# Бесплатные шаблоны проектной документации — упорядочение документов

> Узнайте, как создать шаблон для процесса документирования проекта, чтобы каждый новый проект, запускаемый вашей компанией, был организованным и последовательным.

Source: https://asana.com/ru/templates/project-documentation.md

- [Создайте шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [Представления проектов](/features/project-management/project-views)

- [Настраиваемые поля](/features/project-management/custom-fields)

- [Проекты](/features/project-management/projects)

- [Dropbox](/apps/dropbox)

- [Google Workspace](/google-workspace)

- [OneDrive](/apps/microsoft-one-drive)

- [Gmail](/apps/google-gmail)

шаблоны

Планирование проектов

Project documentation

Looking for documents is a giant time waster for most people—which is where a project documentation process comes in. Learn how to create a project documentation template so that you always know where documents live—for every project, company-wide.

Планирование проектов

Стратегическое планирование

Гибкое управление

Планирование работы различных команд

Наем и адаптация

Творческое производство

Дизайн

Управление поставщиками

Управление ресурсами

## Проектная документация

Поиск документов отнимает у большинства людей огромное количество времени. Именно здесь на помощь приходит процесс документирования проекта. Узнайте, как создать шаблон документации проекта, чтобы всегда знать, где находятся документы для каждого проекта, в любой команде, в масштабах всей компании.

### Создание шаблонов с помощью Asana

- [Зарегистрироваться](/create-account)

Бесконечный поиск документов не только раздражает, но и отнимает время, которое можно было бы потратить на работу. Фактически, поиск информации — это основная составляющая [работы по организации работы](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad), которая занимает [почти 60% времени работника](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) каждый день. Но что происходит, когда вы работаете в кросс-функциональном формате, с командами и проектами, с которыми вы не знакомы? Поиск и организация всех документов, необходимых для эффективной работы между командами и отделами, имеет решающее значение, но не должен занимать много времени.

Именно здесь на помощь приходит шаблон проектной документации. Он гарантирует, что все сотрудники компании будут использовать один и тот же процесс документирования проекта, поэтому вы всегда будете знать, где найти важные документы (независимо от того, кто их создал).

## Что такое шаблон проектной документации?

Шаблон проектной документации — это сохранённая схема процесса документирования проекта, то есть процесса создания и сохранения проектных документов. Вы можете настроить свой шаблон так, чтобы в нём были перечислены все документы, которые необходимо создать и разместить перед началом каждого нового проекта. Это позволит хранить всю информацию в одном месте, чтобы [заинтересованные лица](https://asana.com/resources/stakeholder-vs-shareholder) могли легко получить к ней доступ. 

## Зачем нужен шаблон проектной документации?

Короткий ответ — да, особенно если вы координируете работу нескольких команд. Когда вы запускаете проект, вам обычно приходится взаимодействовать с множеством разных команд, чтобы получать и создавать проектную документацию. Например, вы можете создать форму [запроса на изменение](https://asana.com/resources/change-control-process) для команды разработчиков или вместе с отделом маркетинга разработать [план обмена информацией](https://asana.com/resources/communication-plan) по проекту. Но когда у каждой команды свой собственный способ документирования информации, бывает трудно найти и собрать знания о проекте.

Как минимум, это сбивает с толку. Но это также может быть разрушительно, вызывая ненужный стресс, когда участники команды бесконечно ищут информацию. Именно здесь на помощь приходит шаблон проектной документации: все сотрудники вашей компании могут использовать один и тот же процесс для поиска, сортировки и размещения всех соответствующих документов в одном центральном источнике достоверной информации. Когда участник команды использует шаблон, он служит напоминанием о том, какие документы нужно создать и включить, и где они должны находиться. 
- [Читать: Бесплатный шаблон технической документации, который экономит время](https://asana.com/templates/technical-documentation)

### Улучшение межфункционального взаимодействия

Шаблон проектной документации — это первый шаг к разрушению контейнерной модели и разделению рабочего места. Контейнерная модель — это модель данных, в которой работа может находиться только в одном месте. Она ограничивает команды, заставляя каждую задачу, проект и папку находиться в рамках взаимно однозначных отношений. Но когда вы используете шаблон проектной документации вместе с другими [шаблонами управления проектами](https://asana.com/templates), вы можете улучшить свои [бизнес-процессы](https://asana.com/resources/business-process-management-bpm), чтобы способствовать межфункциональному сотрудничеству. Именно поэтому мы создали [модель данных Asana Work Graph®](https://asana.com/resources/work-graph) — систему, в которой вся ваша работа может быть связана сразу с несколькими различными отношениями.

