Projektförslag och särskilda förfrågningar

Förfrågningar och projektidéer kan komma från alla håll och kanter i en organisation, vilket gör det lätt att missa arbete eller att arbetet överväldigar teamet. I stället för att försöka göra allt eller lägga till det i en backlog som förmodligen kommer att glömmas bort kan teamet skapa ett projekt för jobbförfrågningar.

Skapa ett projekt för jobbförfrågningar

Du kan använda den här processen för att hantera specifika förfrågningar (t.ex. att rätta ett stavfel eller besvara en fråga som du inte kan ge svar på direkt) och inlämningar av nya projektsammanfattningar – allt på samma ställe. Kom igång snabbt genom att:

  1. börja med mallen för jobbförfrågningar
  2. importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att spåra inkommande förfrågningar.

Komma åt alla Asana-mallar

GIF som visar hur man kommer åt alla mallar i Asana från +-knappen i det övre fältet

Om du är gratisanvändare, föredrar att skapa dina egna jobbförfrågningar från grunden eller vill få tips för bästa praxis för Asana-projekt kan de här instruktionerna för projektskapande hjälpa dig att komma igång.

Tips för att hantera och slutföra förfrågningar

Nu när du har skapat projektet hjälper de här tipsen dig att hantera projektet när arbetet börjar.

1. Skapa mallar av förfrågningar för att utföra dem snabbare med hjälp av formulär

Att älta grundläggande förfrågningsdetaljer eller att inte börja med en tydlig projektbeskrivning fördröjer arbetet. I stället kan du skapa formulär för att samla in rätt uppgifter för varje projektbeskrivning eller särskild förfrågning. Formulären är direkt anslutna till ditt förfrågningsprojekt för att se till att teamet börjar med den information de behöver (i termer som de förstår).

Alla kan skicka in besvarade formulär – även de som inte använder Asana – om du skickar formulärlänken till dem. Besvarade formulär blir en ny uppgift i motsvarande projekt där teamet kan prioritera uppgiften och tilldela den till en teamkollega med all information som behövs.

Skapa ett formulär genom att följa de steg som [beskrivs här] (/guide/help/premium/forms). Lägg därefter till projektregler för att automatiskt tilldela uppgifter för besvarade formulär till en kreativ producent eller teamledare för att se till att formulären prioriteras efter att de besvarats.

Om det kommer in en förfrågan för ett stort, tvärfunktionellt eller komplext projekt/initiativ, kan du omvandla uppgiften till ett projekt för att hantera förfrågan på ett mer effektivt sätt.

2. Se till att förfrågningar i konversationer och e-postmeddelanden är genomförbara

Om du får många förfrågningar via chatt- eller e-postmeddelanden kan du alltid [skicka länken till ditt formulär till personen som skickat förfrågan], men du har även alternativet att använda integreringar för att snabbt kunna agera på konversationen.

SKÄRMBILD som visar e-postintegrering mellan Outlook eller Gmail och Asana

För e-postmeddelanden kan du använda tilläggen Asana för Gmail, Outlook eller någon annan e-postklient. För chattmeddelanden kan du prova Asana för Slack-integreringen.

Om du får chatt- eller e-postmeddelanden med genomförbart arbete eller frågor, kan du lägga till dem i Asana direkt från inkorgen eller meddelandet för att tilldela dem som en uppgift, lägga till i dem i ditt förfrågningsprojekt och mer.

GIF som visar hur man skapar en Asana-uppgift från ett Slack-meddelande med hjälp av integrering

3. Prioritera och organisera förfrågningar med anpassade fält

GIF som visar hur man kommer åt och skapar anpassade fält genom att klicka på den blå länken längst upp i ett projekt i Asana

När du har skapat ett formulär hjälper [anpassade fält](/guide/help/premium/custom-fields] dig att prioritera inkommande förfrågningar och sortera dem i kategorier. Om du är van att använda kalkylark kan du göra det här genom att filtrera och sortera kolumner.

Till exempel kan en projektledare använda ett anpassat fält kallat ”prioritet” så att den tilldelade personen förstår hur viktig förfrågan är och samtidigt se till att förfrågningar prioriteras på ett realistiskt sätt.

4. Nå deadliner med tydligare granskningar och godkännanden

Att lättare kunna ge och använda kampanjfeedback kan vara avgörande för om projektmålen uppnås eller inte. Följ i stället de här stegen för att få arbetet att gå igenom godkännanden på ett tydligt och snabbt sätt:

GIF som visar arbetsflöde för godkännande med anpassade fält i Asana för att visa när arbete är klart eller redan godkänt

  1. Lägg till projektregler så att uppgifter samtidigt som de förlöper automatiskt tilldelas till rätt person, slutförs eller flyttas till andra projektavsnitt.
  2. Använd aviseringar för anpassade fält för att hålla intressenter informerade om förloppet. De får aviseringar om fälten uppdateras från till exempel ”Feedback behövs” till ”Godkänd”.

Tips för rapporter och personalhantering

Bevaka projektförlopp och hantera personal med portfolior och arbetsbelastning

För att förstå projektets förlopp och uppskatta teamets kapacitet måste ledare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylblad, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa istället en projektportfolio med alla viktiga projekt och ett projekt för särskilda förfrågningar för att se framsteg, deadliner och prioritet i realtid på ett och samma ställe.

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera teamets kapacitet baserat på de uppgifter som de redan är tilldelade till i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och viktigt arbete i fas.

SKÄRMBILD som visar hur man använder arbetsbelastning för att se vilka teamkollegor som är överbelastade och omtilldela deras arbete

Arbetsbelastning baseras på antal uppgifter som standard, men vi vet att inte alla uppgifter är likadana. Du kan skapa anpassade fält för insats i portfolioprojekt för att få en bättre uppfattning om det totala antalet timmar eller vilken insats som krävs för varje uppgift.

Resurser för att spåra förfrågningar

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra användare hanterar verksamheter? Kolla in de här resurserna:

ResurserLänk
Mall för jobbförfrågningarAnvänd mall
Videohandledning[Se hur man använder Asana]((https://youtu.be/rk8nPWmXsRo)
Webbinarium om fallstudieTa reda på hur New Relic hanterar förfrågningar med Asana
FallstudieLäs om hur Nya Zeelands största fastighetsbolag, Barfoot & Thompson, hanterar sin verksamhet med Asana
Anslut till gemenskapen[Delta i en kommande utbildning] (https://events.asana.com) eller [starta en tråd på vårt forum] (https://forum.asana.com) 

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com