# Клиентский кейс Asana — Palo Alto Networks

> Компания Palo Alto Networks объединила работу на одной платформе, чтобы ускорить совместную работу и обеспечить лучшее в своём классе обслуживание клиентов. Вот как они сделали это с помощью Asana.

Source: https://asana.com/case-study/palo-alto-networks

## Компания Palo Alto Networks сократила операционные расходы на 40% с помощью Asana

[Palo Alto Networks](https://www.paloaltonetworks.com/) — ведущий партнёр по кибербезопасности для компаний по всему миру, в том числе для 95% компаний из списка Fortune 100. Более 13 000 работников компании защищают клиентов от новейших угроз безопасности и оберегают наш цифровой образ жизни.

Глобально

Enterprise

Сфера технологий

- [Запуск продуктов](/templates/for/product/product-launches)

- [Управление кампанией](/workflows/campaign-management)

- [Заявки на работы](/templates/for/operations/work-requests)

- [Панели мониторинга для обеспечения отчётности](/features/goals-reporting/reporting-dashboards)

- [Загрузка](/features/resource-management/workload)

- [Правила](/features/workflow-automation/rules)

### Важные события

#### Проблемы
- В компании Palo Alto Networks использовалось более 5 систем управления работой для разных групп, что привело к перерасходу средств на 40 %.
- Различные процессы и системы затрудняли обмен данными и доступ к ним, замедляя сотрудничество и препятствуя масштабированию работы в соответствии с темпами роста.
- Руководители глобальных команд не могли видеть, как сочетаются между собой все работы, ресурсы и бизнес-приоритеты, что затрудняло выявление рисков и определение приоритетности самых важных инициатив.

#### Решение
- Руководство осуществило консолидацию в Asana по принципу «сверху вниз», снизив сложность, избыточность и риски для безопасности, связанные с использованием нескольких инструментов. 
- Вся работа организуется в одном месте, поэтому команды могут стандартизировать и автоматизировать сложную межфункциональную работу в больших масштабах. 
- Единая система предоставляет руководителям доступ к информации в реальном времени, что значительно ускоряет принятие решений и минимизацию рисков.

#### Результаты
- **Сокращение избыточных операционных расходов на 40%**
- **Время составления отчётов о статусе сократилось** с часов до минут
- **Команды НИОКР теперь соблюдают 100% дедлайнов**
- **Более разумное и быстрое принятие решений** и снижение рисков 
- **Улучшенное прогнозирование ресурсов** для стратегического планирования
- **Повышение продуктивности** и скорости выполнения

Объединив работу в Asana, вся наша организация может быстро адаптироваться к меняющейся ситуации в сфере кибербезопасности. Рабочие данные и совместная работа находятся в одном месте, поэтому команды могут самостоятельно получать информацию, не тратя время на переписку.

### Объединение команд для стимулирования инноваций

Компания Palo Alto Networks выбрала Asana за её гибкость, простоту внедрения и дорожную карту продукта, рассматривая Asana как перспективного партнёра, который поможет им масштабироваться благодаря мощным рабочим данным и новаторским возможностям ИИ. 

Централизовав работу в Asana, компания избавилась от обособленности и предоставила командам мгновенный доступ к информации. Маркетологи могут координировать свои действия с отделом продаж и легко делиться информацией о предстоящих мероприятиях и материалах, помогая получать максимальную отдачу от каждого лида. У команд по продуктам и НИОКР есть единое место для координации межфункциональных запусков и оптимизации приёма заявок на выполнение работ, что позволяет им удовлетворять потребности клиентов и расставлять приоритеты в работе, наиболее важные для бизнеса. Между тем, ИТ-отдел использует Asana в качестве единого источника достоверной информации для планирования ресурсов, координации работы глобальных команд и обеспечения Palo Alto Networks инфраструктурой, необходимой для успеха.

### Внедрение Asana в разных командах

Компания Palo Alto Networks в партнёрстве с командой профессиональных услуг Asana разработала стратегию внедрения технологий, которая позволила бы быстро консолидировать всю организацию в Asana с минимальными трудностями или перебоями в работе. 

Компания Palo Alto Networks начала внедрение с отдела маркетинга, переведя сотни маркетологов на этот инструмент всего за два месяца. Затем они расширили охват на другие команды, включая ИТ, операционный отдел, команду продукта и НИОКР, развернув Asana для более чем 5800 пользователей менее чем за 6 месяцев. Команда профессиональных услуг Asana работала в тесном сотрудничестве с руководством Palo Alto Networks, чтобы адаптировать рекомендации к уникальным требованиям каждой команды, чтобы они могли быстро максимизировать эффект от Asana для достижения высокой рентабельности инвестиций.

Мы все работали как единое целое, тесно сотрудничая в Asana и Palo Alto Networks, чтобы завершить миграцию в очень сжатые сроки.

### Проведение глобальных кампаний в больших масштабах

Маркетинговая команда Palo Alto Networks отвечает за повышение узнаваемости, стимулирование спроса и вовлечение клиентов, помогая бизнесу увеличивать выручку. Это большая межфункциональная команда, насчитывающая более 600 работников в различных офисах и локациях по всему миру. 

