# Бесплатный шаблон для сбора запросов на работу

> Независимо от того, входите ли вы в команду, занимающуюся ИТ, дизайном, маркетингом, веб-сайтами или внутренними операциями, используйте этот шаблон для получения, отслеживания и контроля всех заявок в одном месте.

Source: https://asana.com/ru/templates/work-requests.md

- [Использовать шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=work_requests)

- [формы](/features/workflow-automation/forms)

- [Настраиваемые поля](/features/project-management/custom-fields)

- [задачи](/features/project-management/tasks)

- [Правила](/features/workflow-automation/rules)

- [Zendesk](/apps/zendesk)

- [GitHub](/apps/github)

- [Figma](/apps/figma)

- [Google Workspace](/google-workspace)

шаблоны

Учёт заявок

Work requests

Use this template to centralize, prioritize, and manage all of the requests your team receives—so everyone knows what to focus on and can hit their deadlines.

Учёт заявок

### Поступление работы

Используйте шаблон для приёма заявок, чтобы систематизировать, расставлять приоритеты и управлять всеми запросами, которые получает ваша команда. Шаблоны рабочего процесса помогают всем понять, что должно произойти дальше и кто отвечает за каждый шаг.

#### Клиенты, которые используют шаблоны Asana для работы

#### Часто задаваемые вопросы

#### В чём заключается цель формы заявки на выполнение работ?

Цель формы запроса на работу — предоставить командам стандартизированный способ сбора необходимой информации до начала работы. С помощью шаблона формы запроса на работу инициаторы запросов на раннем этапе предоставляют ключевые детали, такие как проблема, объём и дедлайны. Формы запросов помогают всем понять, что именно требуется, и сократить количество переписки, которая может замедлить работу.

#### Как составить запрос на работу?

Чтобы составить запрос на работу, опишите, что именно нужно сделать, почему это важно, и предоставьте контекст, который поможет команде, рассматривающей запрос, понять задачу. Хороший запрос на работу включает в себя инициатора, желаемый результат, дедлайн и любую сопутствующую документацию. Такой подход помогает проверяющим оценить запрос и перевести его на нужный этап рабочего процесса.

#### В чём разница между заявкой на выполнение работ и заказом на выполнение работ?

Разница между заявкой на выполнение работ и заказом на выполнение работ заключается в том, что заявка на выполнение работ инициирует обсуждение, а заказ на выполнение работ дает разрешение на начало работ. Заявка — это первоначальное представление, описывающее, что нужно сделать, часто от кого-то, кто не входит в команду, выполняющую работу. Наряд на выполнение работ выдается позже командой проверки после того, как запрос будет одобрен, задокументирован и готов к планированию или выполнению.

#### Кто обычно использует формы запросов на работу?

Формы запросов на работу обычно используются командами, которые управляют входящими задачами от многих заинтересованных сторон, таких как объекты, ИТ, операции, человеческие ресурсы, соблюдение нормативных требований и офисы управления проектами. Эти команды полагаются на стандартизированный приём заявок, чтобы объективно расставлять приоритеты, планировать рабочие нагрузки и избегать недопониманий. Любой, кому нужна помощь, от работников до внешних партнеров, может отправить запрос через форму и следовать единому процессу.

#### Как шаблоны для приёма заявок улучшают рабочий процесс?

Шаблоны для приёма заявок на выполнение работ улучшают рабочий процесс, стандартизируя способ поступления информации, сокращая ручную сортировку и предоставляя командам надёжный фреймворк для сортировки и принятия решений. С помощью шаблона каждый запрос включает в себя правильные поля и обрабатывается в несколько этапов.

#### Что такое шаблон стратегической дорожной карты?

Шаблон стратегической дорожной карты — это инструмент, который показывает ваши долгосрочные цели и шаги, необходимые для их достижения. Он помогает команде сосредоточиться на приоритетах, отслеживать ход работ и делиться планами между отделами.

#### Кому нужен шаблон дорожной карты стратегии?

Шаблон дорожной карты стратегии полезен для руководителей, начальников отделов и менеджеров проектов. Он особенно полезен для команд, которые занимаются сложными, межфункциональными или долгосрочными проектами.

