# ABUS Kransysteme – Asana-fallstudie

> ABUS använder Asana för att skapa fullständig transparens på personalavdelningen. Anläggningsförvaltning, marknadsföring och produktion använder nu också Asana.

Source: https://asana.com/sv/case-study/abus

## ABUS tar saker och ting till en ny nivå med Asana

Europa

Mellanstora företag

Tillverkning

- [Introduktion för nyanställda](/templates/for/operations/new-employee-onboarding)

- [Portfolior](/features/goals-reporting/portfolios)

- [Arbetsflöden](/features/workflow-automation)

Med 27 000 kunder och 500 000 användare varje dag är ABUS Kransysteme en av de viktigaste europeiska tillverkarna av inomhuskransystem, såsom de som används i fabriker. Det familjeägda företaget grundades 1965 i Gummersbach i Nordrhein-Westfalen och har nu över 1 100 anställda på sina produktionsanläggningar och i sitt internationella försäljnings- och servicenätverk. ABUS kran- och lyftsystem är precisionsutformade för industri- och fabrikshallar och kan lyfta laster på upp till 120 ton. Kunder över hela världen kommer bland annat från stålbearbetnings-, fordons- och varvsindustrin. Förutom att tillverka och installera lyft- och transportsystem tillhandahåller företaget omfattande rådgivnings- och monteringstjänster.

Som familjeföretag står ABUS för en kontinuerlig strategi och konsekvent kundorientering. Det innebär också att företaget ständigt utvecklas och anpassar sig till nya marknadskrav. Till exempel genom att digitalisera och optimera arbetsflöden. Asana har spelat en viktig roll i detta.

## Målet: mer transparens i den dagliga verksamheten

Digitaliseringsprojektet initierades av personalavdelningens krav på att skapa mer transparens i komplexa processer och arbeta effektivare. På ABUS samlas många uppgifter i personalavdelningen, såsom skapande av certifikat, rekrytering och onboarding av ny personal, personalutveckling och tidshantering. Även om teamet kunde använda speciella programvarulösningar för detta, fanns det inget verktyg som samlade alla personalavdelningens processer på ett och samma ställe.

"Vi arbetade med flera isolerade lösningar", minns Rainer Bühne, aktieägare i ABUS och grundare och VD för konsultföretaget Keravonos, som specialiserar sig på att stödja företag i deras digitala omvandling. ”De här lösningarna kunde hantera enskilda uppgifter, men de var inte inriktade på arbetsflöden. Resultatet blev att personalavdelningen hade liten översikt över i vilken fas enskilda projekt befann sig. Många processer var fortfarande pappersbaserade. Det var svårt att hålla reda på vilket dokument som för närvarande låg på vilket skrivbord.” Detta skapade förvirring och onödiga förseningar.

## **En plattform samlar en mängd olika arbetsflöden**

Ett bättre verktyg behövdes som skulle göra det möjligt för teamet på personalavdelningen att konsolidera och organisera sina många arbetsflöden på en och samma plattform. Eftersom Rainer Bühne redan hade arbetat med Asana i en tidigare roll hos klimat- och energilösningsspecialisten Viessmann var beslutet att använda arbetshanteringsplattformen enkelt.

ABUS började införa Asana 2022, till en början som ett erbjudande till de tio anställda på personalavdelningen. I den inledande fasen fokuserade användningen på tre typiska processer: introduktion av ny personal, anställning av tillfälligt anställda samt utbildning och vidareutbildning av befintliga specialister. Keravonos och ABUS hade redan analyserat, optimerat och effektiviserat många arbetsflöden som en del av ett övergripande omvandlingsprojekt, så det var enkelt att digitalt kartlägga dessa processer i Asana.

Vi behövde sluta hantera pappersdokument på skrivbord. Tack vare Asana kunde vi skapa insyn i vårt dagliga arbete.Vad ABUS särskilt uppskattade var hur flexibelt Asana kunde anpassas till olika krav. ”Våra gamla verktyg för personalavdelningen var mycket stela och deras funktioner passade ofta inte våra processer. Med Asana har vi friheten att skapa processer på plattformen precis som vi vill ha dem. Vi behöver inte ens störa it-avdelningen för det", förklarade en glad Rainer Bühne.

