Повестки совещаний

Как создать повестку совещания в Asana

Создать проект с повесткой совещания можно для любой встречи, однако начать, всё же, стоит с регулярно проводимого совещания коллектива или встреч один на один, освоившись с которыми можно будет составлять повестки для любых других совещаний по мере необходимости. Есть несколько способов создать повестку совещания. Вот как сделать это в кратчайшие сроки:

1. Начните с шаблона повестки совещания, настроив его с учётом потребностей своего коллектива.
2. Или импортируйте электронную таблицу, в которой вы в настоящий момент планируете совещания.

Если вы пользуетесь бесплатной версией, хотите сформировать собственную повестку совещания с нуля или познакомиться с тем, как правильно создавать проекты в Asana в целом, посмотрите наше обучающее видео из серии «Как работать в Asana»:

Примеры совещаний, которые можно планировать в Asana

В Asana можно планировать любые совещания. Вот несколько идей, которые помогут вам начать это делать:

• Регулярные совещания команды

• Встречи «один на один»

• Коллективные обсуждения

• Планирование спринтов

• Обсуждения дизайна

Советы по планированию совещаний и подготовке к ним

1. Добавляйте темы для обсуждения и пункты повестки в виде задач

Когда возникают темы, которые нужно затронуть на совещании, добавляйте их в проект повестки в виде задач. Можно создать новые задачи специально для повестки или добавить существующие задачи из других проектов. Так как задачи могут находиться в нескольких проектах одновременно, их не нужно дублировать. Обсудив тему, можно удалить соответствующую задачу из проекта с повесткой.

Договоритесь о правилах команды относительно того, кто может вносить пункты в повестку совещания. Например, можно разрешить делать это всем или возложить эту задачу на ведущего совещания.

2. Рассматривайте и определяйте приоритет пунктов повестки до совещания

Создавайте разделы (или столбцы если это проект в виде доски), чтобы систематизировать пункты повестки. Например, можно создать следующие категории: «Повестка», «Контроль исполнения», «Предстоящее» и «Заметки».

Перед совещанием рассмотрите пункты повестки и определите их приоритет, расположив задачи в нужном порядке перетаскиванием.

3. Делитесь необходимыми файлами или важной информацией до совещания

Использование проектов с повестками совещания также упрощает для всех его участников поиск необходимых ресурсов и сведений, которые могут им понадобиться перед встречей. Например, если нужно, чтобы коллеги прочитали что-то заранее, создайте задачу с нужными файлами или информацией и назначьте копии задач участникам совещания, установив срок исполнения до совещания, чтобы они пришли подготовленными.

Советы по проведению совещаний

1. Используйте интеграцию Zoom и Asana

Теперь планировать и проводить более продуктивные конференции в Zoom стало ещё проще. С помощью этой интеграции можно создавать конференции в Zoom и привязывать их к задачам в Asana. При этом после конференции её протокол и запись будут прикреплены к задаче для справки и общего пользования.

2. Сделайте так, чтобы повестку во время совещания могли видеть все участники

Если участники встречи не сконцентрированы на одном и том же, совещание может пойти не по плану. Откройте повестку в Asana и поделитесь своим экраном или попросите коллег открыть её в своих мобильных приложениях. Так все будут видеть одно и то же во время встречи, где бы они ни были.

3. Отслеживайте поручения дополнительные задачи для повышения ответственности

Со всеми случалось вызваться сделать что-то во время совещания, а затем совершенно забыть об этом. Чтобы этого избежать, сотрудники могут фиксировать поручения, согласованные в ходе совещания, и назначать их соответствующим исполнителям. Если добавить необходимые детали в описание задачи, контекст и необходимость её выполнения будут понятны даже после совещания.

4. Упрощайте распространение протоколов совещаний

Вместо того чтобы отправлять протоколы всем по отдельности, создайте в повестке задачу «Протокол» и добавьте всех, кто на нём присутствовал, а также отсутствовавших коллег в список её участников, чтобы они могли посмотреть, что произошло на встрече. По окончании конференций Zoom, привязанных к задачам Asana, к этим задачам прикрепляются запись и расшифровка конференции.

Постарайтесь распределить обязанности по ведению протокола равномерно среди участников, чтобы все могли активно участвовать в совещании, и протокол не вели всегда одни и те же добровольцы.

5. Обсуждайте идеи и стратегии, а не просто обновления статуса

Так как использование Asana помогает лучше контролировать статус ведущейся работы, возможно, вы будете реже проводить совещания или сможете сделать их более полезными. Когда нет нужды проходиться по списку того, что нужно сделать, что уже было сделано и что сейчас в процессе, можно обсуждать проблемы и результаты.

Ресурсы для планирования повесток и проведения совещаний

Ресурсы	Ссылка
Видеоинструкция	Смотрите видео из серии «Как работать в Asana»
Шаблон повестки совещания	Использовать шаблон
Курс по требованию	Записаться в Академию Asana