# Бесплатный шаблон протокола совещания для ведения заметок

> Теряете время на совещаниях? Давайте это исправим. Создайте шаблон протокола совещания в Asana, чтобы оптимизировать повестку и сократить рутинную работу.

Source: https://asana.com/ru/templates/meeting-minutes.md

- [Создайте шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [задачи](/features/project-management/tasks)

- [Проекты](/features/project-management/projects)

- [Zoom](/apps/zoom)

- [Clockwise](/apps/clockwise)

- [Gmail](/apps/google-gmail)

- [Microsoft Teams](/apps/microsoft)

шаблоны

Повестки совещаний

Протокол совещания

Создайте шаблон протокола совещания в Asana, чтобы оптимизировать повестку совещаний и сократить рутинную работу.

Повестки совещаний

## Протокол совещания

Вы когда-нибудь покидали совещание с мыслью: «Какой в этом смысл?» Да, мы понимаем. Но это можно изменить. Узнайте, как создание настраиваемого шаблона протокола совещания в Asana может способствовать проведению целенаправленных и ориентированных на действия совещаний.

### Создание шаблонов с помощью Asana

- [Зарегистрироваться](/create-account)

Представьте себе предстоящую неделю. Сколько совещаний вы запланировали посетить? Сколько из них вы ждёте с нетерпением? И самое главное, сколько из них, по вашему мнению, будут действительно продуктивными или актуальными для вашей повседневной работы? 

Если вы чувствуете себя перегруженным ненужными и непродуктивными встречами, вы не одиноки. Согласно [каталогу «Anatomy of Work](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)» за 2022 год, сотрудники теряют в среднем почти три часа на ненужных встречах каждую неделю. 

Как же превратить неэффективные и отнимающие много времени встречи в продуктивные и действенные? Одним из способов является использование шаблонов протоколов совещаний. 

## Что такое протокол совещания установленной формы?

Протокол — это формализованный метод протоколирования, используемый для [документирования повестки](https://asana.com/resources/meeting-agenda), тем обсуждения и результатов совещания. Несмотря на название, протоколы не связаны с продолжительностью совещания. Их цель — отслеживать важные решения и связанные с ними [задачи](https://asana.com/resources/action-items). 

Несмотря на схожесть названия и функций, протоколы совещаний отличаются от [заметок о совещаниях](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips), которые носят неформальный характер и не имеют установленной структуры. И вам не нужно использовать оба формата одновременно. Как правило, подробные протоколы используются для более формальных совещаний (например, для общих собраний компании или команды), а заметки — для более неформальных встреч, например регулярных совещаний один на один. Однако технически это зависит от вас и других участников совещания. Если вам нравится структура протокола, вы можете настроить его формат так, чтобы он подходил для большинства типов совещаний. 

Стандартные шаблоны протоколов совещаний должны включать следующее:
- Дата и время проведения совещания
- Список участников, включая присутствующих и отсутствующих
- Важные вопросы для обсуждения 
- Решения, принятые в ходе совещания
- Полученные задачи и дальнейшие действия
- Дата и время предстоящих совещаний 

## Что такое шаблон протокола совещания?

Шаблон протокола совещания — это многоразовый ресурс, используемый для организации, отслеживания и обмена протоколами совещаний в вашей организации. Шаблоны протоколов в установленной форме [упрощают ведение заметок](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips), обеспечивая структуру совещаний и прозрачность для всей команды. С помощью шаблонов протоколов вы можете быть уверены, что ваши совещания будут способствовать продвижению проектов, а не попадут в категорию «это можно было бы сделать по электронной почте». 

### Преимущества шаблона протокола совещания

Если вам кажется, что вы [тратите время на совещания](https://asana.com/resources/stop-wasting-time-meetings), скорее всего, так оно и есть. Согласно [каталогу «Anatomy of Work](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)», работники тратят 129 часов в год на ненужные совещания. И это только время, проведённое на совещаниях. В статистике не учитывается [работа по организации работы](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad), которая включает планирование совещаний, составление повесток и согласование информации со всеми участниками. 

Создание шаблона протокола совещания поможет сократить объём предварительной работы по планированию и подготовке к совещаниям. Существует множество способов вести протоколы совещаний: от бумажных заметок и шаблонов до документов и электронных таблиц. Однако наибольшее преимущество даст вам [инструмент для управления проектами](https://asana.com/uses/project-management), поскольку он позволяет создать шаблон протокола, который затем можно дублировать для разных команд и совещаний. 