#### Почему шаблон дорожной карты стратегического планирования лучше, чем использование электронных таблиц Canva или Excel?

Шаблон дорожной карты стратегического планирования в Asana работает лучше, чем Canva или Excel, поскольку обновляется в реальном времени. Вы можете назначать задачи, изменять приоритеты и мгновенно видеть прогресс, не создавая новые версии.

#### Можно ли использовать шаблон стратегической дорожной карты для нескольких отделов?

Шаблон стратегической дорожной карты можно использовать для нескольких отделов. У каждой команды может быть своя дорожная карта, а руководство видит всё вместе в одном общем представлении компании.

#### Как часто нужно обновлять стратегическую дорожную карту?

Обновляйте стратегическую дорожную карту каждый квартал или при изменении целей. Регулярные обновления поддерживают ваш план в актуальном состоянии и готовят его к новым приоритетам или изменениям на рынке.

Обзор

## Централизуйте запросы, чтобы расставлять приоритеты, выделять ресурсы и запускать нужную работу

Шаблон рабочего процесса для приёма заявок в Asana даёт командам простой способ принимать, проверять и направлять входящие заявки без необходимости сортировать их вручную. Каждый запрос попадает в один и тот же рабочий процесс, поэтому команды могут видеть, что требует внимания, кто отвечает за каждый этап и как продвигается работа. Благодаря встроенной автоматизации и поддержке ИИ вы тратите меньше времени на сбор информации и больше времени на работу, которая имеет значение.

#### Соберите всю входящую работу в единый, согласованный рабочий процесс.

Шаблон фиксирует ключевые детали с помощью встроенной формы и присваивает каждому запросу идентификатор, позволяя командам легко отслеживать рабочие элементы. Команды могут инициировать последующие действия по электронной почте и оставлять комментарии только для команды, чтобы сотрудничать перед началом работы.

#### Быстрая проверка и квалификация запросов с помощью ИИ.

ИИ присваивает названия новым заявкам, запрашивает у инициаторов недостающую информацию и составляет ответы, чтобы сократить количество переписок на ранних этапах приёма заявок.

#### Систематизируйте запросы с помощью настраиваемых этапов статуса.

Шаблон сбора данных сортирует запросы на работу по настраиваемым типам статусов, чтобы вы могли видеть, что нового, что в процессе, что заблокировано и что завершено.

#### Автоматически назначайте даты сдачи.

Правила устанавливают дедлайны в зависимости от типа запроса, что помогает командам планировать работу без ручного планирования.

#### Проверяйте и сообщайте о производительности с единой панели задач.

На панели задач отображаются объём запросов, скорость обработки и задержки на разных этапах. Шаблон приёма заявок предоставляет командам показатели, аналитику, диаграммы и графики в реальном времени, позволяющие улучшить рабочие процессы и избежать задержек.

## Когда использовать шаблон рабочего процесса для приёма заявок

Шаблоны приёма заявок наиболее полезны, когда вашей команде нужен надёжный способ обработки входящей работы из нескольких источников. Они предлагают единое место, где инициаторы запросов могут указать свои потребности, включить ключевые детали и отслеживать ход выполнения без дополнительных проверок. Шаблон рабочего процесса помогает проверяющим получать информацию, необходимую для принятия решения о дальнейших действиях, и продвигать работу вперёд с меньшим количеством задержек.

Используйте шаблоны форм для приёма заявок на выполнение работ в Asana, когда ваша команда хочет:
- **Организовывать входящие запросы** по мере их поступления в течение дня.
- **Заменить разрозненные электронные письма, чаты или электронные таблицы** единым потоком входящих запросов.
- **Планировать загрузку**, назначая и планируя запросы в одной системе.
- **Поддерживать регулярные потребности** в обслуживании, такие как ремонт помещений, ИТ-поддержка или задачи по адаптации.
- **Предоставлять инициаторам запросов возможность** отслеживать статус их заявок.

