# Asana-fallstudie – Morningstar > Morningstar förenade team över olika affärsfunktioner, införde utvalda AI-drivna arbetsflöden och uppnådde större effektivitet – vilket sparade över 6 000 USD per år. Source: https://asana.com/sv/case-study/morningstar ## Morningstar sparar 600 000 USD per år med AI-drivna arbetsflöden i Asana AI Studio [Morningstar](https://www.morningstar.com/mm/investor/learn/) är en global finansorganisation som fokuserar på att stärka investerarnas framgång. Med fler än 11 000 anställda i 29 länder tillhandahåller Morningstar de produkter, den research och de data som investerare behöver för att uppnå sina finansiella mål. Global Enterprise Finansiella tjänster - [Jobbförfrågningar](/templates/for/operations/work-requests) - [Programhantering](/resources/what-is-program-management) - [Rapportering](/product/reporting) - [IT-förfrågningar](/templates/for/it/it-requests) - [Asana AI](/product/ai) - [formulär](/features/workflow-automation/forms) - [Regler](/features/workflow-automation/rules) ### **Höjdpunkter** #### Utmaningar - Operativa ineffektiviteter och en komplex teknikstack gjorde det svårt att skala arbetet i takt med aggressiva tillväxtmål. - De anställda använde olika verktyg för att hantera sitt arbete, vilket gjorde att informationen förblev isolerad och prioriteringarna otydliga. - Ledarskapet saknade insyn i teamens heltäckande översikter, vilket gjorde det svårt att hantera risker och fatta välgrundade beslut. - Avsaknaden av ett standardiserat sätt att hantera resurser, spåra projekt och ta emot nytt arbete ledde till överbelastade resurser och missade deadliner. - Forskningsteamen hade ett föråldrat system för att hantera internt innehåll, vilket gjorde distributionen långsammare och hindrade förstärkning. #### Lösningar - Morningstars centrala Business-funktioner införde Asana för att hantera arbetet, koppla samman data och standardisera affärsprocesser. - Utvalda team använde Asana Studio för att automatisera intag, effektivisera utvärdering av förfrågningar och påskynda innehållsproduktion, vilket frigjorde tid för att fokusera på mer värdefullt arbete. - Genom att samla flera verktyg och arbetsflöden i Asana minskade teamen den manuella insatsen och eliminerade överflödiga system. - Med tydlig insyn i jobbförfrågningar och aktiva projekt kan ledare fatta informationsbaserade beslut som styr planering och strategi. - Standardiserade intagsprocesser – inklusive utvalda processer som drivs av AI – har förbättrat planering, prioritering och leveranstider över olika funktioner. #### Resultat - **Research-teamets AI-drivna innehållspipeline sparar cirka 14 976 timmar per år**, vilket innebär ytterligare 600 000 USD i besparingar. - **Pensionsteamet tog bort två veckor från tidslinjerna för granskning av begäranden**genom automatiserad intagning och prioritering med Asana AI Studio. - **Morningstars centrala teknikteam sparar 1 972 arbetsdagar per år** genom att effektivisera arbetsflöden och skala effektivitet med Asana – uppskattningsvis 758 600 USD i kostnadsbesparingar. - I hela organisationen fattar team snabbare, informationsbaserade beslut med förbättrad prioritering, tydligare leveranstidslinjer och bättre resursprognoser, delvis tack vare AI-drivna arbetsflöden. - Genom att minska manuell insats och arbete med låg prioritet kan teamen fokusera på initiativ som gör skillnad och samarbeta mer effektivt i stor skala. ### **Vinnare av Work Innovation Award, 2025** Morningstar tilldelades Asanas AI Visionary Work Innovation Award för sin strategiska användning av AI för att driva genomförande i stor skala. Organisationen stod inför ökad komplexitet och efterfrågan och använde strategiskt Asana AI Studio för att effektivisera tvärfunktionellt arbete, från processer för forskningsinnehåll till intagning och prioritering av produkter. Med AI-driven automatisering, dirigering och rapportering minskade teamen den manuella insatsen, påskyndade tidslinjerna och uppnådde betydande kostnadsbesparingar. Nu arbetar teamen i ett enhetligt system som minskar arbete med lågt värde och ger dem möjlighet att fokusera på det som är viktigast. Morningstars omvandling handlar inte bara om att använda AI. Det handlar om att använda den på ett klokt sätt för att skapa verkligt Business-värde. Asana hjälper oss att öka effektiviteten på ett sätt som är skalbart