При таком масштабе команде маркетинга было трудно координировать заинтересованные стороны и беспрепятственно проводить глобальные кампании. Теперь Asana помогает им работать эффективно и действовать согласованно в соответствии с приоритетами бизнеса.  

**Стандартизированные процессы обеспечивают ускоренное выполнение кампаний**
- Менеджеры кампаний отслеживают все инициативы, за которые они отвечают, в одном [портфеле](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios), который объединяет в общем представлении все глобальные кампании, чтобы руководители могли видеть ход достижения целей и быстро выявлять препятствия. 
- Каждая кампания требует координации между несколькими командами. Вместо того чтобы тратить время на переписку, менеджеры кампаний используют [формы](https://asana.com/features/workflow-automation/forms), чтобы легко запрашивать материалы и локализацию.
- Команды могут просматривать все свои запросы в одном месте, а затем быстрее приступать к работе над кампанией, используя более 80 стандартизированных [шаблонов](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) для различных рабочих процессов кампании. В этих шаблонах предустановленные [правила](https://asana.com/features/workflow-automation/rules) мгновенно назначают даты сдачи и роли, чтобы маркетологи сохраняли подотчётность и не сбивались с курса.

Маркетинг — сложная сфера с множеством подвижных элементов. Asana позволяет нам видеть всё в одном месте, чтобы команды из разных стран могли работать вместе с меньшими трудностями и реализовывать маркетинговые программы в больших масштабах.**Прозрачность улучшает маркетинговое планирование и составление бюджета**
- Стратегическое планирование объединяется для разных команд в одном общем представлении портфеля. Руководство видит все маркетинговые приоритеты, бюджеты и ресурсы в одном месте, что упрощает принятие решений. 
- Квартальное планирование стандартизировано в шаблоне проекта, используемом всеми командами. Эти проекты связаны с портфелем руководства, что позволяет получить общее представление обо всех приоритетах. 
- Глобальные [нестандартные поля](https://asana.com/features/project-management/custom-fields) стандартизируют сбор данных и обеспечивают согласованность отчётности для руководства. Правила автоматизируют отслеживание бюджета и прогнозируемого воронки продаж, оптимизируя прогнозирование эффективности. 
- Благодаря тому, что все маркетинговые планы находятся в одном месте, команда может легко вовлекать отдел продаж и делиться предстоящими мероприятиями с помощью интеграции с [Календарём Google](https://asana.com/apps/google-calendar). 

**Оптимизированное поступление работы помогает руководителям планировать загрузку**
- В будущем региональная маркетинговая команда планирует интегрировать приём заявок в свой процесс планирования. Вместо того чтобы создавать отдельные запросы, команды могут поставить галочку в поле для получения поддержки и автоматически начать работу. 
- Все последующие действия и обсуждения будут фиксироваться в этом запросе, поэтому контекст не будет теряться и не будет необходимости в переписке по электронной почте. 
- Фиксируя запросы во время планирования, руководители могут заранее планировать рабочие нагрузки и принимать более точные решения о распределении ресурсов.

Я всегда спрашиваю: «Можем ли мы сделать это в Asana?» Asana обладает достаточной гибкостью, чтобы мы могли создать практически любой рабочий процесс, и мы всё ещё можем сделать многое другое.

### Своевременная поставка решений для кибербезопасности — всегда

Командам по продуктам и НИОКР в Palo Alto Networks необходимо действовать оперативно, чтобы поддерживать быстрые инновации в широком спектре продуктов. Проблемы кибербезопасности постоянно меняются, поэтому команда должна быть гибкой и работать быстро, чтобы опережать киберпреступников в инновациях и создавать новую ценность для своих клиентов.

Эта работа очень межфункциональная и сложная. Asana помогает команде оптимизировать процессы и получить прозрачность, необходимую для быстрого выполнения приоритетных задач компании.

**Централизованная информация упрощает сложные запуски**
- Теперь у межфункциональных команд есть единый источник достоверной информации для сложных запусков продуктов, что снижает путаницу и ускоряет сотрудничество.
- Когда вся работа ведётся в Asana, командам продуктов проще передавать результаты между такими подразделениями, как ИТ и интеграция новых продуктов, и отслеживать их, обеспечивая правильную упаковку и доставку новых продуктов.
- Команды видят главные приоритеты в области безопасности на общей «панели задач комитета по концепциям», что помогает им согласовывать приоритеты команды разработки продукта с приоритетами всей компании.

