# Простой шаблон инвентаризации для всей команды

> Быстро организуйте работу с помощью шаблона инвентаризации, который может использовать вся команда. Его можно быстро настроить, легко обновить и масштабировать.

Source: https://asana.com/ru/templates/inventory.md

- [Создайте шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [Настраиваемые поля](/features/project-management/custom-fields)

- [Обновления статуса](/features/project-management/status-updates)

- [Панели мониторинга для обеспечения отчётности](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

- [Планирование выработки](/features/resource-management/capacity-planning)

- [Tableau](/apps/tableau)

- [Microsoft Teams](/apps/microsoft)

- [Gmail](/apps/google-gmail)

- [Slack](/apps/slack)

шаблоны

Управление ресурсами

Инвентаризация

Быстро организуйте работу с помощью шаблона инвентаризации, который может использовать вся команда. Его можно быстро настроить, легко обновить и масштабировать.

Управление ресурсами

Планирование проектов

Управление поставщиками

Управление продуктом

## Инвентаризация

Держите под контролем элементы, уровни запасов и графики пополнения с помощью кастомизируемого шаблона инвентаризации, встроенного в Asana.

### Создание шаблонов с помощью Asana

- [Зарегистрироваться](/create-account)

Независимо от того, контролируете ли вы запасы в ресторане, отслеживаете канцелярские принадлежности или управляете оборудованием в разных командах, кастомизируемый шаблон управления запасами от Asana даёт вашей команде общую систему для мониторинга того, что у вас есть, где это находится и что требует внимания. Больше не нужно [искать обновления](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) в электронных таблицах или письмах.

Этот простой шаблон инвентаризации поможет вам регистрировать элементы, назначать последующие действия, поддерживать [согласованность в процессе](https://asana.com/resources/process-improvement-methodologies) и, самое главное, масштабировать отслеживание запасов, сводя к минимуму ошибки.

## **Кому нужен этот шаблон для учёта запасов?**

В Asana мы видим, как легко команды теряют контроль над расходными материалами, инструментами или запасами в разных отделах. Без централизованной системы незначительные проблемы, такие как дубликаты заказов или пропущенные точки повторного заказа, быстро перерастают в задержки или дефицит запасов.

Независимо от того, управляете ли вы запасами продуктов питания, пополняете ли полки или отслеживаете товары [в торговых точках](https://asana.com/resources/new-site-openings), этот шаблон инвентаризации поможет вам быть в курсе названия каждого элемента, артикула и цены за единицу по мере их изменения.

Этот шаблон списка дел по инвентаризации подходит для команд и отдельных лиц, которым нужен чёткий и воспроизводимый способ отслеживать то, чем они управляют:
- Владельцы малого бизнеса[, отслеживающие уровни запасов](https://asana.com/resources/inventory-management-software), точки повторного заказа и цены в общей системе управления запасами.
- Менеджеры магазинов, [отслеживающие запасы, расходные материалы в точках продаж](https://asana.com/resources/retail-merchandising) и наличие товаров в онлайн-магазинах и торговых точках.
- [Строительные бригады,](https://asana.com/templates/industry/construction) управляющие сырьём, оборудованием и другими материальными ценностями на конкретных объектах.
- ИТ-команды и команды технических ресурсов, которые занимаются инвентаризацией оборудования, деталями гарантии и записями об оборудовании.
- [Некоммерческие организации](https://asana.com/resources/strategic-plan-for-nonprofit-template) и школы, управляющие несколькими типами товарно-материальных ценностей в разных местах, от книг и инструментов до пожертвованных товаров.
- Частные лица, организующие домашние элементы в домашнюю инвентаризацию для страхования, перемещения или личного [учета](https://asana.com/templates/budget).
- Любой, кто отвечает за базовое отслеживание запасов в таких отраслях, как здравоохранение, розничная торговля, логистика или образование.
- [Создайте шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates)

## **Зачем использовать шаблон инвентаризации от Asana?**

Мы видели, как команды переходят с электронных таблиц на Asana и сразу же чувствуют себя более уверенно в управлении запасами. Вместо того чтобы гадать, когда нужно делать повторный заказ, или рыться в таблицах в поисках деталей затрат, всё находится в одном чётком [рабочем пространстве для совместной работы](https://asana.com/resources/teamwork-in-the-workplace). Результат? Меньше задержек, более быстрое пополнение запасов и более обоснованные решения о том, что и когда заказывать.
- [Читать: Бесплатный шаблон каталога продукции для систематизации артикулов, спецификаций и цен](https://asana.com/templates/product-catalog)

