# Клиентский кейс Asana — Wildlife Conservation Society

> Общество охраны дикой природы (Wildlife Conservation Society) руководит более чем 500 программами по охране природы почти в 60 странах. Узнайте, как их технология Growing Conservation использует Asana.

Source: https://asana.com/case-study/wildlife-conservation-society

## Wildlife Conservation Society сохраняет дикую природу и отмечает её ценность с помощью Asana

Глобально

Enterprise

Nonprofit

- [Управление программами](/resources/what-is-program-management)

- [ИТ-запросы](/templates/for/it/it-requests)

- [Обратная связь от клиентов](/templates/for/product/customer-feedback)

- [Правила](/features/workflow-automation/rules)

- [формы](/features/workflow-automation/forms)

- [Панели мониторинга для обеспечения отчётности](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

[Общество охраны дикой природы](https://www.wcs.org/) (WCS), основанное в 1895 году, является самой крупной в мире организацией по охране дикой природы. Она реализует более 500 программ почти в 60 странах, помогая управлять охраняемыми территориями и замедлять изменение климата. Но WCS не действует в одиночку. Она сотрудничает с сотнями [партнёрских организаций](https://www.wcs.org/about-us/partners), поставщиков и местных органов власти, которые разделяют её научно обоснованную миссию по охране природы. 

Инициативы WCS сложны и трудоёмки в реализации, особенно при таком большом количестве сотрудников и ограниченных ресурсах некоммерческой организации. До Asana участники проектов использовали разные инструменты для управления своей работой — электронную почту, электронные таблицы и различные приложения. Не было единого способа планирования или обмена информацией, что вызывало проблемы с прозрачностью и замедляло работу всех участников: 
- Растущая сложность проекта Conservation Technology увеличивала риски, связанные с дедлайнами и бюджетами. 
- Технологические границы между командами ограничивали поток информации, что затрудняло выявление рисков и предотвращение проблем до их возникновения, а это приводило к перегрузке ресурсов.
- Электронная почта использовалась для слишком многих целей: помимо общения, WCS использовала её для управления работой, обработки запросов сообщества и хранения документов. Участникам команды приходилось продираться сквозь сотни входящих писем, что не позволяло быстро выполнять задачи.

Джонатан Палмер, исполнительный директор команды WCS по технологиям в области охраны природы, говорит: «Наши процессы управления проектами и задачами не способствовали позитивному взгляду на загрузку — была чрезмерная зависимость от управления задачами по электронной почте, из-за чего у членов команды было ощущение, что они пытаются пить из пожарного рукава».

На своей предыдущей должности руководителя Global Technology в отделе ИТ Джонатан возглавлял поиск новой платформы для управления работой, которая бы устранила барьеры между командами, а также внешними сотрудниками. Более продуктивная рабочая среда позволила бы WCS реализовывать свои проекты и максимально эффективно использовать средства, полученные от спонсоров.

Некоммерческие организации пытаются сделать в 10 раз больше, чем позволяют их ресурсы. Без централизованной координации сложно завершить проект в срок, уложившись в бюджет, особенно если работа ведётся между организациями и командами с несколькими матрицами.

## **Гибкость по умолчанию: централизация работы в Asana**

Джонатан искал единую платформу, которая позволила бы всем командам, партнёрам и консультантам работать вне зависимости от организационных границ, даже если они используют разные технологии и процессы. 

«Asana — это идеальное решение», — говорит Джонатан. «Речь идёт о том, чтобы помочь людям лучше выполнять задачи, которые им важны, а не о том, чтобы ограничивать их какой-то конкретной методологией».    

С помощью Asana команды WCS теперь могут получать доступ к одним и тем же общим хронологиям, документам и задачам, которые обновляются в реальном времени. Asana интегрирована с более чем 10 инструментами, которые используют сотрудники, включая [Google Диск](https://asana.com/apps/google-drive), [Office 365](https://asana.com/apps/microsoft-office365-connector), [Slack](https://asana.com/apps/slack) и внутренние системы WCS. 

«Мы можем работать в нескольких организациях, не полагаясь на специалистов отдела ИТ для интеграции систем», — добавляет Джонатан.

## **Устранение организационных границ для повышения эффективности природоохранной деятельности**

Сегодня Asana является официальной системой управления работой для нескольких групп в WCS, помогая им реализовывать инициативы вовремя и в рамках бюджета в партнёрстве со всё большим числом внешних сотрудников. 

