# OneO2Plants scales productivity 3x with Asana over a decade

> OneO2Plants, Singapore's top plant rental company, tripled vendor invoice processing with Asana, scaling company-wide without adding headcount.

Source: https://asana.com/case-study/one-o2-plants

## OneO2Plants har ökat produktiviteten tre gånger med Asana under ett decennium

OneO2Plants, Singapores ledande företag för uthyrning av anläggningar, bestämde sig för att ersätta manuella, fragmenterade arbetsflöden som begränsade synligheten och samarbetet. Med Asana som central plattform tredubblade de behandlingen av leverantörsfakturor utan att öka personalstyrkan, vilket möjliggjorde en företagsomfattande skalning samtidigt som den operativa kontrollen bibehölls.

Utmaningar

Manuella arbetsflöden inom verksamhet, försäljning, ekonomi och inköp skapade hinder för samarbete och begränsad insyn i de olika teamen.

Behandling av leverantörsfakturor via e-post, WhatsApp och pappersbaserade system orsakade förseningar och krävde att flera anställda hanterade 200–300 fakturor varje månad.

Kunskapsförlust under personalövergångar ledde till inkonsekventa kundupplevelser, där viktiga preferenser och historik gick förlorade över tid.

Lösningar

Införde Asana i hela organisationen, först i kundteamet och sedan i försäljning, verksamhet och inköp, och ersatte fragmenterade arbetsflöden med ett centraliserat system.

Etablerade en kultur där "Om det inte finns i Asana, var finns det då?" kultur, vilket säkerställer att allt arbete registreras och är synligt för alla för att öka ansvarstagandet.

Automatiserade arbetsflöden för leverantörsfakturor med Asana-formulär och -regler, som samlar dokumentation på ett ställe för att effektivisera validering och granskning.

Resultat

**3 gånger snabbare leverantörshantering,**där en person nu hanterar över 600 leverantörsfakturor per månad jämfört med 200–300 fakturor som tidigare hanterades av 2–3 anställda.

**Centraliserad verksamhetshistorik**för**fler än 1 miljon uppgifter,** där Asana fungerar som ett omfattande register för intern kommunikation.

**Skalade upp från ett litet företag till över 200 anställda** samtidigt som de behöll operativ kontroll och synlighet

**Beprövad introduktionsprocess** där ny personal förstår och tar systemet i bruk under den första månaden. **Eliminerade betalningsförseningar och flaskhalsar i den manuella samordningen** i alla avdelningar.

- [Tillbaka till kundberättelser](/customers)

Asien-Stillahavsområdet

- [Projekthantering](/uses/project-management)

- [Jobbförfrågningar](/templates/for/operations/work-requests)

Detaljhandel

Mellanmarknad

- [formulär](/features/workflow-automation/forms)

- [Regler](/features/workflow-automation/rules)

- [Portfolior](/features/goals-reporting/portfolios)

För oss är det det som håller oss sammanlänkade. Det ger oss en tydlig bild av vad som händer och gör det möjligt för oss att växa och ha kontroll. En person som nu sköter 600 fakturor jämfört med 200–300 med 2–3 personer tidigare. Vi behöver bara en person, och vi kan inte bara göra det bättre, utan nu gör vi mycket mer.

### Asana för verksamhet

#### **Samordna komplexa tjänster i stor skala**

OneO2Plants verksamhetsteam samordnar komplexa projekt med flera intressenter som omfattar hyreskontrakt för växter, underhållsscheman, landskapsarkitektur, grönska för evenemang och hantering av leverantörer för företagskunder, gästfrihetskunder och detaljhandelskunder i Singapore. Teamet hanterar återkommande serviceavtal, projektbaserade installationer och upphandling från över 600 leverantörer varje månad, inklusive små och medelstora företag och utländska leverantörer. Deras arbete påverkar direkt kundnöjdheten, servicekvaliteten och affärsmarginalerna, särskilt när det gäller högprofilerade engagemang som F1 Singapore Grand Prix-partnerskapet.

För att effektivisera genomförandet och förbättra samordningen centraliserade OneO2Plants verksamheten i Asana. Teamet hanterar nu samtidiga projekt, arbetsflöden för leverantörer och återkommande tjänsteleveranser på ett och samma ställe, med tydligt ägarskap och insyn i realtid i allt arbete.

#### Centraliserad projekthantering förbättrar synligheten och samordningen
- Tvärfunktionella landskapsarkitekturprojekt hanteras i Asana från den första konsultationen till installation och löpande underhåll, vilket skapar en tydlig helhetsvy över varje engagemang.
- Tidslinjer, beroenden och leveranser är synliga för alla intressenter, vilket förbättrar samordningen mellan olika team
- Eftersom allt arbete samlas på ett ställe fungerar Asana som en central referenskälla för verksamheten, vilket gör det möjligt för ledarskapet att behålla kontroll och synlighet när verksamheten växer. 

#### **Strukturerad intagning ersätter ad hoc-koordinering**
- Asana-formulär standardiserar hur förfrågningar skickas in i teamen och fångar upp rätt sammanhang i förväg, så att arbetet kan gå snabbare och mer konsekvent.
- Inlämnade formulär dirigerar automatiskt uppgifter till rätt ägare genom regelbaserade arbetsflöden, vilket eliminerar manuella överlämningar.
- All dokumentation finns på ett ställe, vilket gör det lättare att validera, granska och godkänna förfrågningar, även när volymen ökar.

#### **Skala kapacitet utan att öka personalstyrkan**
- Arbetskraftsfördelningen mellan samtidiga projekt, underhållsavtal och installationer hanteras centralt i Asana, vilket ger insyn i realtid för att planera och anpassa.
- Synlighet på portföljnivå gör det lättare att proaktivt planera kring säsongstoppar och se till att rätt resurser finns på plats vid rätt tidpunkt.
- Med allt arbete registrerat och tilldelat i Asana kan chefer omfördela arbetsbelastningen, identifiera flaskhalsar tidigt och upprätthålla servicekvaliteten utan att behöva anställa personal reaktivt.

[OneO2Plants](https://oneo2plants.com/) Pte Ltd är Singapores ledande leverantör av växtuthyrning, landskapsarkitektur och grönskelösningar. Ett dotterbolag till Far East Flora med över 40 års erfarenhet som betjänar företagskunder, gästfrihetskunder och kommersiella kunder i hela Singapore.