# Семь инструментов для планирования, которыми должен владеть каждый специалист по организации мероприятий > Проведение мероприятий — это большой стресс. Уменьшите его, выбрав подходящее программное обеспечение для планирования мероприятий. Представляем семь типов инструментов, которыми должен владеть каждый специалист по организации мероприятий. Source: https://asana.com/ru/resources/event-planning-tools ## Семь инструментов для планирования, которыми должен владеть каждый специалист по организации мероприятий Планирование мероприятий — это большой стресс. Настолько, что в [ежегодно составляемом компанией CareerCast списке](https://www.careercast.com/jobs-rated/most-stressful-jobs-2019?page=5) самых стрессовых профессий координатор мероприятий идёт сразу после полицейского, лётчика и пожарного. Это особенно остро проявилось в 2020 году, когда из-за пандемии многие организаторы были вынуждены перенести большинство своих мероприятий на виртуальные платформы. В общем, на такой работе скучать не приходится. Проведение мероприятия — даже если это просто его вывод на экран — требует умения выполнять множество задач и высокого уровня организации. Именно поэтому сегодня на рынке так много приложений и инструментов, которые помогают практически во всех аспектах организации, проведения и сопровождения мероприятий. На самом деле, их даже слишком много. Все хотят уделять как можно больше времени полезному труду, а не [работе по организации работы](https://asana.com/resources/why-work-about-work-is-bad), которая выражается в попытках совладать с громоздкими инструментами и отследить всю информацию. Цель состоит в том, чтобы выяснить, какие проблемы вам нужно решить, а затем подобрать для этого правильные инструменты (и только их). Далее мы расскажем о семи инструментах, с помощью которых можно упростить управление мероприятиями и [повысить свою продуктивность](https://www.eventbrite.com/blog/asset/event-professionals-productivity-guide/?utm_source=partner&utm_medium=asana&utm_campaign=2018q4asana). - [Планировать мероприятия с помощью Asana](/fr/templates/event-planning) ## Инструменты управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) Для любой компании, которая заботится о своих клиентах — а все фирмы, проводящие мероприятия, относятся к их числу — нет ничего важнее, чем CRM (инструмент управления взаимоотношениями с клиентами). CRM помогает систематизировать информацию о посетителях и поддерживать прочные связи с ними до и после мероприятия. Очень важно иметь возможность легко и прозрачно собирать информацию о посетителях. Как только вы внесёте сведения о посетителях, потенциальных клиентах или покупателях в CRM, вы сможете отслеживать во времени цикл взаимодействия с каждым человеком — в идеале до самого заключения сделки. Отслеживание цикла взаимодействия — это важный момент для демонстрации рентабельности инвестиций в каждое проводимое вами мероприятие и того влияния, которое коллектив оказывает на прибыль компании. Вот два отличных варианта: - [Salesforce](https://www.salesforce.com/)**:** мощный CRM-инструмент, который также интегрируется с множеством других приложений. Он помогает беспрепятственно создавать, отслеживать и развивать потенциальных клиентов до и после мероприятия. - [Hubspot](https://www.hubspot.com/)**:** в отличие от Salesforce эта компания не является технологическим гигантом, но при этом предлагает надёжный CRM-инструмент, множество интеграций и «Академию Hubspot». К тому же, если вы хотите попробовать этот инструмент перед принятием окончательного решения, а также, чтобы не испытывать затруднений с бюджетом, можно воспользоваться пробной версией. - [Читайте о том, как создать стратегию CRM за 6 действий (с примерами)](/resources/crm-strategy) ## Управление регистрацией посетителей У этой медали две стороны: сторона посетителя и ваша сторона как организатора мероприятия. Для получения максимального количества посетителей необходимо внедрить как можно более простой и удобный процесс регистрации участников мероприятия. При этом вам нужно серверное программное обеспечение, которое позволит управлять регистрацией без стресса и сюрпризов, а также систематизировать всю собранную ценную информацию в удобном для использования и осмысленном виде. Выбранный инструмент должен выходить за рамки простых транзакций и помогать управлять мероприятием от начала и до конца. Также необходимо, чтобы он позволял получать ценные данные и отчётность, отталкиваясь от которых можно будет своевременно принимать стратегические решения. Вот два инструмента, которые мы рекомендуем: - [Eventbrite](https://www.eventbrite.com/)**:** с помощью этой программы вы получите подробную информацию о людях, посетивших мероприятие, а также доступ к визуальной аналитике, диаграммам и отчётности. Кроме того, приложение Eventbrite Organizer поможет вам отслеживать продажи билетов на своём смартфоне в режиме реального времени, облегчить регистрацию на мероприятие с помощью мобильных устройств и быть в курсе событий, контролируя посещаемость «в прямом эфире». - [Bevy](https://www.bevy.com/)**:** это инструмент, позволяющий проводить общественные мероприятия как в очном, так и в виртуальном формате. Это универсальная платформа, которая поможет вам планировать, продвигать и проводить все виды мероприятий. Она также предоставляет аналитику для формирования полной картины и интегрируется с другими используемыми вами приложениями. ## Общение с посетителями по электронной почте Согласно [новому исследованию от