# Шаблон журнала действий: отслеживание задач, ответственных и дедлайнов

> Используйте бесплатный шаблон журнала действий от Asana, чтобы фиксировать решения, назначать задачи и отслеживать дедлайны. Организуйте задачи и доведите проекты до завершения.

Source: https://asana.com/ru/templates/action-log.md

- [Создайте шаблон](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [Панели мониторинга для обеспечения отчётности](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

- [умные поля](/product/ai)

- [задачи](/features/project-management/tasks)

- [Учёт времени](/features/resource-management/time-tracking)

- [Google Workspace](/google-workspace)

- [JIRA Cloud](/apps/jiracloud)

- [Microsoft Teams](/apps/microsoft)

- [Clockwise](/apps/clockwise)

шаблоны

Планирование проектов

Шаблон журнала действий

Используйте бесплатный шаблон журнала действий от Asana, чтобы фиксировать решения, назначать задачи и отслеживать дедлайны. Организуйте задачи и доведите проекты до завершения.

Планирование проектов

Планирование работы различных команд

Повестки совещаний

## Шаблон журнала действий

Организуйте контроль и дальнейшие действия с помощью шаблона журнала действий Asana. Отслеживайте прогресс в одном месте и держите команду сосредоточенной на выполнении работы.

### Создание шаблонов с помощью Asana

- [Зарегистрироваться](/create-account)

Используйте этот шаблон журнала действий для отслеживания решений, ответственных и дат сдачи в одном месте. Он превращает итоги совещаний и задачи [по проектам в простой общий список поручений](https://asana.com/templates/action-items), чтобы ничего не упустить. Журнал действий централизует действия, связанные со стендапами, обзорами проектов и проверками участников команды, чтобы вы могли быстрее продвигать работу.

## Кому нужны шаблоны журналов действий?

В Asana команды полагаются на чётко определённых ответственных и дедлайны, особенно после динамичных совещаний. Мы убедились, что живой журнал действий [превращает расплывчатые заметки](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips) в отслеживаемую работу.

Журналы действий помогают менеджерам проектов, руководителям команд и специалистам по операциям, которые управляют межфункциональными задачами и зависимостями. Если в ваш рабочий день входит [проведение совещаний](https://asana.com/templates/meeting-agenda), [фиксирование задач](https://asana.com/resources/action-items) и отслеживание препятствий, шаблон журнала действий создаёт единый источник достоверной информации, на который может положиться ваша команда.
- **Менеджеры проектов:**ведите текущий список решений, дальнейших действий и ответственных лиц с указанием сроков выполнения. Идеально подходит для обзоров спринтов и ретроспектив.
- **Руководители команд:**сделайте ответственность видимой для всей команды. Вы можете видеть, кто, что и к какому сроку делает, и выявлять риски до того, как они приведут к задержкам.
- **Операционные руководители и начальники штабов:**объединяйте действия, связанные с совещаниями по проектам и рабочими потоками, в единое представление, чтобы руководители получали быстрые и точные обновления статуса.
- **Команды по работе с клиентами:**фиксируйте обязательства, взятые в ходе звонков, и отслеживайте их выполнение, чтобы соблюдать график проекта и не выходить за рамки его объёма.

## Зачем нужен шаблон журнала задач от Asana

После [еженедельного совещания по статусу](https://asana.com/resources/meeting-agenda) обычно остаются страницы заметок и отсутствует чёткий [план действий](https://asana.com/templates/action-plan). Шаблон журнала действий Asana превращает каждую заметку в задачу с датой сдачи, контекстом и дополнительной информацией.

**Шаблоны журнала задач Asana помогут вам:**
- Распределять ответственность по каждому элементу с помощью исполнителей и дедлайнов
- Обеспечить быструю реализацию с помощью правил автоматизации и напоминаний
- просматривать работу в различных форматах, таких как список, доска или хронология, в соответствии с вашим рабочим процессом;
- Получать доступ к отчётности в реальном времени, чтобы выявлять просроченные элементы или элементы, находящиеся под угрозой
- Упростить адаптацию и приём новых запросов между совещаниями с помощью форм
- [Читать: Попробуйте наш шаблон плана корректирующих действий, чтобы упростить процесс улучшений](https://asana.com/templates/corrective-action-plan)

## Как использовать этот шаблон журнала действий

Этот шаблон прост в использовании. Начните регистрировать действия, а структура сделает всю тяжелую работу. Вы также можете ознакомиться с [библиотекой шаблонов для управления проектами](https://asana.com/templates/) Asana, чтобы стандартизировать большую часть работы своей команды, от совещаний до проектов.

