# Учёт проектов: как оценить затраты и выгоды проекта > Понимание бухгалтерского учёта помогает менеджерам проектов отслеживать рентабельность отдельных проектов и видеть их экономическую эффективность. Source: https://asana.com/resources/project-accounting ## Учёт проектов: как оценить затраты и выгоды проекта #### Сводная информация Учёт по проектам — это просто учёт по каждому отдельному проекту. Однако этот метод выходит за рамки отчётов о прибылях и убытках, выявляя источники доходов и затрат, помогая вам не только отслеживать прибыль, но и давая вам ясность в том, как прибыль была получена.Менеджеры проектов — настоящие мастера на все руки: они занимаются планированием, составлением графиков, исследованиями и отчётностью. Вот ещё один навык, который нужно освоить: учёт по проектам.  Хотя в вашем официальном описании должности может не быть слова «бухгалтер», знание [того, как составлять бюджет](https://asana.com/resources/project-budget), является важной частью планирования проекта и распределения ресурсов. Учёт по проектам помогает определить экономическую эффективность проекта, измеряя ежедневные транзакции и доходы, потому что никто не хочет быть связан с проектом, который стоит дороже, чем он стоит. ## Что такое учёт по проектам? Учёт проекта — это способ отслеживать затраты на каждый отдельный результат в течение жизненного цикла проекта. Он включает в себя элементы финансового и управленческого учёта, которые позволяют вам как [менеджеру проекта](https://asana.com/resources/become-a-project-manager) контролировать его финансовое состояние и рентабельность.  Этот тип учёта полезен, поскольку помогает вам и заинтересованным сторонам рассчитать рентабельность проекта. Отслеживая затраты по проекту и потенциальные источники дохода, можно заранее определить, насколько результаты соответствуют ожиданиям. Эти детали помогут вам справиться с проблемами, связанными с материалами, трудозатратами и временем. ## Учёт проектов и финансовый учёт В чём разница между проектным и финансовым учетом? И проектный, и стандартный финансовый учёт позволяют отслеживать расходы и доходы Business, но проектный учёт фокусируется на транзакциях, связанных с конкретным проектом. Этот метод отличается использованием различных систем, процессов и стандартов отчётности. Вот некоторые из них: - **Задавайте даты начала и завершения**, чтобы отслеживание начиналось с началом проекта. - **Отчётность основана на результатах**, поэтому вы будете отслеживать расходы по определённым важным этапам или продуктам, которые вам пришлось приобрести.  - **Мелкие, конкретные разбивки затрат** по списку затрат для каждой отдельной задачи. - **Взаимозаменяемая методология**: независимо от того, используете ли вы учет затрат или метод начисления, метод не повлияет на этот процесс.  - **Разделение обязанностей**: поскольку учет по проектам сочетает в себе управление проектами и бухгалтерский учет, можно разделить роли между этими двумя специалистами или возложить все обязанности на одного из них.  ## Когда использовать учет проектов Если вы хотите детально проработать каждый уровень проекта, то проектный учёт — это ваш метод. Тщательно контролируя повседневные затраты, расходы, выставление счетов и доходы, вы можете использовать этот метод для [оптимизации бюджета](https://asana.com/resources/cost-control) и достижения финансовых целей конкретного проекта.  Метод проектного учёта можно использовать для любого проекта, в том числе:  - Подготовка к финансовому аудиту  - принятие новых проектов, выходящих за рамки вашей обычной сферы деятельности; - Разработка нового продукта или услуги - Внедрение улучшений в бизнес-процессы и технологии - Отслеживание работы по контрактам для уникальных проектов Подумайте, как можно использовать учёт проектов в строительной отрасли. Если вы одновременно строите дома, офисы, многоквартирные дома и торговые центры, вы не можете просто отчитываться о затратах на эти строительные проекты в одном месте. Чтобы получить чёткое представление о затратах и выгодах каждого здания, необходимо отслеживать финансовые показатели и бюджет отдельных проектов. С помощью проектного учёта вы можете распределять затраты и доходы по отдельным проектам, что облегчает отслеживание их хода.  - [Создание шаблона оценки проекта](/templates/project-estimation) ## Как использовать учёт проектов Добавление проектного учёта в рабочий процесс поможет оптимизировать [управление проектами](https://asana.com/resources/benefits-project-management). Следуйте приведенному ниже потоку процесса проектного учёта, чтобы отслеживать свой бюджет от начала до конца. ### Поток процесса проектного учёта С помощью проектного учёта можно использовать методы финансового управления для организации, распределения и ведения бюджетов отдельных проектов. Процесс проектного учёта делится на шесть основных этапов:   ### Инициирование Перед [началом проекта](https://asana.com/resources/project-management-phases) необходимо завершить первоначальную оценку бюджета и анализ затрат. На этапе инициации можно задать себе следующие вопросы: - **Подходящее ли сейчас время для нового проекта?**Внимательно изучите ресурсы, тарифы, финансы и ход выполнения нынешних проектов вашей компании. Используйте эту аналитику, чтобы определить, стоит ли рисковать и браться за ещё один проект. - **Что можно взять из бюджетов похожих проектов, чтобы сделать оценку?**При расчёте бюджета и анализе затрат используйте информацию из прошлых проектов, чтобы помочь себе в составлении сметы. Если предлагаемый проект является первым в своем роде, можно использовать [нисходящую оценку](https://asana.com/resources/estimation-methods), чтобы установить общий график и бюджет. Цель этапа инициации — создать обоснование на основе соответствующих финансовых данных и прогнозов, чтобы убедить высшее руководство в целесообразности нового проекта или отговорить его от него. Вы также можете предоставить клиенту приблизительную смету и график проекта.  ### Бюджет Бюджет определяет, сколько денег доступно для конкретной цели. После завершенного этапа инициации определите [бюджет](https://asana.com/resources/project-budget), который вы выделите для каждой группы или категории мероприятий в рамках проекта. Каждый результат должен иметь назначенную стоимость. Не забудьте включить в бюджет косвенные затраты и неоплачиваемые элементы, связанные с затратами, например накладные расходы.  Также важно учитывать риски при составлении бюджета. Подумайте о том, чтобы добавить 10-процентную подушку для покрытия непредвиденных расходов, таких как повышение цен на поставкидку.  Отслеживая, сколько денег тратится на разных уровнях проекта, вы можете контролировать эффективность использования ресурсов и расходов. Это поможет избежать перерасхода бюджета.  ### Администрирование В ходе проекта вам также необходимо будет обрабатывать каждую транзакцию, отслеживать финансовые обязательства и признание доходов, выставлять счета и выставлять счета, а также создавать отчеты о прибыльности.  Этот этап, скорее всего, будет продолжаться в течение всего проекта. Чтобы упростить этот процесс, организуйте все финансовые данные проекта в единый источник достоверной информации, например [платформу для управления работой](https://asana.com/uses/work-management), чтобы вы могли больше сосредоточиться на стратегических целях.  Участие в административном этапе учета позволяет легко отслеживать запланированные и фактические затраты, прибыль и доходы, чтобы получить четкое представление о ходе выполнения проекта. Эта аналитика будет полезна на следующем этапе.  ### Исполнение Вы разделили бюджет на категории на этапе планирования — теперь пришло время разбить проект ещё больше. Когда начнется этап выполнения, каждый участник команды будет работать над задачами проекта в рамках назначенной ему категории. Бюджет, установленный для этой категории, затем должен быть распределён по каждому заданию. На этом этапе вы начнёте видеть разницу между тем, что вы планировали потратить, и тем, что требуется для вашего проекта. Без тщательного контроля большинство бюджетов на этапе выполнения выходят из-под контроля. Одной из основных причин этого является [разрастание области](https://asana.com/resources/what-is-scope-creep) проекта — добавление ожидаемых результатов, не включенных в заранее установленную область проекта. Чтобы контролировать объём работ, важно точно отслеживать, как каждая команда тратит своё время и ресурсы.  ### Обслуживание Создайте процесс, позволяющий вашей команде постоянно пересматривать, проверять и обновлять бюджет и ресурсы проекта в режиме реального времени. Так вы сможете быстро выявлять несоответствия и избегать перерасхода бюджета. Каждый участник проекта играет определённую роль в поддержании бюджета, будь то точная регистрация часов, затраченных на выполнение задачи, или документирование того, какие ресурсы были использованы для чего. Бюджет продукта не должен быть статичным документом, к которому вы обращаетесь время от времени. Он должен обновляться в режиме реального времени каждым участником команды, чтобы содержать самую точную и актуальную информацию. После завершения каждой категории проекта проводите углубленный анализ бюджета, чтобы устранить перерасход и при необходимости перераспределить средства.  ### Аналитика и отчётность На последнем этапе цикла учёта проекта вам нужно будет рассчитать общую стоимость, доход и прибыль вашего проекта на основе ваших отчётов. Это поможет руководству определить, стоит ли в будущем заниматься аналогичными проектами.  Даже если ваш проект вышел за рамки бюджета или в конечном итоге обошелся дороже, чем ожидалось, из этих упущений можно извлечь урок. После завершенного проекта просмотрите отчёты и отметьте, что прошло по плану, а что вы не учли. Это поможет вам определить, что улучшить в следующем проекте, будь то оптимизация процесса обслуживания или создание резерва на случай непредвиденных обстоятельств. - [Читать: «Как фиксировать выводы, сделанные в ходе управления проектами»](/resources/lessons-learned) ## Лучшая практика проектного учёта Правильный процесс проектного учёта может дать вам контроль над каждым проектом в вашем конвейере, помогая вам разбивать мельчайшие аспекты каждого проекта, чтобы увидеть, что стоит (и приносит) вам деньги. Следуйте этим принципам, чтобы ваш проект шёл гладко. ### Используйте отдельные системы бухгалтерского учёта Учёт по проектам гораздо более детализирован, чем обычный процесс финансового учёта в вашей организации. Лучшая практика — управлять проектами в отдельных финансовых отчётах. Это также поможет вам легко организовать и получить доступ к информации, необходимой для отдельных проектов.  ### Перед началом проекта завершите составление бюджета Прогнозирование бюджета должно быть частью любого успешного [процесса планирования проекта](https://asana.com/resources/project-management-plan). Этот шаг должен быть завершен до начала проекта, чтобы у вас была основа для измерения прогресса, выявления потенциальных проблем и определения того, перевешивают ли выгоды проекта его стоимость. ### Сосредоточьтесь на управлении ресурсами Каждый проект в значительной степени зависит от ресурсов, включая время, труд и материалы. Для учета проекта важно знать, как распределять и потреблять эти ресурсы, чтобы отслеживать, находится ли ваш бюджет в пределах установленных параметров. - [Читать руководство по первым шагам в управлении ресурсами](/resources/resource-management-plan) ### Знайте свои ключевые показатели эффективности (КПЭ) Чтобы обеспечить выполнение наиболее важных компонентов проекта, необходимо измерять ключевые показатели эффективности. [КПЭ —](https://asana.com/resources/okr-vs-kpi) это количественные показатели, которые менеджеры проектов могут использовать для оценки эффективности с точки зрения достижения целей проекта. Вот несколько примеров КПЭ в управлении проектами: - Выполнение графика - Эффективность затрат - [Распределение ресурсов](https://asana.com/resources/resource-allocation) - Отклонение от бюджета - Жалобы клиентов - Количество запросов на изменение ### Контроль времени Менеджеры проектов знают, что время — деньги. [Отслеживание времени,](https://asana.com/resources/time-management-templates) затрачиваемого на выполнение задач, поможет вам рассчитать реальные затраты и определить, соответствуют ли трудозатраты прогнозу по проекту. С помощью табелей учёта рабочего времени или программного обеспечения для отслеживания времени менеджеры могут легко отчитываться о финансах проекта и видеть, как работники тратят своё время.  ### Регулярно создавайте отчёты Учёт по проектам — это отличный способ отслеживать ход выполнения работ и текущие финансы по отдельному проекту. Воспользуйтесь этим преимуществом, запуская частые отчёты для мониторинга финансового состояния и выявления потенциальных проблем, прежде чем они замедлят вас.  ## Преимущества проектного учёта Благодаря ежедневному детальному отслеживанию финансов, учёт по проектам предлагает множество преимуществ для вас и ваших заинтересованных сторон. Управление финансовой отчётностью становится проще благодаря отдельным счетам, а также помогает удерживать проекты в рамках заранее определённого объёма.  Основные преимущества использования проектного учёта в дополнение к стандартному методу учёта вашей организации: - Улучшенная видимость ежедневных расходов и доходов - Более точный учет выставления счетов, расходов, начислений и т. д.  - Возможность отслеживать финансовые различия между двумя проектами - Обновления в реальном времени о [ходе выполнения проекта и его](https://asana.com/resources/how-project-status-reports) рентабельности - Использование ценной аналитики для будущих заявок на проекты - Точные данные о выставлении счетов и ходе работ для предоставления клиентам  - Улучшенное [управление ресурсами](https://asana.com/resources/resource-leveling) - Расчет фактических затрат по сравнению с предполагаемыми для определения объема и стоимости аналогичных проектов - [Снижение риска неудачи проекта](https://asana.com/resources/why-projects-fail) за счёт улучшения управления Внедрение проектного учёта наиболее распространено в компаниях, работающих по контрактам, таких как строительные или инжиниринговые фирмы. Однако этот метод может быть полезен для самых разных организаций.  ## Попрощайтесь с перерасходом бюджета Быть мастером на все руки — это не значит быть дураком. Если ваша компания может извлечь выгоду из лучшего управления затратами, расходами и доходами, возможно, пришло время попробовать проектный учёт.  Внедрение проектного учёта в процесс управления может стать решающим фактором между успешным результатом и перерасходом бюджета, нехваткой ресурсов и дорогостоящими задержками. Контролируйте свои финансы с помощью [Asana](http://asana.com/product): управляйте транзакциями и временем, упорядочивайте финансовые данные по проектам и легко создавайте финансовые отчёты. Кроме того, можно автоматизировать финансовые рабочие процессы и отслеживать финансовые цели. - [Управление проектами](/resources/project-management) - [ССВУ-анализ: что это и как им пользоваться (с примерами)](/ru/resources/swot-analysis) Управление проектами Планирование проектов #### Автор текстов Ищете способ выделить свою компанию среди конкурентов? ССВУ-анализ — это техника, используемая организациями для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз в целя ... - [Структура разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?](/ru/resources/work-breakdown-structure) Управление проектами #### Автор текстов Структура разбивки работы — это наглядное разделение проекта на несколько уровней. Иными словами, это способ визуализации ожидаемых результатов в более удобном для восприятия виде ... - [Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах](/ru/resources/contingency-plan) Бизнес-стратегия Планирование проектов #### Автор Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, ... - [Шесть шагов для построения успешного процесса управления изменениями](/ru/resources/change-management-process) Бизнес-стратегия Коллекция Inspire & Impact #### Автор Изменения являются важным элементом, помогающим организации достигать успеха. По мере роста неизбежно приходится внедрять новые инструменты, пробовать новые стратегии, осваивать н ... - [Project accounting: How to weigh project cost-benefits](/ru/resources/project-accounting) Управление проектами Управление проектами - [Автор текстов](/author/team-asana) Менеджеры проектов — настоящие мастера на все руки: они занимаются планированием, составлением графиков, исследованиями и отчётностью. Вот ещё один навык, который нужно освоить: у ...