# Asana case study - Hope for Haiti > Learn how Hope for Haiti streamlined their grant management process with Asana. In this case study, we dive into how Hope for Haiti increased team visibility and improved the donor experience so they can improve the lives of more Hatians. Source: https://asana.com/case-study/hope-for-haiti ## Фонд «Надежда для Гаити» повышает уровень жизни большего числа гаитян с помощью Asana Северная и Южная Америка Малый бизнес Nonprofit - [Повестки совещаний](/templates/for/other/meeting-agenda) - [Отслеживание целей и OKR](/product/goals) - [Управление программами](/resources/what-is-program-management) - [Представления проектов](/features/project-management/project-views) - [Портфели](/features/goals-reporting/portfolios) Гаити — карибская страна с богатой культурой, которая делит остров с Доминиканской Республикой и имеет долгую историю стихийных бедствий. Одним из крупнейших было землетрясение магнитудой 7,0 в 2010 году, которое произошло менее чем в 32 км от столицы страны. Хотя [оценки числа погибших разнятся](https://www.cnn.com/2013/12/12/world/haiti-earthquake-fast-facts/index.html), многие считают, что погибло более 200 000 человек. А в 2016 году по стране пронёсся [ураган «Мэтью»](https://en.wikipedia.org/wiki/Effects_of_Hurricane_Matthew_in_Haiti), в результате которого погибло более 500 человек, а более миллиона остались без крова. [Hope for Haiti](https://hopeforhaiti.com/), некоммерческая организация, занимающаяся улучшением качества жизни гаитян, особенно детей, была там до, во время и после этих бедствий. Организация поддерживает гаитян и помогает им вырваться из бедности с помощью программ, ориентированных на образование, здравоохранение, инфраструктуру, доступ к воде, а также кредиты и гранты для гаитянского бизнеса и предпринимателей. Скайлер Баденох занимает должность генерального директора фонда Hope for Haiti уже три года, но его любовь к Гаити зародилась более тринадцати лет назад. Он стал свидетелем того, как фонд «Надежда для Гаити» отреагировал на землетрясение 2010 года, и сам помогал пострадавшим. Сегодня он руководит командой из 65 человек, работающих как на Гаити, так и в США. Десять членов его команды работают в США и занимаются сбором средств, маркетингом, административной поддержкой, финансами и управлением, а остальные 55 — на Гаити. Это врачи, медсестры, педагоги и администраторы, и все они гаитяне. Эта двунациональная организация привержена принципам прозрачности, ответственности и надлежащего управления. Кроме того, это одна из некоммерческих организаций с самыми высокими оценками на сторонних рейтинговых платформах, таких как Charity Navigator и Guidestar. Следуя лучшей практике в своей работе, они укрепляют доверие к Гаити и к благотворительности в целом. ## Как рост привел к необходимости изменений В 2007 году фонд Hope for Haiti распоряжался годовым бюджетом в 1 миллион долларов и имел четырех сотрудников на Гаити. С тех пор они увеличили свой штат в 15 раз, а бюджет — в 4 раза, и это без учета программы пожертвований в неденежной форме, которая выросла до 11 миллионов долларов (более чем в 10 раз). Хотя рост организации привёл к увеличению её влияния в Гаити, он также выявил проблемы, такие как неэффективность общения, отношений с донорами и отчётности. As an organization grows, communication starts to bottleneck. At Hope for Haiti, we’ve seen those inefficiencies hurt us: when we can’t run like a well-oiled machine, we’re not serving as many people as we could be—and it’s our responsibility to improve upon that.В последнем SWOT-анализе организации, который проводится каждые несколько лет, несколько человек определили общение по проектам и с донорами как область, требующую улучшения. В результате Скайлер решила изучить платформы, которые могли бы помочь им общаться и управлять работой в одном месте. ## Поиск решения Вооружившись результатами SWOT-анализа, Скайлер быстро определил четыре области, в которых платформа для управления работой могла бы устранить узкие места. Ему нужно было: - **Оптимизировать и автоматизировать процессы**, где это возможно, такие как реагирование на стихийные бедствия, протоколы действий в чрезвычайных ситуациях, заявки на гранты и управление ими, а также отчётность. - **Повысить прозрачность**работы, выполняемой в организации, чтобы участникам команды не приходилось запрашивать друг у друга актуальную информацию. - **Централизовать общение**в одном месте: от обсуждений в команде и сверок до отношений со спонсорами и