Кроме того, цифровые шаблоны протоколов всегда актуальны — устаревших версий не бывает. Кроме того, они более доступны для всей команды и не требуют ручного контроля, что ещё больше сокращает рутинную работу, связанную с организацией совещаний и ведением протоколов. 

Другие преимущества цифровых шаблонов протоколов совещаний:
- Отслеживание всех повесток и протоколов совещаний в одном месте
- Хранение протоколов совещаний в месте, доступном для всех участников команды
- Предоставление информации заинтересованным [лицам](https://asana.com/resources/stakeholder-vs-shareholder), которые не могут присутствовать на каждом совещании
- Преобразование поручений в задачи и назначение ответственных за их выполнение 
- Документирование важных решений и быстрый доступ к протоколам прошлых совещаний для использования в будущем 
- Отслеживать ход выполнения работы по итогам совещаний, чтобы ничего не упустить

## Как использовать шаблон протокола совещания

Цифровые шаблоны протоколов совещаний легко создавать и использовать. Для начала создайте базовый шаблон со следующими разделами: 
- **Основная информация о совещании:**название проекта или команды, цель совещания, дата, участники и любая соответствующая информация о логистике 
- **Элементы повестки:**темы для обсуждения, кто ведёт обсуждение и сколько времени отводится на каждую тему
- **Поручения:**любые выводы и задачи, вытекающие из совещания, включая задание, исполнителя и дату сдачи 
- **Информация о предстоящем совещании:**актуальная информация о следующем совещании, включая его время и дату

Отсюда можно настроить шаблон в зависимости от типа совещания, для которого вы его используете. По мере проведения совещания отмечайте обсуждаемые темы и добавляйте решения, требующие действий, в раздел «Поручения». Затем, по окончании совещания, назначьте эти задачи исполнителям и наблюдайте, как все разговоры превращаются в действия.
- [Читать: Что такое анализ результатов выполненной работы (AAR)?](/resources/after-action-review-template)

### Интегрированные функции
- [Подзадачи](https://asana.com/features). Иногда задача слишком большая, чтобы её можно было выполнить за один раз. Если в задаче несколько исполнителей, неопределённая дата сдачи или есть заинтересованные лица, которые должны рассмотреть и согласовать задачу, прежде чем она будет выполнена, на помощь приходят подзадачи. Подзадачи — это мощный способ распределять работу и разбивать задачи на отдельные компоненты, сохраняя при этом связь между небольшими задачами и общим контекстом родительского задания. Разбивайте задачи на более мелкие элементы или фиксируйте отдельные компоненты многоэтапного процесса с помощью подзадач.
- [Вехи](https://asana.com/features). Вехи представляют собой важные контрольные пункты проекта. Устанавливая их на протяжении всего проекта, вы можете информировать участников команды и заинтересованные стороны о том, как вы движетесь к своей цели. Используйте вехи, чтобы отмечать небольшие победы на пути к большой цели проекта.
- [Зависимости](https://asana.com/features). С помощью зависимостей можно указать, что над задачей можно будет начать работать только после выполнения другой задачи. Вы будете знать, когда ваша работа блокирует работу другого человека, и сможете расставить приоритеты соответствующим образом. Команды, выполняющие совместную работу, видят, выполнения каких задач они ожидают от других, и когда можно приступить к выполнению своей части работы. Когда первая задача будет завершена, исполнитель получит уведомление о том, что ему можно приступить к выполнению своей задачи. Если же срок выполнения задачи, от которой зависит ваша работа, изменится, Asana уведомит вас об этом, чтобы вы могли скорректировать дату сдачи своей задачи.
- [Добавление задачи в несколько проектов](https://asana.com/features). Работа по своей природе межфункциональна. Команды должны иметь возможность эффективно работать в разных отделах. Но если �� каждого отдела своя система регистрации, работа останавливается и становится разрозненной. Asana упрощает отслеживание задач и управление ими в нескольких проектах. Это не только сокращает дублирование и повышает прозрачность работы между командами. но и помогает команде видеть задачи в контексте, понимать, кто над чем работает, и поддерживать связь между командой и задачами.