#### Что такое Work Graph®?

Asana Work Graph® — это способ зафиксировать взаимосвязь между **работой**, которую выполняет ваша команда, **информацией** об этой работе и **людьми**, которые её выполняют. По сути, это способ понять, как все части вашей работы сочетаются друг с другом, связывая «что», «почему» и «кто».
- [Asana в деле](/demo/main)

## Как использовать шаблон проектной документации в управлении проектами

Чтобы эффективно контролировать процесс документирования проекта, необходимо настроить его в соответствии с потребностями вашей компании. Вы можете точно указать, какие документы должны быть созданы, структурировать их простым для понимания способом и получить отзывы от участников команды о том, как сделать шаблон наиболее удобным для них. Кроме того, эти лучшие практики помогут вам получить максимальную пользу от шаблона:
- **Не спешите заново изобретать колесо.** Если у вас уже есть успешный процесс документирования проекта, создайте шаблон на основе нынешнего [рабочего процесса](https://asana.com/resources/workflow-examples). Отслеживайте документы, на которые вы ссылаетесь на протяжении всего жизненного цикла проекта — от этапа планирования до окончательного [отчёта о статусе проекта](https://asana.com/resources/how-project-status-reports). Затем включите их в свой шаблон. Например, в шаблон можно добавить [проектное предложение](https://asana.com/resources/project-proposal), цели проекта, отчёты о завершении проекта и итоговые показатели. 
- **Уточните и закрепите свой процесс.** Одна из самых полезных функций шаблона — это то, как он способствует [межфункциональному взаимодействию](https://asana.com/resources/cross-functional-team). Получите обратную связь от других команд и отделов, чтобы использовать единый, согласованный шаблон, который подходит для многих различных групп. После того как вы определили ключевые этапы наиболее успешного процесса документирования проекта, сохраните его в виде шаблона.
- **Используйте инструмент для совместной работы.** С помощью [инструмента для управления работой](https://asana.com/uses/work-management) можно синхронизировать и оптимизировать каждый этап рабочего процесса по документированию проекта. Хранение всей информации в одном месте позволяет сократить переключение между приложениями, что очень важно, поскольку [среднестатистический работник](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) переключается между 10 приложениями 25 раз в день. Кроме того, это упрощает обмен информацией: заинтересованные лица могут просматривать процесс документирования проекта по простой ссылке на ваш шаблон.

## Что должно быть в шаблоне документации по проекту

Шаблон документации по проекту должен быть адаптирован к вашим потребностям, но вот несколько полезных разделов, которые можно включить в него для начала:
- ​​**Описание документа:**укажите цель документа и бизнес-кейс
- **Местоположение:** ссылка на местоположение документа
- **Конечный продукт:** связанные с документом ожидаемые результаты и зависимости
- **Поддерживаемые инициативы:** укажите все цели, достижению которых способствует документ
- **Исполнитель:** назначенный участник команды, ответственный за каждый документ

**Примеры документов, которые можно прикрепить к шаблону:**
- [План проекта](https://asana.com/resources/project-management-plan)
- [Устав проекта](https://asana.com/resources/project-charter)
- Область [проекта](https://asana.com/resources/project-charter)
- [Задачи проекта](https://asana.com/resources/how-project-objectives)
- [график проекта](https://asana.com/resources/project-timeline-schedules) (включая дедлайны и важные этапы);
- [Дорожная карта проекта](https://asana.com/resources/project-roadmap)
- [Бюджет проекта](https://asana.com/resources/project-budget)
- [План общения](https://asana.com/resources/communication-plan)
- Планы [менеджмента](https://asana.com/resources/change-management-process) изменений
- [Создайте шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates)