отчётности. - **Улучшить управление проектами и отчётность**, чтобы проекты выполнялись бесперебойно, процесс отчётности был простым, а спонсоры доверяли организации. Попробовав другой лёгкий инструмент для управления работой, Скайлер был разочарован — он был недостаточно интуитивно понятным и функциональным для нужд его команды. Но когда его коуч для руководителей, коллега и отраслевой эксперт порекомендовали Asana, он решил попробовать [бесплатную версию](https://asana.com/pricing), чтобы понять, подойдёт ли этот инструмент для нужд организации. Основываясь на своих исследованиях, Скайлер знал, что лучший способ добиться успеха с Asana — заручиться поддержкой руководителей. Он решил сначала привлечь основное руководство и дать ему возможность освоиться с Asana, а затем внедрить её для других сотрудников организации. Поэтому он начал использовать Asana со своей командой, чтобы отслеживать [еженедельную постановку целей](https://asana.com/templates/for/operations/team-goals-planning-example) и совещания по сверке графиков. По утрам в понедельник каждый из них добавлял три профессиональные цели и одну личную цель в общий проект Asana. В течение недели участники команды общались друг с другом с помощью [комментариев](https://asana.com/guide/help/tasks/comments). Использование Asana для отслеживания этих еженедельных целей быстро стало для команды автоматическим. Они могли видеть статус каждой цели, и эти задачи служили встроенной [повесткой для еженедельного совещания](https://asana.com/guide/examples/meetings/meeting-agendas), что сразу же улучшило [коммуникацию в](https://asana.com/guide/team/onboard/move-communications-to-asana) команде. Our communication as a leadership team immediately improved when we began tracking our weekly goals in Asana. Plus, it gave me a snapshot of our progress towards priorities across the organization. ## Развёртывание по всей организации Хотя фонд Hope for Haiti начал работу с бесплатного плана Asana, организация знала, что сможет работать эффективнее с платными функциями. Поэтому в середине марта 2020 года, когда Asana объявила, что будет предлагать бесплатные [бизнес-планы Asana](https://asana.com/business) некоммерческим организациям, работающим на переднем крае медицинских исследований и оказания помощи в связи с COVID-19, Скайлер подала заявку, и [Asana предоставила бесплатный бизнес-план](https://blog.asana.com/2020/06/nonprofit-covid-response/) на следующие 12 месяцев. С помощью Asana Business Скайлер начала искать способы перенести работу всей организации на платформу. Их самая крупная и важная инициатива — ежегодный стратегический план — была первой, и Скайлер обратилась за помощью к [советникам Asana](https://advisors.asana.com/). Под руководством консультанта Скайлер и его команда преобразовали свой сложный план, включающий множество целей, стратегий и тактик, в проекты Asana. Теперь команда Hope for Haiti использует [портфолио](https://asana.com/product/portfolios) для отслеживания работы по стратегическому плану во всей организации и [графики](https://asana.com/product/timeline) проектов, чтобы видеть ход выполнения и создавать отчёты о состоянии. Когда краеугольный камень организации оказался в Asana, Скайлер ещё раз убедился, что Asana — правильное решение для его команды. To have an Asana Advisor help us migrate our Strategic Plan into the platform saved us time, removed a huge roadblock from our rollout, and gave us the confidence that Asana was the right solution for us. ## Использование Asana во всей организации Заложив основу в виде еженедельных целей и проектов по стратегическому плану в Asana, Скайлер и организация расширили использование платформы, включив в него больше рабочих процессов, в том числе: - **Подача заявок на гранты и управление ими:**команда из США использует Asana для управления своими усилиями по сбору средств, чтобы избежать авралов в последнюю минуту. Кроме того, когда SWOT-анализ выявил неэффективность в получении грантов и отчётности по ним, эти процессы были перенесены в Asana. Теперь команда использует Asana для [управления заявками на гранты](https://asana.com/guide/examples/nonprofits/grant-tracking), отчётностью и ожидаемыми денежными поступлениями от грантов. Grant management is critical because funding is so hard to come by. The efficiencies we’ve gained with Asana help us become a more competitive organization so we can pursue new funding sources and save time. - **Соблюдение протоколов:**команда, базирующаяся на Гаити, использует Asana для всего — от