# Modelo de roteiro para coordenar todos os detalhes do evento

> Mantenha os eventos ao vivo dentro do cronograma com um modelo de roteiro que monitora cada segmento, sinal de produção, função e detalhe do início ao fim.

Source: https://asana.com/pt/templates/run-of-show.md

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Produção criativa

Modelo de roteiro

Mantenha os eventos dentro do cronograma com um modelo de roteiro que monitora cada segmento, sinal de produção, função e detalhe do início ao fim.

Produção criativa

## Modelo de execução do evento

Mantenha a organização e todo o evento em dia com o nosso modelo de roteiro de evento. Planeje cada detalhe, evite o estresse de última hora e ofereça uma experiência organizada aos participantes e às partes interessadas.

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Imagine o momento imediatamente antes do início do seu grande evento virtual. A equipe de engenharia configurou a transmissão ao vivo, os palestrantes estão na sala verde e o público já começou a entrar. Alguém pergunta: “Quando está agendada a sessão de perguntas e respostas?” e ninguém tem o cronograma exato à sua frente. Um modelo de roteiro de evento mantém os organizadores coordenados e fornece a cada membro da equipe as informações necessárias para [realizar eventos bem-sucedidos](https://asana.com/templates/event-planning) do início ao fim.

Um modelo de roteiro de evento oferece um detalhamento minucioso e bem definido do dia do evento. O formato funciona para conferências presenciais, eventos híbridos, webinários, podcasts e transmissões ao vivo. Um plano abrangente de produção de eventos que detalha cada horário de início, transição e contingência ajuda as equipes a se manterem em sincronia, mantém os palestrantes confiantes e mantém o engajamento do público sem exigir que ninguém memorize cada parte móvel.

## Quem se beneficia dos modelos de roteiro de evento?

Na Asana, os planejadores de eventos compartilharam o alívio que sentem ao abrir um documento de roteiro em um projeto compartilhado.

Os gestores de eventos geralmente precisam equilibrar vários cronogramas, necessidades dos palestrantes e requisitos de produção. Sem um [cronograma unificado do evento](https://asana.com/templates/event-marketing-plan), até mesmo pequenos atrasos podem afetar o grande dia e causar interrupções dispendiosas. Um documento de roteiro consolida todos os detalhes necessários do evento em um só lugar, incluindo horários de início e término, responsáveis pelas tarefas, dicas de produção e próximos passos. A equipe pode revisar o plano rapidamente, em vez de vasculhar planilhas desorganizadas ou tópicos de e-mail.

Os modelos de documentação de evento são ideais para planejadores de eventos, produtores de webinários, [organizadores de conferências](https://asana.com/templates/conference-agenda) e equipes de marketing que gerenciam [lançamentos de produtos](https://asana.com/templates/product-launches) ou [podcasts ao vivo](https://asana.com/templates/podcast-planning). As equipes de produção, a equipe do evento e as partes interessadas também se beneficiam quando podem ver o panorama geral. Independentemente de o processo de planejamento ocorrer nas Planilhas Google, no Excel ou diretamente na Asana, um modelo de gestão de eventos otimiza o seu próximo evento e mantém a equipe conectada.
- [Leia: Modelo gratuito de cronograma de filmagem para equipes de produção](https://asana.com/templates/shooting-schedule)

## Por que usar o modelo de gestão de eventos da Asana?

O modelo de organização de evento gratuito da Asana vai além de listar os horários. Ele funciona como um [roteiro em tempo real para todo o evento](https://asana.com/resources/project-roadmap). A combinação de agendamento preciso e gestão flexível de projetos permite que as equipes se adaptem sem causar caos. Os planejadores reduzem a comunicação redundante, alinham as equipes em todos os locais e lidam com as mudanças à medida que elas acontecem, sem perder o controle dos detalhes.

