Внутренние ресурсы

Когда информационные материалы вашей компании или коллектива разбросаны по электронной почте, чатам и инструментам для обмена файлами, это сильно осложняет (а то и вовсе делает невозможным) поиск нужных сведений. Чтобы этого не происходило, используйте проект Asana в качестве справочника или центра информационных ресурсов компании. Каждый сотрудник будет знать, где найти самую точную и актуальную информацию о компании, начиная с правил организации отпусков и заканчивая цветовой палитрой бренда.

Как создать проект по внутренним ресурсам

В Asana предусматривается возможность создания задач без исполнителя, не предполагающих выполнения каких-либо действий, которые можно использовать в качестве справочных материалов. Такие задачи легко найти в проекте или с помощью поиска. Для формирования библиотеки внутренних ресурсов выполните следующие действия:

1. Создайте новый проект под названием «Внутренние ресурсы» или «Справочные материалы компании».

2. Добавьте в него разделы для организации рубрик, например, «ИТ-ресурсы», «Ресурсы по брендам» или «Корпоративные правила».

3. Добавьте справочные задачи в каждый раздел и прикрепите нужные файлы к каждой задаче со своего компьютера, из Google Диска, Box или Dropbox. Приведите ссылки на другие важные проекты и задачи в Asana, используя @упоминания.

4. Добавьте в проект настраиваемые поля, чтобы было удобно фильтровать ресурсы по дополнительным категориям. Это могут быть такие поля, как «тип ресурсов», «время на чтение» и т. д. Сделать это можно, нажав на синюю ссылку Добавить настраиваемые поля в верхней части проекта. Проекты можно сортировать по настраиваемым полям, чтобы систематизировать все задачи по этим полям, облегчая тем самым поиск и оценку ресурсов.

5. Пригласите коллег в проект. Предложите им добавлять в него дополнительную справочную информацию в виде задач в соответствующем разделе.

6. Добавьте задачу в шаблон для адаптации новых сотрудников, указав в ней ссылку на проект по внутренним ресурсам. Все новички уже с первого своего рабочего дня будут знать, где найти нужную информацию.

   

   Узнайте, как подразделению The John Lewis Partnership удалось создать внутреннее решение для поддержки программ, учебных материалов и обучения сотрудников.

Советы по управлению проектами с внутренними ресурсами

Обновление задач

При изменении справочных документов или информации соответствующую задачу необходимо обновить. Просматривая историю задачи, ваши коллеги будут видеть, когда и почему были внесены те или иные изменения.

Представление «Файлы»

Используйте представление «Файлы» для просмотра всех документов и файлов, прикреплённых к задачам из справочного проекта.

Справочные материалы для конкретных групп

Создайте отдельный проект справочных материалов для той или иной группы. Задачи могут находиться как в общем проекте ресурсов компании, так и в проекте, предназначенном для конкретного коллектива. Например, все материалы, необходимые дизайнерам, могут быть размещены в проекте «Дизайнерские ресурсы», а самые важные из них (логотип и т. д.) также можно привести и в проекте «Справочные материалы компании».

Сэкономьте своим сотрудникам время, которое обычно уходит на поиски важных документов компании. Не все задачи в Asana подлежат обязательному исполнению. Справочные задачи позволяют систематизировать и централизовать внутренние ресурсы, чтобы ваш коллектив тратил меньше времени на поиск информации и уделял больше внимания полезной работе.