# Шесть советов по использованию портфелей для планирования нескольких проектов > Узнайте, как максимально эффективно использовать одну из самых мощных и недооценённых функций Asana для отчётности, управления загрузкой, планирования и многого другого. Source: https://asana.com/resources/tips-for-portfolios ## Шесть советов по использованию портфелей — самого ценного секрета Asana для планирования нескольких проектов одновременно #### Быстрый совет Используйте [панели](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) задач портфеля для автоматического создания настраиваемых графиков и визуализации результатов по всем инициативам в вашем портфеле.Итак, вы работаете над множеством проектов, и вам нужен способ управлять ходом работ по различным инициативам и отслеживать его. Знакомая ситуация? Если да, то вам крупно повезло. Удобная (и слишком часто используемая не в полной мере) функция[портфелей в](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) Asana создана специально для решения этой проблемы. Это как папка для ваших проектов, но с дополнительными функциями, которые позволяют получить общее представление о каждой инициативе. Портфели позволяют мгновенно отслеживать связанную работу, показывая, что идёт по плану, а что находится под угрозой, чтобы вы могли быстро получить дополнительную информацию, когда проекты требуют вашего внимания.  Добро пожаловать в мир портфелей — самого большого секрета Asana. Предлагаем пять советов для начала работы, которые помогут вам воспользоваться всеми преимуществами этой мощной функции.  ## 1. Держите заинтересованные стороны в курсе дел и обеспечивайте их подотчётность в одном месте Сколько раз люди спрашивали вас о статусе инициативы или о том, где они могут найти информацию? Если вы регулярно управляете проектами, то, вероятно, это происходит довольно часто. Портфолио решают эту проблему, предоставляя централизованное пространство, в котором каждый может получить доступ к обновлениям о ходе выполнения всех проектов, входящих в этот портфель, что позволяет легко отвечать на вопросы и держать заинтересованные стороны в курсе событий. Это означает, что больше не нужно рассылать обновления по отдельности — вместо этого сотрудники могут с лёгкостью находить нужную информацию в одном месте.  Вот как портфели могут упростить общение с заинтересованными лицами:  - **Более быстрое создание обновлений статуса.** Вместо того чтобы создавать трудоемкие обновления с нуля, Asana ускоряет этот процесс, предлагая разделы, задачи и важные этапы, которые стоит упомянуть. Перетаскивайте предлагаемые ключевые моменты, автоматически создавайте диаграммы и многое другое.  - **Просматривайте предыдущие обновления статуса**, чтобы иметь конкретную информацию о достигнутом прогрессе.  - **Связывайте работу в портфеле с целями компании.** Показывайте, достижению каких общих бизнес-целей способствует ваш портфель, чтобы заинтересованные стороны осознавали свою ответственность и понимали, почему их работа важна.  - **Добавьте описание портфеля, ответственного и дату сдачи**, чтобы важные детали всегда были под рукой. Когда к вашему портфелю присоединяются новые заинтересованные стороны, они получают контекст, необходимый для быстрого вхождения в курс дела.  ## 2. Мгновенно получайте общее представление о ситуации Используете ли вы [нестандартные поля](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) для отслеживания данных о задачах в проектах, таких как затраченное время или доступный бюджет? Если да, то эту информацию можно автоматически обобщить в портфеле, чтобы мгновенно получить общий обзор всех ваших проектов.  Ниже приводится пример того, как это работает:  - **Отслеживание данных в рамках проектов:** Представьте, что вы отслеживаете работу поставщиков в рамках проекта. Добавьте [настраиваемое поле для отслеживания времени](https://asana.com/features/resource-management/time-tracking), чтобы точно рассчитывать, сколько времени поставщики тратят на каждую задачу.  - **Затем добавьте проекты в портфель:** добавьте свой проект по управлению работой с поставщиками в портфель для руководителей, в котором вы отслеживаете работу в масштабах всей компании.  - **Затем обобщите данные по всем проектам:** добавьте в свой портфель для руководителей «сводное» поле для учета времени. В нем будут обобщены данные об учете времени по каждому проекту, чтобы вы могли с первого взгляда отслеживать затраченное время в масштабах всей компании. Вуаля! Автоматическая сводка данных об учете времени по всем проектам всего за несколько щелчков мышью.  ## 3. Организуйте работу по-своему Самое замечательное в портфелях то, что вы можете организовывать их так, как вам удобно, не влияя на то, как другие люди просматривают работу или получают к ней доступ. Это возможно благодаря тому, что задачи, проекты и портфели могут находиться в нескольких местах одновременно, а значит, вы можете добавлять инициативы в свой портфель, не меняя место их первоначального хранения.   Ниже приведено краткое описание того, как организованы портфели:  - **Добавляйте проекты в портфели**, чтобы систематизировать взаимосвязанную работу в одном месте.  - **Добавляйте портфели в портфели**, чтобы поддерживать порядок в инициативах на высоком уровне, подобно вложенным папкам в папках.  - **Добавляйте работу (проекты или портфели) сразу в несколько портфелей**, чтобы создать индивидуальный способ организации, не затрагивающий участников команды.  Допустим, вы хотите добавить проект «Бюджет для фрилансеров» в свой портфель «Отслеживание годового бюджета». В данный момент этот проект уже находится в двух других портфелях, за которые отвечают другие люди. Вы по-прежнему можете добавить его в свой портфель, не меняя его исходного местоположения. ## 4. Отслеживайте ход выполнения с помощью панелей задач в портфелях Если вы регулярно собираете данные для отслеживания хода работ, вы понимаете, как много времени это может занимать. Но с портфелями отчетность не обязательно должна отнимать много времени. Вместо того чтобы вручную собирать и обобщать данные по различным проектам, вы можете использовать [функцию «Панель задач»](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards), чтобы автоматически создавать настраиваемые графики и визуализировать ход реализации своих инициатив.  