внутреннего общения до [отчётности](https://academy.asana.com/reporting-on-work-in-asana) и протоколов по COVID-19. Когда возникает чрезвычайная ситуация, например COVID-19, команда использует Asana для создания и внедрения протоколов реагирования. Например, они разработали сложную процедуру приёма и лечения пациентов в своём медпункте, которая включает измерение температуры, пункт для мытья рук, раздачу масок и многое другое. Они документируют протокол в проекте Asana и используют его для внутренней коммуникации, обеспечивая выполнение необходимых действий каждым работником. When COVID-19 happened, our organization was uniquely qualified to respond to this type of disaster—we have doctors on our team and board, we have a history of working in emergencies—but we still needed an organizational tool like Asana to help us drive the process. - **Отслеживание пожертвований в неденежной форме:**в этом году цель программы заключается в том, чтобы превысить 20 млн долларов США в виде пожертвований — почти вдвое больше обычной цели в 11 млн долларов США. Эти средства включают лекарства, медицинские принадлежности и оборудование, которые необходимо доставить на Гаити, импортировать и распределить среди партнёров и наиболее нуждающихся людей. Теперь процесс отслеживается в Asana, а не в таблицах Excel. ## Улучшение взаимодействия со спонсорами с помощью Asana С помощью Asana Business фонд Hope for Haiti теперь может быстрее работать со спонсорами. Недавно профессиональная теннисистка Наоми Осака выбрала организацию в качестве [получателя пожертвования в размере 25 000 долларов](https://people.com/sports/naomi-osaka-on-playing-in-the-stay-at-home-slam/) от своего участия в онлайн-турнире по играм, чтобы помочь в борьбе с COVID-19. Команда Hope for Haiti использовала Asana для управления взаимоотношениями, чтобы гарантировать отправку правильных материалов и не упустить ни одной точ��и контакта с командой Наоми. И когда Hope for Haiti получил пожертвование, он хотел сообщить Наоми о том, как оно было использовано. До появления Asana этот процесс потребовал бы множества файлов и длинной переписки по электронной почте. Но, отслеживая результаты пожертвования в Asana, команда смогла подготовить отчёт и поделиться им с Наоми всего за несколько недель. There is no way we would have been able to put together the reports on Naomi Osaka’s contribution as quickly without Asana. ## Вернуться к фонду Хотя COVID-19 сместил фокус Hope for Haiti (и стал примером того, как быстро организация может отреагировать на чрезвычайную ситуацию с помощью Asana), Скайлер и команда по-прежнему твёрдо привержены достижению успеха в своих [основных инициативах](https://hopeforhaiti.com/mission/): улучшении доступа к качественному образованию, здравоохранению, чистой питьевой воде, пожертвованиям в виде медицинских товаров и экономическим возможностям. Используя Asana, Скайлер знает, что влияние организации на эти инициативы будет только увеличиваться благодаря новым возможностям повышения эффективности и процессам. А благодаря обновлённой связи между [ключевыми ценностями](https://hopeforhaiti.com/about/) организации и тем, как они достигают своих целей, Hope for Haiti как никогда хорошо подготовлена к тому, чтобы продолжать превосходить свои цели. Например, команда будет использовать Asana для планирования своего ежегодного благотворительного мероприятия [Hike for Haiti](https://hopeforhaiti.com/event/hike-for-haiti-challenge/), в рамках которого людям со всего мира предлагается совершить пешую прогулку в знак солидарности со школьниками, которые преодолевают неоправданно большие расстояния до школы в Гаити. Изменения, которые Скайлер и его команда надеются осуществить, представляют собой большую гору, на которую нужно взобраться, но его команда как никогда хорошо подготовлена к тому, чтобы совершить это путешествие и изменить к лучшему свой любимый Гаити с помощью Asana. As the CEO, it was hard to know what was going on across every team. Asana gives me visibility into all work happening–whether it’s fundraising and donor management or on the ground operations. ### Объединяйте усилия и масштабируйте свою работу - [Отдел продаж](/sales) - [Просмотр демонстрации](/demo/main) Hope for Haiti can pursue new funding sources and report on expected cash revenue Increased visibility into work happening across the organization and centralized communication for faster project execution. Improved the donor experience by tracking all touchpoint and information in one place.