## **Snabb expansion i hela organisationen**

Personalavdelningens personal använder nu Asana för att organisera hela sin dagliga verksamhet, tilldela uppgifter och hantera ansvarsområden – men också som ett digitalt samarbetsverktyg för att underlätta samarbetet med andra avdelningar. Från att initialt ha använts av tio anställda utvidgades användningen snabbt till andra områden såsom anläggningshantering, marknadsföring och produktion. ABUS har nu 360 Asana-användare, och fler förväntas gå med.

Keravonos har skapat en uppsättning utbildningsmaterial för att introducera nya användare till systemet. Eftersom mycket av Asana är självförklarande tar grundutbildningen för nybörjare bara cirka tre timmar. Under tiden utbildar dock ABUS även Advanced-användare för att minska påfrestningen på supportteamet. Målet är att varje avdelning i företaget ska ha en kraftfull användare som känner till Asanas Advanced-funktioner i detalj och till exempel kan skapa automatiserade regler, formulär eller projektportföljer på egen hand.

Personalavdelningen är i centrum eftersom den här avdelningen hanterar alla områden. Därifrån spreds Asana organiskt mycket snabbt.Hittills har implementeringen i hög grad drivits av de dagliga arbetsflödena och behoven hos varje team. Med Asana har ABUS stött digitalisering i hela företaget och optimerat otaliga tidigare analoga processer. För många anställda är Asana det huvudsakliga gränssnittet för den dagliga hanteringen av deras egna uppgifter och att göra-listor, samarbete i projekt, samarbete över avdelningsgränserna och för att koppla det här arbetet till företagsmål.

För alla användare har redan cirka 115 000 enskilda uppgifter registrerats i Asana. Nu vill ABUS ta användningen till en ny nivå och även kartlägga komplexa projekt – till exempel inom kranutveckling. Produktionsanställda kan redan skicka in och redigera förslag till kontinuerliga förbättringsprocesser direkt i Asana. På så sätt vill ABUS skapa mer transparens i produktutvecklingsprocessen. Användningsfall inom resurs- och implementeringsplanering är också tänkbara.

## **Resultatet: betydande tidsbesparingar**

Rainer Bühne förväntar sig nya fördelar av den utökade användningen av Asana. Bara på personalavdelningen har Asana redan lett till mätbara tidsbesparingar tack vare enklare arbetshantering. Till exempel har ledtiden för rutinförfrågningar som jobbannonser eller kontraktsförlängningar förkortats från fyra veckor till några dagar. Tack vare integreringen med den befintliga referensgeneratorn kan chefer samordna utvärderingar av anställda direkt i Asana, vilket också sparar tid. Med den nyligen optimerade rekryteringsprocessen i Asana kunde ABUS också anställa betydligt fler nya talanger på tolv månader än tidigare.

Den ökade öppenheten gör det också möjligt för personalavdelningen att agera mer strategiskt och proaktivt. Eftersom ABUS snart kommer att fira 60-årsjubileum kommer vissa anställda att gå i pension under de kommande åren. För att proaktivt fylla de lediga tjänsterna håller man redan på att utarbeta en successionsplanering med Asana.

Och eftersom personalavdelningens team kan svara på förfrågningar mycket snabbare tack vare Asana har dess popularitet också ökat: andra avdelningar söker proaktivt samarbete.

Sammantaget har hela företaget gynnats, enligt Rainer Bühne:

Vi har uppnått en hög grad av automatisering med Asana. Vi har förkortat feedbackslingorna, eliminerat manuella fel och tagit bort flaskhalsar. Verktyget har redan gett ett fantastiskt mervärde – vi ser fram emot att se vad vi mer kan åstadkomma.

ABUS använder Asana för att skapa fullständig transparens i personalavdelningens dagliga arbete

Ledtiden för typiska HR-uppgifter har förkortats från 4–6 veckor till några dagar

Med den optimerade rekryteringsprocessen i Asana kunde ABUS anställa betydligt fler nya talanger på tolv månader än tidigare

Totalt hanterar ABUS nu över 114 000 uppgifter i Asana och använder plattformen som ett digitalt samarbetsverktyg