### Рекомендуемые приложения
- [Zoom](https://asana.com/apps/zoom). Asana и Zoom объединяются, чтобы помогать командам проводить более осмысленные и целенаправленные совещания. Интеграция Zoom + Asana облегчает подготовку к совещаниям, позволяет проводить действенные обсуждения и получать доступ к информации после конференции. Совещания начинаются в Asana, где их участники узнают, что планируется обсудить, из повесток, к которым им предоставлен доступ. Во время совещания команда может быстро создавать задачи в Zoom, чтобы не терять важную информацию и поручения. По окончании совещания интеграция Zoom + Asana переносит расшифровки и записи совещания в Asana, чтобы все его участники и ответственные лица могли при необходимости возвращаться к нему.
- [Clockwise](https://asana.com/apps/clockwise). С помощью интеграции Clockwise + Asana вы можете добавлять задачи Asana в виде интервалов времени в Google Календарь. Интеграция Clockwise + Asana позволяет вам указать длительность заданий, время их выполнения, а также может ли Clockwise переносить их автоматически. Добавляйте задачи в Календарь и выделяйте время на выполнение работы.
- [Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail). С помощью интеграции Asana для Gmail можно создавать задачи Asana непосредственно из почтового ящика Gmail. Все задачи, создаваемые в Gmail, будут автоматически включать контекст из электронного сообщения, чтобы вы не упустили ничего важного. Вам нужно свериться с задачей Asana при составлении текста электронного сообщения? Вместо обращения к Asana просто найдите эту задачу прямо из почтового ящика Gmail с помощью дополнения Asana для Gmail.
- [Microsoft Teams](https://asana.com/apps/microsoft). С помощью интеграции Microsoft Teams + Asana можно искать и делиться нужной информацией, не выходя из Teams. Свяжите обсуждения в Teams с поручениями в Asana. Кроме того, создавайте, назначайте и просматривайте задачи во время совещания в Teams без необходимости переключаться на браузер.

## Вопросы и ответы

#### Для каких типов совещаний следует использовать шаблоны протоколов?

Традиционно шаблон протокола используется для официальных совещаний, таких как общекорпоративные собрания, заседания доски или встречи с заинтересованными сторонами. Однако структура, предусмотренная шаблоном протокола, также полезна для неформальных встреч, таких как совещания команды или встречи с конкретными целями, например [стартовые](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting), [пост-мортем](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips) и [стендапы](https://asana.com/resources/stand-up-meeting). Просто скорректируйте шаблон протокола совещания по мере необходимости.

#### Как составить эффективную повестку совещания?

Эффективный шаблон протокола совещания закладывает основу для [эффективной повестки совещания](https://asana.com/resources/meeting-agenda). При составлении повестки совещания включите в него информацию, которая определяет цель совещания и сообщает команде, чего ожидать во время совещания. Сделайте повестку действенной, назначив ответственных за обсуждение тем и выделив достаточно времени на каждый элемент повестки. Наконец, заранее разошлите повестку совещания, а также любые соответствующие материалы для предварительного ознакомления, чтобы у членов вашей команды было время подготовиться.

#### Что необходимо отразить в шаблоне протокола совещания?

Все шаблоны протоколов совещаний должны включать одни и те же основные разделы: информацию о совещании, темы обсуждения, задачи и информацию о предстоящем совещании. Отсюда можно создать шаблон, включающий информацию о конкретном совещании, например, почему вы проводите совещание и чего вы надеетесь достичь. Когда вы начнёте использовать шаблон, заполните элементы повестки дня вопросами для обсуждения и задачами, которые команда должна выполнить по итогам совещания.

#### Как создавать задачи на основе поручений, полученных на совещании?

Вероятно, с вами уже случалось следующее: вы проводите продуктивное совещание. Вы принимаете важные решения и обсуждаете дальнейшие действия. Вы заканчиваете конференцию с хорошим настроением, а потом — тишина. Никаких последующих действий. Никаких действий. И импульс, который, как вам казалось, вы создавали, угасает. Это довольно распространенное явление при неэффективных встречах. Но шаблоны протоколов совещаний меняют всё. С помощью цифрового шаблона протокола можно создавать задачи на основе поручений и следить за тем, чтобы решения действительно выполнялись. Просто добавьте задачу в раздел «Поручения» протокола совещания, назначьте её исполнителю и укажите дату сдачи.

#### Как шаблон протокола поможет мне проводить более эффективные и результативные совещания?

Существует множество причин, по которым [совещания отнимают много времени](https://asana.com/resources/stop-wasting-time-meetings). Возможно, они не имеют чёткой направленности, слишком длинные или проводятся слишком часто (или слишком редко). В любом случае, если вы постоянно покидаете совещания, задаваясь вопросом, о чём вы говорили последние полчаса или почему вы вообще проводили совещание, вам может помочь шаблон протокола совещания. Определяя назначение и [цель](https://asana.com/resources/goal-vs-objective) каждого совещания, обеспечивая участие в нём нужных людей и назначая задачи в режиме реального времени, шаблоны протоколов придают вашим совещаниям структуру и цель, которые будут поддерживать динамику в течение длительного времени после их завершения.