Шаблон рабочего процесса для запросов на работу подходит для любой команды, которая управляет повторяющимися запросами и нуждается в надежном процессе приема, чтобы все были в курсе происходящего.

Как

## Как использовать шаблон для приёма заявок на выполнение работ

Шаблон рабочего процесса для приёма заявок в Asana даёт вашей команде единое место для сбора, проверки и управления входящими заявками на выполнение работ. Вы последовательно проходите каждый этап рабочего процесса, поэтому всегда знаете, как продвигаются новые запросы.

Собирайте запросы на работу с помощью форм

Вы собираете новые заявки с помощью встроенной формы и создаете стандартизированную запись для каждого запроса. Вы можете настроить форму запроса на выполнение работ, включив в неё описание работ, контактную информацию или любые другие детали, необходимые вашей команде. Шаблон присваивает каждому элементу собственный идентификатор, и ваша команда добавляет последующие действия по электронной почте или комментарии только для команды, когда требуется совместная работа. Если руководитель объекта отправляет запрос на ремонт системы ОВКВ, форма записывает всю необходимую информацию в самом начале.Проверяйте запросы на работу с помощью ИИ

ИИ присваивает имя каждому входящему запросу, запрашивает у инициаторов недостающие детали и составляет ответы, чтобы свести к минимуму первоначальную переписку. Если инициатор запроса не указывает детали местоположения, ИИ задаёт дополнительный вопрос, прежде чем продолжить.Организуйте запросы на работу по статусу

Команды используют поля статуса, чтобы помещать каждый элемент на нужный этап, например «_Новый запрос_», «_Требуется информация_», «_Оценка_», «_Утверждено_», «_Отклонено_» или _«Реализовано»_. Если межфункциональный запрос на адаптацию находится в статусе «Требуется информация», это говорит проверяющим, что делать дальше.Автоматически устанавливайте даты сдачи для запросов

Правила назначают дедлайны в зависимости от типа запроса, поэтому командам не нужно планировать работу вручную. Автоматизация помогает выполнять работу по графику при увеличении объёма. Если ваша команда всегда обрабатывает базовые запросы на обслуживание в течение четырёх дней, правило сразу же назначает дату сдачи.Отслеживайте ход выполнения с помощью панелей задач

На панели задач отображаются объём запросов, скорость выполнения и узкие места рабочего процесса. Эти диаграммы помогают командам распознавать закономерности и при необходимости изменять процесс обработки запросов на работу. Если в течение месяца наблюдается всплеск запросов на техническое обслуживание, панель задач выделяет его и помогает спланировать ресурсы.Шаблон для сбора заявок Asana действует как участник команды, который организует каждое обращение, предлагает следующие шаги и направляет элементы через этапы проверки и выполнения. ИИ помогает с задачами по приёму, правила поддерживают поток работы, а панели задач сообщают о прогрессе на каждом этапе.

На базе ИИ

Измените способ управления запросами на работу с помощью Asana AI. Проверяйте запросы с помощью ИИ.

Позвольте ИИ взять на себя рутинную работу, чтобы ваша команда могла сосредоточиться на принятии решений, а не на вводе данных. По мере поступления запросов на работу ИИ помогает вам организовывать, определять и завершать процесс приёма, не изменяя рабочий процесс.
- **ИИ автоматически присваивает название каждому запросу.**ИИ считывает каждое обращение и присваивает ему подробное название, чтобы ваша доска для приёма заявок больше никогда не заполнялась заголовками «Быстрый вопрос» или «Нужна помощь».
- **ИИ запрашивает недостающую информацию.**Если отсутствуют ключевые детали, такие как объём, сроки или исполнитель, ИИ запрашивает у инициатора дополнительную информацию. Вы получаете завершенный запрос с первого раза, без лишних сообщений.
- **ИИ составляет ответы.**ИИ предлагает текст ответа на основе деталей и статуса запроса, независимо от того, одобряете ли вы, отклоняете или запрашиваете изменения. Ваша команда может просматривать, персонализировать и отправлять его всего за несколько кликов.

### Связанные шаблоны