# Modelo de gestão de programas de TI: produza mais com menos recursos > Com a atual mudança do panorama digital, as equipes de TI estão em grande demanda. Saiba como a equipe de TI da Asana emprega processos padronizados para maximizar a eficiência. Source: https://asana.com/pt/templates/it-program-management.md - [Crie o seu modelo](https://app.asana.com/-/product_templates?preview_template=it_project_plan) - [Regras](/features/workflow-automation/rules) - [Formulários](/features/workflow-automation/forms) - [Portfólios](/features/goals-reporting/portfolios) - [Coleções](/features/workflow-automation/workflow-bundles) - [ServiceNow](/apps/servicenow) - [Zendesk](/apps/zendesk) - [Jira Cloud](/apps/jiracloud) - [Slack](/apps/slack) modelos Gestão de recursos Modelo de gestão de programas de Tl Com a atual mudança do panorama digital, as equipes de TI estão em grande demanda. Saiba como a equipe de TI da Asana emprega processos padronizados para maximizar a eficiência. Gestão de recursos Planejamento estratégico Gestão de fornecedores Planejamento entre equipes Planejamento de projetos Monitoramento de tíquetes ## Gestão de programas de TI As equipes de TI estão em grande demanda, especialmente pelo fato de empresas com recursos limitados estarem se esforçando para acompanhar a mudança no cenário digital. Saiba como a equipe de TI da Asana emprega processos padronizados para maximizar a eficiência e fazer mais com menos. ### Crie modelos com a Asana - [Cadastrar-se](/create-account) A gestão de programas de TI não é uma tarefa fácil. É difícil promover a transformação digital com recursos limitados, especialmente quando as empresas se concentram em favorecer o rendimento obtível. No entanto, processos e ferramentas melhores são essenciais para aumentar a eficiência dos negócios. As equipes de TI podem obter mais resultados com menos esforço quando adotam fluxos de trabalho simplificados e gestão de programas mais eficiente. É possível melhorar a segurança, lidar com os incidentes rapidamente e assegurar que os funcionários disponham das ferramentas de que precisam sem perda de tempo.  Use um modelo de gestão de programas de TI como primeiro passo para aumentar a eficiência dos processos.  ## O que é um modelo de gestão de programas de TI? É um guia reutilizável que ajuda as equipes a planejar, priorizar e executar projetos de TI. Os modelos padronizam a abordagem dos principais fluxos de trabalho, como a [gestão de incidentes](https://asana.com/templates/incident-management), o desligamento de software ou as [solicitações de TI](https://asana.com/templates/it-requests) pelas equipes. Eles promovem práticas consistentes em toda a organização, esclarecendo o modo como os participantes de diversas áreas e a o departamento de TI devem trabalhar entre si.  Em vez de iniciar novos projetos de TI do zero, as equipes podem copiar o modelo e seguir um processo predefinido, registrando a conclusão das tarefas enquanto executam o projeto.  ### Por que usar um modelo digital de gestão de programas de Tl? A gestão de programas de TI é um processo dinâmico, em constante evolução. É necessário realizar a triagem e a atribuição das solicitações, comunicar-se com os participantes, remover os obstáculos e solucionar os incidentes em tempo real. Os projetos e solicitações são constantemente modificados, tornando as planilhas estáticas do Excel ou do Google desatualizadas de forma bastante rápida. Por outro lado, é possível ver e administrar o trabalho em tempo real com o uso de uma plataforma de gestão do trabalho, como a Asana. Saiba o que é possível fazer com um modelo digital de gestão de programas de Tl:  - Criar um sistema de registros unificado para todo o trabalho de TI.  - Ver rapidamente o status de cada projeto e remover os entraves conforme necessário.  - Automatizar os fluxos de trabalho de TI para que a equipe gaste menos tempo com a gestão das tarefas e possa se concentrar nos trabalhos mais críticos. - Integrar outras ferramentas, como o [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow) e o [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud), aos seus fluxos de trabalho na Asana, o que permite acompanhar as informações em um só lugar. - Compartilhar relatórios de status com os participantes do projeto sem trabalho adicional.  - Alternar entre as visualizações do projeto para examinar os fluxos de trabalho e os roteiros de TI por diferentes ângulos, como listas de tarefas, diagramas de Gantt, calendários ou quadros Kanban.  - Atualizar com facilidade os cronogramas, os status e os responsáveis, conforme as circunstâncias mudam. - Anexar capturas de tela, documentos e planilhas relevantes.  ## Tipos de modelos de gestão de programas de TI A gestão de programas de TI abrange todos os projetos de TI em andamento. Por isso, é difícil criar um modelo único que se adeque a todas as situações. Vamos examinar alguns casos de uso específicos utilizados na Asana, e também como configurá-los. ### Modelo de planejamento anual de TI Sem um sistema de recebimentos controlado, as necessidades podem não estar claras e informações essenciais podem ficar de fora. Para proporcionar uma melhor experiência ao cliente e aprimorar a qualidade dos dados coletados, usamos os formulários da Asana. O planejamento anual de TI envolve muitos participantes. Os líderes definem os orçamentos e os objetivos da empresa, enquanto as equipes solicitam novas ferramentas e suporte de TI, mas é necessário reunir e organizar todas essas informações durante o planejamento. Com um [modelo de planejamento anual](https://asana.com/templates/annual-planning), você dispõe de um fluxo de trabalho predefinido que facilita o trânsito entre estas interações. Ele descreve quem deve participar de cada etapa, as decisões que devem ser tomadas e como a equipe deve avançar.  Na Asana, usamos um [formulário](https://asana.com/product/forms) padronizado de entrada de planejamento anual para gerir as novas solicitações de projetos da nossa equipe de TI. Depois que as partes interessadas enviam o formulário, as suas solicitações são automaticamente adicionadas a um projeto de planejamento anual e os membros da equipe apropriados são notificados e colocados a par dos acontecimentos. Aqui estão alguns dos principais campos a incluir no seu formulário:   - Nome de quem solicitou; - Departamento que solicitou; - Nome do projeto; - Descrição do projeto - Entregáveis do projeto; - Cronograma do projeto; - Pontos críticos ou problemas que este projeto solucionará; - Soluções alternativas atualmente em desenvolvimento para resolver esses problemas. Depois de criar o seu formulário, configure [automatizações](https://asana.com/product/automation) para adicionar instantaneamente novas solicitações ao seu projeto de planejamento anual e atribuir tarefas de acompanhamento às partes interessadas apropriadas. Por exemplo, você pode atribuir tarefas de acompanhamento para uma avaliação inicial, [análise de custo-benefício](https://asana.com/resources/cost-benefit-analysis) e aprovações.  ### Modelo de gestão de incidentes de TI Ao usar as Regras e criar esses fluxos de trabalho personalizados, fazemos com que a gestão de incidentes passe, de um elemento de trabalho incerto e estressante, a um processo controlado, gerido com bastante facilidade e tratado rapidamente. Quando ocorrem incidentes de TI, a pressão é constante. Os fluxos de trabalho padronizados oferecem à sua equipe um caminho claro para que você possa agir de forma rápida e decisiva.  Na Asana, simplificamos o nosso processo de gestão de incidentes com [automatizações](https://asana.com/product/automation). Isso significa que, quando um determinado desencadeador é ativado, uma série de ações são automaticamente executadas. Por exemplo, configuramos automatizações para:  - Registrar automaticamente os incidentes no momento em que acontecerem. - Encaminhar os incidentes para a pessoa certa na equipe certa. - Alertar os gerentes e apoiar os coordenadores em função da área impactada. - Monitorar os acordos de nível de serviço (SLAs). - Criar tarefas de acompanhamento para [reuniões de retrospectiva](https://asana.com/resources/project-post-mortem-tips). Saiba como [criar um modelo de gestão de incidentes](https://asana.com/templates/incident-management) e, em seguida, use automatizações para ajudar a sua equipe a responder da forma mais rápida e eficaz possível. ### Modelo de desligamento de ferramenta Ter um fluxo de trabalho claramente definido na Asana nos permite coordenar as partes interessadas, notificar os usuários, garantir o fim da responsabilidade financeira, arquivar ou preservar dados críticos para os negócios e garantir que todos os dados da Asana tenham sido removidos com segurança da plataforma.As equipes de TI devem determinar quando os aplicativos não servem mais a um propósito importante na sua empresa e, em seguida, desligá-los quando necessário. Ter