och främjar den tillväxt som behövs. Vi har tagit bort hinder för samarbete i hela organisationen. ### **Asana för spårning av förfrågningar** #### Omvandla spridda förfrågningar till strategiska översikter med AI-driven intagning Morningstars produktteam för pensioner spårade ursprungligen produktförfrågningar genom en manuell ad hoc-process. Utan en standardiserad intagningsprocess kom inlämningarna från alla håll – e-post, chatt och samtal i korridorerna – och saknade ofta det sammanhang som behövdes för att bedöma värdet. Att säga ja till allt ledde till överdrivna åtaganden, en splittrad översikt och oförmåga att utvärdera det verkliga Business-värdet.  För att ta itu med den här utmaningen implementerade Retirement-teamet ett strukturerat ramverk med Asana Studio för att hantera hela produktens livscykel, från intagning till konsekvensmätning. Nu utvärderas förfrågningar med konsekventa kriterier, kapaciteten prognostiseras korrekt och översikterna är centraliserade och nuvarande. Resultatet är att teamet har tagit bort två veckor från sin granskningstidslinje och gått från reaktivt utförande till strategisk, värdedriven planering. Vår översiktsprocess var reaktiv och manuell. Vårt slutgiltiga mål med Asana AI är att göra processen mer strategisk, så att vi snabbt kan prioritera arbete som kommer att öka intäkterna och påskynda marknadsintroduktionen. #### AI-förbättrad intagning och AI-förbättrade arbetsflöden förbättrar prioritering och planering - Alla förfrågningar skickas in via ett centraliserat Asana-intagningssystem, där [Asana Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) automatiskt namnger förfrågningar, identifierar informationsluckor och genererar standardiserade sammanfattningar för enklare utvärdering. - Komplexa förfrågningar följer ett specialiserat arbetsflöde och poängsätts systematiskt utifrån affärsvärde, komplexitet och kostnad, vilket gör det möjligt för produktteamet att godkänna, skjuta upp eller avvisa förfrågningar baserat på data.  - När förfrågningar har godkänts validerar [regler](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) att uppgifterna är fullständiga och dirigerar automatiskt punkter till lämpliga översikter. #### Automatiserad dokumentation och uppföljning av resultat ökar effektiviteten och ansvarstagandet - När punkterna i roadmappen är slutförda genererar [Asana Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) versionsmeddelanden baserat på uppgiftsinformation. Om fler detaljer behövs meddelas produktcheferna automatiskt om att lägga till fler detaljer. - [Automatiserade regler](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) skapar automatiskt uppföljningsuppgifter och underuppgifter för att mäta framgången för varje punkt i roadmappen mot förväntade resultat. Tidigare tog det två veckor för granskning av en förfrågan och för att samla in den information vi behövde för att fortsätta. Nu kan vi eliminera tiden som läggs på manuellt fram och tillbaka, eftersom Asana AI identifierar och samlar in den information vi behöver direkt. ### **Asana för innehållsplanering** #### Effektivisera arbetsflöden för forskningsinnehåll med AI-driven automatisering Hanteringen av Morningstars interna forskningsinnehåll mellan olika avdelningar var tidigare långsam, isolerad och kostsam. Research-teamet förlitade sig på ett föråldrat system för att spåra internt innehåll, vilket krävde manuell samordning mellan arbetsflöden och verktyg som inte var sammankopplade. Frekventa uppdateringar delades via e-postmeddelanden eller chattmeddelanden, vilket orsakade förseningar och missade möjligheter till förstärkning i betalda, intjänade och egna kanaler. För att modernisera sitt tillvägagångssätt ersatte organisationen sitt äldre system med en centraliserad pipeline för forskningsinnehåll i Asana, som drivs av Asana Studio. Nu samarbetar nästan 300 intressenter inom forskning, redaktion, redigering, media och marknadsföring i en enda plattform med delad synlighet och automatisering som driver varje steg. Resultatet: ett effektiviserat, skalbart system som sparar nästan 15 000 timmar och 600 000 USD per år, vilket gör att teamen kan fokusera på strategiskt arbete. Morningstar satsar allt på AI – det är ett företagsmål för oss att fortsätta att utnyttja framsteg inom AI för att driva innovation för både våra kunder externt och