# Как написать эффективную служебную записку (бесплатный шаблон) > Меморандум используется в качестве инструмента для массового общения и передачи внутренней информации в организации. Ознакомьтесь с нашим руководством по меморандумам и получите бесплатный шаблон. Source: https://asana.com/resources/memo-template ## Как составить служебную записку для эффективного общения (с шаблоном) #### Сводная информация Служебная записка — это документ или сообщение, отправляемое всей команде, отделу или организации, чтобы проинформировать о происходящем в компании. Служебные записки отлично подходят для уведомления работников о новых правилах или лучших практиках, запроса обратной [связи по проекту](https://asana.com/resources/project-feedback), обобщения планов действий и многого другого. Узнайте, как создать эффективную служебную записку и когда её использовать.Эффективное общение имеет решающее значение. Но при этом она должна быть простой для восприятия. Наличие шаблона не только упростит процесс коммуникации, но и облегчит его понимание для ваших работников. Именно здесь на помощь приходит служебная записка. Шаблон служебной записки — это отличное место для начала, когда вы хотите проинформировать свою команду или отдел о новых процедурах, [реализации стратегии](https://asana.com/resources/strategy-implementation) или предстоящих проектах. Чтобы донести свою мысль, важно понимать, как профессионально написать служебную записку. В нашем руководстве рассказывается, что такое служебная записка, когда её отправлять, как создать формат и как эффективно её писать. Затем воспользуйтесь нашим бесплатным шаблоном служебной записки, чтобы получить план действий для достижения успеха. ## Что такое меморандум? Служебная записка, также известная как меморандум, передает информацию по всей организации. В отличие от личных сообщений, служебные записки обычно имеют более широкую аудиторию. Обычно такое письмо отправляется [всей команде](https://asana.com/resources/group-vs-team), отделу или организации, чтобы проинформировать работников о происходящем в компании. Служебная записка может касаться любой важной темы, имеющей широкое значение: от изменения политики до новых клиентов и сокращения бюджета. Этот тип общения можно создавать и отправлять в электронном виде или распечатывать в качестве физического раздаточного материала. Даже если вы знаете всех в своей цепочке общения, важно, чтобы эти документы были вежливыми и профессиональными. Если сомневаетесь, не используйте эмодзи, сленг и сокращения, чтобы ваше сообщение выглядело более профессионально. - [Бесплатный шаблон служебной записки](https://asana.com/resources/download-memo-template) ## Причины для отправки меморандума Существует множество причин, по которым кто-то может отправить меморандум вместо обычного электронного письма. В то время как электронная почта является повседневной формой общения, меморандум более официальен и становится частью документации компании.  Работники относятся к меморандумам более серьезно. В результате меморандумы, как правило, гораздо эффективнее при межорганизационном общении. Ниже мы изложили некоторые из наиболее распространенных причин. Служебная записка может: - Объяснить изменения в политике - Объявлять о повестке предстоящих [совещаний](https://asana.com/resources/meeting-agenda) или мероприятий - Объявлять о сокращении бюджета - Кратко описывать [планы действий](https://asana.com/resources/action-plan) - Описать процесс адаптации новых клиентов - Подробный протокол совещания - Запрос рекомендаций или отзывов - Уведомление работников о проблеме или решении компании Отправка электронных служебных записок группам работников полезна тем, что даёт им централизованное место для просмотра деталей компании. Все получают одну и ту же информацию одновременно, а не по слухам. ## Как оформить служебную записку Существует несколько способов структурировать служебную записку, но большинство из них имеют одинаковые элементы форматирования. Вы можете настроить шаблон служебной записки в соответствии с тоном и контентом сообщения, которое хотите отправить. ### Тема Прежде всего, начните служебную записку с правильной темы. Лучшие темы служебных записок должны быть как можно более конкретными. Например, вместо того чтобы называть письмо «Мероприятие компании», укажите в теме «Ежегодный корпоратив: дата и детали». Чёткая тема позволяет людям точно знать, о чём идёт речь, ещё до открытия письма. Это также упрощает поиск служебной записки, поскольку у работников не будет нескольких служебных записок с одинаковой темой в папке «Входящие». ### Заголовок В заголовке служебной записки должно быть несколько ключевых элементов. Всегда указывайте дату, получателя и отправителя. Эта информация обеспечит контекст для содержания сообщения.  ### Текст сообщения В тексте служебной записки отражается основная цель сообщения. В первом абзаце точно укажите, о чём пойдёт речь в остальной части документа. Чтобы донести свою мысль наиболее эффективно, сделайте начальный раздел кратким.  - **Абзац 1**. В начале этого абзаца используйте такие фразы, как «Я пишу, чтобы сообщить вам» и «Я запрашиваю информацию о». В первом абзаце должна содержаться самая важная информация.  - **Абзац 2**. Во втором абзаце можно предоставить дополнительные детали и более подробно рассмотреть тему. - **Абзац 3**. В третьем абзаце вы излагаете свою просьбу. Например, вы можете попросить отдел предоставить обратную [связь по проекту](https://asana.com/resources/project-management-phases) или ответить на приглашение на корпоративное мероприятие к определённой дате.   