# Asana-fallstudie – FOCUS Bikes

> Lär dig hur FOCUS Bikes, en cykeltillverkare som specialiserar sig på prestandacyklar, uppnår ett betydligt effektivare samarbete och smidiga arbetsflöden med Asana.

Source: https://asana.com/sv/case-study/focus-bikes

## FOCUS Bikes: accelererar rekordsnabbt med Asana

På FOCUS Bikes är cykling högsta prioritet. Tillverkaren av prestandacyklar erbjuder mountainbikes, racercyklar, elcyklar och rena cyklar för alla typer av cyklister. Men FOCUS Bikes förlitar sig också internt på ett agilt och flexibelt sätt att arbeta. FOCUS Bikes förlitar sig på Asanas arbetshanteringssystem som den grundläggande basen för arbetshantering.

Outcomes

- [Tillbaka till kundberättelser](/customers)

Europa

- [Projekthantering](/uses/project-management)

- [Programhantering](/resources/what-is-program-management)

- [Produktutveckling](/teams/product-managers)

Tillverkning

Småföretag

- [Portfolior](/features/goals-reporting/portfolios)

- [Paneler för rapportering](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

Asana är den perfekta plattformen för att överleva på en agil marknadPon.Bike Group handlar om cyklar. FOCUS Bikes är ett dotterbolag till Amsterdam-baserade Pon.Bike Group, en av de fem största cykeltillverkarna i världen. Pon.Bike Group tillhör i sin tur det nederländska konglomeratet Pon Holdings, som har totalt cirka 12 000 anställda. Ytterligare 10 cykeltillverkare ingår också i koncernen, däribland Gazelle, Cervèlo, Santa Cruz, Kalkhoff och Urban Arrow, som är baserade i Europa, Nordamerika, Asien och Australien. Det finns också andra platser i Asien, samt produktions- och monteringsanläggningen i Cloppenburg.

Inom PON.Bike Group utvecklar, producerar och marknadsför varje varumärke sina produkter oberoende av varandra. De olika varumärkena drar dock stor nytta av sina gemensamma styrkor och sin erfarenhet i ett internt synerginätverk.

I Stuttgart, där varumärket FOCUS Bikes har sitt huvudkontor, håller cirka 150 anställda igång kärnverksamheten med racercyklar och elcyklar. Cyklarna marknadsförs under sloganen ”Ride beyond Ride together”.  Internt samverkar avdelningarna för utveckling, produkthantering, marknadsföring, försäljning och produktion med alla andra platser över gränserna. Varje anställd som har något att göra med FOCUS Bikes är involverad i snabba, smidiga arbetsprocesser via Asana. Dessutom är 100 externa partner, såsom leverantörer och byråer, också integrerade i arbetshanteringssystemet.

## **Asana: den saknade länken i arbetsflödeskedjan**

När Patrick Lenkner började på FOCUS Bikes 2017 arbetade företagsnätverket fortfarande med en mängd olika verktyg – inklusive e-post, Skype, Excel-kalkylark, datalagringsservrar och Basecamp, som ofta visade sig vara ganska felbenägna. När anställda var på semester gick det inte att komma åt viktiga dokument och nästa steg i arbetet noterades helt enkelt på handskrivna att göra-listor. En av Patrick Lenkners första uppgifter var att konfigurera ett fungerande och transparent arbetshanteringssystem, så han började söka efter en lösning som kunde uppfylla alla användargruppens krav. Teamen behövde kunna anpassa funktionerna efter behov för att kunna konfigurera ett lämpligt arbetsflöde. Samtidigt måste verktyget kunna gå in på arbetsprocesserna på djupet. Olika vyer, listor, tavlor och tidslinjer måste vara anpassningsbara för varje projekt, arbetsflöde och avdelning. Integrering med Google Workspace var också avgörande, eftersom FOCUS Bikes nu huvudsakligen arbetar med Google-appar. För samarbetet med Kina behövdes ett verktyg som möjliggjorde åtkomst därifrån. Och naturligtvis måste även de enorma säkerhetskraven från Pon Group på högre nivå garanteras.

Först arbetade Patrick Lenkner och hans chef Ben Gerold från teknikteamet med it-avdelningen för att granska flera verktyg i detalj. De letade efter ett verktyg som verkligen kunde uppfylla alla krav, så att de inte skulle behöva integrera ytterligare verktyg med andra funktioner i ett mödosamt arbete senare. Asana-plattformens enkla design och det roliga i att använda den fångade snabbt deras uppmärksamhet. Men Asana erbjöd mycket mer. En detaljerad översikt över tidslinjer, tydliga listor och strukturerade tavelvyer uppfyllde helt klart de önskade kraven.