Организация сэкономила примерно восемь рабочих недель в год благодаря новым возможностям повышения эффективности и использованию функций Asana, таких как [автоматизация](https://asana.com/product/automation), формы и комментарии в проекте, вместо отправки электронных писем. В среднем участники инициируют совместную работу с другим пользователем через Asana более 2700 раз в месяц. Эта экономия времени высвобождает ресурсы WCS, позволяя командам расширять масштаб и влияние своих проектов без увеличения затрат. 

Теперь мы можем справляться с чрезвычайно сложной загрузкой с помощью Asana. Я могу спокойно спать ночью, зная, что, проснувшись утром, я быстро увижу, что все проекты моей команды движутся в нужном направлении. Это может показаться простым, но в глобальной организации это имеет огромное значение.

## **Единая виртуальная организация, объединяющая работников, поставщиков и партнёров**

«Asana обеспечила высочайший уровень прозрачности, когда каждый делится своими планами на предстоящую неделю», — говорит Джонатан. Это помогает обмениваться идеями между командами, находящимися в разных часовых поясах, будь то в штаб-квартире в Нью-Йорке или на местах, на природоохранных участках. 

Половина пользователей Asana в WCS — внутренние работники, а другая половина — внешние участники. «Управление всем в одном месте даёт нам возможность руководить виртуальными организациями, в которые входят моя команда, другие работники WCS, другие организации и поставщики», — говорит Джонатан. «Мы перемещаем задачи из одной части виртуальной организации в другую, и у нас есть взаимная ответственность по всем нашим проектам». 

Нас больше не отвлекает сложность работы с многочисленными организациями, партнёрами и поставщиками в разных часовых поясах. С Asana ни одна важная деталь не остаётся незамеченной.Команда Джонатана по технологиям в области охраны природы предоставляет масштабируемые технологические решения для реализации полевых программ и решения важнейших вопросов охраны природы, и эти решения часто создаются в партнёрстве с другими организациями. «Благодаря поддержке безграничной структуры Asana позволила нам расширить масштабы сотрудничества», — говорит Джонатан. Его команда добавила трёх новых партнёров в свой список близких сотрудников, увеличив его с двух до пяти. 

## **Асинхронная работа для увеличения потенциала WCS без увеличения затрат**

Нью-Йорк был эпицентром команды Conservation Technology, и казалось, что единственный способ управлять сложной рабочей нагрузкой — это чтобы работники и поставщики находились в одном часовом поясе. Но теперь Джонатан может нанимать сотрудников и привлекать поставщиков по всему миру, не беспокоясь о замедлении проектов, потому что Asana позволяет им работать асинхронно. Операции выполняются круглосуточно: работа над проектом начинается в 7 утра понедельника в Джакарте и продолжается до конца дня пятницы в США. В его распределённую команду входят нужные люди с нужными навыками, а местоположение используется для максимальной экономии бюджета и повышения результативности. 

Например, Джонатан увеличил численность своей команды на 30 %, наняв штатных сотрудников, работающих на местах в заповедниках, что помогает ему лучше удовлетворять организационные потребности на местном уровне, сохраняя при этом стабильные затраты. 

Команда Conservation Technology также работает с консультантами, которые оказывают поддержку в области дизайна, веб-разработки, DevOps и облачного хостинга. До Asana основные поставщики находились в США, но теперь они расположены в Южной Америке, Европе и Азии, и благодаря экономии средств и повышению операционной эффективности объём работы поставщиков увеличился на 35 %.

Благодаря большему количеству работников, консультантов и партнёрских организаций, участвующих в инициативах Conservation Technology, они могут реализовывать более амбициозные проекты. Например, они использовали Asana для организации крупного проекта, имеющего ключевое значение для стратегии WCS: Nature's Stronghold Impact Platform — глобальной инициативы по предоставлению отчётности, позволяющей централизованно получать и отображать подробные показатели по сотням природоохранных объектов WCS и партнёрских организаций. Этот единый фронт количественно оценивает влияние их работы для спонсоров и природоохранного сообщества в целом. 

«Этот проект лежит в основе нашей стратегии по сбору средств, — говорит Джонатан, — и способствует прозрачности в нашей организации, показывая, что каждый доллар, пожертвованный WCS, оказывает влияние на природоохранную деятельность».

### **Поддержка тысяч пользователей и прогнозирование бюджетных потребностей для удовлетворения спроса**

Ещё одна команда, которая управляет своей работой в Asana, — это [SMART Partnership](https://smartconservationtools.org/), совместный проект девяти природоохранных групп. Эта организация, занимающаяся программным обеспечением и услугами, поддерживает более 1000 охраняемых объектов в 90 странах. Моника Харрис, руководитель программы SMART, говорит: «Нашими пользователями являются правительства и природоохранные организации по всему миру, которые выбрали наши инструменты для управления парками и заповедниками в своей стране. Это большая ответственность, и мы хотим эффективно и своевременно реагировать на их потребности».