Некоторые служебные записки не содержат запросов, связанных с предоставляемой информацией. В этом случае можно поблагодарить коллег за уделённое время. Прежде чем отправлять служебную записку коллегам, ознакомьтесь с политикой массового общения в вашей компании. В некоторых компаниях требуются дополнительные шаги, например добавление логотипа организации, названия компании или использование стандартизированных размеров шрифта. Возможно, вам также потребуется получить подтверждение или разрешение перед отправкой. ## Советы по написанию служебной записки Теперь, когда вы знаете, что должно быть в служебной записке, пришло время выбрать правильный тон и форматирование. Ниже приведены некоторые советы, которые следует учитывать при написании эффективной Business-служебной записки. - **Сохраняйте профессиональный тон**: всегда пишите в профессиональном тоне, но не стесняйтесь адаптировать его к своей аудитории и цели. - **Избегайте сокращений и аббревиатур**: расшифруйте их, чтобы все получатели могли понять ваше сообщение. - **Составьте служебную записку на одной странице**: постарайтесь уместить текст в три абзаца, чтобы кратко изложить свою точку зрения. - **Используйте вложения, когда это необходимо**: при необходимости добавляйте вложения или листовки, чтобы предоставить дополнительный контекст для вашей служебной записки. - **Подумайте о своей целевой аудитории**: измените сообщение в электронном письме в зависимости от того, кому вы пишете. - **Соблюдайте единый стиль**: используйте один и тот же шрифт, структуру абзацев, пунктуацию и грамматику во всем документе. - **Будьте чёткими и лаконичными**: сделайте запрос или объявление в начале документа. - **Сохраняйте объективность**: придерживайтесь фактов и избегайте личных предубеждений при написании делового документа. Следуя этим советам и зная, что нужно включить в документ, вы сможете создавать профессиональные и лаконичные служебные записки. ## Типы служебных записок Существует три стиля меморандумов: предложение, подтверждение и запрос. Общий формат и стиль делового письма остаются одинаковыми для всех трех типов служебных записок. Разница заключается в аудитории, тоне и цели.  ### Предлагающая служебная записка Отправка служебной записки с предложением — отличный способ найти решение проблем компании. Они часто поощряют [творческое мышление](https://asana.com/resources/creative-strategy), [мозговые штурмы](https://asana.com/resources/brainstorming-techniques) и групповые обсуждения.  При отправке служебной записки с предложением лучше всего использовать позитивные и ободряющие формулировки. Это поможет вашим коллегам с энтузиазмом подойти к поиску нестандартных идей. **Пример:** отправьте служебную записку с предложением, если вы рекламное агентство, которое хочет провести групповое обсуждение новых идей для кампании по продвижению бренда. ### Подтверждающая служебная записка Используйте служебные записки для подтверждения устных договорённостей в письменной форме. Обязательно выделите важные аспекты соглашения между сторонами, чтобы у всех было чёткое понимание целей. В конце документа спросите другую сторону, нужны ли ей дополнительные разъяснения или нужно ли изменить какие-либо детали. Это поможет избежать путаницы или недопонимания после начала проекта. **Пример**: если вы руководитель команды маркетологов, вы можете отправить служебную записку с подтверждением команде разработчиков DevOps вашей компании во время совместной работы над проектом. В ней должны быть описаны [ожидаемые результаты проекта](https://asana.com/resources/what-are-project-deliverables), чтобы все заинтересованные стороны понимали [область проекта](https://asana.com/resources/project-scope) и не оставалось никаких вопросов. ### Служебная записка с запросом Служебная записка-запрос — это документ или электронное письмо, которое можно отправить в компанию, когда у вас есть запрос. Начните такую служебную записку с обоснования того, почему вам нужен завершенный запрос. Сохраняйте профессиональный и убедительный тон, когда даете рекомендации по решению проблемы. Хотя такой стиль всегда рекомендуется в служебных записках, он особенно важен в записках с запросами. **Пример:** вы отправляете служебную записку с запросом, если являетесь менеджером по персоналу и просите работников заполнить информацию о страховании до дедлайна. ## Шаблон служебной записки Используйте наш шаблон служебной записки, чтобы упорядочить документ и каждый раз создавать успешное сообщение. При отправке служебной записки убедитесь, что вы правильно заполнили строку темы, заголовок и текст сообщения. ## Инструменты для управления проектами и служебные записки помогут вам оптимизировать общение Использование шаблона служебной записки поможет вам общаться со всеми сотрудниками компании. В сочетании с [инструментом для управления проектами](https://asana.com/uses/project-management) он поможет вам хранить все служебные записки в одном месте и легко отправлять их многочисленным заинтересованным сторонам и участникам команды. Вы даже можете напрямую связывать служебные записки с задачами, чтобы воплотить эти задачи и сообщения в жизнь. - [Управление проектами](/resources/project-management) - [ССВУ-анализ: что это и как им пользоваться (с примерами)](/ru/resources/swot-analysis) Управление проектами Планирование проектов #### Автор текстов Ищете способ выделить свою компанию среди конкурентов? ССВУ-анализ — это техника, используемая организациями для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз в целя ... - [Структура разбивки работы (СРР) — что это и как ею пользоваться?](/ru/resources/work-breakdown-structure) Управление проектами #### Автор текстов Структура разбивки работы — это наглядное разделение проекта на несколько уровней. Иными словами, это способ визуализации ожидаемых результатов в более удобном для восприятия виде ... - [Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах](/ru/resources/contingency-plan) Бизнес-стратегия Планирование проектов #### Автор Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, ... - [Шесть шагов для построения успешного процесса управления изменениями](/ru/resources/change-management-process) Бизнес-стратегия Коллекция Inspire & Impact #### Автор Изменения являются важным элементом, помогающим организации достигать успеха. По мере роста неизбежно приходится внедрять новые инструменты, пробовать новые стратегии, осваивать н ... - [How to write a memo for effective communication (with template)](/ru/resources/memo-template) Управление проектами Управление работой - [Автор текстов](/author/team-asana) Эффективное общение имеет решающее значение. Но при этом она должна быть простой для восприятия. Наличие шаблона не только упростит процесс коммуникации, но и облегчит его пониман ...