våra anställda internt. Asana-arbetsflödena som våra team bygger uppnår det målet samtidigt som de hjälper oss att öka effektiviteten och undanröja hinder för samarbete i hela organisationen. #### En centraliserad pipeline med inbyggd AI säkerställer hastighet och överensstämmelse - Författare skickar in innehåll via ett standardiserat [formulär](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) som automatiskt skapar en [uppgift](https://asana.com/features/project-management/tasks) i [innehållspipelineprojektet](https://asana.com/features/project-management/projects). - [Asana Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) analyserar formulärinmatningar för att tilldela intressenter, ställa in slutdatum för redigering och flagga saknad information. - Om mer information behövs genererar [Asana Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) uppföljningskommentarer och underuppgifter för författaren, vilket minimerar förseningar och manuella uppföljningar. - När innehållet har markerats som klart utlöser Asana Studio nästa steg för redigerare och hanterar fram- och tillbaka-redigeringar samt meddelar intressenter när redigeringar är klara, returnerade eller slutförda. - Intressenter meddelas om viktiga milstolpar, inklusive publiceringsdatum, utan att behöva följa upp manuellt.  - Allt inlämnat innehåll matas in i ett centraliserat [projekt](https://asana.com/features/project-management/projects) i Asana, vilket skapar en central referenskälla för forsknings-, redaktions-, marknadsförings- och driftteam. #### Automatisering förstärker resultat och inverkan - När innehållet närmar sig slutförande dirigerar [Asana Studio](https://asana.com/product/ai/ai-studio) uppgifter till lämpliga projektstavlor för marknadsföring och media för förstärkning. - Alla som är involverade får automatiskt aviseringar om innehållsstatus, vilket ger dem insyn i kommande lanseringar. Asana håller mitt teams globala innehåll om tankeledarskap samordnat i ett tvärfunktionellt team av redigerare, marknadsförare och produktledare. Det är vår centrala referenskälla och hjälper till att eliminera de kostnader som uppstår när den vänstra handen inte vet vad den högra handen gör. ### **Asana för arbetsintagning** #### Skalningseffektivitet med strömlinjeformade processer Innan Asana hade Morningstars centrala teknikteam inget standardiserat sätt för att ta emot eller komma igång med arbete. De använde ett Word-dokument för att spåra de hundratals förfrågningar de fick varje år från hela organisationen. Den här manuella processen gav inte den struktur som behövdes för att korrekt definiera omfattning, tilldela resurser, budgetera och godkänna projektförfrågningar, vilket ledde till en överfull backlog och projekt med otydlig omfattning och otydliga mål. Genom att skapa en standardiserad process i Asana automatiserar teamet arbetsintag och förenklar prioriteringen. Detta tillvägagångssätt gör det möjligt för dem att effektivt hantera sin växande arbetsbelastning i takt med att verksamheten växer. #### Team utför arbetet snabbare med standardiserade intagningsförfrågningar - [Jobbintagsprocesser](https://asana.com/uses/project-intake) standardiseras och automatiseras i Asana, vilket gör det lättare att snabbt utvärdera, prioritera och godkänna förfrågningar på ett mer konsekvent sätt. - Nya jobbförfrågningar skickas in med ett [Asana-formulär](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) och fylls i automatiskt i ett delat [projekt](https://asana.com/features/project-management/projects), vilket säkerställer att all nödvändig information samlas in för omedelbar synlighet och åtgärd. - [Anpassade fält](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) spårar standardiserade utvärderingskriterier, vilket hjälper intressenter att fatta snabbare och mer konsekventa beslut om godkännanden och prioritering. Vår intagningsprocess i Asana hjälper oss att utnyttja vår handlingsdrivna kultur på ett mer produktivt och organiserat sätt, så att vi spenderar vår tid på rätt sätt och på rätt saker. #### Klarhet som driver prioritering och planering - Ledare får full insyn i varje skede av arbetsflödet, eftersom allt arbete är organiserat i sammanlänkade [projekt](https://asana.com/features/project-management/projects) och [portfolior](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios). - Med