan till och med använda projektet som incheckningslista. När varje gäst anländer till evenemanget markerar du uppgiften som slutförd från din mobila enhet.

Hantera externa leverantörer

Använd projektet för att hantera kontakten med externa leverantörer. Skapa en uppgift för varje leverantör och deluppgifter för varje steg i processen, inklusive deluppgifter för att få en offert, slutföra kontraktet, bekräfta tidslinjen och betala fakturan. När du får en faktura via e-postmeddelande kan du använda vidarebefordran av e-post för att skapa en uppgift i Asana.

Nu behöver du inte längre hantera evenemang i ett anteckningshäfte – eller enbart med hjälp av e-postmeddelanden. Med Asana är teamet organiserat och förberett inför nästa evenemang, vilket säkerställer bästa möjliga upplevelse för deltagarna.