### Интегрированные функции
- [Вид «Список](https://asana.com/guide/help/views/list)». Вид «Список» — это представление в стиле сетки, которое позволяет легко просматривать всю информацию о проекте с первого взгляда. Как и список задач или электронная таблица, вид «Список» отображает все задачи сразу, чтобы вы могли видеть не только названия задач и даты сдачи, но и любые соответствующие нестандартные поля, такие как приоритет, статус и т. д. Обеспечьте лёгкую совместную работу, предоставив всей команде информацию о том, кто, что и к какому сроку делает.
- [Вид «Доска](https://asana.com/guide/help/views/boards)». Вид «Доска» — это представление в стиле канбан-доски, отображающее информацию о вашем проекте в столбцах. Столбцы обычно организованы по статусу работы (например, «К выполнению», «Выполняется» и «Выполнено»), но вы можете менять названия столбцов в зависимости от потребностей проекта. В каждом столбце задачи отображаются в виде карточек с различной сопутствующей информацией, включая название, дату сдачи и настраиваемые поля. Отслеживайте работу по мере её продвижения по этапам и получайте аналитику о состоянии проекта.
- [Настраиваемые поля](https://asana.com/guide/help/premium/custom-fields). Настраиваемые поля — это лучший способ маркировать, сортировать и фильтровать работу. Создавайте уникальные нестандартные поля для любой информации, которую необходимо отслеживать, — от приоритета и статуса до адреса электронной почты или номера телефона. Используйте нестандартные поля для сортировки и планирования дел, чтобы знать, чем заниматься прежде всего. Кроме того, вы можете использовать настраиваемые поля в разных задачах и проектах, чтобы обеспечить единообразие в организации. 
- [Добавление задачи в несколько проектов](https://asana.com/guide/videos/multi-home). Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если у каждого отдела своя система хранения данных, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, видеть, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

### Рекомендуемые приложения
- [Dropbox](https://asana.com/apps/dropbox). Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов Dropbox, встроенной в панель задач Asana.
- [Google Workplace](https://asana.com/apps/google-drive). Прикрепляйте файлы к задачам в Asana с помощью функции выбора файлов из Google Диска, встроенной в панель задач Asana. Прикрепляйте любые файлы из Google Диска несколькими щелчками мыши.
- [OneDrive](https://asana.com/apps/microsoft-one-drive). Прикрепляйте файлы непосредственно к задачам в Asana с помощью средства выбора файлов Microsoft OneDrive, встроенного в панель задач Asana. С лёгкостью прикрепляйте файлы из Word, Excel, PowerPoint и т. д.
- [Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail). С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail. 

## Вопросы и ответы

#### Что такое шаблон документации проекта?

Шаблон проектной документации — это сохранённая схема процесса документирования проекта. В шаблоне обычно указывается описание документа и вариант его использования, его расположение и лицо, ответственное за управление этим документом. Это даёт заинтересованным сторонам чёткое представление о том, что представляет собой каждый документ и к кому обращаться с вопросами.

#### Нужен ли мне шаблон проектной документации?

Да! Шаблоны проектной документации способствуют совместной работе команды, облегчая координацию межфункциональной работы. Используя один шаблон для всех команд и отделов, вы можете обеспечить согласованность процесса документирования проекта в масштабах всей компании. Это поможет всем работать вместе более эффективно.

#### Что должен содержать шаблон проектной документации?

Шаблон документации проекта должен содержать ключевые элементы процесса документирования проекта. Обычно он состоит из разделов, в которых указываются описание документа, его расположение, назначенные участники команды и связанные инициативы.

#### Какие три уровня проектной документации вы знаете?

Процесс документирования проекта обычно включает в себя начальную или планировочную, исполнительную и завершающую стадии. Вы можете структурировать шаблон документации проекта вокруг этих этапов, разбив документы на различные этапы, чтобы их было проще найти.