# Asana case study - G2 - Event management

> G2 is a B2B software and services review platform that now produces 2X more global events with Asana.

Source: https://asana.com/case-study/g2-event-management

## G2 organiserar två gånger fler evenemang med Asana

G2 är en plattform för B2B-programvara och tjänsterecensioner som miljontals köpare och leverantörer runt om i världen förlitar sig på. Evenemang är en viktig kanal som marknadsföringsteamet använder för att engagera dessa två målgrupper. Under ledning av Adam Goyette, vice VD för skapande av efterfrågan, producerar evenemangsteamet över 150 evenemang varje år, från betalda recensionsbås för sina kunder till sponsring av stora konferenser och middagar för skapande av efterfrågan för att bygga en pipeline för sitt säljteam.

Outcomes

#### Utöka evenemangsprogrammet

#### Minskad planeringstid

#### Tidsbesparingar

- [Tillbaka till kundberättelser](/customers)

Amerika

- [evenemangsplanering](/templates/for/marketing/event-planning)

Media och underhållning

Mellanstora företag

För att säkerställa att alla dessa evenemang äger rum utan problem har Adam ett team med fyra heltidsanställda, över 30 entreprenörer och otaliga tvärfunktionella partner för att samordna logistik, kreativ produktion, försäljningsmaterial och marknadsföring. För att stödja G2:s växande evenemangsbehov visste Adam att han var tvungen att införa processer och verktyg som skulle göra det möjligt för teamet att skala upp.

När han försökte skala upp teamet stod Adam inför några vanliga operativa utmaningar:
- Evenemangsplaner var utspridda i kalkylark, e-postmeddelanden och mötesanteckningar, så det fanns inget sätt att organisera och spåra allt på ett ställe eller hålla personer ansvariga för uppgifter och deadliner.
- Tidigare evenemangsplaner och leverantörsinformation var isolerade i separata verktyg, vilket gjorde kunskapsdelning svårt när nya teamkollegor skulle introduceras.
- Evenemangsplaner och processer var inte standardiserade, så teamet var tvunget att planera från grunden varje gång, vilket resulterade i missade steg och ingen möjlighet att kontinuerligt optimera sina processer.
- Teamet hade svårt att delegera och tilldela arbete till andra eftersom de var vana vid att själva hantera varje detalj. Och eftersom processerna inte var dokumenterade var det svårt för tvärfunktionella partner att hoppa in i projekt vid behov.

Adam insåg att de behövde utveckla standardprocesser för evenemang för att kunna skala upp programmet framgångsrikt. Dessutom behövde deras evenemangsplaner vara tillgängliga för alla så att de kunde samordna med entreprenörer, tvärfunktionella partners och leverantörer.

Vi har skapat mallar för evenemang som vi anordnar ofta, vilket minskar vår planeringstid med 80 %. Nu används den tid vi lägger på varje evenemang för att anpassa och förbättra det.

### Centralisera evenemangsarbete och processer i en vy

G2:s marknadsföringsteam hade provat andra arbetshanteringsverktyg tidigare, men inget av dem blev kvar. Sedan började Ryan Bonnici arbeta på företaget som marknadsföringschef och introducerade teamet till Asana, som han hade använt med sina team på tidigare företag. Jämfört med andra verktyg fann Adam att Asana var den mest intuitiva, flexibla och kraftfulla lösningen för att hantera olika arbetsflöden för evenemang och samarbeta med tvärfunktionella teamkollegor.

När vårt team utvidgades behövde vi ett verktyg som gjorde det möjligt för oss att samordna komplexa evenemang och ge insyn i hur planerna utvecklades utan att behöva förlita oss på e-post och möten. Asana har gjort det enkelt att hålla koll på varje uppgift och deadline på ett och samma ställe, vilket sparar oss över 40 timmar i möten varje kvartal.För att säkerställa införandet utvecklade marknadsföringsteamet konventioner och bästa praxis för att skapa processer för evenemangshantering på G2 – som alla är standardiserade. Teamet började sedan planera, tilldela och spåra evenemangsarbete enbart i Asana. Med ett centraliserat dokumenteringssystem är arbetet inte längre utspritt i e-post, kalkylark och mötesanteckningar. Det säkerställer att evenemangsplanerna kan spåras och är tillgängliga för hela teamet, vilket underlättar kunskapsdelning och samarbete. Adam bjöd också in entreprenörer till Asana och sedan till relevanta evenemang som de stödde, så att de kunde samordna logistiken med det interna teamet på ett ställe.

### Framgångsrik skalning av evenemangsprogrammet med Asana

Adams team har nu centraliserat alla sina evenemangsplaner – leverantörsavtal, checklistor för evenemangsdagen, kreativ produktion med mera – i Asana så att alla har insyn, och de har också skapat projektmallar med detaljerade arbetsgångsscheman för att minska planeringstiden. Dessutom har teamet integrerat Asana med Slack så att de kan omvandla meddelanden till uppgifter – eller vidta åtgärder för uppgifter direkt från Slack – när de är på plats vid evenemang. Det här hjälper dem att hålla allt kopplat och gör det möjligt för dem att arbeta sömlöst, oavsett om de är på kontoret eller på plats.

Nu när vi hanterar evenemang i Asana har vi kunnat dubbla antalet evenemang vi anordnar, vilket har hjälpt oss att generera fler kundomdömen för våra leverantörer och skapa en ny försäljningspipeline för företaget.Genom att centralisera och standardisera sina evenemangsplaner i Asana har teamet lyckats skala upp, minska sin planeringstid med 80 % och producera dubbelt så många evenemang på tre kontinenter för att generera programvarurecensioner, driva försäljningspipelinen och nå intäktsmålen. De fortsätter att optimera sina evenemangsprocesser baserat på nya lärdomar, och med ambitiösa planer på att påskynda sin tillväxt är de redo att hantera ännu fler evenemang med hjälp av Asana.