Under introduktionen fanns det anställda som insisterade på att från och med nu enbart arbeta med AsanaPatrick Lenkner och Ben Gerold var mycket imponerade av Asanas höga nivå av användarvänlighet och breda utbud av alternativ. År 2018 introducerades Asana – till en början endast på teknikavdelningen.

De 15 medlemmarna i teknikteamet använde snart verktyget för all arbetshantering på sin avdelning. Därifrån spred sig entusiasmen snabbt till andra avdelningar tack vare Pon Bikes synergikultur. Det gick till och med så långt att vissa anställda inte ville återgå till sitt gamla sätt att arbeta efter sina första erfarenheter av Asana. Som ett resultat av detta började ett ökande antal kollegor gradvis att använda Asana på egen begäran, vilket har gjort arbetsmetoderna mycket mer effektiva. Det bästa var att de anställda också hade mycket roligt. Trots det var introduktionen väl genomtänkt, och Patrick Lenkner blev så småningom Asana-representant. Han marknadsförde internt, skingrade tvivel och erbjöd utbildning och regelbundna frågestunder. Att konsekvent följa de nya praxiserna och regelbundet få feedback var särskilt användbart för att lära sig de nya praxiserna. Som ett resultat av detta löstes oklarheter och farhågor, men framgångar och idéer kommunicerades också regelbundet.

Idag anses teknikteamet vara ursprunget till och ansvarigt för spridningen av Asana på FOCUS Bikes. Uttalanden som "Inget glöms bort längre – det finns betydligt färre buggar än tidigare" imponerade på de anställda under lanseringsfasen. Att tappa bort sig i till synes oändliga e-posttrådar blev snabbt ett minne blott, och bekvämligheten med att klicka på en "gilla"-knapp är alltid trevlig.

Från 2018 till 2020 flyttades alla funktioner till Google Workspace och Asana. E-postmeddelanden blev mycket mindre viktiga, och idag lagras alla länkar till Google Drive-filer och -kanaler centralt i Asana. Allt var inriktat på en gemensam kontorskonfiguration, och FOCUS Bikes nätverkade med alla platser och partner via Asana – oavsett om de befann sig i Cloppenburg eller i Asien. Inom Pon.Bike Group är FOCUS Bikes den stora förebilden med sin Asana-integrering. Andra varumärken kommer också igång och vill integrera Asana i sina arbetsströmmar. Förutom FOCUS Bikes används verktyget för närvarande på Derby Cycles produktionsanläggning och på Kalkhoff. Gazelle och Pon. Automotive har också redan uttryckt intresse.

Ju fler anställda som arbetar med Asana, desto roligare är det och desto bättre fungerar det. Alla anställda bör göras delaktiga

## **Asana är involverat i alla projekt och arbetsflöden**

Asana stöder alla aspekter av ett projekt, vare sig det gäller SCRUM-arbetsflöden, teammöten eller rapportering, från brainstorming och prissättning till serieproduktion. Sedan implementeringen har FOCUS Bikes dragit nytta av större transparens och förbättrade genomloppstider, högre produktivitet, färre missförstånd och en betydligt lägre felfrekvens.

När alla anställda fick i uppdrag att arbeta hemifrån i mars 2020 på grund av pandemin innebar flytten till Asana att FOCUS Bikes redan var väl förberedda. De anställda stängde helt enkelt sina bärbara datorer, gick hem och fortsatte att arbeta sömlöst – precis där de hade slutat på kontoret. "Tack vare Asana var situationen relativt stressfri", säger Patrick Lenkner. "De anställda var stolta över det progressiva och platsoberoende sättet att arbeta på."

Det var som om vi hade vetat att pandemin skulle komma och tvinga oss att arbeta på distans, och att vi kunde förbereda oss för den ett och ett halvt år i förväg. Vår timing var perfekt

## **Från utveckling direkt till löpande band med Asana**

På grund av gruppens struktur finns det ett gränssnitt till industriteknik i Derby Cycles produktions- och monteringsanläggning. Det är här som utvecklingarna som skickas in av FOCUS Bikes behandlas innan de skickas till monteringsbandet. Asana är en viktig del av den här arbetsprocessen. Först byggs en ”pilotcykel”. Detta avslöjar alla utmaningar som är förknippade med förberedelserna inför serieproduktion. Organisationen av pilotcykeln, registreringen av alla möjliga hinder och bearbetningen sker helt och hållet i Asana. Det här är ett stort steg där Asana hjälper till att överföra resultaten av kontorsarbetet direkt till produktionen. Slutresultatet är en cykel som är redo att användas. Förresten köptes en av de första cyklarna som tillverkades med Asana med hjälp av industriteknik av en anställd på Asana.

