# O modelo definitivo de reunião inicial

> Inicie o seu projeto do jeito certo. Tenha toda a sua equipe alinhada antes mesmo de os trabalhos começarem. Neste artigo, mostraremos como criar um modelo de reunião inicial de projeto na Asana.

Source: https://asana.com/pt/templates/kickoff-meeting.md

- [Crie o seu modelo](https://app.asana.com/-/product_templates)

- [Campos personalizados](/features/project-management/custom-fields)

- [Projetos](/features/project-management/projects)

- [Visualizações de projeto](/features/project-management/project-views)

- [Monitoramento de tempo;](/features/resource-management/time-tracking)

- [Zoom](/apps/zoom)

- [Dropbox](/apps/dropbox)

- [Google Workspace](/google-workspace)

- [Jira Cloud](/apps/jiracloud)

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Pautas de reuniões

Modelo de reunião inicial

Tenha toda a sua equipe alinhada antes mesmo de os trabalhos começarem. Neste artigo, mostraremos como criar um modelo de reunião inicial de projeto na Asana.

Pautas de reuniões

Planejamento de projetos

## Reunião inicial

Os projetos fluem muito melhor quando iniciam da maneira certa. Tenha toda a sua equipe alinhada antes mesmo de os trabalhos começarem. Neste artigo, mostraremos como criar um modelo de reunião inicial de projeto na Asana.

### Crie um modelo de reunião inicial com a Asana

- [Cadastrar-se](/create-account)

Ao iniciar um projeto, é ideal que todos os colaboradores estejam bem alinhados. A [reunião inicial do projeto](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting) ajuda a esclarecer os detalhes principais e a obter a adesão de toda a equipe antes que o trabalho comece. Trata-se de uma etapa essencial no ciclo de vida do projeto, mas que nem sempre é realizada com sucesso. Há muitos aspectos dinâmicos a considerar, como a criação de pautas da reunião, o compartilhamento de anotações e a coordenação dos apresentadores.

Apesar desses desafios, a inauguração de um projeto não precisa ser estressante. Com um modelo de reunião inicial, é possível seguir um fluxo de etapas pré-definidas e coordenar as suas reuniões com facilidade.  

## O que é um modelo de reunião inicial de projeto?

É um guia reaproveitável que apresenta todas as etapas necessárias à coordenação de uma [reunião inicial de projeto](https://asana.com/resources/project-kickoff-meeting) bem-sucedida. Com um modelo, você terá a segurança de não estar esquecendo etapas ou deixando de incluir informações essenciais. Bastará que você copie o modelo e o use como base para cada novo projeto que for iniciar. 

Como líder de equipe, você também poderá utilizar esse modelo para padronizar o processo de início de projeto para toda a sua equipe. Assim, é possível se assegurar de que todos sigam o mesmo processo e de que as [partes interessadas](https://asana.com/resources/project-stakeholder) sempre recebam as informações necessárias no início de cada projeto.  

## Benefícios de um modelo digital para reuniões iniciais de projetos

Organizar uma reunião inicial envolve diversos aspectos dinâmicos. Um modelo digital ajuda a monitorar tudo isso em tempo real enquanto você coordena com os principais interessados e cuida dos preparativos para o dia da reunião. É possível planejá-la, compartilhar a pauta, atribuir [coisas a fazer](https://asana.com/resources/action-items) e [escrever as anotações](https://asana.com/resources/meeting-notes-tips) em um só lugar. Desse modo, você não precisará realizar trabalhos extras, e os principais interessados terão um núcleo central para acessar todas as informações necessárias. 