flexibiliteten att utvinna sina arbetsdata kan teamen bättre bedöma arbetets risk och värde, vilket möjliggör mer välgrundade beslut om prioritering. - Med godkända projekt i portföljen kan team enkelt rapportera förlopp och visa hur de hänger ihop med övergripande [mål](https://asana.com/features/goals-reporting/goals), vilket gör det möjligt för ledare att bedöma kapacitet, planera och samordna mellan olika funktioner på ett effektivare sätt. Innan Asana startade vi projekt i mängder utan ledning. Nu kan vi effektivt kanalisera arbetet när det kommer in, vilket gör att vi kan få mer gjort i takt med att vi växer. ### **Asana för resurshantering** #### Maximera teamets inverkan med smartare resursbeslut Innan de bytte till Asana hade Morningstars team inget tydligt sätt att prioritera arbetet – och de sa ja till varje förfrågan. Det ledde till ett team som var överbelastat, överarbetat och som presterade sämre. Med Asana får team en fullständig bild av projektets livscykler och pågående arbete, vilket gör det lättare att förstå kapaciteten och strategiskt fördela resurser till prioriterade projekt. Dessutom har de informationen som stöder dessa beslut. #### Ett strategiskt system för resurshantering effektiviserar arbetet - [Portfolior](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) ger ledningen en översiktsbild över alla pågående [projekt](https://asana.com/features/project-management/projects), deras status och tilldelade resurser. - Med en bättre förståelse för vad som behöver göras, av vem och varför, kan team fokusera på att säga ”ja” till viktiga initiativ. - Den här förbättrade synligheten hjälper också teamet att identifiera kapacitetsrisker, få tillbaka arbetet på rätt spår och meddela intressenter i förväg när projekt blir försenade. Innan vi migrerade våra projekt till Asana tog vi på oss för mycket hela tiden. Nu har vi mer information och mer data. Vi vet vad vi kan och inte kan ta oss an – och vi kan ha rätt konversationer om prioritering och hur projekten ligger i linje med vår strategiska plan. #### Data i realtid för målinriktad planering - Ledare använder kapacitetsplanering för att få en översikt över hur personalen är bemannad i olika arbetsströmmar och för att optimera resursbeslut. - Tillgång till korrekta arbetsdata och [rapportering](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) hjälper teamet att bekräfta vilka projekt som är kopplade till affärsmål och vilka som inte är det. - Med klarhet om hur kommande och pågående arbete påverkar kapaciteten kan ledare ha tydliga, datastödda diskussioner om avvägningar med intressenterna. Du har ingen strategi förrän du också säger vad du inte gör. Nu har vi en process som gör att vi kan säga nej. Och vi har statistik över varför vi säger nej, vilket hjälper oss att förmedla budskapet – vi har saker som är prioriterade och saker som inte är det. ### **Slutsats** #### Driva smartare tillväxt med struktur, klarhet och AI I takt med att Morningstar fortsätter att utvecklas i ett snabbt föränderligt landskap bygger de en framtidssäker grund för innovation. Med Asana kan team arbeta mer effektivt och konsekvent, med utvalda AI-drivna arbetsflöden som hjälper till att effektivisera komplexa processer, förbättra prioriteringen och påskynda leveransen. Morningstar ser en framtid där organisationen använder AI strategiskt för att förbättra produktiviteten, kvaliteten och engagemanget – med rätt skyddsåtgärder på plats. Allteftersom de växer kommer Asana och Asana Studio att spela en avgörande roll i att förändra arbetssättet: de kommer att leda till smartare beslut, snabbare genomförande och mer meningsfull påverkan i hela företaget. Att använda Asana och dess funktioner har helt förändrat vårt teams sätt att arbeta och vårt sätt att arbeta med våra intressenter. Alla vet vem, vad, när, var, varför och hur – och det har varit en avgörande del i att driva fram framgång för oss idag och lägga grunden för vår framgång i morgon och framåt. ### Anslut dig och skala upp ditt arbete - [Kontakta försäljning](/sales) Med ambitiösa tillväxtmål och ökande tvärfunktionell komplexitet behövde Morningstar ett smartare sätt att skala. Med Asana centraliserade team inom olika Business-funktioner arbetet, införde utvalda AI-drivna arbetsflöden och uppnådde större effektivitet – vilket sparade mer än 600 000 USD per år.