Eventbrite](https://www.eventbrite.com/blog/academy/email-benchmarking-report-events/?utm_source=partner&utm_medium=asana&utm_campaign=2018q4asana) 73% профессиональных организаторов заявили, что электронная почта в 2019 году была основной маркетинговой стратегией. Иными словами, для установления (и поддержания) связи с потенциальными посетителями лучшего канала не найти. В то же время 52% профессиональных организаторов отметили, что стимулировать продажи в 2019 году по электронной почте будет труднее. Вот почему платформа для маркетинга по электронной почте имеет решающее значение для отслеживания вашей работы и повышения продаж. Вот два надёжных варианта для общения с посетителями по электронной почте: - [Marketo](https://www.marketo.com/)**:** является доминирующим игроком на рынке маркетинга по электронной почте. «Хлеб и масло» для Marketo — это способность улавливать особенности поведения и проводить кампании среди определённых людей. Если вы планируете мероприятие для потенциальных клиентов, которых необходимо отслеживать и подготавливать с последующей передачей сведений о них в отдел продаж, Marketo идеально для этого подходит. - [Iterable](https://iterable.com/)**:** это отличный инструмент маркетинга по электронной почте, позволяющий охватить множество людей, которые уже являются пользователями вашего продукта. Если вы проводите мероприятия для клиентов, Iterable вполне может стать вашим основным инструментом. ## Планирование проекта мероприятия, от начала до завершения Когда мероприятия проходят гладко, это очень нравится посетителям независимо от того, где они находятся — в актовом зале конференц-центра или сидят на диване, просматривая вебинар. Однако для этого организаторам мероприятий необходимо так отладить свою стратегию, чтобы не упустить ни одной детали и всё делать в срок. Здесь вам на помощь придёт платформа для управления работой наподобие Asana. [Платформа для управления работой](https://asana.com/uses/work-management) позволяет отслеживать все детали в одном месте — от первого коллективного обсуждения до назначения задач заинтересованным лицам и регистрации вех. Наличие различных способов [визуализации работы](https://asana.com/resources/visual-project-management-kanban-timeline-calendar) позволяет с лёгкостью переключаться от представления списка к календарю и хронологии, что обеспечит не только выполнение всех задач из списков дел, но и соблюдение установленных сроков. Создайте в Asana проект для каждого мероприятия, которым вы управляете, и заполните эти проекты всеми этапами работы, [спланированными в обратном порядке](https://asana.com/guide/examples/marketing/event-planning). Затем поделитесь проектом (с его рабочими процессами, ролями и сроками) с каждым сотрудником организации, который имеет отношение к мероприятию, чтобы все знали, кто что выполняет и к какому сроку, а также могли контролировать ход проекта в соответствии с вашим планом. Работаете ли вы в крупной организации или в команде, где вы единственный участник, всегда можно воспользоваться [настраиваемым шаблоном планирования мероприятий](https://asana.com/templates/for/marketing/event-planning) в Asana, чтобы отслеживать задачи и ход конкретных рабочих процессов. Также можно создать свой собственный шаблон планирования мероприятий, который позволит быстрее приступать к работе над ними. ## Инструменты для планирования мероприятий — это только начало Подобрав инструменты для планирования мероприятий, которые хорошо интегрируются друг с другом, вы получите отдачу, намного превышающую заплаченную за них цену. Чем меньше беспокойства доставляют используемые приложения и совокупность технологий, тем больше времени остаётся на то, чтобы подготовить потрясающее мероприятие. - [Управление проектами](/resources/project-management) - [ССВУ-анализ: что это и как им пользоваться (с примерами)](/ru/resources/swot-analysis) Управление проектами Планирование проектов #### Автор текстов Ищете способ выделить свою компанию среди конкурентов? ССВУ-анализ — это техника, используемая организациями для распознавания сильных и слабых сторон, возможностей и угроз в целя ... - [Восемь шагов по созданию плана действий в непредвиденных обстоятельствах](/ru/resources/contingency-plan) Бизнес-стратегия Планирование проектов #### Автор Никому не хочется, чтобы основной план провалился. Но иметь хорошо проработанный план Б — лучший способ быть готовым к любой ситуации. Если у вас есть полноценный резервный план, ... - [Повышение эффективности организационного совещания по проекту за 10 действий](/ru/resources/project-kickoff-meeting) Планирование проектов #### Автор Вы вложили массу усилий в запуск своего проекта, однако порой кажется, что проект сходит с намеченного пути ещё до своего начала. Это связано с тем, что все участники и заинтересо ... - [Что такое анализ заинтересованных лиц и почему он важен?](/ru/resources/project-stakeholder) Управление проектами Планирование проектов #### Автор Представьте, что ваш проект — это фильм, претендующий на «Оскар». Вы победили и теперь должны подняться на сцену и произнести торжественную речь. Кого вы будете благодарить?В упра ... - [Семь инструментов для планирования, которыми должен владеть каждый специалист по организации мероприятий](/ru/resources/event-planning-tools) Планирование проектов Управление проектами - [Автор текстов](/author/team-asana) Планирование мероприятий — это большой стресс. Настолько, что в ежегодно составляемом компанией CareerCast списке самых стрессовых профессий координатор мероприятий идёт сразу пос ...