Com um modelo digital para reuniões iniciais de projetos, é possível:
- Padronizar o processo de início de projeto para toda a equipe.
- Planejar, executar e dar sequência à reunião inicial em um local centralizado.
- Compartilhar os [itens da pauta](https://asana.com/resources/meeting-agenda) e as funções de cada colaborador da reunião sem a necessidade de esforços extras.
- Atribuir responsáveis por cada assunto, de modo que todos saibam quem está encarregado do quê, e como deverão se preparar para a reunião.
- Atualizar a pauta com facilidade, em caso de mudanças nas prioridades. 
- Incluir em cada tarefa informações contextuais, documentos, apresentações, imagens ou vídeos.
- Atribuir tarefas claras com datas de conclusão para que os apresentadores estejam preparados na hora da reunião.

## Como criar um modelo digital para reuniões iniciais de projetos?

O modelo deverá conter todos os detalhes e etapas necessários para a realização de um reunião inicial bem-sucedida. Geralmente, isso inclui três tipos de informação: 
- **Itens da pauta:** quais assuntos serão tratados, e quanto tempo cada um deles levará. 
- **Funções na reunião:** as responsabilidades de cada pessoa na reunião (apresentar conteúdo, fazer anotações, etc.). 
- **Tarefas de administração:** o que você precisa fazer antes e depois da reunião para que tudo decorra com tranquilidade. Isso pode incluir tarefas como: criar e compartilhar a pauta, atribuir coisas a fazer, e compartilhar slides de apresentação. 

Para começar, crie uma seção independente no seu modelo para cada um dos tipos de informação apresentados acima. Pense em qual é o seu ideal de reunião inicial e use isso para preencher as seções. Quais são os assuntos essenciais em qualquer reunião inicial? Quais medidas você precisa tomar antes, durante e depois da reunião para que os principais interessados se mantenham informados? De que forma estes participarão da reunião? Lembre-se de que também é possível acrescentar tarefas ou realizar ajustes em projetos específicos a qualquer momento. 

Se quiser que as coisas fluam com mais rapidez no futuro, você pode padronizar a função que cada membro da equipe terá na reunião. Por exemplo: o coordenador do projeto será o responsável por fazer anotações, e o gestor do projeto atuará como mediador. Dessa forma, você não precisará perder tempo pensando em quem fará o quê a cada vez que um novo projeto começar. 

### Recursos integrados
- [Campos personalizados](https://asana.com/features). Estes componentes são a melhor forma de rotular, classificar e filtrar o trabalho. Crie campos personalizados exclusivos para qualquer informação necessária: prioridade, status, e-mail ou número de telefone, etc. Utilize os campos personalizados para ordenar e agendar os seus afazeres, assim você fica sabendo o que fazer primeiro. Além disso, compartilhe os mesmos campos personalizados em diferentes tarefas e projetos para assegurar a consistência por toda a organização.
- [Inclusão de tarefas em vários projetos](https://asana.com/features). O processo de trabalho é multissetorial por natureza. Logo, as equipes precisam de soluções eficazes para coordená-lo entre diferentes departamentos. Contudo, se cada setor tiver um sistema de arquivos independente, o trabalho pode acabar estagnado e compartimentalizado. Com a Asana, é mais fácil monitorar e fazer a gestão de tarefas em múltiplos projetos. Além de reduzir trabalhos repetidos e melhorar a visibilidade entre equipes, a Asana ajuda a sua equipe a visualizar o contexto das tarefas, entender quem está fazendo o quê, e manter a conexão entre a sua equipe e as suas respectivas tarefas.
- [Visualização de lista](https://asana.com/features). Uma visualização tipo grade que facilita a visualização imediata de todas as informações do projeto. Tal qual uma lista de pendências ou uma planilha, a visualização de lista exibe todas as tarefas ao mesmo tempo para que se possa ver os títulos das tarefas e as datas de conclusão, além de quaisquer campos personalizados relevantes, tais como prioridade, status, entre outros. Favoreça uma colaboração descomplicada dando a toda a sua equipe visibilidade sobre quem está fazendo o quê, e quando.
- [Datas de início](https://asana.com/features). Às vezes, além da data de conclusão de uma tarefa, é preciso monitorar também quando começar a trabalhar nela. Datas e horários de início dão aos membros da sua equipe uma noção de quanto tempo uma tarefa deve levar até ser concluída. Use estes elementos para definir, acompanhar e gerir o trabalho, de forma a alinhar os objetivos da sua equipe e evitar que as dependências se percam pelo caminho.