Возможности, которые даёт этот шаблон для отслеживания запасов:
- Отслеживать название элемента, артикул, количество и место хранения в одном месте; идеально подходит для контроля запасов и [отслеживания активов](https://asana.com/templates/asset-management).
- Добавлять поля для указания стоимости единицы, общей стоимости и статуса, чтобы повысить прозрачность и помочь команде действовать на основе данных, поступающих в реальном времени.
- Использовать точки повторного заказа и настраиваемые правила для автоматического пополнения запасов до того, как их станет слишком мало.
- Добавлять и [упорядочивать контакты поставщиков](https://asana.com/templates/use-case/vendor-management) и отслеживать дату последней транзакции, чтобы принимать обоснованные решения о закупках.
- Использовать Asana AI для выявления пробелов, рекомендаций по автоматизации и упрощения повторяющихся задач в рабочем процессе управления запасами.
- Сохраняйте гибкость системы управления запасами с помощью встроенных функций, поддерживающих широкий спектр типов запасов, от канцелярских принадлежностей до ИТ-оборудования.
- Предоставьте участникам команды доступ к общим данным, чтобы [устранить разрозненность](https://asana.com/resources/organizational-silos) и принимать более быстрые и обоснованные решения.

## **Как использовать этот шаблон инвентарной ведомости**
- **Дублируйте шаблон списка ТМЦ.**Нажмите «Использовать шаблон», чтобы создать свою версию в Asana. Дайте ему название, соответствующее вашей ситуации, например «Складские запасы», «ИТ-оборудование» или «Инвентарь».
- **Зарегистрируйте каждый элемент в виде задачи.**Создайте задачи для всех элементов, которые вы отслеживаете. Используйте название задачи для наименования или маркировки продукта и добавьте любые идентификаторы, такие как номера деталей или артикулы, чтобы упростить поиск.
- **Добавьте поля для отслеживания.**[Настройте проект](https://asana.com/resources/project-design) с помощью полей для количества, места хранения, стоимости за единицу, общей стоимости, порога повторного заказа и статуса элементов. Это даст вам чёткое представление о том, что есть в наличии, где это хранится и что требует внимания.
- **Записывайте информацию о поставщиках и историю заказов.**В описании задачи укажите названия поставщиков, контактные данные и ссылки на заказы. Добавьте поле или комментарий, чтобы отслеживать, когда элемент был заказан или получен в последний раз.
- **Организуйте данные по типу или местоположению.**Используйте разделы, чтобы группировать элементы по категориям (например, инструменты, мебель, расходные материалы) или по месту хранения (например, помещение A, главный шкаф или складской отсек 3). Так [вам будет проще найти то, что нужно](https://asana.com/resources/needs-assessment).
- **Назначайте задачи по контролю и пополнению запасов.**Если что-то нужно переупорядочить или проверить, назначьте это соответствующему человеку и установите дату сдачи. К задаче также можно прикрепить квитанции, счета или гарантийные документы.
- **Выберите представление, которое подходит для вашего рабочего процесса.**Используйте вид «Список» для простого журнала элементов, вид «Доска» для отслеживания статуса элементов или вид «Хронология» для мониторинга запланированных проверок или циклов замены. На [панели задач](https://asana.com/resources/executive-dashboard) можно отображать сводные данные, например общую стоимость товаров или элементы с пометками.
- **Оптимизируйте процесс с помощью встроенных инструментов.**Используйте правила для автоматизации напоминаний о низком уровне запасов. Храните файлы и заметки поставщиков в одном месте, используя вкладки «Файлы» и «Сообщения». Asana помогает сократить количество электронных таблиц и обеспечить [бесперебойную работу процесса](https://asana.com/resources/process-mapping).

## **Функции Asana для улучшения управления запасами**
- [Настраиваемые поля](https://asana.com/features/project-management/custom-fields). Добавляйте структурированные данные к каждому элементу запасов, например цену за единицу, уровень запасов, серийный номер или дату окончания гарантии. С помощью этих полей можно сортировать и фильтровать задачи, чтобы быстро определить, что требует внимания.
- [Вид «Хронология](https://asana.com/features/project-management/project-views)»: просматривайте активность по запасам с течением времени. Независимо от того, отслеживаете ли вы циклы пополнения запасов, сроки действия гарантии или сезонные элементы, представление в виде хронологии поможет вам планировать и избегать неожиданных проблем.
- [Правила](https://asana.com/features/workflow-automation/rules): используйте автоматизацию, чтобы опережать проблемы с запасами. Например, можно запустить назначение задачи или уведомление Slack, когда уровень запасов упадёт ниже определённого порога.
- [Размещение задач в нескольких проектах](https://help.asana.com/s/article/multi-home-tasks-to-avoid-information-silos?language=en_US): отслеживайте задачи по запасам в нескольких проектах (например, в проектах отделов операционной деятельности, ИТ или финансов), не дублируя их. Это простой способ улучшить координацию между командами.
- [Формы](https://asana.com/features/workflow-automation/forms): дайте участникам команды возможность отправлять запросы на пополнение запасов или сообщать об отсутствующих элементах с помощью стандартизированной формы. Каждая запись становится задачей в шаблоне инвентаризации, что упрощает отслеживание.
- [Подтверждения](https://help.asana.com/s/article/approvals?language=en_US): оптимизируйте процесс повторного заказа с помощью встроенных подтверждений. Добавьте этап подтверждения к любой задаче по инвентаризации, чтобы руководители команд или финансовые менеджеры могли быстро проверить и подтвердить её.
- [Обновления статуса](https://asana.com/features/project-management/status-updates). Делитесь краткими обновлениями о циклах инвентаризации, ходе пополнения запасов или предстоящих проверках в одном месте. Эти обновления связаны с вашим проектом, поэтому все остаются в курсе, не отслеживая электронные письма.

