# Операционная эффективность: делайте больше с меньшими затратами > Хотите добиваться высоких результатов с меньшими ресурсами? Узнайте о 4 шагах, которые помогут измерить и повысить операционную эффективность вашей команды. Source: https://asana.com/resources/operational-efficiency ## Делать больше с меньшими затратами: как повысить операционную эффективность #### Сводная информация Операционная эффективность — это получение высококачественных результатов с меньшими затратами ресурсов. Узнайте о четырёх шагах, которые помогут измерить и повысить операционную эффективность вашей команды.Подумайте: как выглядит ваша работа? Есть ли у вас установленный процесс или порядок выполнения задач? Этот процесс был установлен вашим руководителем? Является ли ваш способ работы наиболее эффективным?  В большинстве случаев команда обучается выполнять работу определённым образом. Руководители создают эти процессы для повышения операционной эффективности. Но что такое операционная эффективность? Вот всё, что вам нужно знать.  ## Что такое операционная эффективность? Операционная эффективность — это способность команды предоставлять качественный конечный продукт с меньшими затратами ресурсов. Она измеряется «коэффициентом эффективности» между тем, что вы вкладываете в свой проект (входными данными), и тем, что вы получаете от него (результатами).  Входные данные, такие как операционные расходы, люди или отработанные часы, — это ресурсы, которые вы инвестируете, чтобы сделать проект успешным. Выходы — это конечный результат вашей инициативы, например ожидаемые результаты или конечная цель, достигнутая вашим проектом.  Операционная эффективность часто используется производственными компаниями, но она может принести пользу команде или бизнес-модели любого типа. В управлении проектами операционная эффективность помогает оценивать, а затем и повышать коэффициент эффективности ваших проектов. Со временем это позволит максимально эффективно использовать ресурсы, повысить рентабельность и улучшить итоговые показатели вашей компании. Другими словами, вы можете сократить количество ресурсов, которые вкладываете в получение качественного конечного продукта.  #### Зачем операционным командам нужны повторяющиеся процессы В этой электронной книге описаны семь ключевых шагов по оптимизации операционных процессов, которые позволят вам масштабировать свою организацию и сохранять гибкость. - [Получайте аналитическую информацию](https://resources.asana.com/operations-workflows-ebook) - [Получайте аналитическую информацию](https://resources.asana.com/operations-workflows-ebook) ### Операционная эффективность и операционная продуктивность Операционная эффективность и операционная продуктивность иногда используются как взаимозаменяемые понятия, но в контексте они означают нечто немного иное. **Операционная эффективность** — это процесс получения того же результата с меньшими затратами ресурсов. **Операционная продуктивность** — это процесс получения большего количества продукции при том же объёме ресурсов.  Рассмотрим пример каждой из этих концепций на примере одной команды: Производственная команда из 20 человек регулярно создает 100 предметов одежды в час. Реализация операционно эффективной стратегии будет означать сокращение команды до менее чем 20 человек при сохранении производства 100 единиц одежды в час. Операционная продуктивность — это поиск способов оптимизировать процесс так, чтобы 20 человек могли производить более 100 предметов одежды в час. - [Читать статью «Эффективность и результативность в бизнесе — почему вашей команде нужно и то, и другое»](/resources/efficiency-vs-effectiveness-whats-the-difference) ## Оптимизация операционной эффективности команды: 4 шага Оптимизация операционной эффективности может помочь вашей команде во многих отношениях, включая снижение количества человеческих ошибок, повышение прибыльности и сокращение общих производственных затрат. Вот как можно начать: ### Шаг 1. Определите исходную точку Первый шаг — определить основные функции команды, которые вы хотите оптимизировать. Каких целей пытается достичь эта команда? Какие [ключевые показатели эффективности (КПЭ)](https://asana.com/resources/key-performance-indicator-kpi) или метрики регулярно отслеживает эта команда? Ответы на эти вопросы помогут определить базовый результат команды, который вы будете использовать для расчёта операционной эффективности. - [Читать о семи функциях операционного управления и навыках, необходимых, чтобы их освоить](/resources/functions-of-operation-management)В качестве уравнения операционная эффективность рассчитывается по выходным данным (доход, продажи, лиды и т. д.), деленным на входные данные (ресурсы, количество отработанных часов, количество членов команды и т. д.). При создании этого соотношения убедитесь, что выбранные вами единицы измерения наиболее подходят для команды, работу которой вы хотите оптимизировать. Например, если вы пытаетесь создать более эффективную с точки зрения операционной деятельности команду по подбору персонала, измерение выручки в качестве результата не будет лучшей единицей измерения для отслеживания. Лучшим показателем будет количество предложений, сделанных кандидатам за часы, которые рекрутеры потратили на поиск.  