Управление студенческими организациями

Функционал Asana позволяет грамотно организовать всю работу по учёбе и при этом участвовать в деятельности различных студенческих организаций, клубов и заниматься внеаудиторной работой. В Asana можно хранить важную информацию, заметки и поручения, касающиеся организации. Это помогает более эффективно вести совместную работу перед собраниями и мероприятиями, а также во время и после их проведения. По мере поступления новых участников или ухода выпускников всю актуальную информацию можно с лёгкостью отслеживать в одном и том же месте.

Создание рабочего пространства

1. Создайте новое рабочее пространство для своей организации или клуба. В нём будут храниться все задачи и информация, необходимая вашей группе для совместной работы в Asana.
2. Пригласите лидеров организации в рабочее пространство. После этого можно будет решить, как лучше создавать проекты по различным аспектам организации в Asana.
3. Создайте проект. Проекты можно использовать для бухгалтерской работы, составления повесток и протоколов совещаний, сбора средств, подготовки к ожидаемым событиям, планирования мероприятий и многих других целей. Возможности практически безграничны.

Приглашение других участников

1. Создав несколько проектов, пригласите остальных участников организации. Сделать это можно, нажав кнопку + на верхней панеливерхней панели. Когда они зарегистрируются, проведите организационное совещание, чтобы показать возможности Asana и ввести всех в курс дела.
2. Добавьте участников в существующие проекты и задачи, а затем предложите им создать собственные. Когда все поймут, как это делается, можно будет начинать совместную работу в Asana.
3. Поощряйте коллег выполнять имеющиеся задачи и добавлять новые, оставлять комментариикомментарииОставляйте комментарии к задачам или беседам, чтобы предложить помощь, ответить на вопросы, и помочь с выполнением работы. и инициировать беседы, чтобы задавать через них вопросы, получать обновления статуса и обмениваться друг с другом актуальной информацией. Когда все начнут следить за актуальным состоянием своих задач, вам уже не нужно будет тратить столько времени на еженедельные совещания и работу с электронной почтой просто ради обновления информации: Asana будет постоянно актуализировать все сведения за вас.

Следите за тем, как ваши коллеги осваивают Asana, чтобы своевременно отвечать на их вопросы об использовании этого продукта в группе. Подробнее см. в нашем руководстве о том, как придать и сохранить импульс работе коллектива.

Проведение совещаний с помощью Asana

1. Создайте проект для повестки совещания. Используйте разделыразделыРазделы позволяют систематизировать списки задач. Разделите список задач проекта или «Мои задачи» по категориям, этапам или приоритету., чтобы можно было систематизировать повестку и создать задачи по каждому её пункту. Для каждой задачи можно указать срок выполнения, соответствующий дате совещания.
2. Добавьте всех участников совещания в качестве участник проектаучастник проектаПользователь, имеющий доступ к проекту и получающий уведомления о нём., чтобы они могли создавать задачи с темами для обсуждения за некоторое время до совещания.
3. Перед совещанием попросите ведущего специалиста организации просмотреть темы повестки (задачи в проекте) и организовать их по приоритету. Для этого достаточно просто перетащить задачи в нужном порядке.
4. На время совещания откройте проект с повесткой в Asana, чтобы все знали, какой именно вопрос обсуждается в тот или иной момент. А чтобы все могли видеть текущую задачу, её можно вывести на большой экран, применив режим фокусировкирежим фокусировкиВ режиме фокусировки сведения о задаче разворачиваются и заполняют окно браузера целиком. (для этого просто нажмите Tab + X).
5. Определите дальнейшие действия во время совещания. Отмечайте выполнение задач по ходу обсуждения. При возникновении каких-либо дополнительных поручений назначайте соответствующие задачи подходящим исполнителям. Кроме того, во время совещания можно создавать новые задачи, чтобы все знали, что делать дальше.

Благодаря проведению организационных мероприятий и совещаний в Asana, каждый чётко знает свои задачи и сроки их выполнения, что позволяет использовать рабочее время с максимальной эффективностью. Вместо того чтобы тратить время на поиск актуальной информации и выяснение вопросов для обсуждения, можно сразу приступить к действительно важной работе.