Одна из моих команд сообщила мне, что после перехода на Asana им удалось сдать 100% своих продуктовых проектов. Они выполнили все свои обязательства и уложились во все дедлайны, что весьма впечатляет.**Оптимизированное планирование помогает отделу исследований и разработок работать быстрее**
- Руководители получают общее представление об инициативах в области НИОКР с помощью [портфелей](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) и [нестандартных полей](https://asana.com/features/project-management/custom-fields), что помогает им быстро расставлять приоритеты в работе и устранять препятствия.
- Для управления запросами, поступающими из разных подразделений, команда использует [формы](https://asana.com/features/workflow-automation/forms), чтобы стандартизировать поступление информации в проект для определения приоритетов. Автоматизация быстро назначает запросы нужному человеку, а [шаблоны](https://asana.com/features/workflow-automation/project-task-templates) для различных типов активов помогают команде быстрее действовать.
- Материалы НИОКР требуют частого обновления, чтобы идти в ногу с изменениями в сфере кибербезопасности. Все активные материалы отслеживаются в [проекте](https://asana.com/features/project-management/projects), а встроенные автоматизации планируют напоминания об обновлении, чтобы ничего не упустить.
- Благодаря оптимизированному отслеживанию целей и [автоматическим обновлениям](https://asana.com/features/project-management/status-updates) команда может делиться отчётами о статусе за считанные минуты, тогда как раньше на это уходило 6 часов.

**Прозрачность загрузки помогает руководителям достигать целей**
- Отдел исследований и разработок работает над многими проектами одновременно. Функция [загрузки](https://asana.com/features/resource-management/workload) Asana даёт руководителям представление о доступной рабочей мощности всей команды, чтобы они могли корректировать загрузку по всем инициативам, что приводит к уменьшению количества задержек.
- Благодаря более точным рабочим данным и [отчётности](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) руководители могут обеспечить сбалансированную работу команды НИОКР по всему портфелю и её соответствие приоритетам бизнеса.
- Эта улучшенная прозрачность также помогает команде выявлять риски, возвращать работу в нужное русло и заранее уведомлять заинтересованные стороны о задержках проектов.

С тех пор как мы начали пользоваться Asana, у нас не было ни одного проекта, выполненного с опозданием. Мы либо смогли заранее скорректировать сроки за 3–4 недели, либо просто выполнили работу, имея чёткие дедлайны и результаты.

### Повышение эффективности работы в глобальном бизнесе

ИТ-команда и операционная команда Palo Alto Networks отвечают за создание технологической инфраструктуры, которая может масштабироваться вместе с бизнесом, а также за определение стратегии и реализацию главных приоритетов компании. Эта работа имеет важнейшее значение для обеспечения Palo Alto Networks процессами, платформами и людьми, необходимыми для достижения целей компании. 

Кроме того, эта работа в значительной степени межфункциональная. Asana помогает ИТ- и операционным отделам наладить взаимодействие между командами, чтобы весь бизнес был настроен на более централизованную и эффективную совместную работу. 

**Видимость помогает руководителям быстрее принимать более взвешенные решения об обеспечении ресурсами**
- Команда ИТ получает запросы от всех подразделений компании. Они создают рабочий процесс, чтобы оптимизировать этот процесс с помощью [формы](https://asana.com/features/workflow-automation/forms) Asana, что позволяет им быстрее реагировать на заявки. 
- Благодаря пользовательской интеграции с [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud) команда может автоматически переносить данные запросов в Asana и тратить меньше времени на переключение между приложениями. 
- Объединяя эти данные с [портфелями](https://asana.com/features/goals-reporting/portfolios) и [панелями](https://asana.com/features/goals-reporting/reporting-dashboards) задач, менеджеры проектов и руководители получают информацию, необходимую для управления ресурсами и быстрого принятия корректирующих мер. 

При использовании ИИ очень важно иметь управление совместной работой на одной платформе. Кто-то может задать вопрос в Asana, и у ИИ будет информация, необходимая для ответа.**Централизованные рабочие данные упрощают внедрение технологий**
- Отдел ИТ использует проекты Asana для координации внедрения Asana в компании, обеспечивая каждой команде выделенное пространство для взаимодействия с ИТ-отделом в процессе развёртывания. 
- IT-команды, операционные и межфункциональные команды внутри компании имеют доступ к одним и тем же рабочим данным, где бы они ни находились. Это помогает командам самостоятельно получать информацию и более эффективно сотрудничать, сокращая количество сообщений.

Возможность проявлять гибкость с Asana была ключевой. Между стандартизацией и адаптацией всегда очень тонкая грань, и каждой компании нужно и то, и другое.

### Заключение

Обмен данными и прозрачность необходимы для такой глобальной компании, как Palo Alto Networks. В будущем компания планирует воспользоваться преимуществами ИИ, чтобы повысить эффективность использования рабочих данных командами. Они продолжают внедрять инструмент в большем количестве команд и запускают дополнительные межфункциональные рабочие процессы, чтобы повысить эффективность и предоставлять своим клиентам лучшие в своем классе решения в области безопасности.

### Объединяйте усилия и масштабируйте свою работу

- [Отдел продаж](/sales)

Palo Alto Networks предоставляет передовые решения в области кибербезопасности более чем 85 000 клиентов по всему миру. Им нужна была масштабируемая технологическая инфраструктура для поддержки роста и инноваций. С помощью Asana компания объединила работу на одной платформе, чтобы ускорить совместную работу и быстрее предоставить своим клиентам лучший в своём классе опыт.