Выбрав оптимальные единицы измерения, используйте это соотношение в качестве инструмента сравнительного анализа. #### Пример определения базового уровня Команда контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время создает 20 статей в месяц - **Входные данные: команда из** 5 человек - **Результат:** 20 статей - **Базовое соотношение:** 4:1 ### Шаг 2. Стандартизация процессов На этом этапе вы начнёте повышать эффективность своих операционных процессов. Начните с изучения текущих бизнес-операций и того, как участники команды выполняют свои задачи.  Вот несколько вопросов, которые стоит задать: - Какая часть работы вашей команды легко повторяется, например административные задачи или переписка?  - Все ли участники команды выполняют свои задачи одинаково?  - Можете ли вы определить узкие места в ваших нынешних процессах? Автоматизация — лучший друг операционной эффективности. Если вы хотите оптимизировать какие-либо процессы, определите легко повторяемые задачи, которые можно автоматизировать. Сотрудники тратят [13% своего времени на дублирование работы](https://asana.com/resources/anatomy-of-work). Это простое улучшение процесса, которое может быстро уменьшить любые трудоемкие неэффективности или человеческие ошибки. - [Читать об 11 шаблонах проектов для начала работы в правильном направлении](/resources/project-plan-templates)Создание [стандартизированных бизнес-процессов](https://asana.com/resources/business-process-management-bpm) — это простой и экономичный способ оптимизировать операционные рабочие процессы. Это поможет создать более единообразный конечный продукт, а также сократить время, необходимое для достижения результатов. #### Пример стандартизации процессов У команды контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время нет стандартного процесса создания статей. Вот несколько способов, с помощью которых команда может оптимизировать свой рабочий процесс: - **Создать шаблоны для повторяющейся работы:**авторы контента согласовывают единый процесс написания и рабочий процесс с зависимостями и циклами проверки. Каждый знает, за какой этап он отвечает и кому передавать свои материалы на редактирование. - **Найдите возможности для автоматизации:** команда использует инструмент, который помогает устанавливать зависимости и направлять работу нужному человеку, как только завершены зависимые задачи. Это сводит к минимуму необходимость обмениваться информацией о статусе статьи. ### Шаг 3. Отслеживайте загрузку работников При внедрении нового стандартизированного процесса обязательно [контролируйте загрузку команды](https://asana.com/resources/effectively-manage-team-workload), чтобы предотвратить выгорание. С новыми процессами меняется рабочий процесс, и важно отслеживать загрузку команды по мере продвижения. Изменения в процессах требуют периода адаптации, и важно, чтобы у членов вашей команды было достаточно времени на адаптацию и возможность выполнять задачи, не связанные с изменениями, чтобы поддерживать баланс рабочей нагрузки. Если вы заметили, что новые рабочие процессы начинают перегружать вашу команду, скорректируйте процесс, чтобы участники команды не выполняли слишком много работы одновременно. Стремление к операционной эффективности также может означать [постоянное совершенствование](https://asana.com/resources/continuous-improvement).  - [Читать о том, как эффективно управлять загрузкой своей группы](/resources/effectively-manage-team-workload)Если новый процесс показывает, что загрузка команды постоянно слишком высока, найдите время, чтобы скорректировать цели или процессы. Это предотвратит выгорание, а также даст вам более реалистичное представление о том, какой резу��ьтат вы можете ожидать в будущем. Используйте это новое соотношение для принятия будущих решений, когда ваша команда будет браться за новые проекты. #### Пример мониторинга загрузки работников Команда контент-маркетинга из 5 человек в настоящее время стремится достичь цели в 25 статей за один месяц.  Вот как руководитель может отслеживать загрузку работников: - **Корректировка процессов.** Команда по созданию контента определяет, что размещение новых статей на сайте занимает большую часть времени. После мониторинга загруженности команды веб-разработчиков, маркетинга решает передать этап подготовки контента команде веб-разработчиков, поскольку у них больше свободных часов. - **Скорректировать цели:**поскольку команда веб-разработки теперь занимается размещением статей, команде контент-маркетинга больше не нужно беспокоиться об этом этапе процесса. Команда корректирует свои цели до 30 статей в месяц вместо 25. ### Шаг 4. Поставьте перед командой новые цели Сравните результаты работы команды в рамках нового процесса с оценкой соотношения. Если соотношение результатов к затратам увеличилось, это признак того, что ваша стратегия оптимизации сработала.  