Какие бы данные вы ни отслеживали в рамках проектов, вы можете составлять по ним отчеты с помощью панелей задач в портфелях. А благодаря разнообразным вариантам диаграмм вы можете визуализировать информацию с помощью линейных графиков, круговых диаграмм, графиков использования и многого другого. Вот лишь несколько примеров:  - **Отслеживание затрат:** создайте линейную диаграмму, чтобы показать, как меняются затраты с течением времени по каждому проекту в вашем портфеле.  - **Контроль состояния проектов:** визуализируйте предстоящие, просроченные, внеплановые и завершенные задачи с помощью кольцевой диаграммы.  - **Контроль эффективности:** отслеживайте, сколько времени уходит на выполнение задач во всех проектах.  ## 5. Отслеживание загрузки команды Как показывает опыт, распределение сотрудников по множеству различных проектов — сложная и трудоемкая задача. Портфели решают эту проблему с помощью [функции загрузки](https://asana.com/features/resource-management/workload), которая позволяет отслеживать доступную рабочую нагрузку каждого сотрудника в вашей команде по всем проектам в портфеле. Это означает, что вы можете получить полное представление о том, как ваша команда распоряжается своим временем, даже если её участники работают над разными проектами.  Помимо отслеживания загрузки, вы также можете: - **Перетаскивать задачи** в представлении «Загрузка», чтобы легко переназначать работу или изменять расписание. - **Перемещать ресурсы между проектами** в одном представлении, не переключаясь между ними.  - **Визуализировать будущую загрузку**, чтобы обеспечить необходимую численность персонала для предстоящих проектов и заблаговременно предотвратить возникновение препятствий.  **Примечание:** Функция «Загрузка» доступна, если в вашем портфеле есть только проекты. Если в вашем портфеле есть другой портфель, он будет выделен серым цвет��м. ## 6. Координация хронологий в нескольких проектах Когда вы координируете сразу несколько проектов, хронологии могут легко запутаться. Возможно, вам придется распределить работу так, чтобы ваша команда не была перегружена, синхронизировать сроки сдачи результатов с датами запуска или одновременно скорректировать хронологии нескольких проектов из-за препятствий. [Представление хронологии](https://asana.com/features/project-management/project-views) в портфелях позволяет наглядно представить хронологию каждого проекта в одной панели, чтобы вы могли видеть полную картину и с легкостью вносить коррективы. В представлении в виде хронологии можно выполнять следующие действия:  - **Просматривать общую хронологию каждого проекта** в портфеле**.**Видеть даты начала и завершения проектов, а также важные [этапы](https://help.asana.com/hc/en-us/articles/14005479486235-Task-actions#gl-milestones) по всем вашим инициативам. Благодаря этому общему представлению вы можете видеть, как совпадают графики и выполняются ли работы по плану.  - **Перетаскивайте важные этапы и проекты** на хронологии, чтобы автоматически корректировать даты сдачи одним щелчком мыши.  - **Нажимайте на каждый проект**, чтобы открыть более детальный вид хронологии с отдельными задачами и [зависимостями](https://help.asana.com/hc/en-us/articles/14078761989531-Task-dependencies)— задачами, которые нельзя начать, пока не будет завершена другая. Благодаря этому вы сначала получаете общее представление о ситуации, а затем при необходимости можете углубиться в детали.  **Примечание:** Функция «Хронология» доступна, если в вашем портфеле есть только проекты. Если в вашем портфеле есть другой портфель, он будет выделен серым цветом.  ## Не упустите возможность — экономьте время и силы с помощью портфелей Портфели — это мощная функция, от которой вы наверняка не захотите отказываться, особенно если вы управляете сразу несколькими проектами. Посетите нашу [страницу с расценками](https://asana.com/pricing), чтобы узнать больше о портфелях, а также о том, как зарегистрироваться и активировать бесплатный пробный период.  Хотите узнать больше? Изучите все аспекты портфелей с помощью нашего [курса в Академии Asana](https://academy.asana.com/monitor-initiatives-with-portfolios). - [Посмотреть портфели](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) - [Планирование проектов](/resources/project-planning-archived) - [ССВУ-анализ: что это и как им пользоваться (с примерами)](/ru/resources/swot-analysis) Управление проектами Планирование проектов #### Автор текстов Ищете способ выделить свою компанию среди конкурентов? ССВУ-анализ — это техника, используемая организациями для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз в целя ... - [Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах](/ru/resources/contingency-plan) Бизнес-стратегия Планирование проектов #### Автор Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, ... - [Повышение эффективности организационного совещания по проекту за 10 действий](/ru/resources/project-kickoff-meeting) Планирование проектов #### Автор Вы вложили массу усилий в запуск своего проекта, однако порой кажется, что проект сходит с намеченного пути ещё до своего начала. Это связано с тем, что все участники и заинтересо ... - [Что такое анализ заинтересованных лиц и почему он важен?](/ru/resources/project-stakeholder) Управление проектами Планирование проектов #### Автор Представьте, что ваш проект — это фильм, претендующий на «Оскар». Вы победили и теперь должны подняться на сцену и произнести торжественную речь. Кого вы будете благодарить?В упра ... - [6 tips to use portfolios for cross-project planning](/ru/resources/tips-for-portfolios) Планирование проектов Планирование проектов - [Автор контента](/author/caeleigh-macneil) Итак, вы работаете над множеством проектов, и вам нужен способ управлять ходом работ по различным инициативам и отслеживать его. Знакомая ситуация? Если да, то вам крупно повезло. ...