# OneO2Plants scales productivity 3x with Asana over a decade

> OneO2Plants, Singapore's top plant rental company, tripled vendor invoice processing with Asana, scaling company-wide without adding headcount.

Source: https://asana.com/case-study/one-o2-plants

## OneO2Plants в 3 раза повысила производительность с помощью Asana за десять лет

OneO2Plants, ведущая сингапурская компания по аренде оборудования, решила отказаться от ручных, фрагментированных рабочих процессов, которые ограничивали прозрачность и совместную работу. Используя Asana в качестве центральной платформы, компания утроила скорость обработки счетов поставщиков без увеличения штата, что позволило ей масштабироваться в рамках всей организации, сохраняя при этом оперативный контроль.

Проблемы

Ручные рабочие процессы в операционном отделе, отделе продаж, финансовом отделе и отделе закупок создавали препятствия для совместной работы и ограничивали прозрачность между командами.

Обработка счетов поставщиков по электронной почте, WhatsApp и с помощью бумажных систем приводила к задержкам и требовала участия нескольких сотрудников для обработки 200–300 счетов ежемесячно.

Потеря знаний при смене персонала привела к нестабильности обслуживания клиентов, поскольку важные предпочтения и история были утрачены с течением времени.

Решения

Внедрили Asana во всей организации, начав с команды по работе с клиентами и расширив её применение на отделы продаж, операционный отдел и отдел закупок, заменив фрагментированные рабочие процессы централизованной системой.

Сформировали культуру «Если чего-то нет в Asana, где это вообще?» культуру, благодаря которой вся работа фиксируется и видна всем, что повышает ответственность.

Автоматизированные рабочие процессы по обработке счетов от поставщиков с использованием форм и правил Asana, объединяющие документацию в одном месте для оптимизации проверки и рецензирования.

Результаты

**3-кратное повышение эффективности обработки счетов поставщиков:**теперь один человек обрабатывает более 600 счетов поставщиков в месяц по сравнению с 200–300 счетами, которые ранее обрабатывали 2–3 сотрудника.

**Централизованная история бизнеса**, охватывающая более**1 миллиона задач,** при этом Asana служит комплексным реестром внутреннего обмена информацией.

**Выросла из небольшой компании до предприятия с более чем 200 работниками**, сохранив при этом оперативный контроль и прозрачность

**Проверенный процесс адаптации**, в рамках которого новые сотрудники осваивают систему в течение первого месяца. **Устранены задержки платежей и узкие места ручной координации** во всех отделах.

- [Вернуться к историям клиентов](/customers)

Азиатско-Тихоокеанский регион

- [Управление проектами](/uses/project-management)

- [Заявки на работы](/templates/for/operations/work-requests)

Розничная торговля

Средний бизнес

- [формы](/features/workflow-automation/forms)

- [Правила](/features/workflow-automation/rules)

- [Портфели](/features/goals-reporting/portfolios)

Для нас это то, что поддерживает связь. Это даёт нам чёткое представление о том, что происходит, и позволяет нам расти и контролировать ситуацию. Один человек теперь обрабатывает 600 счетов, тогда как раньше 2–3 человека обрабатывали 200–300. Нам нужен всего один человек, и мы не только можем делать это лучше, но и делаем гораздо больше.

### Asana для операционных отделов

#### **Координация сложных услуг в больших масштабах**

Операционная команда OneO2Plants координирует сложные проекты с участием многих заинтересованных сторон, включая договоры аренды растений, графики обслуживания, ландшафтный дизайн, озеленение мероприятий и управление поставщиками для корпоративных, гостиничных и розничных клиентов в Сингапуре. Команда управляет регулярными контрактами на обслуживание, установками в рамках проектов и закупками у более чем 600 ежемесячных поставщиков, включая МСП и зарубежных поставщиков. Их работа напрямую влияет на удовлетворённость клиентов, качество обслуживания и маржу бизнеса, особенно в случае таких громких проектов, как партнёрство с Гран-при Сингапура Формулы-1.

Чтобы упростить выполнение и улучшить координацию, OneO2Plants централизовала операции в Asana. Теперь команда управляет параллельными проектами, рабочими процессами поставщиков и предоставлением регулярных услуг в одном месте, с чётким распределением ответственности и прозрачностью всей работы в режиме реального времени.

#### Централизованное управление проектами повышает прозрачность и улучшает координацию
- Межфункциональные проекты по озеленению управляются в Asana от первоначальной консультации до установки и текущего обслуживания, что создаёт чёткое представление о каждом взаимодействии от начала до конца.
- Сроки, зависимости и ожидаемые результаты видны всем заинтересованным сторонам, что улучшает координацию между командами
- Поскольку вся работа фиксируется в одном месте, Asana служит единым источником достоверной информации для операций, позволяя руководству сохранять контроль и прозрачность по мере расширения бизнеса. 

#### **Структурированный приём запросов заменяет координацию Ad hoc**
- Формы Asana стандартизируют подачу запросов в разных командах, заранее фиксируя нужный контекст, чтобы работа двигалась быстрее и более согласованно.
- Отправленные формы автоматически направляют задачи нужным исполнителям с помощью рабочих процессов, основанных на правилах, что исключает ручную передачу.
- Вся документация находится в одном месте, что облегчает проверку, согласование и визирование запросов даже при увеличении их объёма.

#### **Масштабирование способности без увеличения численности персонала**
- Распределение персонала по параллельным проектам, контрактам на техническое обслуживание и установкам осуществляется централизованно в Asana, что обеспечивает прозрачность в реальном времени для планирования и адаптации.
- Видимость на уровне портфеля упрощает упреждающее планирование с учётом сезонных пиков и обеспечивает наличие нужных ресурсов в нужное время.
- Когда вся работа фиксируется и назначается в Asana, менеджеры могут перераспределять загрузку, выявлять узкие места на раннем этапе и поддерживать качество обслуживания без необходимости нанимать сотрудников по мере необходимости.

[OneO2Plants](https://oneo2plants.com/) Pte Ltd — ведущий сингапурский поставщик услуг по аренде растений, ландшафтному дизайну и озеленению. Дочерняя компания Far East Flora с более чем 40-летней историей, обслуживающая корпоративных, гостиничных и коммерческих клиентов по всему Сингапуру.