Asana är som sociala medier för Business. Det fungerar som Instagram och det är här vi gör våra projekt nu. Det är riktigt coolt

## **FOCUS Bikes vinner loppet på cykelmarknaden med Asana**

När Asana infördes på FOCUS Bikes bestod teamet av 30 anställda. Men på grund av den kraftiga efterfrågan på cyklar har FOCUS Bikes gått igenom en typisk tillväxtfas för en startup. Efter bara två år har företaget i dag 150 anställda. Kontakten med andra Pon.Bike-företag har också intensifierats. Den här enorma tillväxtfasen drevs av Asana från början.

Cykelmarknaden upplever en enorm boom som gör den enkla cykeln till en alltmer livsstilsprodukt. FOCUS Bikes är ambitiösa när det gäller att använda agil arbetshantering för att utveckla och lansera rätt cykel för kunden så snabbt som möjligt. Om till exempel en ny elcykelteknik blir tillgänglig i april vill FOCUS Bikes lansera dessa cyklar på marknaden senast i maj, inte ett år senare. Rätt cykel – med rätt kvalitet – måste komma ut på marknaden vid rätt tidpunkt. Det är här FOCUS Bikes lever upp till sitt självutnämnda mantra ”Rätt cykel. Rätt tid. Rätt kvalitet.” Det här extremt smidiga arbetsflödet stöds i hög grad av Asana och ligger till grund för FOCUS Bikes framgång.

## **Asana stöder FOCUS Bikes på en marknad i snabb förändring**

Patrick Lenkner ser fler enorma utmaningar för branschen. Å ena sidan var det olyckan i Suezkanalen: flygfraktstrafiken var redan begränsad, plus de andra skadliga effekterna av pandemin, och inte bara på ekonomin. Eftersom de vanliga leveranskedjorna inte längre var intakta blev leveranstiderna för vissa cykeldelar mycket längre.

Å andra sidan är efterfrågan på cyklar hög över hela världen och fortsätter att öka. Orsakerna till den ökade efterfrågan är komplexa. Många länder implementerar alternativa transportkoncept och investerar i strategier som att utöka cykelinfrastrukturen, vilket har gjort cykling extremt attraktivt. Allt fler använder elcyklar som ett kostnadseffektivt och miljövänligt alternativ till bil eller kollektivtrafik. Alla pratar om ”mobilitetsrevolutionen”. I takt med att tekniksektorn tar sig in i cykelproduktionen och tekniken gör framsteg allt oftare blir innovationscyklerna allt kortare. Hjulet återuppfinns bokstavligen, allt oftare. Agil och extremt framåtblickande planering krävs för att överleva i den här miljön. Asana är en perfekt plattform för att uppfylla dessa krav.

## **Asana är minst lika roligt som själva cyklingen**

Det unga teamet på FOCUS Bikes har sin egen anda. De har roligast när de tar ut rätt cykel på marknaden och när de cyklar tillsammans. Följande Asana-funktioner har varit särskilt populära och i konstant användning sedan lanseringen:
- **Mina uppgifter:**Detta gör det möjligt för alla att självständigt hantera sina personliga att göra-listor i flera projekt.
- **Portfolio och paneler:**För att behålla en översikt över många projekt.
- **Xtra-glädje:**Så snart en uppgift är slutförd flyger tummar upp och enhörningar över skärmen.

## **Om man ser tillbaka, vad hade kunnat göras annorlunda?**

Väldigt mycket, utan tvekan. Men Patrick Lenkner skulle hantera lanseringen av Asana på samma sätt idag som han gjorde för tre år sedan. "Det var helt perfekt att inte introducera det till hela företaget direkt. Vi lyckades få verktyget att fungera smidigt på bara en avdelning. Det är kul.” En top-down-utrullning av Asana skulle ha gett ett annat resultat. Vi skulle ha förlorat värdefull tid på att bekanta oss med verktyget och lära oss alla tips och tricks. Tack vare den gradvisa, frivilliga introduktionen kunde Asana växa organiskt in i 

FOCUS Bikes arbetshantering. Patrick Lenkners heta tips för en Asana-utrullning är:

Kom igång snabbt! Få erfarenhet snabbt! Och anpassa Asana till dina individuella behov!