um processo predefinido de desligamento de ferramentas pode ajudar a sua equipe a unir os pontos e a tornar a transição o mais tranquila possível para toda a empresa. Na Asana, empregamos várias estratégias para monitorar o uso de ferramentas e gradualmente descontinuar o uso de aplicativos pouco úteis:  - **Criação de tarefas em massa:**ao considerar o desligamento de uma ferramenta, é importante saber quem a está usando. Na Asana, a nossa equipe de TI [atribui tarefas em massa](https://asana.com/guide/team/advanced/save-time-in-asana) a todos os usuários do aplicativo para confirmar se, e como, eles estão usando a ferramenta. Isso nos dá uma compreensão clara de como as equipes usam a ferramenta que está sendo avaliada. - **Automatizações:** em seguida, usamos [automatizações](https://asana.com/product/automation) para desencadear ações em cada tarefa dependendo da resposta do responsável pela tarefa. Se identificarmos que a ferramenta não é mais necessária, iniciamos o seu processo de desligamento.  - **Formulários:** o desligamento de uma ferramenta envolve muitas partes interessadas, do departamento jurídico ao de operações de TI. Damos início ao processo com um [formulário da Asana](https://asana.com/product/forms). Com base nas respostas do formulário, podemos então atribuir tarefas de acompanhamento às pessoas certas.  - **Dependências:** durante o processo de desligamento, usamos [dependências](https://asana.com/guide/help/tasks/dependencies) para notificar automaticamente as partes interessadas quando a sua parte já não estiver bloqueada pelo trabalho de ninguém e puderem então começar a trabalhar. Isso ajuda a acelerar o processo, reduzindo ambiguidades e verificações demoradas.  ## Integrações e recursos recomendados À medida que você cria os seus modelos de gestão de programas de TI, personalize os fluxos de trabalho da sua equipe com estes recursos e integrações de aplicativos. ### Recursos integrados - [Automatização](https://asana.com/product/automation). Automatize o trabalho manual para que a equipe gaste menos tempo no trabalho de rotina e se concentre nas tarefas para as quais foi contratada. As regras da Asana operam a partir de desencadeadores e ações: em essência, “quando acontecer X, fazer Y”. Use as regras para atribuir o trabalho automaticamente, ajustar as datas de conclusão, definir campos personalizados e notificar as partes interessadas, entre outras ações. De automatizações pontuais a fluxos de trabalho completos, as regras restituem à equipe tempo que pode ser melhor utilizado em trabalho qualificado e estratégico. - [Formulários](https://asana.com/product/forms). Quando um formulário é preenchido e enviado, aparece como uma nova tarefa em um projeto na Asana. O recebimento das informações por meio de um formulário possibilita padronizar a forma de começar os trabalhos, reunir as informações necessárias e assegurar que nenhuma tarefa fique para trás. Em vez de tratar cada solicitação como um processo específico, crie um sistema padronizado e um conjunto de perguntas que todos devem responder. Também é possível usar a lógica de ramificação, que modifica as perguntas de acordo com as respostas anteriores do remetente. Em última análise, os formulários ajudam a reduzir o tempo e o esforço necessários para gerir as solicitações recebidas, de forma que a sua equipe possa passar mais tempo realizando o trabalho que importa. - [Construtor de fluxo de trabalho](https://asana.com/product/workflow-builder). Visualize o fluxo de trabalho da sua equipe e simplifique a colaboração entre as equipes com o Construtor de fluxo de trabalho. Este construtor é uma ferramenta que pode ser usada apenas com cliques, sem necessidade de códigos, e ajuda a visualizar e criar fluxos de trabalho eficazes e automatizados. Desenvolva com facilidade processos que conectam equipes de todos os níveis e pilares da sua organização. Além disso, é possível otimizar tarefas e manter a sintonia entre os colegas da equipe usando as integrações aos seus aplicativos favoritos (como Slack, Salesforce, Zoom e outros) diretamente nos fluxos de trabalho.  - [Portfólios](https://asana.com/product/portfolios). Os portfólios facilitam a organização e o monitoramento dos vários projetos da sua equipe em uma única visualização. Obtenha uma visão abrangente de como progridem todos os seus projetos e aprofunde-se quando quiser obter mais detalhes para lidar com os riscos identificados. Além disso, compartilhe atualizações entre os programas e mantenha as partes interessadas a par de tudo sem precisar agendar reuniões de atualização de status. ### Aplicativos recomendados - [ServiceNow](https://asana.com/apps/servicenow). Reduza o trabalho manual das equipes de TI que trabalham no ServiceNow com a criação automatizada de tarefas na Asana e visibilidade entre plataformas, proporcionando assim contexto e status em tempo real. As equipes de serviço internas que usam o ServiceNow para acompanhar e gerir os tíquetes dos funcionários recebem, com frequência, solicitações que exigem ação externa ao ServiceNow, tais como o atendimento às solicitações de hardware ou a resposta a uma pergunta sobre folha de pagamento. Esta integração facilita a conexão do ServiceNow com as ações e atualizações realizadas na Asana. - [Zendesk](https://asana.com/apps/zendesk). A integração entre a Asana e a Zendesk permite aos usuários criar com rapidez e facilidade tarefas da Asana diretamente a partir de tíquetes da Zendesk. Adicione contexto, anexe arquivos e vincule tarefas para acompanhar o trabalho que falta para resolver o tíquete. Além disso, a integração mantém a visibilidade entre os dois sistemas para que todos fiquem a par, independentemente da ferramenta que utilizam.  - [Jira](https://asana.com/apps/jiracloud). Crie fluxos de trabalho interativos e conectados entre as equipes técnicas e comerciais, aumentando a visibilidade em torno do processo de desenvolvimento do produto em tempo real e sem precisar sair da Asana. Agilize e facilite a colaboração no projeto e as transferências de trabalhos. Crie rapidamente problemas no Jira a partir da Asana para que o trabalho seja transferido entre as equipes técnicas e comerciais no momento certo e de maneira perfeitamente integrada.  - [Slack](https://asana.com/apps/slack). Converta ideias, solicitações de trabalho e coisas a fazer do Slack em tarefas e comentários monitoráveis na Asana. Transforme perguntas rápidas e afazeres em tarefas com atribuição de responsáveis e datas de conclusão. Registre os trabalhos com facilidade para que as solicitações e os afazeres não fiquem perdidos no Slack. ## Perguntas frequentes #### Que outros modelos de gestão de projetos posso usar para agilizar os fluxos de trabalho de TI? Com a Asana, você pode criar e personalizar modelos para se adequar a qualquer caso de uso de TI. Confira alguns dos melhores modelos de TI da indústria:  - [Modelo de planejamento de projeto de TI](https://asana.com/templates/it-project-plan) - [Modelo de solicitações de TI](https://asana.com/templates/it-requests) - [Modelo de formulário para pedidos de mudança](https://asana.com/templates/change-request-form) - [Modelo de gestão de recursos](https://asana.com/templates/resource-management) - [Modelo de plano de gestão de riscos](https://asana.com/templates/risk-management-plan) - [Modelo de plano de comunicação](https://asana.com/templates/communication-plan) - [Modelo de termo de abertura de projeto](https://asana.com/templates/project-charter) - [Modelo de plano de gestão de escopo do projeto](https://asana.com/templates/scope-management-plan) - [Modelo de relatório de projeto](https://asana.com/templates/project-reporting) - [Modelo de reunião inicial de projeto.](https://asana.com/templates/kickoff-meeting) #### Quanto tempo a minha equipe pode economizar usando uma plataforma de gestão de projetos? Plataformas de gestão de projetos como a [Asana](https://asana.com/product) podem melhorar significativamente a eficiência da sua equipe, permitindo que vocês realizem mais com menos recursos. De acordo com um [relatório independente](https://asana.com/resources/nucleus-research), a Asana reduz o tempo necessário para concluir um projeto em até 50%, o que significa que pode ajudar a sua equipe de TI a realizar o trabalho em metade do tempo. #### Qual é a melhor maneira de monitorar todas as iniciativas de TI em um só lugar? Os [Portfólios](https://asana.com/product/portfolios) da Asana fornecem uma visão geral das iniciativas de TI, incluindo o status, o progresso e os proprietários dos projetos. Se uma iniciativa não corre conforme o planejado, é fácil acessá-la, identificar o obstáculo e colocá-la de volta nos trilhos. Na Asana, é uma prática comum consultar o portfólio de um programa de TI durante as reuniões de atualização de status para mostrar como cada iniciativa está progredindo e debater soluções para os projetos em atraso.