### Aplicativos recomendados
- [Zoom.](https://asana.com/apps/zoom) A Asana e o Zoom firmaram uma parceria para ajudar as equipes a realizar reuniões mais relevantes e focadas. Com a integração Zoom + Asana, fica mais fácil preparar-se para uma reunião, ter conversas que podem ser colocadas em prática e acessar todas as informações ao final da chamada. As reuniões começam na Asana, onde as pautas de reunião compartilhadas proporcionam visibilidade e contexto sobre o que será debatido. Durante a reunião, os membros da equipe podem criar tarefas rapidamente dentro do Zoom, para que os detalhes e coisas a fazer não se percam. E, assim que a reunião termina, a integração Zoom + Asana já envia a transcrição e a gravação da reunião à Asana, para que todos os colaboradores e participantes possam rever a reunião sempre que necessário.
- [Dropbox](https://asana.com/apps/dropbox). Anexe arquivos diretamente às tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Dropbox, já integrado ao painel de tarefas da Asana.
- [Google Workplace](https://asana.com/apps/google-drive). Anexe arquivos diretamente a tarefas na Asana com o seletor de arquivos do Google Workplace, já integrado ao painel de tarefas da Asana. Em poucos cliques, você poderá anexar qualquer arquivo do Meu Drive.
- [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud). Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e a transferência de tarefas. Crie tíquetes Jira com rapidez a partir da Asana, para que o trabalho avance de forma intuitiva entre as equipes comerciais e técnicas, no momento certo.

## Como usar o modelo digital para reuniões iniciais de projetos?

Uma vez que o modelo foi criado, usá-lo é simples. Veja como: 
- Faça uma cópia do seu modelo de reunião inicial de projeto. 
- Adicione ou remova assuntos de discussão, tarefas de administração e funções na reunião conforme as necessidades específicas de cada projeto. 
- Atribua tarefas e determine datas de conclusão.
- Colabore com os participantes diretamente no seu modelo digital. Compartilhe itens de pauta, anexe documentos pertinentes, atribua tarefas de acompanhamento e muito mais. 

## Perguntas frequentes

#### O modelo de reunião inicial de projeto é útil para mim?

Se você costuma organizar as reuniões iniciais dos seus projetos, o modelo digital pode lhe poupar tempo e preocupação. Ele oferece um roteiro a ser seguido que dará a segurança necessária para você começar o próximo projeto (e os outros que virão depois) do jeito certo. O modelo também ajuda a reunião a transcorrer com mais tranquilidade, pois a equipe do projeto poderá acompanhar, em tempo real, todas as suas diversas etapas.

#### Quem deverá comparecer às reuniões iniciais dos projetos?

É necessário que a reunião inicial inclua toda a equipe do projeto, bem como pessoas que tomarão decisões a respeito dele ou partes interessadas que precisam acompanhar as informações no decorrer do ciclo de vida do projeto. Experimente criar um [gráfico RACI](https://asana.com/resources/raci-chart) para especificar quem precisará comparecer, e determinar quem serão os responsáveis, os prestadores de contas, os consultados e os informados durante o projeto.

#### Quais informações do projeto eu preciso compartilhar antes da reunião inicial?

O objetivo da reunião inicial é verificar se as partes interessadas estão alinhadas com o seu plano de projeto. Portanto, você deverá apresentar uma visão geral das metas do projeto, assim como o seu cronograma, escopo, entregáveis e funções. Recomendamos incluir também informações contextuais do projeto para que as partes interessadas compreendam a importância do trabalho.