Veja algumas das maneiras como os planejadores de eventos e as equipes de produção usam o modelo de gerenciamento de eventos da Asana:
- Coordenar os cronogramas dos eventos em um local centralizado
- Atribuir responsabilidade clara para cada tarefa e transição
- Monitorar as alterações em tempo real para eventos híbridos e virtuais
- Compartilhar atualizações instantaneamente com a equipe do evento e as partes interessadas
- Gerir todo o processo, desde o planejamento até o acompanhamento pós-evento

## Como usar este modelo de roteiro

Você pode criar o seu próprio modelo de gestão de eventos na Asana seguindo a estrutura mostrada aqui. O layout de exemplo inclui seções para informações do evento, cronograma detalhado, conteúdo e palestrantes, detalhes técnicos, fornecedores e logística, e planos de contingência. As guias na parte superior — Lista, Quadro, Cronograma, Painel, Calendário, Fluxo de trabalho, Mensagens e Arquivos — oferecem várias maneiras de visualizar e gerir o mesmo projeto, permitindo que você acompanhe tanto os detalhes individuais quanto o plano geral.
- [Leia: Experimente o nosso modelo de calendário de eventos gratuito para equipes e planejadores](https://asana.com/templates/event-calendar)

Ao criar a sua versão com essas seções e visualizações, você pode combinar o fluxo do seu evento específico, esteja planejando uma conferência ao vivo, um workshop híbrido ou uma sessão totalmente virtual. Este guia passo a passo ajuda a configurar um modelo de planejamento de eventos que consolida todas as informações do evento em um único espaço compartilhado.

### Etapa 1: crie a seção Informações do evento

A seção Informações do evento serve como uma referência rápida para toda a equipe. Adicione o nome, o tipo, a data e quaisquer detalhes de alto nível do evento, como o público-alvo ou o local do evento. Inclua uma breve visão geral do propósito do evento para que todos entendam as metas desde o início.

Adicione tarefas para os principais contatos, como o gerente do evento, o líder técnico ou o coordenador de fornecedores. Atribua cada tarefa de contato à pessoa apropriada e inclua o número de telefone ou o método de comunicação preferido. Manter essas informações visíveis evita atrasos quando surgem perguntas urgentes.

### Etapa 2: crie um cronograma detalhado

O cronograma detalhado descreve o fluxo do evento do início ao fim. Divida o dia em segmentos: chegada, discurso de abertura, sessões individuais, intervalos e discurso de encerramento. Adicione os horários de início e de conclusão de cada um e atribua a pessoa ou equipe responsável.
- [Leia: Experimente o nosso modelo de cronograma de eventos gratuito para manter os seus planos em dia](https://asana.com/templates/event-schedule)

Use a guia Cronograma para ver como cada segmento se encaixa. Ajuste o tempo arrastando segmentos para novas posições para identificar conflitos antes que eles aconteçam. Essa visualização também facilita a comunicação das alterações a todos os envolvidos.

### Etapa 3: adicionar conteúdo e palestrantes

Na seção Conteúdo e palestrantes, crie uma tarefa para cada palestrante, painel ou apresentação. Inclua o título da sessão, um esboço e quaisquer materiais de apoio, como apresentações de slides ou vídeos. Anexe os arquivos diretamente às tarefas para que fiquem vinculados à sessão correta.

Atribua a tarefa à pessoa que apresentará o conteúdo e marque as funções de apoio, como moderadores ou equipe técnica. Use as datas de conclusão para definir prazos para os ensaios, a revisão final do conteúdo ou o envio de segmentos pré-gravados.

### Etapa 4: documentar os detalhes técnicos

A seção Detalhes técnicos reúne todos os requisitos de equipamentos, plataformas e configuração. Crie tarefas para itens como verificações de áudio, testes de iluminação, configurações de transmissão e equipamentos de backup. Atribua-os aos membros da equipe apropriados para que as responsabilidades fiquem claras.

