Planering av insamlingsevenemang

Så här skapar man ett projekt för insamlingsevenemang i Asana

Man kan skapa en evenemangsprojekt på olika sätt. För att komma igång snabbt:

  1. Kom igång med vår mall för insamlingsevenemang och anpassa den till din organisations behov.
  2. Importera ett befintligt kalkylark som du för närvarande använder för att hantera evenemang.

Komma åt alla Asana-mallar

GIF som visar hur man kommer åt alla mallar i Asana från +-knappen i det övre fältet

Om du föredrar att skapa din egen evenemangsplan från grunden, eller vill få tips om bästa praxis för Asana-projekt kan du börja här.

Planerar du flera insamlingsevenemang samtidigt?

Om du använder vår mall:

  1. Kopiera mallens [EXEMPELUPPGIFT], byt namn på den och omvandla den till ett projekt.
  2. Därefter lägger du till de här projekten i en portfolio som hjälper dig att hantera och spåra alla dina insamlingsevenemang på ett och samma ställe.

Arbetar du med leverantörer, byråer eller uppdragstagare?

Att spåra deadliner, tillgångar och konversationer mellan flera externa parter via e-post gör det mer komplicerat. Överväg i stället att bjuda in externa parter som gäster till ditt projekt. På så sätt kan de se dina planer och du kan fastställa tydliga deadliner och spåra leveranser.

Behöver du hålla annat evenemangsarbete privat? Du kan fortfarande bjuda in externa parter till Asana, men ange att ditt projekt är privat och lägg bara till dem som uppgiftsföljare. Då kommer de bara kunna se den uppgiften.

Tips för att hantera och arbeta med evenemang

Nu när du har skapat projektet för planering av ideella evenemang hjälper de här tipsen dig att hantera och spåra varje detalj i projektet när arbetet börjar.

1. Kartlägg din evenemangsplan (och justera efter behov) med tidslinjen

De flesta evenemangsplaner har viktiga deadliner och beroenden som leder fram till den stora dagen. Tidslinjen hjälper dig att planera dem i din plan innan du börjar arbetet med att säkerställa att alla delar passar ihop för ett sömlöst evenemang.

GIF om att skapa en projektplan Asana-tidslinjefunktionen

Skapa en plan med Tidslinje:

  1. Dra och släpp uppgifterna för att schemalägga dem på tidslinjen. Om du identifierar konflikter kan du också dra och flytta uppgifterna för att omplanera dem.
  2. Utöka datumintervallen för uppgifterna så att de tilldelade personerna bättre kan planera in tiden de behöver för att hålla deadlinerna.
  3. Om uppgifterna måste slutföras i en viss ordning skapar du beroenden genom att hålla muspekaren över en uppgift och sedan dra punkten till en tillhörande uppgift.

När arbetet väl har inletts kan tidslinjen också hjälpa dig att anpassa din plan. Om det till exempel tar längre tid än väntat att boka en lokal kan du ändra deadliner och se hur det påverkar din plan i stort med hjälp av tidslinjen.

2. Håll reda på viktiga e-postmeddelanden (samtidigt som du spenderar mindre tid i din inkorg) med e-postintegreringar

SKÄRMBILD som visar integrering mellan Outlook eller Gmail och Asana för e-postmeddelanden och inkorgen

Du kan alltid bjuda in leverantörer till ditt evenemangsprojekt, men om du kommunicerar via e-post kan du prova integreringarna Asana för Gmail, Outlook eller någon annan e-postklient. När du får e-postmeddelanden med viktiga dokument eller genomförbart arbete kan du lägga till dem i Asana direkt från din inkorg för att tilldela dem som en uppgift, lägga till dem i ditt evenemangsprojekt och mycket mer. Viktiga planeringsdetaljer och uppgifter kommer inte längre att försvinna bland alla e-postmeddelanden (och du behöver inte lägga en massa tid på att organisera din inkorg).

3. Skapa genomförbar feedback som kan användas direkt på tillgångarna för insamlingsevenemanget med kvalitetskontroll

GIF som visar hur man ger genomförbar feedback på en bild bifogad till en Asana-uppgift med funktionen kvalitetskontroll

Att kunna ge och implementera feedback på evenemangstillgångar (t.ex. e-postinbjudningar eller evenemangsaffischer) kan vara skillnaden mellan att att gå obemärkt förbi och en viral succé. Kvalitetskontroll i Asana gör det enkelt för granskare att kommentera direkt på tillgångar så att feedbacken ges i rätt sammanhang. Varje kommentar blir en genomförbar underuppgift som kreatören sedan kan implementera.