Раньше SMART использовала таблицы и электронную почту для управления запросами от пользователей программного обеспечения по всему миру, а эти запросы могут быть серьёзными и срочными. «Например, с нами связывается рейнджер из Намибии и говорит, что он застрял в поле и ему нужно скачать данные, — говорит Моника. — «Мы не хотим подводить людей». Но быстро отвечать на запросы было сложно, потому что небольшая команда Моники пыталась справиться с огромным объёмом работы без нужных инструментов.

Asana бесценна. Без неё было бы невозможно своевременно обрабатывать тот объём запросов, который мы получаем.Сегодня SMART использует [формы](https://asana.com/product/forms) Asana для сбора запросов на поддержку, доступ к программному обеспечению и исправление ошибок, а также для управления этими запросами. Обязательные поля в форме собирают всю информацию, необходимую команде Моники для перенаправления и решения проблемы на начальном этапе (например, снимки экрана с ошибками), что исключает необходимость в переписке по электронной почте.

Предоставление бесплатного программного обеспечения SMART пользователям требует затрат, поэтому Моника использует [отчётность](https://asana.com/product/reporting) в Asana, чтобы отслеживать спрос и заблаговременно корректировать бюджет и ресурсы в соответствии с ним. «Я могу проинформировать руководящий комитет о том, укладываемся ли мы в бюджет, или же наш спрос высок, и нам нужно больше средств для конкретной деятельности», — говорит Моника.

## **Быстрое и тщательное реагирование на жалобы**

Другая команда WCS, команда заповедника Окапи (OWR) в Итури, при поддержке финансируемой ЕС [Программы устойчивого управления дикой природой](https://www.wcs.org/our-work/sustainable-wildlife-management-programme) (SWM) использует Asana в качестве системы обработки жалоб. Джонатан говорит: «Любой многонациональной организации нужен способ управления жалобами. Одна жалоба, если она не будет обработана правильно, может создать огромный организационный риск». 

Кэролайн Абид, менеджер программы SWM ЕС, говорит: «С помощью Asana мы повышаем оперативность реагирования на местах, чтобы все жалобы рассматривались быстро». Использование Asana для работы с жалобами, а также для комплексного управления проектами помогает команде WCS эффективно выполнять задачи, чтобы лучше служить своим сообществам и укреплять доверие среди местных жителей и партнёрских организаций. 

Asana даёт нам общее представление о том, что нужно сделать, поэтому мы можем сократить время, затрачиваемое на администрирование и организацию, и сосредоточиться на важной работе на местах.

## **Создание светлого будущего для дикой природы по всему миру**

Централизуя работу в Asana, WCS использует возможности своих сотрудников, поставщиков и внешних сотрудников, чтобы реализовывать больше проектов с минимальными затратами. 

И благодаря прозрачности между группами и проектами младшие члены команды по всему миру могут воспользоваться возможностями, которые исторически были более доступны для работников, находящихся рядом со штаб-квартирой WCS. Эта прозрачность помогает WCS расширять возможности своих работников и переходить к новому способу работы в качестве глобальной команды. 

Asana позволила нам сосредоточиться на достижении результатов, чтобы проекты завершались вовремя, в рамках бюджета и с довольными клиентами. Вот что важно.
По мере того как Джонатан и WCS запускают смелые природоохранные проекты, они будут продолжать управлять ими в Asana, потому что лучшие рабочие процессы ведут к лучшему исполнению, а отличное исполнение создаёт доверие между партнёрами, спонсорами и сообществами, работающими над защитой драгоценных уголков природы.

### Объединяйте усилия и масштабируйте свою работу

- [Отдел продаж](/sales)

Увеличение численности команды разработчиков на 30% при стабильных затратах путём создания распределённой команды

Увеличение объёма работ поставщика на 35% за счёт найма удалённых консультантов для асинхронной работы

Добавлено 3 технологических партнёра, что обеспечило взаимодействие между организациями

### EarthEnable с помощью Asana ежегодно укладывает более 2000 чистых и надёжных полов

### Stand.earth обеспечивает защиту окружающей среды и сбор средств с помощью Asana

### Фонд «Дорога вместе» (Солт-Лейк-Сити) с помощью Asana обрабатывает на 25% больше заявок на гранты и повышает влияние на сообщество

### Wildlife Conservation Society расширяет возможности работников и членов сообщества с помощью Asana