Теперь пришло время поставить перед командой новые цели. Как уже упоминалось выше, операционная эффективность — это возможность для постоянного совершенствования. Установив базовый уровень, попробуйте сделать всё возможное, чтобы повысить эффективность. По истечении определённого периода времени, который определяет ваша команда, начните процесс заново и попробуйте ещё больше повысить эффективность. - [Читать о создании эффективных целей по методике SMART, с советами и примерами](/resources/smart-goals) ## Преимущества измерения операционной эффективности Процесс повышения операционной эффективности требует времени и усилий, так в чём же его польза? Ниже перечислены четыре основных преимущества внедрения стратегий повышения операционной эффективности. ### Экономия времени благодаря автоматизации процессов Изучение операционной эффективности команды помогает выявить возможности для автоматизации повторяющихся и трудоёмких процессов. Если ваша команда использует [систему управления работой](https://asana.com/uses/work-management), такую как Asana, вы можете использовать панели задач, чтобы в режиме реального времени получать общее представление о показателях завершения задач во всех ваших проектах. Эта информация облегчает выявление и реализацию возможностей автоматизации. Возвращаясь к примеру с командой контент-маркетинга, автору может потребоваться окончательное юридическое подтверждение перед публикацией своего контента. Используя [автоматизацию бизнес-процессов](https://asana.com/resources/business-process-automation) и правильные [инструменты для управления работой](https://asana.com/uses/work-management), эта команда может автоматически уведомлять юридический отдел о необходимости проверки, как только черновик будет завершен.  - [Читать: автоматизация бизнес-процессов: как избавиться от рутинной работы](https://asana.com/resources/business-process-automation) ### Минимизируйте человеческие ошибки с помощью автоматизации Автоматизация также помогает вашей команде следить за тем, чтобы всё, что нужно сделать, было завершено. Создав полностью [завершённый рабочий процесс](https://asana.com/resources/workflow-examples), можно заранее определить все необходимые для проекта действия и автоматизировать каждый этап.  В примере с командой по контент-маркетингу автор никогда не забудет отправить черновик на проверку в юридический отдел, поскольку это автоматизированная часть процесса. Как только автор отметит черновик как завершенный, юридический отдел получит уведомление, гарантирующее, что эта проверка не останется без внимания. Сведение к минимуму человеческих ошибок помогает команде создавать более качественные продукты, что, в свою очередь, повышает удовлетворённость и удержание клиентов. Используя операционную эффективность для оптимизации и автоматизации рабочих процессов, можно получить более качественные результаты с меньшими операционными расходами. ### Сокращение объёма работы по организации работы Согласно исследованию Asana «[Anatomy of Work](https://asana.com/resources/anatomy-of-work)», 60% времени работника тратится на работу по организации работы — например, на получение подтверждений от заинтересованных сторон, поиск информации или общение о работе. Сокращение этих задач дает вашей команде больше времени на квалифицированную работу, для которой они были наняты. Работники — ценный ресурс, и оптимизация их времени является важной частью операционного управления. Сокращение [объёма работы по организации работы](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad) позволяет добиваться тех же качественных результатов с меньшим количеством ручной координации и лишних действий. - [Управление проектами](/resources/project-management) - [ССВУ-анализ: что это и как им пользоваться (с примерами)](/ru/resources/swot-analysis) Управление проектами Планирование проектов #### Автор текстов Ищете способ выделить свою компанию среди конкурентов? ССВУ-анализ — это техника, используемая организациями для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз в целя ... - [Структура разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?](/ru/resources/work-breakdown-structure) Управление проектами #### Автор текстов Структура разбивки работы — это наглядное разделение проекта на несколько уровней. Иными словами, это способ визуализации ожидаемых результатов в более удобном для восприятия виде ... - [Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах](/ru/resources/contingency-plan) Бизнес-стратегия Планирование проектов #### Автор Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, ... - [Шесть шагов для построения успешного процесса управления изменениями](/ru/resources/change-management-process) Бизнес-стратегия Коллекция Inspire & Impact #### Автор Изменения являются важным элементом, помогающим организации достигать успеха. По мере роста неизбежно приходится внедрять новые инструменты, пробовать новые стратегии, осваивать н ... - [Do more with less: How to improve operational efficiency](/ru/resources/operational-efficiency) Управление проектами Управление работой - [Автор](/author/sarah-laoyan) Подумайте: как выглядит ваша работа? Есть ли у вас установленный процесс или порядок выполнения задач? Этот процесс был установлен вашим руководителем? Является ли ваш способ рабо ...