### Шаг 1. Добавление и упорядочение новых задач

Создавайте новые задачи в разделе «_Задачи_», чтобы фиксировать всё, что обсуждалось во время [совещания](https://asana.com/templates/use-case/meeting-agendas) или [проверки](https://asana.com/templates/performance-review). Назначьте ответственного, установите дату сдачи и отметьте приоритет, чтобы участники команды знали, что делать дальше. Добавьте имя _инициатора_ и _идентификатор_ поручения, чтобы упростить документирование последующих действий.

Группируйте похожие действия и проверяйте, чтобы у каждой задачи был исполнитель и дедлайн. Этот шаг гарантирует, что ни один элемент не будет упущен и что ваш шаблон задач станет [единым источником достоверной информации](https://asana.com/resources/project-brief) для текущих обязательств.

### Шаг 2. Перемещайте работу по этапам

По мере выполнения работы перетаскивайте задачи в раздел «_В процессе_», чтобы показать, что назначено. Когда задача будет выполнена, переместите её в раздел «_Завершённые действия»_, чтобы все могли видеть результаты без запросов о статусе. Если работа над задачей приостановлена, переместите её в раздел «_Отложено»_, пока не сможете вернуться к ней.

Используйте эти разделы для визуализации хода работ. [Каждый шаг в рабочем процессе](https://asana.com/resources/workflow-diagram) сигнализирует команде о том, на чём нужно сосредоточиться, и создаёт импульс и прозрачность на протяжении всего проекта.

### Шаг 3. Отслеживание и обновление деталей задачи

Обновляйте поля «_Статус»_ и _«Срок выполнения»_ по мере выполнения работы. Если приоритеты меняются, скорректируйте поле «_Приоритет»_, чтобы ваша команда сначала [работала над элементами критического пути](https://asana.com/resources/critical-path-method). Добавьте вспомогательные заметки или файлы, чтобы предоставить каждому исполнителю необходимую информацию.

Регулярно просматривайте эту информацию, чтобы поддерживать шаблон журнала действий в актуальном состоянии. Несколько быстрых обновлений помогут избежать путаницы в отношении ответственности за задачи или дедлайнов.

### Шаг 4. Анализ и отчёт о результатах

Во время анализа или ретроспективы фильтруйте задачи по _приоритету_ или _статусу_, чтобы обсуждение было более целенаправленным. Выделите завершённые задачи в разделе «_Завершённые действия»_, чтобы отметить успехи и определить препятствия на будущее. Используйте эту аналитику, [чтобы улучшить планирование](https://asana.com/resources/project-planning) и делегирование работы в будущем.

Превратите шаблон журнала задач в отчёт о ходе работ и результатах. Фиксируя результаты непосредственно в проекте, вы создаёте историю с возможностью поиска, которая улучшает [процесс принятия решений](https://asana.com/resources/decision-making-process).

### Шаг 5. Закрытие и архивирование завершенной работы

После выполнения задачи назначьте её в раздел «_Завершённые действия_» для справки. Если задача становится неактуальной, переведите её в состояние «_Отменено»_. Категории позволяют легко сравнивать то, что команда уже сделала, с тем, что ещё требует внимания. Архивируйте старые или завершённые задачи в конце каждого цикла, чтобы поддерживать порядок в шаблоне.

## Функции плана действий Asana

Функции Asana позволяют настроить шаблон журнала действий в соответствии с потоком управления задачами вашей команды. Мы разработали этот бесплатный шаблон с использованием некоторых из наших основных [инструментов планирования действий](https://asana.com/resources/action-plan), но вы можете найти больше идей в [нашей библиотеке функций](https://asana.com/features).

[Задачи и исполнители](https://asana.com/features/project-management/tasks)

Превратите каждое действие в отслеживаемое задание и назначьте ему исполнителя. Добавляйте хронологии и даты начала, чтобы задавать ожидания и поддерживать динамику.

[Нестандартные поля](https://asana.com/features/project-management/custom-fields)

Отмечайте действия по приоритету, источнику собрания или [показателям критического пути](https://asana.com/templates/critical-path-method), чтобы сортировать и фильтровать их, как в электронной таблице, не выходя из проекта.

[Зависимости](https://help.asana.com/s/article/task-dependencies)

Показывайте, когда одна задача блокирует другую, чтобы команды не начинали работу слишком рано и сроки были реалистичными.