Use a guia Calendário para agendar os ensaios técnicos juntamente com as tarefas do evento principal. Isso evita sobreposições com os ensaios de conteúdo e as entregas dos fornecedores. Para eventos virtuais e híbridos, esta seção é fundamental para evitar problemas técnicos de última hora.

### Etapa 5: organizar os fornecedores e a logística

As tarefas de fornecedores e logística abrangem serviços de bufê, sinalização, transporte e segurança. Crie uma tarefa para cada fornecedor, incluindo informações de contato, horários de chegada e notas de preparação. Atribua o ponto de contato do fornecedor para facilitar a comunicação.

Mude para a visualização em quadro para acompanhar o progresso do fornecedor, desde a confirmação até a conclusão. Mover as tarefas entre as colunas proporciona uma visão rápida de quem está pronto, quem está no local e quem ainda precisa entregar.

### Etapa 6: preparar planos de contingência

A seção Planos de contingência é a sua rede de segurança. Adicione uma tarefa para cada possível contratempo, como cancelamentos de palestrantes ou falhas técnicas, e documente o plano de backup. Atribua um responsável claro a cada contingência para que a equipe saiba quem agirá.

Mantenha esta seção visível durante o evento na visualização de lista. Quando surgirem problemas, você poderá agir imediatamente sem precisar procurar instruções.

### Etapa 7: use as guias para gerir o evento em tempo real

As guias na parte superior do projeto oferecem várias maneiras de gerir o roteiro do evento. O painel fornece uma visualização em tempo real do progresso e dos gargalos. As mensagens mantêm as atualizações dentro do projeto para que sejam fáceis de encontrar. Arquivos armazena todos os ativos em um só lugar, de contratos a apresentações.

O fluxo de trabalho permite automatizar atualizações repetitivas, como mover tarefas para “Concluído” após o término de uma sessão. Ao alternar entre essas visualizações conforme necessário, você mantém o controle total do evento, desde a preparação até o acompanhamento pós-evento.

## Recursos da Asana para planejamento de eventos

As funcionalidades da Asana permitem que você personalize um modelo de controle de fluxo para se adaptar ao seu fluxo de trabalho de planejamento de eventos. As funcionalidades facilitam a visualização do cronograma, a automatização de atualizações repetitivas e a conexão de todos os colaboradores, desde o planejamento até a conclusão pós-evento.

Você pode explorar a lista completa de recursos em[asana.com/features](https://asana.com/features).

[Visualização de cronograma](https://asana.com/features/project-management/project-views)

Visualize todo o cronograma do evento em um layout visual que facilita a identificação de conflitos ou lacunas. Você pode arrastar o segmento de um palestrante para ajustar o tempo sem interromper o fluxo do dia. Um cronograma claro evita conflitos e melhora a coordenação da equipe.

[Campos personalizados](https://asana.com/features/project-management/custom-fields)

Monitore detalhes adicionais, como tipo de sessão, nome do palestrante ou localização. Adicione um campo “Ao vivo/Pré-gravado” para destacar os segmentos que precisam de configuração técnica especial. Os campos ajudam a equipe a ver informações cruciais de relance, reduzindo as perguntas de última hora.

[Dependências](https://asana.com/features/project-management/tasks)

Vincule as tarefas para que a equipe de produção saiba exatamente o que deve acontecer antes do início do próximo segmento. Por exemplo, a tarefa “Reorganização do palco” deve ser concluída antes que a tarefa “Painel de discussão” possa começar. As dependências criam um fluxo lógico que mantém o evento em movimento.

[Visualização de calendário](https://asana.com/features/project-management/project-views)

Use a visualização de calendário para eventos presenciais ou conferências de vários dias. As sessões aparecem em formato diário ou semanal, o que facilita o planejamento em torno da disponibilidade dos palestrantes ou dos horários do local. O layout visual simplifica o agendamento de eventos complexos.