## **Рекомендуемые интеграции**
- [Tableau](https://asana.com/apps/tableau): преобразуйте данные о запасах в динамические панели задач. С помощью интеграции Asana и Tableau можно визуализировать такие тенденции, как дефицит запасов, частота пополнения запасов и стоимость элементов с течением времени. 
- [Microsoft Excel](https://asana.com/apps/microsoft-excel): экспортируйте список товарных запасов в Excel для автономного доступа или для совместного использования с участниками команды за пределами вашей организации. Отлично подходит для печати, продвинутого ввода данных или синхронизации с другими инструментами Microsoft. 
- [Google Таблицы](https://asana.com/apps/google-sheets): синхронизируйте список товарных запасов с электронной таблицей, чтобы создавать настраиваемые отчёты или печатные списки дел. Идеально подходит для команд, которым нужно привычное представление данных в виде таблицы в дополнение к системе, работающей в реальном времени. 
- [Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail): преобразуйте электронные письма поставщиков или подтверждения повторных заказов в отслеживаемые задачи. Не нужно ничего копировать и вставлять: просто нажмите, чтобы отправить электронное письмо прямо в систему управления запасами. 
- [Slack](https://asana.com/apps/slack): автоматизируйте оповещения о низком уровне запасов и Подтверждения повторных заказов с помощью сообщений Slack. Вы также можете преобразовывать обсуждения в Slack в задачи, чтобы неформальные обновления были связаны с рабочим процессом управления запасами. 
- [Dropbox](https://asana.com/apps/dropbox): прикрепляйте контракты с поставщиками, гарантии или руководства к любым элементам инвентаря. Благодаря интеграции с Dropbox каждый документ хранится вместе с соответствующим ему элементом. 

## **Часто задаваемые вопросы о шаблонах для управления запасами**

#### Что такое шаблон инвентаризации?

Шаблон инвентаризации — это готовая структура для отслеживания элементов инвентаря и управления ими. Обычно он включает такие поля, как название элемента, количество, артикул и место хранения. Вместо того чтобы создавать систему управления запасами с нуля, вы начинаете с готового фреймворка, который экономит время, используя повторяемую и кастомизируемую систему. Не нужно каждый раз вручную создавать столбцы или заново настраивать параметры.

#### Какие функции отличают шаблон инвентаризации Asana от электронной таблицы?

В отличие от статических электронных таблиц, шаблон управления запасами Asana является динамичным и совместным. Вы можете назначать задачи, автоматизировать рабочие процессы повторных заказов, прикреплять файлы поставщиков и использовать нестандартные поля для отслеживания деталей запасов — и всё это в общей системе, доступной для всей команды.

#### Чем шаблоны инвентаризации в Asana лучше, чем шаблоны в Google Таблицах или Excel?

Asana выходит за рамки электронных таблиц, связывая данные о запасах с более крупным рабочим процессом. Вы можете автоматизировать напоминания, назначать задачи по пополнению запасов и отслеживать изменения с течением времени. Кроме того, Asana интегрируется с Excel и Google Таблицами, поэтому вы можете экспортировать свои данные для отчетности или резервного копирования.

#### Могут ли несколько отделов управлять запасами в одном общем шаблоне?

Да. С помощью Asana такие отделы, как операционный, ИТ и финансовый, могут получать доступ к одному и тому же шаблону инвентарной ведомости и обновлять его. Вы можете назначать задачи разным командам, фильтровать их по отделам и поддерживать единый источник достоверной информации для контроля запасов.

#### Можно ли использовать ИИ Asana с этим шаблоном управления запасами?

Конечно. Asana AI помогает выявлять пропущенные поля, предлагать правила автоматизации и помечать неполные записи. Это упрощает управление запасами, устраняя повторяющиеся ручные задачи.