# Как Asana использует управление работой для оптимизации процессов приёма заявок > Узнайте, как руководитель отдела управления бизнес-программами Asana определяет приоритеты и ресурсы для новых проектов на основе ключевых потребностей бизнеса. Source: https://asana.com/resources/asana-on-asana-project-intake ## Как Asana использует управление работой для оптимизации процессов приёма проектов #### Сводная информация Что такое приём заявок на проект? В Asana приём проектов — это структурированный межфункциональный процесс, который помогает командам согласовывать запросы с приоритетами компании и доступными ресурсами. От ежегодного планирования до ситуативных запросов — PMO использует формы, наборы и портфели для оценки воздействия и автоматизации рабочих процессов, что обеспечивает приоритетность и завершение нужной работы.Для Яны Байсвенгер, руководителя отдела управления бизнес-программами в Asana, приём заявок на выполнение работ — это чрезвычайно межфункциональный процесс. Её команда занимается трансформацией бизнеса, то есть делает Asana более эффективной организацией. Для этого ей необходимо согласовывать команды вокруг правильных стратегических программ и обеспечивать Asana достаточными ресурсами для достижения критически важных для бизнеса целей. «Моя роль заключается в том, чтобы обеспечить правильную фокусировку в целом, чтобы мы могли работать как команда. Потому что, когда мы работаем вместе, мы добиваемся лучших результатов в целом», — говорит Байсвенгер.  Приём проектов — это ключевая часть согласования команд. «Процесс приёма заявок необходим, потому что ваш пул ресурсов ограничен, будь то время, бюджет или люди», — говорит Байсвенгер. Командам нужна поддержка со стороны других для достижения своих целей, но вы не можете просто сделать кучу запросов и ожидать действий сразу. Это может отвлечь от более крупных и важных целей. Вместо этого процесс приёма проектов позволяет командам: - Позволить лицам, принимающим решения, определять приоритеты.  - Определять объём новой работы и необходимые ресурсы.  - Начать работу над следующими этапами, отслеживать прогресс и выполнять итерации.  ## Приём проектов в Asana В Asana есть два основных типа приёма проектов:  - Приём на высоком уровне в рамках годового планирования - Ad hoc приём в течение года  В рамках годового планирования приём заявок — это процесс, в котором задействовано гораздо больше людей. Бейсвенгер координирует свои действия с заинтересованными сторонами, чтобы согласовать план, который поддерживает цели компании, помогает расставить приоритеты, чтобы мы занимались правильными инициативами, исходя из ожидаемого воздействия, и обеспечивает наличие ресурсов, необходимых для достижения наших целей. «Это немного похоже на тетрис», — говорит она.  Но, несмотря на самые продуманные планы, в течение года всегда возникают Ad hoc запросы. Для них команды Asana полагаются на более формальные, структурированные процессы приёма. Цель этих процессов — оценить влияние запросов на бизнес и определить, как (и можно ли) перераспределить ресурсы, чтобы удовлетворить их, и какие компромиссы, если таковые имеются, необходимо сделать для изменения приоритетов.  Когда мы работаем вместе, мы добиваемся лучших результатов в целом.Вот как операционная команда и команда по управлению проектами Asana оптимизируют процессы приёма, чтобы заинтересованные стороны были в курсе и уделяли приоритетное внимание критически важной для бизнеса работе.  #### Asana в деле С помощью Asana операционные команды могут объединять работу, стандартизировать процессы и автоматизировать рабочие процессы — и всё это в одном месте. - [Просмотр демонстрации](https://asana.com/demo/operations-video?utm_medium=web&utm_source=resource-article&utm_campaign=vpd24) - [Просмотр демонстрации](https://asana.com/demo/operations-video?utm_medium=web&utm_source=resource-article&utm_campaign=vpd24) ## 1. Расстановка приоритетов и обеспечение ресурсами Команда Байсвенгера координирует новые запросы на проекты в масштабах всей компании Business. Это сложная задача, требующая от них сначала определить и понять приоритеты компании, а затем использовать эту информацию для объективной оценки запросов.  Например, команда корпоративных технологий Asana использует [форму](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) и структурированный [проект](https://asana.com/features/project-management/projects) для управления ситуативными запросами в течение года. «Форма позволяет принимать неструктурированные данные и превращать их в структурированные», — говорит Байсвенгер. Это даёт командам необходимую информацию, чтобы они могли оценивать новые проекты на основе объективных критериев, таких как:  - Способствует ли запрос достижению цели по росту или удержанию? - Улучшит ли он общее качество обслуживания клиентов?  - Важен ли он для общего управления данными?  - Решает ли он проблему безопасности? - Каков объём запроса?  - Сколько времени, бюджета и персонала требуется для выполнения запроса?  Эти стандартизированные данные помогают командам сравнивать запросы и расставлять их по приоритетам в соответствии с текущими приоритетами компании, которые уже зафиксированы в Asana. В результате они с большей вероятностью примут оптимальное решение для Business, потому что у них есть вся необходимая информация в одном месте.  ## 2. Ежедневное управление запросами Управление приёмом проектов требует ежедневного обслуживания, такого как назначение работы, последующее наблюдение и обмен обновлениями статуса. Это может отнимать много времени, но [функции автоматизации](https://asana.com/features/workflow-automation) Asana помогают Байсвенгер не вмешиваться в процесс. Это позволяет ей сосредоточиться на общей координации, а не на ручных и повторяющихся задачах.  Например, Байсвенгер использует [наборы](https://asana.com/features/workflow-automation/workflow-bundles) для создания, применения и обновления процессов приёма заявок в организации — и всё это в одном месте. Набор — это коллекция функций рабочего процесса, которые можно применять к различным проектам. Например, в наборе можно указать разделы проекта, нестандартные поля, которые нужно добавить, правила, которые нужно применить, и шаблоны задач, которые нужно использовать.  Эта функция позволяет Байсвенгер стандартизировать рабочие процессы приёма заявок между командами, чтобы все были в курсе того, как сортировать и расставлять приоритеты в проектах. Например, она может использовать наборы для стандартизации следующих шагов для запроса P0 или P1, независимо от того, кто его отправил или откуда он поступил. Кроме того, указывая, как [классифицировать и помечать работу](https://asana.com/features/project-management/custom-fields), наборы также помогают командам использовать одни и те же определения в разных проектах, например, разницу в требованиях к ресурсам, если запрос является небольшим, средним или крупным. «Благодаря связкам мне не нужно вникать в повседневную работу каждого», — говорит Байсвенгер. Всего за несколько кликов она может легко редактировать процессы для поддержки меняющихся потребностей Business, а затем мгновенно применять эти изменения ко всем соответствующим рабочим процессам.  ## 3. Получение прозрачности и согласование команд Видимость имеет важное значение для работы Байсвенгер. Её команда должна понимать высокоуровневые приоритеты Business, сообщать о них заинтересованным сторонам и помогать руководителям отслеживать статус и ход выполнения запросов. К счастью, это не проблема. Поскольку приоритеты компании, дорожные карты и запросы на программы фиксируются в Asana, команды могут самостоятельно получать необходимую информацию без каких-либо дополнительных действий. [Портфели](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) Asana — один из способов, с помощью которых Байсвенгер обеспечивает эту прозрачность. Портфели позволяют её команде и заинтересованным сторонам отслеживать ключевые инициативы с первого взгляда, а затем при необходимости детализировать информацию. Они предоставляют руководителям необходимую сводную информацию, а [панели](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) задач портфеля автоматически обобщают такие данные, как затраченное время, риски, доступный бюджет, ход выполнения и многое другое по всем проектам. Это позволяет команде Байсвенгер видеть, какие проекты идут по плану, а какие не приносят результатов, а затем корректировать ресурсы и курс в реальном времени. В результате они могут отслеживать запросы и следить за тем, чтобы ресурсы компании расходовались эффективно.  #### Оптимизируйте процесс приёма заявок Автоматически фиксируйте, расставляйте приоритеты и отслеживайте запросы, чтобы у команд было больше времени на выполнение работы. - [Узнать как](/uses/project-intake) ## Превращайте запросы в действия с помощью Asana Фиксируя всю работу на одной платформе, операционные команды и команды PMO в Asana могут отслеживать и выполнять запросы в одном месте. Это даёт заинтересованным сторонам прозрачность, необходимую для быстрого продвижения и определения приоритетов наиболее важных проектов.  Узнайте, как ваша команда может использовать чёткие рабочие процессы и молниеносную автоматизацию, чтобы выполнять больше работы быстрее. Управление работой - [Как работать из дома: 24 совета для повышения продуктивности](/ru/resources/how-to-work-from-home) Гибридная и удалённая работа #### Автор текстов С расширением возможности частично или полностью работать в удалённом режиме можно попрощаться с долгими поездками на работу и опенспейсами.И хотя перспектива работать в пижаме мо ... - [19 неосознанных предубеждений: как с ними бороться, чтобы улучшить инклюзивность](/ru/resources/unconscious-bias-examples) руководство #### Автор текстов Whether we realize it or not, our unconscious biases influence our professional lives, from the way we think to the way we interact with colleagues. Unconscious biases are mental ... - [Что такое управление работой и зачем оно вашей команде](/ru/resources/what-is-work-management-ebook) Совместная работа Коллекция Inspire & Impact #### Автор Координация работ между группами может быстро превратиться в хаос, особенно если вам приходится перелопачивать тонны электронной корреспонденции или сообщений в мессенджерах в пои ... - [How leading organizations are driving real results with AI and collaborative work management](https://resources.asana.com/driving-real-results-AI-work-management.html?utm_medium=website&utm_source=web_event_hub&utm_campaign=for26) ИИ на работе #### Автор текстов - [How Asana uses work management to streamline project intake processes](/ru/resources/asana-on-asana-project-intake) Управление работой Управление работой - [Автор контента](/author/caeleigh-macneil) Для Яны Байсвенгер, руководителя отдела управления бизнес-программами в Asana, приём заявок на выполнение работ — это чрезвычайно межфункциональный процесс. Её команда занимается ...