# 4 инструмента для общения, которые необходимы для совместной работы > Узнайте о пяти самых важных функциях инструментов для обмена информацией, а затем рассмотрите четыре типа таких инструментов, которые необходимы вашей команде. Source: https://asana.com/resources/team-communication-tools ## 4 инструмента для общения, которые помогут наладить совместную работу #### Сводная информация Инструменты для общения — неотъемлемая часть эффективной совместной работы в команде. В этой статье мы рассмотрим пять наиболее важных функций инструментов для общения, а затем рассмотрим четыре обязательных типа инструментов для общения, которые необходимы вашей команде.Эффективное общение — одна из важнейших составляющих любого Business. Обеспечивая простоту общения, вы открываете возможности для совместной работы и помогаете участникам команды сосредоточиться на работе, которая имеет значение. Существует множество инструментов для общения, и каждый из них предлагает что-то свое.  _Не_стоит использовать слишком много инструментов. [Исследование свидетельствует](https://asana.com/resources/anatomy-of-work), что работники умственного труда переключаются между 10 приложениями до 25 раз в день. Переключение между приложениями снижает продуктивность и эффективность. Более четверти (27%) работников говорят, что забывают о действиях и пропускают сообщения при переходе от одного приложения к другому, а 26% считают, что перегрузка приложениями снижает их эффективность.  Вам нужны эффективные инструменты для бизнеса, которые упрощают общение, не мешая при этом выполнять важную работу. В этой статье мы рассмотрим, что делает инструмент общения эффективным, а затем рассмотрим четыре инструмента, которые помогут наладить эффективное взаимодействие в вашей команде.  - [Повысьте эффективность коммуникации в команде с помощью Asana](/uses/team-communication) ## Что такое инструменты для общения в команде? Инструмент для общения призван помочь участникам команды взаимодействовать друг с другом. К ним относятся инструменты внутренней коммуникации для общения с командой и инструменты внешней коммуникации для общения с поставщиками, клиентами и агентствами. И те, и другие важны для эффективного общения на рабочем месте.  Все инструменты для общения также делятся на два типа:  - **Синхронное общение**, например личные обсуждения, мгновенные сообщения и любые другие виды общения в реальном времени. - **Асинхронное общение**, например электронная почта, отчёты по проектам или записанные сообщения, — другими словами, любой тип общения, при котором вам не требуется немедленный ответ.  ### Не все инструменты предназначены для общения Существует множество инструментов Business, призванных улучшить совместную работу, но это не значит, что они оптимизированы для эффективного общения в команде. Сегодня команды используют для общения такие инструменты, как Adobe Creative Cloud, Google Docs и Salesforce.  Проблема в том, что эти инструменты не предназначены для общения. Эти специализированные системы — отличный способ выполнять важную работу, но они не предназначены для того, чтобы помогать командам чётко передавать информацию.  ## Что делает инструмент общения эффективным Чтобы обеспечить эффективное общение в команде, вам нужен гибкий инструмент или оптимизированный набор инструментов, которые: ### Простота внедрения в масштабах всей команды Никто из нас не работает в вакууме. Чтобы инструмент для общения был эффективным, он должен быть доступным и централизованным. Этот инструмент должен быть тем, что используют все в вашей команде или как можно больше людей.  Ищите инструмент с хорошим руководством пользователя, настройкой и службой поддержки, чтобы каждый мог научиться эффективно им пользоваться. Недостаточно выбрать инструмент, который подходит вам. Найдите инструмент, которым сможет пользоваться вся команда. ### Централизованный обмен информацией Когда у вас есть центральный источник достоверной информации, ваша команда точно знает, куда идти, и имеет чёткое представление о том, кто что и когда делает. [Совместная работа и командный дух](https://asana.com/resources/collaboration-in-the-workplace) — основа любой эффективной команды, но эти межличностные отношения начинаются с эффективного общения и зависят от него. Ниже мы поговорим о важности интеграции с инструментами для общения, но пока достаточно сказать, что этот инструмент должен быть одним из краеугольных камней взаимодействия вашей команды.  ### Встроенные интеграции с другими инструментами Business Инструмент для общения — это основа взаимодействия в команде, но существует целый ряд других инструментов, которые могут быть полезны для работы. Будь то инструменты для обмена файлами или инструменты, специфичные для работы вашей команды, у вас, вероятно, уже есть несколько инструментов в наборе инструментов вашей команды.  Проблема в том, что [переключение между приложениями](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) снижает продуктивность, увеличивает объём дублирующейся работы и повышает вероятность потери информации. Чтобы этого избежать, найдите инструмент для общения, который интегрируется с вашими любимыми бизнес-инструментами. Так вы всегда будете общаться о работе в одном и том же месте, при этом пользуясь преимуществами других, более специализированных инструментов.  ### Гибкие и масштабируемые рабочие процессы Лучшие инструменты для общения эффективны как для малого бизнеса, так и для корпораций. Убедитесь, что выбранный вами инструмент хорошо масштабируется и достаточно гибок для [всех рабочих процессов вашей команды](https://asana.com/resources/workflow-examples).  Это включает в себя множество способов использования самого инструмента, включая веб-приложения, [приложения для компьютеров и мобильные приложения](https://asana.com/download). Мобильные приложения крайне важны, чтобы участники команды могли работать с инструментом в любое время и в любом месте. ### Надёжная безопасность Наконец, ни один инструмент для общения не будет завершенным без проверки его безопасности. Ознакомьтесь с методами обеспечения безопасности инструмента, чтобы убедиться, что он заслуживает [доверия](https://asana.com/trust). Частью этого также является масштабируемость — убедитесь, что выбранный вами инструмент предлагает способ управления разрешениями и пользователями по мере роста вашей команды.  - [Читать о том, как Asana защищает ваши данные](https://assets.asana.biz/m/2b106cd67e3e896d/original/Asana-Security-and-Privacy-Whitepaper.pdf) ## Четыре лучших инструмента для общения Не существует универсального подхода к инструментам для общения. В идеале следует искать инструменты, которые предлагают синхронные, асинхронные и внешние способы общения. С помощью синхронных инструментов можно общаться с заинтересованными сторонами в реальном времени. Асинхронные инструменты — это централизованная информационная система, к которой участники команды могут обращаться, не прерывая [рабочий поток](https://asana.com/resources/flow-state-work). А внешние инструменты позволяют общаться с клиентами, партнёрами, подрядчиками, агентствами и многими другими. ### Отправляйте мгновенные сообщения: Slack или Microsoft Teams Синхронное общение — это ценный способ взаимодействия с командой в реальном времени. Эти инструменты чата — эффективный способ общаться с отдельным участником команды или делиться обновлениями в групповом чате.  Инструменты для обмена мгновенными сообщениями — это ценный способ оставаться на связи, особенно если вы работаете в распределённых или удалённых командах. Однако эти инструменты не так эффективны для решения крупномасштабных проблем. Для этого лучше использовать другие инструменты для синхронного или асинхронного общения, например перечисленные ниже. - [Читать: Представляем новую версию Asana для Microsoft Teams](/inside-asana/microsoft-teams-collaboration) ### Общайтесь лицом к лицу: Zoom, Google Meet или Skype Даже если ваша команда в основном работает в одном офисе, вам всё равно нужно инвестировать в инструмент для видеоконференций. Они, как правило, эффективнее телефонных звонков и позволяют команде сотрудничать, даже если участники находятся в разных местах. Для преимущественно [виртуальных команд](https://asana.com/resources/virtual-team) видеоконференции — это отличный способ не только [провести мозговой штурм](https://asana.com/resources/brainstorming-techniques), но и наладить отношения, [провести мероприятия по сплочению команды](https://asana.com/resources/team-building-games) и пообщаться с её участниками.  - [Читать: Повысьте эффективность совещаний с помощью Asana и Zoom](/inside-asana/asana-for-zoom-app) ### Общение о работе: Asana Противоположностью синхронному обмену информацией является [асинхронное общение](https://asana.com/resources/synchronous-vs-asynchronous-communication) — сообщения, на которые не нужно отвечать в реальном времени. Это невероятно важная часть вашего инструментария для общения, потому что асинхронное общение не нарушает состояние потока и повышает продуктивность.  Инструменты для управления работой, такие как [Asana](https://asana.com/product), позволяют вашей команде легко общаться о работе там, где она выполняется. Общение всегда связано с более широким контекстом работы вашей команды, поэтому у сотрудников всегда под рукой вся необходимая информация. Более того, такие инструменты общения позволяют участникам команды контролировать уведомления и оставаться в потоке.  Независимо от того, какой [инструмент для управления проектами](https://asana.com/uses/project-management) выберет ваша команда, убедитесь, что у вас есть одно общее рабочее пространство для всей информации. Подберите себе инструмент, который позволяет видеть работу в разных представлениях, таких как [канбан-доски](https://asana.com/resources/what-is-kanban), [диаграммы Ганта](https://asana.com/resources/gantt-chart-basics), календари и вид «Список» в стиле электронных таблиц.  ### Управление внешним общением: Gmail или Outlook Электронная почта — это идеальный инструмент для асинхронного общения, особенно когда речь идёт о внешней коммуникации. Поставщики, подрядчики, агентства и клиенты, с которыми вы общаетесь, не будут иметь доступа к внутренним инструментам общения вашей команды, поэтому такие инструменты, как электронная почта, имеют решающее значение для эффективного внешнего общения. ## Как интегрировать инструменты для совместной работы с вашим набором технологий для общения Решение проблемы общения в Business — это не просто _больше_инструментов. [Недавние исследования показывают](https://asana.com/resources/anatomy-of-work), что чем больше приложений использует команда, тем выше вероятность дублирования работы. Фактически, второе и третье место среди главных препятствий для продуктивности занимают необходимость отвечать на электронные письма и сообщения, а также слишком большое количество совещаний и видеозвонков.  