[Aplicativo móvel](https://help.asana.com/s/article/getting-started-with-asana-s-mobile-app?language=en_US)

Acesse o modelo de roteiro do evento no seu celular, esteja você no local ou nos bastidores. O aplicativo móvel permite verificar detalhes, atualizar atribuições e comunicar-se com os membros da equipe instantaneamente. Essa flexibilidade permite uma rápida tomada de decisões durante o evento.

## Integrações recomendadas

As integrações conectam o modelo de gestão de eventos às suas ferramentas atuais, criando uma experiência de gestão de eventos sem complicações. Elas ajudam a manter a comunicação, os arquivos e os detalhes técnicos alinhados sem trabalho manual adicional.

Você pode consultar a lista completa de integrações no[Diretório de aplicativos da Asana](https://asana.com/apps?category=all-apps).

[Slack](https://asana.com/apps/slack)

Receba notificações instantâneas quando a folha de roteiro for alterada. Se o horário do palestrante principal mudar, a atualização será publicada no canal do evento no Slack para que todos fiquem informados. A integração com o Slack mantém a comunicação em um só lugar.

[Zoom](https://asana.com/apps/zoom)

Vincule reuniões ou webinários do Zoom diretamente aos segmentos do seu planejamento de evento virtual. A equipe de produção pode participar das sessões sem precisar procurar por links. Essa integração reduz o tempo de preparação para os segmentos on-line.

[Planilhas Google](https://asana.com/apps/google-sheets)

Sincronize a Asana com o Google Sheets para importar ou exportar rapidamente o documento do roteiro do evento. Os organizadores de eventos podem trabalhar entre as ferramentas sem precisar digitar novamente os dados. A integração com as planilhas também permite a geração de relatórios após o evento.

[Dropbox](https://asana.com/apps/dropbox)

Armazene arquivos de apresentação, imagens ou vídeos no Dropbox e vincule-os a segmentos específicos no cronograma de produção. Os arquivos permanecem acessíveis às pessoas certas no momento certo. Essa organização evita atrasos causados pela falta de ativos.

## Perguntas frequentes sobre os modelos de controle de fluxo

#### O que é um modelo de roteiro de evento?

Um modelo de roteiro de eventos, também conhecido como modelo ROS, é um plano estruturado que lista a sequência de atividades durante um evento. Ele inclui horários de início e término, descrições, responsáveis pelas tarefas e transições. O documento mantém a equipe do evento, as equipes de produção e as partes interessadas alinhadas durante eventos virtuais, híbridos ou presenciais.

#### Como posso usar um modelo de roteiro para eventos presenciais e virtuais?

Você pode usar um modelo de roteiro para eventos presenciais e virtuais, personalizando-o para se adequar ao tipo de evento. Para uma conferência presencial, inclua notas de preparação no local, dicas de palco e detalhes de contato do local. Para um evento virtual, adicione links de transmissão, instruções para o moderador e pontos de verificação técnica.

#### Qual deve ser o nível de detalhes de um modelo de evento de execução?

Um modelo de evento de execução deve incluir detalhes suficientes para que qualquer membro da equipe possa acompanhar sem precisar de explicações adicionais. Inclua os horários dos segmentos, os responsáveis pelas tarefas, as descrições e as instruções de contingência. A meta é tornar o plano acionável para todos os membros da equipe do evento.

#### Qual é a diferença entre um roteiro do evento e um cronograma do evento?

Um documento de roteiro é um guia interno para a equipe do evento. Ele contém cronogramas detalhados, transições e instruções técnicas. Um cronograma de evento geralmente é de alto nível e destinado aos participantes. Ambos atendem a diferentes públicos e propósitos.

#### Posso compartilhar o meu modelo de roteiro de evento com parceiros externos?

Você pode compartilhar o seu modelo de roteiro do evento com palestrantes externos, fornecedores ou equipes de produção concedendo-lhes acesso na Asana. O acesso compartilhado permite que os parceiros vejam as atualizações mais recentes em tempo real, reduzindo o risco de falhas de comunicação no dia do evento.