[Правила (автоматизация)](https://asana.com/features/workflow-automation/rules)

Автоматически назначайте задачи, добавляйте отслеживающих или отправляйте напоминания по мере приближения даты завершения.

[Представления проектов](https://asana.com/features/project-management/project-views)

Используйте несколько представлений проекта (список, доска, хронология, календарь и панель задач), чтобы упорядочить список задач, визуализировать планирование и отслеживать ход выполнения работы со всех сторон.

[Панели задач и обновления статуса](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards)Отслеживайте задачи в реальном времени и без труда делитесь графиками и обновлениями статуса. Шаблон списка поручений позволяет упорядочить все детали и легко их просматривать.

## Рекомендуемые интеграции для шаблонов поручений

Интеграции Asana позволяют подключать трекер задач к инструментам, которые вы уже используете, чтобы фиксировать и закрывать задачи без лишних усилий в чатах, электронной почте и на совещаниях. Изучите [полную галерею интеграций с приложениями](https://asana.com/apps?category=all-apps), чтобы найти платформы и программное обеспечение для управления проектами, которые регулярно используют участники вашей команды.

[Slack](https://asana.com/apps/slack)

Превращайте сообщения чата в задачи за считанные секунды и публикуйте автоматические напоминания в канале перед каждой датой завершения. Интеграция Slack идеально подходит для быстрого отслеживания действий после планерок.

[Microsoft Teams](https://asana.com/apps/microsoft)

Превращайте чаты и звонки в задачи, которые можно отслеживать в шаблоне журнала действий. Синхронизируйте с Excel, чтобы обновлять сроки, уровень приоритета и любые корректирующие действия, а затем отслеживать их в реальном времени.

[Zoom](https://asana.com/apps/zoom)

Мгновенно фиксируйте задачи, поставленные на совещании, превращая заметки и расшифровки Zoom в задачи, которые можно назначать, отслеживать и закрывать прямо в плане проекта.

[Gmail](https://asana.com/apps/google-gmail)

Превращайте электронные письма в задачи или важные этапы, которыми можно управлять, не выходя из почтового ящика.

[Google Таблицы](https://asana.com/apps/google-sheets)

Синхронизируйте шаблон журнала задач с Google Таблицами, чтобы сортировать, фильтровать и делиться ходом выполнения проекта с заинтересованными сторонами и участниками команды.

[Jira Cloud](https://asana.com/apps/jiracloud)

Подключите трекер действий к Jira Cloud, чтобы синхронизировать инженерные задачи, управлять зависимостями и [отслеживать результаты](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables) наряду с другими рабочими процессами управления проектами.

## Часто задаваемые вопросы о шаблонах журналов действий

#### Что такое шаблон журнала действий?

Шаблон журнала действий — это готовый фреймворк, в котором каждое действие представляет собой задачу с исполнителем, датой сдачи и контекстом. В Asana можно использовать нестандартные поля, зависимости и представления проекта, чтобы организовать журнал действий и поддерживать информацию в актуальном состоянии.

#### Чем журнал действий отличается от протокола совещания?

В заметках о совещании фиксируется то, что вы обсуждали, а в журнале действий — что будет дальше, кто является ответственным за каждое задание и когда оно должно быть выполнено. Используйте оба инструмента вместе, привязывая заметки непосредственно к задачам, которые они создают.

#### Можно ли использовать этот шаблон журнала задач для нескольких команд?

Да, используйте настраиваемые поля для обозначения команд или отделов, а затем фильтруйте или создавайте сохранённые поисковые запросы для каждой группы. Портфели также дают общее представление о прогрессе во всех командах и проектах.

#### Почему шаблоны Asana лучше, чем шаблоны Excel или Google Таблицы?

Хотя шаблоны Excel и Google Документы позволяют составлять списки задач, они требуют ручного обновления и не поддерживают автоматизацию. Шаблоны управления проектами Asana позволяют назначать исполнителей, устанавливать даты сдачи, отслеживать зависимости и автоматизировать напоминания в одном месте. Вы также получаете несколько представлений (список, доска, хронология и панель задач) для визуализации прогресса и управления рабочими процессами без путаницы с версиями или дополнительной настройкой.

#### Есть ли разница между шаблоном задачи и обычным списком задач?

Шаблон списка задач позволяет добавлять ответственность, даты и зависимости к каждому элементу, а также поддерживает отчётность, автоматизацию и подтверждения, что выходит далеко за рамки статического [списка](https://asana.com/templates/to-do-list) задач.