Чтобы повысить продуктивность и обеспечить совместную работу, убедитесь, что ваши основные четыре инструмента для общения предлагают надежную интеграцию с другими важными инструментами Business. Это позволит вам пользоваться преимуществами специализированных инструментов без необходимости общаться в тех, которые не предназначены для [эффективного общения на рабочем месте](https://asana.com/resources/effective-communication-workplace). Помните: [среднестатистический работник умственного труда](https://asana.com/resources/anatomy-of-work) переключается между 10 приложениями до 25 раз в день, и эта проблема только усугубляется по мере продвижения вверх по цепочке. Руководители высшего звена сообщают о переключении между 14 приложениями 31 раз в день. Интеграции полезны, потому что ваша команда может получать доступ к информации в одном месте, при этом используя специализированные инструменты для конкретных целей.  ### Интеграция инструментов для внутреннего общения Инструменты внутренней коммуникации — это инструменты, которые вы используете для общения со своей командой. Это может быть как небольшая команда проекта, так и вся компания. Обычно эти инструменты защищены от доступа внешних партнёров.  К инструментам для внутреннего общения относятся:  - **Инструменты для обмена файлами:** Google Диск, Dropbox, Box и OneDrive - **Инструменты для вовлеченности работников:** BambooHR, Workday, Lattice и Culture Amp - **Инструменты для совместного использования или записи экрана:** Zight и Loom Другие инструменты, которые ваша команда может использовать для внутреннего общения: - **Инструменты синхронизации календаря:**Google Календарь и Microsoft Outlook - **Инструменты для работы в команде:** Adobe Creative Cloud, Salesforce, Github, SEMRush и Figma - **Инструменты аналитики:** Google Analytics, Tableau, Looker и PowerBI Эти инструменты являются важной частью хорошей работы, но они не предназначены для общения. Вместо того чтобы общаться в самих инструментах, найдите центральный инструмент, который интегрируется с ними, чтобы вы могли получить доступ ко всей своей рабочей информации в одном месте.  ### Интеграция инструментов для внешнего общения Инструменты для внешнего общения — это инструменты, которые вы используете для взаимодействия с людьми, не входящими в вашу организацию. К ним относятся клиенты, фрилансеры, подрядчики, агентства и другие партнёры.  К инструментам для внешнего общения относятся: - **Инструменты для службы поддержки:** Zendesk и ServiceNow - **Социальные сети:** LinkedIn и Glassdoor - **Инструменты для проведения публичных форумов и вебинаров:** Livestorm и Zoom Другие инструменты, которые ваша команда может использовать для управления внешним общением: - **Инструменты для управления социальными сетями:** Sprout Social, Buffer и Hootsuite - **Инструменты для учёта времени:**Clockify, Harvest и Everhour ## Уточните ожидания с помощью плана общения Когда у вас появятся эффективные инструменты для обмена информацией, убедитесь, что ваша команда знает, какой инструмент использовать и когда. Лучший способ добиться этого — использовать [шаблон плана общения](https://asana.com/templates/communication-plan). В планах обмена информацией прописывается, как и где ваша команда должна общаться по работе. Подробнее читайте в нашей статье о [четырёх шагах к созданию плана общения](https://asana.com/resources/communication-plan). - [Управление проектами](/resources/project-management) - [ССВУ-анализ: что это и как им пользоваться (с примерами)](/ru/resources/swot-analysis) Управление проектами Планирование проектов #### Автор текстов Ищете способ выделить свою компанию среди конкурентов? ССВУ-анализ — это техника, используемая организациями для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз в целя ... - [Структура разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?](/ru/resources/work-breakdown-structure) Управление проектами #### Автор текстов Структура разбивки работы — это наглядное разделение проекта на несколько уровней. Иными словами, это способ визуализации ожидаемых результатов в более удобном для восприятия виде ... - [Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах](/ru/resources/contingency-plan) Бизнес-стратегия Планирование проектов #### Автор Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, ... - [Шесть шагов для построения успешного процесса управления изменениями](/ru/resources/change-management-process) Бизнес-стратегия Коллекция Inspire & Impact #### Автор Изменения являются важным элементом, помогающим организации достигать успеха. По мере роста неизбежно приходится внедрять новые инструменты, пробовать новые стратегии, осваивать н ... - [4 must-have communication tools to unlock collaboration](/ru/resources/team-communication-tools) Управление проектами Управление работой Совместная работа - [Автор](/author/julia-martins) Эффективное общение — одна из важнейших составляющих любого Business. Обеспечивая простоту общения, вы открываете возможности для совместной работы и помогаете участникам команды ...