När ni brainstormar kring tillgångar eller kreativa idéer för ert evenemang kan du skapa en uppgift per tillgång/idé och använda gilla-knappen för att ha omröstningar i teamet.

Tips för att hantera arbetet på evenemangsdagen

1. Arbeta när du är på språng och offline med Asana-mobilapparna

Om ditt team förbereder sig på plats kan det vara svårt att få tillgång till viktiga uppgifter och se vad som återstår på listan över saker att göra. Asanas mobilapp håller ditt team anslutet till evenemangsplanen (även om du är offline) före, under och efter evenemanget.

SKÄRMBILD av Asana-uppgift på mobilen för evenemangsplanering

2. Håll realtidskonversationer genomförbara med Slack-integreringen

Många team använder både Asana och Slack för att samordna och kommunicera runt arbetet – särskilt när det är dags för ett evenemang. I stället för att behöva välja mellan verktygen kan teamen använda dem tillsammans med Asana för Slack-integreringen.

GIF om att skapa en Asana-uppgift från ett Slack-meddelande med hjälp av integrering

Om en teamkollega ber dig om feedback på en presentation och du är upptagen med ett annat ärende för evenemanget, kan du skapa en Asana-uppgift direkt från en Slack-konversationen så att du inte glömmer något och har tillgång till allt sammanhang.

Tips för att rapportera om lanseringsarbete och förlopp

1. Kommunicera med hela teamet (utan fler möten)

I stället för att kalla till ett möte när du vill kontrollera statusen på en uppgift eller ge en uppdatering till teamet finns det ett antal olika sätt att göra det i Asana:

  • Kommentera på en uppgift för att ge en uppdatering om dess förlopp, ge feedback, eller ställa en fråga.
  • Använd uppdateringar av projektstatus (via fliken Förlopp i ditt projekt) när du vill kommunicera de viktigaste uppdateringarna om projektets förlopp, till exempel om milstolpar, deadliner eller något som är i riskzonen.
  • @omnämn dina kollegor, relevanta uppgifter, projekt, eller konversationer för att direkt länka till dem i en beskrivning eller kommentar.

2. Bevaka förlopp och hantera personal i flera evenemang med portfolior och arbetsbelastning

GIF av hur man använder en portfolio i Asana för förloppsuppdatering

För att förstå evenemangsförlopp och uppskatta teamets kapacitet måste evenemangsplanerare vanligtvis sammanställa information från möten, e-postmeddelanden eller kalkylark, vilket kan vara tidskrävande och bli felaktigt. Skapa i stället en projektportfolio med alla evenemangsplaner för att se förlopp i realtid, evenemangsdatum och prioritet på ett och samma ställe.

SKÄRMBILD som visar hur man använder arbetsbelastning för att se vilka teamkollegor som är överbelastade och omtilldela deras arbete

Använd sedan fliken Arbetsbelastning för att visualisera teamets kapacitet i olika evenemang baserat på de uppgifter som de redan har tilldelats i Asana. Arbetsbelastning hjälper dig att fatta välinformerade beslut om bemanning för att hålla arbetsbelastningen balanserad och evenemangen i fas.

Resurser för att planera och hantera evenemang i Asana

Tar du lättare till dig information visuellt? Vill du se hur våra användare planerar evenemang med Asana? Kolla in de här resurserna:

ResurserLänk
Planeringsmall för ideellt insamlingsevenemangAnvänd mall
VideohandledningSe hur man använder Asana
Kurs på begäranRegistrera dig för Asana Academy
FallstudierSe hur Special Olympics, The Young Survival Coalition, Together We Rise och NTEN planerar evenemang med Asana
Evenemangsproffsens ultimata guide till produktivitet e-bokLäs e-bok
Anslut till gemenskapen[Delta i en kommande utbildning] (https://events.asana.com) eller [starta en tråd på vårt forum] (https://forum.asana.com) 

Vi stöder tyvärr inte den här webbläsaren

Asana fungerar tyvärr inte med webbläsaren du använder. Använd i stället en av följande stödda webbläsare för att registrera dig.

Välj språk

När du väljer ett språk ändras språket och/eller innehållet på asana.com